干部人事檔案審核整理規(guī)范

干部人事檔案分為正本和副本。首次參加工作被錄用或者聘用為本條例第六條所列人員的，由相應的干部人事檔案工作機構以其入黨、入團，錄用、聘用，中學以來的學籍、獎懲和自傳等材料為基礎，建立檔案正本，并且負責管理。干部所在單位或者協(xié)管單位干部人事檔案工作機構根據(jù)工作需要，可以建立副處級或者相當職務以上干部的干部人事檔案副本，并且負責管理。副本由正本主要材料的復制件構成。正本有關材料和信息變更時，副本應當相應變更。發(fā)現(xiàn)干部人事檔案丟失或者損毀的，必須立即報告上級組織人事部門，并且全力查找或者補救。確實無法找到或者補救的，經報上級組織人事部門批準，由負責管理檔案的干部人事檔案工作機構協(xié)調有關單位重新建立檔案或者補充必要證明材料。干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起一個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。

專門出臺“干部人事檔案任前審核制度”，強調凡發(fā)現(xiàn)干部檔案弄虛作假的都要全程倒查，存在隱情不報、把關不嚴等失職瀆職行為的，不僅查處當事人，而且追究相關責任人的責任。
法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》
第一條為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務，制定本法。
第二條從事檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。

人事檔案的分類審核整理

人事檔案的分類審核整理【1】

摘 要：人事檔案作為評價一個人學習和工作期間表現(xiàn)的重要依據(jù)，在個人的工作前途上有著重要的作用，相關單位可以查閱檔案進行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價。

因此，檔案分類審核整理工作的完整實施有著重要的意義，關系著每個社會人在社會中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。

本文針對人事檔案管理中的常見問題進行了具體的分析，并提出了幾點建議。

關鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施

精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術水平、任職經歷及工作表現(xiàn)等進行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。

由于我國現(xiàn)階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發(fā)揮。

一、整理人事檔案時所存在的主要問題

(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術得不到應有的開發(fā)。

通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。

因為人事檔案相關配備人員缺乏、單位領導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結構進行分析，怎樣構建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應。

(二)當前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。

《人事檔案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型(297mm×210mm)。

材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。

A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。

干部人事檔案材料轉遞單統(tǒng)一采用國際標準A4紙型。

以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。

而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。

檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。

(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。

雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。

二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

(一)人事檔案的審核工作是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，按照人事檔案管理的相關流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。

在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養(yǎng)工作責任感。

在審核中還要進行細節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。

在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內容。

(二)完整的進行個人檔案的收集工作。

個人檔案的內容比較復雜，從就學到就業(yè)的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。

在學校就學期間有關人事檔案人員要依據(jù)檔案內容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學習總結等。

對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關單位的工作性質進行，例如黨政機關的要對政治活動和政協(xié)會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進行季度考核表和工作表現(xiàn)等進行檔案收集工作。

當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內容進行指示，只要相關工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態(tài)度即可。

(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內容。

檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現(xiàn)公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。

在審核過程中注意查看每個時期的工作表現(xiàn)和相關印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關責任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。

避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構的信任缺失。

(四)在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。

在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。

首先，確保人事檔案能夠準確分類。

建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計材料;d.學歷學位材料;職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術職務職稱)材料;反映科研學術水平的材料;培訓材料。

e.政審材料;f.黨、團組織建設工作中形成的材料;g.表彰獎勵材料;h.涉法違紀材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。

依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯裝等情況。

三、結語

作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎。

所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。

作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。

認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

參考文獻：

[1] 董雪雁.淺析人事檔案的分類審核整理[J].現(xiàn)代經濟信息， 2014(09).

[2] 丁敏. 芻議人事檔案的分類審核整理[J].科技創(chuàng)新導報， 2014(09).

人事檔案材料的收集與整理【2】

人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎，材料收集是否及時、準確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標準，直接關系到人事檔案的價值，決定著能否為組織人事部門提供高質量服務，更好地起到憑證與參考作用。

筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹在此談一談實踐中的'工作體會。

一、檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

近年，隨著各級領導的重視和人事檔案達標升級活動的推進，人事檔案管理水平有了很大提高。

但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：

1、檔案意識淡漠 人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負責完成。

人事檔案主要為組織人事部門服務，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個人對檔案的關注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個人檔案的充實，將工作中形成的諸如培訓、資格考試、獎勵、科研等材料長期個人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個人綜合素質，給組織考察了解干部帶來偏差。

而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內存在。

2、材料缺失嚴重 由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。

而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務素質的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。

職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

3、檔案整理欠規(guī)范 對檔案材料進行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊伍不穩(wěn)定、交接不及時、素質不過硬、業(yè)務不熟練，影響了檔案的整理水平，出現(xiàn)紙張大小不標準、分類不準確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯卷盒，張冠李戴;有的切割不準確，材料部分內容被剪裁，損失無法彌補。

二、加強人事檔案收集整理工作的對策

1、加大宣傳力度，增強職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。

加大檔案知識宣傳力度，普遍增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。

我們可通過會議、培訓、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。

為使檔案材料收集歸檔工作達到真實、全面、及時、規(guī)范的要求，應建立健全相關規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實到位。

如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務分解到各部門、落實到責任人;同時保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進行有關檔案知識的培訓，有利于單位及時準確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。

檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，同時了解掌握職工動態(tài)，不失時機地主動收集有價值的屬歸檔范圍內的材料。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案整理水平

材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。

檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進行檔案整理工作。

首先要對材料進行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進行技術加工，對不規(guī)范紙張適當進行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關規(guī)定進行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。

以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴格按照流程補充入檔案卷宗。

檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細致的工作態(tài)度，學習檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。

單位應選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質和業(yè)務素質。

檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險狀況。

人事檔案是一個人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現(xiàn)并實現(xiàn)人事檔案的使用價值，為組織人事部門考察使用干部服務，也為個人維護、保障自身利益提供依據(jù)。

干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定(2009修訂)

第一章　總 則第一條　為了規(guī)范干部人事檔案材料收集歸檔工作，確保為公道正派地選人用人提供真實、全面的檔案信息，為維護干部的合法權益提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國公務員法》、《黨政領導干部選拔任用工作條例》和《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條　干部人事檔案材料收集歸檔工作遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)經濟社會發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。第三條　干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，必須認真貫徹執(zhí)行有關的法律、法規(guī)和組織人事等工作的政策、規(guī)定。收集歸檔工作受國家有關法律、法規(guī)的保護和監(jiān)督。第四條　本規(guī)定適用于各級黨委、人大、政府、政協(xié)、紀委、人民法院、人民檢察院和各民主黨派、人民團體機關的干部人事檔案材料收集歸檔工作。

　　國有企業(yè)和事業(yè)單位的干部人事檔案材料收集歸檔工作參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　流動人員人事檔案材料收集歸檔工作參照本規(guī)定執(zhí)行。第二章　歸檔范圍第五條　履歷材料：履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。第六條　自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料。第七條　報告?zhèn)€人有關事項的材料：領導干部個人有關事項發(fā)生變化的報告表等材料。第八條　考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務中的表現(xiàn)材料；定期考核材料，年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業(yè)等鑒定材料；后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料。第九條　審計材料：經濟責任審計結果報告。第十條　學歷學位材料：高中畢業(yè)生登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生（學員、學籍）登記表，學習成績表、畢業(yè)生登記表，授予學位的材料，畢業(yè)證書、學位證書復印件，黨校學歷證明；選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。第十一條　培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業(yè)登記（鑒定）表等材料。第十二條　職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。第十三條　評（聘）專業(yè)技術職稱（職務）材料：專業(yè)技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術職務審批表等材料。第十四條　反映科研學術水平的材料：當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及個人表現(xiàn)評定材料，業(yè)務考績材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。第十五條　政審材料：上級批復、審查（復查、甄別）結論、調查報告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。第十六條　更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據(jù)與證明材料、上級批復；計算連續(xù)工齡審批材料等。第十七條　黨、團組織建設工作中形成的材料：

　?。ㄒ唬┲袊伯a黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據(jù)材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活（黨籍）的有關審批材料；

　?。ǘ┲袊伯a主義青年團入團志愿書；

　?。ㄈ┘尤牖蛲顺雒裰鼽h派的材料。第十八條　表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批（呈報）表、先進人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等。第十九條　涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實（調查、復查）報告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

如何做好干部人事檔案審核工作

如何做好干部人事檔案審核工作

一、干部人事檔案的重要作用
1. 干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)。干部人事檔案是組織人事等部門在干部人事工作中形成的，記載和反映了干部的自然情況、成長經歷、工作表現(xiàn)、德能勤績廉等方面的情況。借助干部人事檔案，可以全面了解干部的成長經歷和各方面情況；把檔案記載與現(xiàn)實考察進行綜合分析，才能對干部作出比較全面準確的評價。
2．干部人事檔案是維護干部合法權益的重要憑證。干部人事檔案是關于干部成長經歷和個人情況的原始記錄，其中，大多數(shù)材料是各主管部門依法履行部門職能形成的，或者是當事人簽字認可并且按照規(guī)定程序經過組織確認的原始材料。因此，它具有無可辯駁的證據(jù)作用，是澄清相關問題、維護干部個人權益的法律信證。
3．干部人事檔案對干部人事工作有較好的規(guī)范和監(jiān)督作用。干部人事檔案材料涉及干部任免、調配、考察、考核、審查、獎懲等方方面面的工作，通過查閱審核檔案，能夠發(fā)現(xiàn)干部人事工作是否正確執(zhí)行了黨的路線方針政策，是否符合上級主管部門規(guī)定的工作程序，組織人事干部是否嚴謹認真等，發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并及時改正，對干部人事工作可以起到較好的規(guī)范和監(jiān)督作用。
4．干部人事檔案是研究組織干部工作規(guī)律的重要史料。通過檔案，我們可以方便地研究組織干部工作自身所固有的內部聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律。
5．干部人事檔案是黨和國家的寶貴史料。在地方志、組織史等重要黨史資料的編撰工作中，干部檔案功不可沒。
二、開展干部人事檔案審核工作的必要性
干部人事檔案審核工作，是指各級管檔單位根據(jù)相關政策文件規(guī)定，針對干部檔案缺少材料、信息不準、整理不規(guī)范等問題，對所管理的干部人事檔案進行審核。對存在的問題進行整改，以加強干部檔案管理，提高干部檔案質量。
從檢查的情況看，目前，干部人事檔案內容方面存在的主要問題主要有以下幾種：一是信息不準確。二是普遍缺材料。三是制作不規(guī)范。為解決這些突出問題，我部把工作的重心調整到檔案內容建設上來，組織開展了干部人事檔案審核工作。
一是必須把干部人事檔案的內容作為審核整改工作的重點。對檔案中缺少的主要材料必須補充收集歸檔，對填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備的檔案材料要補充完善。
二是開展審核工作，要堅持嚴格要求與立足實際相結合的原則。處理干部人事檔案中存在的問題，首先要嚴格掌握標準，同時要注意從實際出發(fā)，具體問題具體分析。對主要材料、近期形成的材料必須嚴格要求，缺少的必須補齊，填寫不規(guī)范、手續(xù)不完整的要重新填寫、補辦手續(xù) ；對因為年代久遠、機構變化等原因無從查找的材料，或者重新填寫亦無意義的材料，則可以說明情況，吸取教訓，通過加強制度建設，規(guī)范管理，避免類似問題發(fā)生。
三是在審核過程中，要特別注意對檔案中的一些關聯(lián)材料和關聯(lián)信息相互進行印證。對于學歷學位材料、培訓材料、職稱材料、考察材料和任免材料的審核，可以根據(jù)干部本人最新任免材料和履歷材料所記載的學習經歷、培訓經歷、任職經歷，反向倒查之前的學歷學位材料、培訓材料、職稱材料、考察材料和任免材料是否齊全，相互印證。
四是對于因特殊原因沒有及時歸檔的檔案材料，根據(jù)材料內容和性質的不同，可以分別采取補充收集、復制和重新制作填寫等不同方式來整改。
1.對能夠查找到原件并收集歸檔的檔案材料，應盡可能收集補充原件，如《干部履歷表》、《干部任免審批表》、考察材料、學歷學位材料、審計材料等。如果歷史上因為特殊原因，工作中沒有形成《檢查驗收收評分表》中所規(guī)定的材料，可以用性質和記載內容相同的替代材料代替，不主張重新制作。如有的單位在辦理任免事項時沒有制作《干部任免審批表》，可以用任職通知或其他任免材料代替。
2.對確實無法找到原件的。可以從文書檔案或到其他存有材料原件的地方進行復制。
3.對必須重新制作的檔案材料，一定要嚴格按照規(guī)定進行，如補填寫1999年版姝《干部履歷表》要按填表說明填寫，補填《入黨志愿書》要按照中組部有關重新填寫《入黨志愿書》的要求進行；對于手續(xù)不完備的的檔案材料，能夠補辦手續(xù)的，要在確保檔案材料信息真實的前提下，補充完善相應手續(xù)。所有復制和補充制作的檔案材料，都要注明復制、補制的標識和復制、補制的時間。