水利檔案整理規(guī)范

歸檔與移交要求第十四條　水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。第十五條　《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。第十六條　水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。第十七條　水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規(guī)范要求。即內容應完整、準確、系統(tǒng)；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應按《技術制圖 復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。第十八條　竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋竣工圖章（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明竣工階段和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應在圖標上方加蓋并簽署竣工圖確認章（見附件4-2）。第十九條　水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。第二十條　電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。第二十一條　項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。第二十二條　工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。第二十三條　工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。

如何加強水利部門的檔案管理

1、提高對基層水利檔案的認識 。水利檔案管理機構應深入基層水利部門，搞好檔案法規(guī)的宣傳，提高基層水利工作者的認識。要靈活運用各種方式，如配發(fā)宣傳手冊、現(xiàn)場講解宣傳，提高一線檔案管理人員的業(yè)務水平；主管部門應督促下屬單位健全檔案管理制度，進行合理的工作分工，明確各自職責，形成行之有效的監(jiān)管監(jiān)督體制。
2、建立專門的水利工程管理機構。單位管理者應指派專人來負責水利工程的檔案管理工作，努力實現(xiàn)“統(tǒng)一領導”、“協(xié)調配合”、“專人負責”的管理模式，如果是尚未具備設置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業(yè)的工程檔案管理人員進行管理；若完全有實力創(chuàng)建一個專門獨立的水利工程檔案管理部門的單位，應全部按照專業(yè)的專職檔案管理人員。同時應注意與施工部門人員做好協(xié)調工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設的全過程中。
3、提高管理人員的專業(yè)素質。水利檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細致、更合理、更符合工程特點地制定相應的水利工程檔案管理體系，有的放矢地要求水利工程專業(yè)技術人員及時歸檔，更好地做好水利檔案管理工作。為此，要加強水利工程檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高他們的檔案管理水平，打造一支優(yōu)秀的水利工程建設項目檔案工作隊伍，使水利檔案實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的管理有一個切實可行的保障。
4、改變管理方式，豐富收集手段。根據不同水利工程特點，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，適應水利工程檔案管理的要求。對建設周期較長的大型水利工程檔案收集，應與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，及時溝通，隨時掌握水利工程進展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失，從而保證工程檔案的完整性和連續(xù)性。對建設周期較短的小型水利工程檔案的收集，采取追蹤收集的辦法，主動到施工現(xiàn)場了解施工進度，及時掌握施工信息，指導和督促施工現(xiàn)場資料員，有針對性地收集檔案資料，從而保證檔案資料的完整性。
5、加強樞紐工程檔案規(guī)范化管理。作為水利樞紐工程建設單位,為實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,根據國家《檔案法》、水利部的《科學技術檔案管理暫行規(guī)定》等有關法律法規(guī),制定樞紐工程《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位責任制》等管理規(guī)定,并嚴格按照執(zhí)行,使水利樞紐工程檔案從產生到形成的那一刻起就對它的真實性、完整性、準確性負責。樞紐工程建立了檔案統(tǒng)計臺帳,做到了帳實相符,做到查閱、借閱有登記,利用效果有記載,使檔案業(yè)務管理工作井然有序。

水利工程建設項目檔案管理規(guī)定的第四章

檔案驗收第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責。第二十七條　水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內容。第二十八條　檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。第二十九條　檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設實際情況）；（五）根據水利工程建設規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的8%，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；（六）驗收組成員進行綜合評議；（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。第三十條 檔案專項驗收意見應包括以下內容：（一）工程概況。（二）工程檔案管理情況：1、工程檔案工作管理體制與管理狀況2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數量3、竣工圖的編制質量與整編情況4、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價（三）存在問題及整改要求。（四）驗收結論。（五）驗收組成員簽字表。

水利工程檔案資料收集，整理有哪些要求

請參見：
《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）2005年11月1日，水利部發(fā)布