檔案整理請示

法律分析：檔案整理請示和批復(fù)不是放在一起的。批復(fù)在前，請示在后。當(dāng)準(zhǔn)備錄入的時候，只需要錄入批復(fù)的相關(guān)信息，請示作為附件。若是本級轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，則轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中，直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。

公安局申請第三方檔案整理的請示怎么寫

整理進(jìn)展情況

　　1、院黨組高度重視。為搞好干部人事檔案移交工作，成立了干部人事檔案審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組，院長為組長，政治處主任為副組長，組織人事科人員為成員，結(jié)合實(shí)際，制定了干部人事檔案規(guī)范建設(shè)工作方案，并及時配備高清掃描儀、打孔機(jī)等整理檔案裝備，做到組織到位，人員到位，分工明確，責(zé)任到人。

　　2、逐一篩查，從嚴(yán)、從細(xì)審核。共審查科級以下檔案87人（其中：行政編制人員50人，事業(yè)編制人員37人），三齡兩歷檔案真實(shí)存疑0人。采取“背靠背”獨(dú)立審核方式進(jìn)行初審，逐卷逐頁查問題，對干部人事檔案進(jìn)行全面審核，初審?fù)瓿珊蠹羞M(jìn)行復(fù)審，認(rèn)真排查風(fēng)險點(diǎn)，對干部人事檔案進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核了“三齡二歷一身份”等信息，并注意檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否規(guī)范完整。

檔案整理 請示和皮膚誰在前

1987年國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范規(guī)定,“卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即“批復(fù)在前,請示在后”。

請示和批復(fù)怎么歸檔

法律分析：在文書檔案立卷歸檔制度中，批復(fù)和請示是作為同一文件進(jìn)行整理的，一般是批復(fù)在前，請示在后。你說的這種情況中，只有批復(fù)而沒有請示，應(yīng)先通過力所能及的辦法找到請示文件，如果請示文件原件和復(fù)印件確已遺失或被不慎銷毀，辦法只能是在立卷時備注說明。如果你是在文書檔案交接時發(fā)現(xiàn)的，應(yīng)及時讓前任檔案管理員簽字確認(rèn)。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第十條 對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

為規(guī)范存檔寫的請示怎么寫

請示的含義

　　請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的公文。(上行文)

　　二. 請示的分類(適用情況)

　　(一)求示性指示(政策性指示)——尋求指示

　　1.新問題、新情況，無章可循;

　　2.對上級的政策、方針、規(guī)定、指示有疑問或把握不準(zhǔn);

　　3.與其他機(jī)關(guān)單位就某個問題有分歧，需要上級裁決。

　　總之，在不知如何是好的情況下使用。

　　(二)求批性指示(事務(wù)性請示)——請求批準(zhǔn)

　　1. 請求批準(zhǔn)有關(guān)規(guī)定、方案、規(guī)劃等;

　　2. 請求審批有些項(xiàng)目，指標(biāo)等;

　　3. 請求、批轉(zhuǎn)有關(guān)辦法，措施。

　　總之，已有計(jì)劃安排，但需要經(jīng)過上級的批準(zhǔn)才可實(shí)行。

　　三. 請示的特點(diǎn)

　　1.期復(fù)性(雙向性)

　　發(fā)出請示意味著將得到一份批復(fù)，與批復(fù)對應(yīng)。

　　2.單一性

　　一事一文，多事多問

　　3.時效性

　　應(yīng)在問題發(fā)生或處理前行文，不合先斬后奏。

　　4.可行性

　　請示中提出的準(zhǔn)予批準(zhǔn)的要求，應(yīng)是切實(shí)可行的。 5.針對性(適用范圍)

　　四. 請示的寫法

　　(一)標(biāo)題

　　1.發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

　　例1《××市××區(qū)人民政府關(guān)于××路上禁止重

　　型卡車和大型貨車行駛的請示》

　　2，事由+文中

　　例2《關(guān)于建立中國工程院有關(guān)問題的請示》

　　(二)主送機(jī)關(guān)

　　▲只能有一個

　　(三)正文

　　1.請示原因

　　2.請示事項(xiàng)

　　3.結(jié)語

　　(四)落款

　　正文

　　1. 請示原因(開頭)

　　即：“為什么提出請示?”

　　要充分、具體、恰當(dāng)，以便上級充分了解情況，做出決策。

　　一般是請示的詳寫部分。

　　如何寫好請示理由?

　　例如：一家單位申請資金購買電梯

　　其中，有一個理由——電梯由于使用多年，已不能運(yùn)行了。于是領(lǐng)導(dǎo)派人去調(diào)查情況，一看這些電梯哈沒有到報(bào)銷年限，仍能正常運(yùn)行。結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)大為惱火。資金問題當(dāng)然也就得不到解決了。

　　理由要合理、充分

　　例如：一家單位申請資金蓋辦公樓。

　　“我單位常年沒有合適的辦公地點(diǎn)，這些年一直租用其他單位的房子辦公，光每年的租金就五萬元，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們的財(cái)政支出，如果建一座辦公樓，根據(jù)測算，只需要資金50萬元，約等于20xx年的租金，這樣20xx年后每年將節(jié)約5萬元經(jīng)費(fèi)?！?br>
　　例如：一家單位申請資金疏通排水溝。

　　不但著重寫了挖排水溝的幾個理由：淤泥厚，雨季來臨，影響排澇;夏天蚊蟲滋生氣味難聞，影響居民乘涼等。而且還引申下去，寫了挖好排水溝后會美化周圍環(huán)境而且對居民生活也有很大好處，兩岸種上樹木后將來會產(chǎn)生較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等。

　　例如：申請擴(kuò)建校舍的請示

　　“學(xué)生較多，校舍緊張”

　　“近幾年來，我校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在校學(xué)生總數(shù)由20xx年的×××人上升到年20xx年的×××人，而目前校舍設(shè)計(jì)容納學(xué)生數(shù)為×××人。我校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的滯后，影響了學(xué)生的學(xué)習(xí)生活，成為制約教學(xué)質(zhì)量提高的瓶頸，為此……”

　　理由中可恰當(dāng)滲入感情

　　例如：一單位請求解決學(xué)校房屋建設(shè)資金問題。

　　“這些年學(xué)校連年失修，只是孩子們常年在一所破舊的房屋里上課，冬天，窗戶沒有玻璃，四處透風(fēng)，孩子們手腳都凍裂了，簡直無法寫字，夏天，雨水較多，房頂漏雨，房梁遭到蟲蝕，非常危險，一旦垮塌，后果不堪設(shè)想。看著這些可憐的孩子們，我們心里十分難受，為此，經(jīng)鄉(xiāng)里同意，我們決定重新蓋一座教學(xué)樓，目前我們已經(jīng)籌集了×萬元的資金，還缺×萬元，能否適當(dāng)給以解決?”

　　站在誰的角度來寫理由?

　　“蠢人用他的方法說服我，指著用我的方法來說服我” ——亞里士多德

　　理由要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度來寫

　　請示是寫給領(lǐng)導(dǎo)閱批的，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可才能得到滿意的批復(fù)。因此，寫作要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，以領(lǐng)導(dǎo)的角度來寫才更有說服力。

　　例如：一家單位申請搬遷，在寫搬遷方案是就具體提供了幾個方案，詳細(xì)寫出每種方案所需經(jīng)費(fèi)。這樣，幾個方案放在一起，讓領(lǐng)導(dǎo)很容易就做出了選擇。

　　思考：我院后勤公司申請繼續(xù)租用集體宿舍，理由怎么寫?(繼續(xù)租用;另在東塘租用)

　　2.注意事項(xiàng)(主體)

　　必須明確、具體

　　通常請示事項(xiàng)之說一句話，如一份請求撥給會議經(jīng)費(fèi)的請示：“為此，請撥給會議經(jīng)費(fèi)3000元

　　過度

　　“先將有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告如下(篇幅較長)：、”“因此”、“為此，(篇”幅較長)。

　　自然過渡，一般另起一段。

　　請示的寫法

　　3.結(jié)語

　　妥否(當(dāng)否)，請批示(指示)。

　　以上意見妥否(當(dāng)否)，請批示(指示)。

　　以上請示請以審批(批準(zhǔn))。

　　以上意見是否可行，請以批復(fù)。

　　“請從速批復(fù)”、“請盡快撥款，以解燃眉之急”。

　　五. 寫作要求

　　1. 一文一事

　　2. 一個主送機(jī)關(guān)

　　3. 不能越級請示

　　4. 事前請示

　　5. 請示事項(xiàng)具體：

　　請示中除了必須要寫明請示的事項(xiàng)外，還要寫出本單位擬就的處理意見。

　　請示與報(bào)告的區(qū)別。

　　1. 含義不同。請示是“請求指示、批準(zhǔn)”。帶有緊迫性; 而報(bào)告是“匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議。” 重點(diǎn)在反應(yīng)情況上。

　　2. 性質(zhì)不同。報(bào)告是陳述性的文件;請示是請求性的文件。

　　3. 行文時間不同。報(bào)告是在時間前，事情進(jìn)行過程中和事件后都可以行文;而請示是在事先行文。

　　4. 表述要求不同。報(bào)告陳述工作情況，涉及內(nèi)容廣泛，可以一文一事，也可以一文多事。請示必須一文一事。

　　5. 慣用語不同。報(bào)告多用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告如有不當(dāng)，請指正”;請示多用“以上請示當(dāng)否，請批復(fù)”。

如何進(jìn)行檔案整理

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計(jì)類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計(jì)年度，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機(jī)構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個問題、一次會議、一項(xiàng)工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟(jì)工作會、紀(jì)檢會及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報(bào)30年

B、會計(jì)檔案。

(1)會計(jì)憑證：保管15年。

(2)會計(jì)帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

(3)會計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會計(jì)月報(bào)表保管15年。

(4)其他類：會計(jì)移交清冊保管15年，會計(jì)檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

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C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?，設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。