發(fā)文檔案整理

　　文書檔案整理與編目方法如下：
　　檔案整理的基本方法有兩種：
　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復制件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
　　二、文書材料的整理
　　文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務管理活動中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。
　　（一）以案卷為單位整理
　　以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。
　　1、分類
　　按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開：
　?。?）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
　?。?）分保管期限：根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
　　（3）分內(nèi)容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內(nèi)容所反映的問題再詳細分開。
　　2、 組合（卷）
　　組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
　　
　　3、 編目
　?。?）卷內(nèi)文書材料排列
　　卷內(nèi)文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。
　　排列時，一般結(jié)合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯(lián)系進行排列。排列時，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
　　（2）編頁號與蓋檔號章
　　卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：
　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
　　目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
　　案卷號：對每一個案卷所的編號。
　　件號：對案卷中每一份文書材料的編號。
　　　　

如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：
（一）檔案館對接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調(diào)整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數(shù)一般不超過50字為宜。標題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機關、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關欄目的內(nèi)容；

不同時間收到的同樣發(fā)文怎么樣歸檔

一般按年度，類別 （內(nèi)容）來歸類的，公文一般不明確要求保管期限的。比如我們的歸檔，年度→魯辦字/魯發(fā)/辦字。
文書檔案歸檔整理操作方法--收集裝訂歸檔判斷分類排列編目裝盒

檔案管理分為文書檔案盒、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產(chǎn)品）、

會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

單位檔案怎么整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。

通過檔案名稱及編號整理　　

1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。

5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

檔號編定整理方法：

1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　
　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

檔案整理的工作程序