檔案整理成冊(cè)

如何整理檔案資料

如何整理檔案資料
包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)、、案卷封面編目、案卷目錄編制。
具體內(nèi)容：
(1)會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：反映資金牧付業(yè)務(wù)的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。
(2)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：包括月度、季度、年度的出納報(bào)告、附注及文字說(shuō)明，銀行存款對(duì)賬單應(yīng)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他出納報(bào)告。
(3)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細(xì)賬、輔助賬簿及其他備查薄 [1] 。
(4)其他類(lèi)：作為收付依據(jù)的合同、協(xié)議及其他文件;按規(guī)定應(yīng)單獨(dú)存放保管的重要票證單據(jù)，如作廢的支票、作廢的發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票、作廢的收據(jù)存根聯(lián)與收據(jù);出納盤(pán)點(diǎn)表和出納考核報(bào)告等。
(5)檔案管理類(lèi)：出納檔案移交清冊(cè)、出納檔案保管清冊(cè)以及出納檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。出納人員對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，一般包括分類(lèi)、裝訂和成冊(cè)三個(gè)步驟。

如何整理檔案資料

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)；組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

檔案整理的工作是什么

檔案整理的工作是什么
檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。
檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過(guò)整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。
（一）檔案整理的類(lèi)型
檔案整理可以分為以下三種類(lèi)型：
1、系統(tǒng)排列和編目；2、局部調(diào)整；3、全過(guò)程整理
（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟
檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案的系統(tǒng)化，就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成分進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)、組織案卷、有序排列，使這構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫(xiě)、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。
（三）檔案整理的原則
檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。
1、保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。
2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)
充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國(guó)檔案蜀慣稱(chēng)的“充分利用原基礎(chǔ)”。
3、便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。