紙質(zhì)檔案的數(shù)字化

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過計算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

一、掃描加工前階段

這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

3、人員的準(zhǔn)備。

檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機(jī)知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項(xiàng)工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

二、掃描加工中階段

這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段，是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng)，每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標(biāo)識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項(xiàng)工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

掃描操作：檔案掃描儀與計算機(jī)連接，安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實(shí)現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對比度的微調(diào)。

圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

三、掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

1、圖像檢查。

數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗(yàn)，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃，并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍，再檢查完善。

2、數(shù)據(jù)對接檢查。

目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

3、數(shù)據(jù)存儲。

在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì)，存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

4、數(shù)據(jù)移交。

這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗(yàn)收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁面修整：破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。
⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求

紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求的詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

1、基本原則

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對像的確定原則

應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

1）符合國家法律法規(guī)的原則

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

2）價值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的'檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

3、基本環(huán)節(jié)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

檔案掃描

1、掃描方式

1）根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

2、掃描色彩模式

1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

3、掃描分辨率

1）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

3）需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數(shù)字化是指用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費(fèi)和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
3)陽光政務(wù)提升形象
　　庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后原件可以

紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后原件可以。紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換后原件可以銷毀是對的。紙質(zhì)檔案的保存期限為三年。保存期滿，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案后，紙質(zhì)檔案原件可進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。