職工檔案數(shù)字化

職工檔案創(chuàng)建儲存過程如下：
1、做表格統(tǒng)計入職或調動員工的原始檔案所在地，并和員工二次確認無誤后，開具調檔函；
2、要求檔案轉遞的方式，自帶或郵寄或走機要，檔案收到后根據(jù)部門或者干部等級進行分類存放，購置專業(yè)存放檔案的文件密碼柜，并設定密碼；
3、檔案內資料的審閱，開具檔案缺項單，及檔案內材料完整性；
4、檔案的數(shù)字化，根據(jù)檔案內容進行數(shù)字化檔案，形成紙質目錄或電子存檔目錄，以便查驗及調取檔案。

檔案數(shù)字化管理有什么好處？大家知道哪家公司做這方面軟件比較好？謝謝了

檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關部門中應用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應用計算機技術與網絡技術，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
1. 提升企業(yè)的經濟效益
隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。
2. 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準確地查找出所需檔案。通過應用計算機技術，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
3. 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術與網絡技術為核心的數(shù)字化檔案可以準確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。

紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質檔案，將這些紙質檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

員工電子檔案如何建立

員工電子檔案如何建立

隨著科技的日益發(fā)達以及環(huán)保理念的普及，愈來愈多的企業(yè)開始引入無紙化辦公，而數(shù)據(jù)龐大的員工檔案成為企業(yè)首要數(shù)字化管理的核心資源。以下是我為大家整理員工電子檔案如何建立相關內容，文章希望大家喜歡！

一、員工檔案資料要健全

1、員工檔案資料的收集和整理，是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下，這些資料應該包括：

2、基本個人信息：姓名、學歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經歷等信息；

3、入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

4、入職后的培訓資料、培訓合同等信息；

5、工作中的獎懲記錄、晉升、調職、績效考核情況等信息。

6、要確?？梢哉莆諉T工從進入公司，到至今的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓等。

二、挑選一個靠譜好用的檔案系統(tǒng)

1、想要將紙質資料完全轉化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

2、為什么說要選擇“靠譜好用”？首先，這個系統(tǒng)的安全性是第一要點。顯然，員工檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害，這就是“靠譜”的重要性。

3、其次，我們之所以選擇使用檔案系統(tǒng)，無疑是為了減輕工作量，想要使電子檔案的建立更加高效快捷，那么，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關注的要點，這就是“好用”的重要性。

4、一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質版檔案轉化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調用員工檔案。

5、而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質資料轉換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術支持。

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的`管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數(shù)字通信或互聯(lián)網絡來實現(xiàn)。

3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。

1.加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.加強電子檔案管理，有利于提高服務質量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯(lián)網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經濟效益。

3.加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質的飛躍。

2.規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失。電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

4.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。