文檔數(shù)字化

紙質(zhì)文件雖然翻閱方便，但歸檔保存不方便，也不利于后續(xù)的查找使用。因此，一些有歷史價(jià)值、研究意義的紙質(zhì)文件，通常要進(jìn)行數(shù)字化處理，將其保存為電子文檔。

那么，該如何對紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理？本文會結(jié)合使用專業(yè)的文本識別軟件ABBYY FineReader PDF 15來詳細(xì)講解文檔數(shù)字化處理的技巧。

一、將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為文檔

ABBYY FineReader PDF 15為我們提供了兩種紙質(zhì)文檔數(shù)字化處理的方法，第一種是運(yùn)用掃描儀，將紙質(zhì)文檔掃描為所需的文件類型。

第二種是運(yùn)用拍攝的方法，將紙質(zhì)文件拍攝為圖像，然后再通過ABBYY FineReader PDF 15的智能OCR文本識別功能，識別圖像中的文本。

接下來，我們會重點(diǎn)介紹第二種方法。

二、通過OCR識別圖像

我們將拍攝的紙質(zhì)文檔圖像導(dǎo)入到ABBYY FineReader PDF 15的OCR編輯器后，可先使用其“編輯圖像”功能，對文件的版式進(jìn)行處理。

如圖4所示，編輯圖像功能是應(yīng)用ABBYY FineReader PDF 15的圖像編輯器對圖像進(jìn)行處理的功能。

建議先使用其中的“建議預(yù)處理”功能，對圖像進(jìn)行預(yù)處理。

然后，再結(jié)合圖像的實(shí)際情況使用其他的處理功能。比如，當(dāng)前圖像的左邊出現(xiàn)一些書邊，可使用“修剪”功能，將書邊裁剪掉。

然后，由于拍攝的失誤，圖像的左下角出現(xiàn)了相機(jī)的影子，在這種情況下，可使用“漂白背景”功能，讓書本的背景呈現(xiàn)為白色。同時(shí)，結(jié)合使用“消除運(yùn)動(dòng)模糊”功能，糾正拍攝時(shí)的抖動(dòng)模糊。

最后，書脊部分文本有一點(diǎn)歪曲，可使用“矯直文本行”功能，糾正歪曲。

如圖8所示，我們已經(jīng)完成了圖像的處理。

三、另存為文檔

完成圖像的處理后，我們就可以使用ABBYY FineReader PDF 15的另存為功能，將圖像保存為所需的電子文檔保存。

四、小結(jié)

綜上所述，我們既可以應(yīng)用ABBYY FineReader PDF 15的掃描功能，將紙質(zhì)文件掃描為電子文件，也可以應(yīng)用ABBYY FineReader PDF 15的高級OCR文本識別功能，對拍攝的紙質(zhì)文件圖像進(jìn)行文本識別，然后再保存為電子文件格式。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

如何把紙質(zhì)文檔數(shù)字化？

用掃描儀，數(shù)碼相機(jī)。拍攝儀都可以，要根據(jù)檔案的種類，選取合適的設(shè)備。另外，還要配備相關(guān)的軟件；譬如：掃描病案資料，建議采用《智慧數(shù)字化病案綜合管理系統(tǒng)》軟件。其他行業(yè)要求不同，軟件也不同。

如何把紙質(zhì)文檔數(shù)字化？

掃描，通過掃描儀或者其他掃描工具將紙質(zhì)文檔掃描到電腦，再通過ocr文字識別軟件識別后，就可以變成能用Word進(jìn)行文字處理的文檔保存的電腦。這樣就把你的紙質(zhì)文檔數(shù)字化了。

什么是檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

擴(kuò)展資料：

檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

1、檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；

2、載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；

3、檔案專題信息的采集與建庫。

參考資料來源：百度百科-檔案數(shù)字化

大批量圖書文檔的數(shù)字化，用什么掃描儀呢？

檔案信息化建設(shè)——檔案掃描
檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力
和時(shí)間對檔案進(jìn)行掃描，那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。
外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備，到用戶現(xiàn)場為您進(jìn)行文檔掃描加工
、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤，并把機(jī)器中數(shù)據(jù)
刪除，保證資料安全性。
外包掃描服務(wù)，可以使用戶在盡量短的時(shí)間內(nèi)，享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷
，而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量，因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理
和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。
文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程：
1.提卷：與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)
2.案卷整理：按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。
3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。
4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃 。
5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。
6.圖像補(bǔ)掃：按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。
7.數(shù)據(jù)校對：對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對，對錯(cuò)誤及時(shí)修正。
8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個(gè)光盤備份。
9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。
10.成品驗(yàn)收/還卷：質(zhì)檢通過的光盤及原件，移交用戶。
掃描結(jié)束后，得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件，您可以方便地在任何
一臺微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容；如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文
檔檢索調(diào)閱系統(tǒng)，當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施；
如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本公司掃描生成的光盤數(shù)
據(jù)，具有很強(qiáng)的開放性，我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。