文檔檔案一體化

文檔一體化是從文書(shū)管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過(guò)程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書(shū)到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。 文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率； 在實(shí)際工作中，文書(shū)工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔(dān)，對(duì)于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時(shí)負(fù)責(zé)文書(shū)與檔案工作，稍大的機(jī)關(guān)或企業(yè)則會(huì)將文書(shū)與檔案分部門或分人來(lái)管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。 文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書(shū)工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。 可以通過(guò)辦公自動(dòng)化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

紙質(zhì)檔案管理的原則

紙質(zhì)檔案管理的原則

按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時(shí)檢索和清點(diǎn)較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，以件為單位進(jìn)行整理的方法符合“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案管理的原則的詳細(xì)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！

1、歸檔檔案遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系。

文檔、檔案、電子文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。遵循檔案形成規(guī)律，對(duì)歸檔整理，能夠大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。檔案在產(chǎn)生和處理過(guò)程中，在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)，也便于日后的檢索和利用。

2、檔案整理做好價(jià)值區(qū)分，便于保管和利用。

文檔、檔案的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)組織單位工作的作用決定。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開(kāi)始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開(kāi)來(lái)，針對(duì)性地開(kāi)展，也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。

3、文檔、檔案一體化管理機(jī)制

文檔一體化管理機(jī)制，是一項(xiàng)比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來(lái)諸多問(wèn)題。解決這一問(wèn)題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，盡量以文書(shū)處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書(shū)、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

4、保證紙質(zhì)、電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書(shū)處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

1,文檔一體化管理如何保密?

這個(gè)問(wèn)題的話，我們先來(lái)明確一下文檔一體化的定義，文檔一體化管理是指的運(yùn)用文件生命周期的理論，從公文和檔案管理工作的全局出發(fā)，將其融入統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，使之成為一個(gè)有機(jī)的整體，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的全過(guò)程管理和檔案信息的前端控制，達(dá)到文件與檔案資源的最佳管理和利用效果。信息技術(shù)的應(yīng)用更加有利于發(fā)揮文檔一體化管理的優(yōu)勢(shì)。在信息化條件下，可以充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以便于提高文檔管理的質(zhì)量和效率。而要對(duì)其進(jìn)行保密，則需要對(duì)其進(jìn)行多方面的處理，大概有這些處理方法：數(shù)據(jù)庫(kù)審計(jì)、數(shù)據(jù)脫敏、數(shù)據(jù)漂移、數(shù)據(jù)防火墻、軟件資產(chǎn)管理、外設(shè)設(shè)備管理、主機(jī)防護(hù)等措施。

檔案管理軟件的檔案管理一體化系統(tǒng)

對(duì)于上級(jí)來(lái)文，錄入電腦后，可同時(shí)打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。打印收文登記簿像打印存折那樣自動(dòng)接上次打印，當(dāng)然也可以指定本次打印起始行。收文序號(hào)由電腦自動(dòng)編號(hào)，收文序號(hào)打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時(shí)檢索。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出補(bǔ)充打印。 可以各部室行一個(gè)總號(hào)，如 *中銀，也可以行多個(gè)號(hào)，如*中銀財(cái)，*中銀黨。系統(tǒng)按年度自動(dòng)對(duì)行文編號(hào)，包括行文序號(hào)和行文字號(hào)。行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動(dòng)接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可積累一段時(shí)間后統(tǒng)一打印。登記時(shí)只需手工輸入三項(xiàng)內(nèi)容：“附件”、“主題詞”和“標(biāo)題”，其它內(nèi)容在備選項(xiàng)中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當(dāng)然這需要你事先做一些必要的設(shè)置。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：“年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限”分類法；“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法；“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—年度”分類法；“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度—保管期限”分類法；“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法；“保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度”分類法；“年度—保管期限”分類法。檔案文件的來(lái)源分四類，即來(lái)自收文、來(lái)自行文、新增內(nèi)容，進(jìn)行檔案錄入時(shí)，對(duì)于前兩種，只需錄入相應(yīng)收文（或行文）序號(hào)，即調(diào)出將相應(yīng)文件，新增內(nèi)容是指會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其它未經(jīng)本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。檔號(hào)、責(zé)任者等均為電腦自動(dòng)產(chǎn)生。檔號(hào)格式可以自定義?？纱蛴〉膬?nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對(duì)收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢?？芍付ㄒ粋€(gè)或多個(gè)條件進(jìn)行查詢，如對(duì)于收文數(shù)據(jù)可指定“標(biāo)題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個(gè)條件進(jìn)行查詢，所指定條件是“并且“關(guān)系?？纱蛴〔樵儓?bào)告，打印出所查詢到的內(nèi)容。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動(dòng)中需要用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對(duì)檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識(shí)別(OCR)、正文錄入、校對(duì)、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能實(shí)現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實(shí)體管理(包括對(duì)檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)的管理或處理)。主要功能一是通過(guò)與公文管理子系統(tǒng)的連接實(shí)現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進(jìn)行預(yù)歸檔，通過(guò)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要?dú)w檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過(guò)對(duì)已有館藏文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實(shí)物檔案等的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的全面自動(dòng)化管理和提供不受用戶站點(diǎn)限制的網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)。根據(jù)當(dāng)前IT技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用潮流，參照國(guó)內(nèi)數(shù)字化檔案館的應(yīng)用需求，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的模塊：●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊●檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理模塊●檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊●系統(tǒng)維護(hù)模塊●系統(tǒng)幫助模塊●用戶權(quán)限分配模塊

如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化管理

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。