教學(xué)檔案數(shù)字化

導(dǎo)語：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、把好“收集歸檔關(guān)”，拓寬歸檔類目，豐富館藏資源

檔案館是永久保存檔案的基地，收集工作是豐富館藏的前提條件。檔案館要對全校檔案員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，使之做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保對有價(jià)值的、應(yīng)歸檔文件材料完整、齊全、按時(shí)移交，這是檔案管理員責(zé)無旁貸的責(zé)任。我校下發(fā)了《沈陽理工大學(xué)各部門檔案歸檔范圍》，使各部門、各學(xué)院明確責(zé)任，明晰歸檔材料范圍，有力地推動了檔案收集工作。2012年檔案收集完整、齊全，共計(jì)1026件，接收實(shí)物檔案129件，聲像、照片檔案498張，光盤60張。

今年，我校為做好歸檔難、歸檔率低的科研檔案管理工作，同有關(guān)部門制定了《沈陽理工大學(xué)科學(xué)研究類檔案實(shí)施細(xì)則》，明確規(guī)定，“結(jié)題證書”必須加蓋檔案館公章才能進(jìn)行結(jié)題項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)清戶，從這半年多的效果看，大大提高了科研項(xiàng)目檔案的歸檔率和完整率。上半年共接收科研檔案80卷，其中項(xiàng)目類檔案48項(xiàng)，橫向合同21項(xiàng)，縱向課題27項(xiàng)。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，推動檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化，即是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化、檔案干部知識化。加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，就是要采取先進(jìn)的.科學(xué)技術(shù)、管理方法和現(xiàn)代化設(shè)施，使檔案管理的效率與質(zhì)量同客觀要求相匹配，把計(jì)算機(jī)納入檔案管理工作，用計(jì)算機(jī)錄入和查詢檔案，館藏檔案以圖像、數(shù)據(jù)、聲音等多種形式存放在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中。

檔案的接收將從紙質(zhì)向電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳遞。同時(shí)，還應(yīng)提高檔案的開放意識，發(fā)揮檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)查詢和利用工作，實(shí)現(xiàn)對檔案員網(wǎng)上授權(quán)立卷歸檔業(yè)務(wù)，經(jīng)常下到基層對其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，發(fā)揮檔案工作作用。

為適應(yīng)知識和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，保證檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會主義建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，我校檔案館極其重視檔案信息化建設(shè)，并將實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理列為館內(nèi)的重點(diǎn)工作。

為提高檔案利用與共享，我校加大了檔案管理軟件的系統(tǒng)維護(hù)與升級工作，分期、分批進(jìn)行了原有檔案數(shù)字化文檔錄入工作，對紙質(zhì)載體數(shù)字化掃描上傳工作，完成了1953年至今的全部文書檔案的目錄級錄入工作，上傳2006年至今的全部文書檔案，教學(xué)檔案現(xiàn)正在錄入中，聲像檔案也全部上傳完成，我們還將繼續(xù)推進(jìn)科研檔案和基建檔案的錄入工作，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

三、以人為本，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)

學(xué)校檔案館努力發(fā)揮檔案最大效益，在具體服務(wù)方式上廣開檔案利用的新途徑，采用靈活多樣的服務(wù)方式，改變被動服務(wù)局面，實(shí)行超前服務(wù)、定向服務(wù)、跟蹤服務(wù)等方式提供檔案利用，建立信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案開發(fā)利用率，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

學(xué)校檔案館今年共接待學(xué)歷認(rèn)證、成績單查詢、軍工質(zhì)量認(rèn)證支撐材料、職稱材料認(rèn)定、校友信息查詢等各類查詢1400人次，利用檔案1800卷，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案291人次，公證、外調(diào)教職工檔案110人次。

攝制研究生學(xué)位照片427張，有序完成學(xué)生檔案近4000份的整理、郵寄等工作。我們還配合各用人單位招聘畢業(yè)生工作，對畢業(yè)生在校期間的成績、畢業(yè)證、學(xué)位證進(jìn)行認(rèn)定，提供真實(shí)可靠的信息，本著對用人單位負(fù)責(zé)，對畢業(yè)生負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，配合用人單位圓滿完成招聘工作。

四、注重提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

要想提高檔案管理人員工作素質(zhì)，必須做到以下幾點(diǎn)：

1.愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

要想把檔案工作做好，良好的職業(yè)道德是前提條件，還要有較高的思想覺悟，同時(shí)還要具備服務(wù)意識，只有這樣，檔案工作才能做實(shí)做好。

2.具有開發(fā)信息資源的能力

積極開發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，這是檔案事業(yè)的根本宗旨，也是實(shí)現(xiàn)檔案和檔案工作自身價(jià)值的根本途徑。檔案工作人員一定要具備開發(fā)檔案信息資源的能力，把“死”檔案變成“活”信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值。

3.具有一定的開拓創(chuàng)新意識

檔案管理的最終目的是要把檔案資料應(yīng)用到社會生活和經(jīng)濟(jì)活動中去，使之發(fā)揮更大的價(jià)值，這就要求檔案人員具有開拓創(chuàng)新的服務(wù)意識，充分利用檔案信息資源，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，使檔案資料在工作中發(fā)揮更大的作用。

總之，提高檔案工作人員素質(zhì)，意義深遠(yuǎn)而重大，只有檔案工作人中整體素質(zhì)不斷提高，才能做好檔案服務(wù)工作，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步。

學(xué)校如何加強(qiáng)檔案管理

導(dǎo)語：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。

一、深化檔案管理意識

現(xiàn)階段，我國許多高職學(xué)校對檔案不夠重視，認(rèn)為檔案管理可有可無。殊不知學(xué)校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，它是歷史的記錄、知識的載體。學(xué)校的檔案管理是與學(xué)校各個(gè)部門、各個(gè)層面的各項(xiàng)工作分不開的，因此檔案的管理工作有很強(qiáng)的的重要性和必要性，深化檔案管理意識的具體工作如下。

1.學(xué)校要組織全員培訓(xùn)，定期或不定期學(xué)習(xí)學(xué)校檔案相關(guān)知識，強(qiáng)化全體教職員工檔案意識，理解檔案對其作用，如此才能自覺配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學(xué)檔案關(guān)乎學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)改革各項(xiàng)活動;基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項(xiàng)目等活動之中;

科研檔案與科研活動有關(guān)(包括課題立項(xiàng)和研究、成果鑒定、項(xiàng)目推廣等)，另外，學(xué)生管理檔案、聲像載體檔案更是關(guān)乎學(xué)生素質(zhì)教育和畢業(yè)情況、高職學(xué)校校園建設(shè)等方方面面，這些對個(gè)人和學(xué)校的發(fā)展有著重要的價(jià)值，是高職學(xué)校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要站在科學(xué)發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對學(xué)校各個(gè)方面的檔案材料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化，真正把檔案管理工作納入學(xué)校工作的重要議事日程、學(xué)?？傮w規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經(jīng)常在會議活動中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。只有進(jìn)一步提高學(xué)校專兼職檔案人員的素質(zhì)，才能為高職學(xué)校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識素質(zhì)，這三種素質(zhì)缺一不可。

1.政治素質(zhì)，即檔案工作人員要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)自己的工作，做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、實(shí)事求是。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應(yīng)知識化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢。

3.知識素質(zhì)。檔案工作實(shí)質(zhì)上是專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此檔案人員還要掌握相應(yīng)的科學(xué)文化知識，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，一方面，學(xué)校必須要強(qiáng)化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，學(xué)校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對檔案專業(yè)知識熟悉和專業(yè)技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進(jìn)學(xué)校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化日益普及的今天，為了科學(xué)管理檔案，還需要建立相關(guān)制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制

例如，有的學(xué)校制定了《檔案人員工作職責(zé)》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關(guān)的'各項(xiàng)制度，使學(xué)校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學(xué)校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評優(yōu)選先的依據(jù)，通過這一制度，有效促使學(xué)校各科室人員認(rèn)真研究、落實(shí)檔案工作。

2.構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開發(fā)教學(xué)檔案信息資源的有效途徑

現(xiàn)如今，學(xué)校檔案的載體由紙質(zhì)檔案為主逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P、光盤、縮微等新型載體共存的局面，已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學(xué)校的擴(kuò)招，檔案種類多、時(shí)間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學(xué)校要盡快構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的技術(shù)保證，最終有助于學(xué)校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，保障資源利用

學(xué)校檔案好比一座資源庫，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學(xué)校服務(wù)。目前，許多高職學(xué)校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務(wù)第一”的意識，因此，只有挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，積極探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產(chǎn)品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，檔案管理人員要對檔案資源進(jìn)行深層開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及教研室教師等，可通過完善檢索工具、開通校園網(wǎng)站等多個(gè)途徑和角度，方便教職工對所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務(wù)手段，真正體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，更好地為教育、教學(xué)服務(wù)。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨(dú)有的原始信息，并對這些信息進(jìn)行有針對性的整理，使其形成實(shí)用性和權(quán)威性較強(qiáng)的教學(xué)檔案信息，更好地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，也為社會各界了解認(rèn)識學(xué)校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學(xué)?？梢圆扇∩罨瘷n案管理意識、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能等具體措施，做好檔案管理這項(xiàng)系統(tǒng)工程。

如何改進(jìn)高校檔案管理

導(dǎo)語：檔案管理工作是有效提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必不可少的一個(gè)重要部分，在整個(gè)高校的管理工作中占據(jù)著重要的位置，充分的記載著高校的發(fā)展歷史，為今后對高校的發(fā)生的研究提供必要的資料依據(jù)，同時(shí)還能作為科學(xué)分析與制定高校今后發(fā)展的好教材。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)

長期以來一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面的認(rèn)為高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，對檔案工作重視不夠，很少將學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作未給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力;領(lǐng)導(dǎo)忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利發(fā)展。

2.檔案管理制度不健全

近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現(xiàn)為：

一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，甚至存在不同職能部門檔案記錄不一致的現(xiàn)象，喪失了部分利用價(jià)值。如有些單位教學(xué)檔案記錄缺項(xiàng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄;學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會實(shí)踐活動、學(xué)籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。

二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。如有些人需要文件時(shí)亂翻亂抽;借閱、傳閱不登記;有的長期借用不歸還，造成重要文件時(shí)有流失。三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高、隊(duì)伍不穩(wěn)定

改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達(dá)能力。

此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作急需一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。

目前，高校檔案管理人員不管是在職稱、待遇，還是工作時(shí)間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比普遍偏低，上下班時(shí)間較為固定沒有機(jī)動性等，導(dǎo)致檔案管理工作人員在心理上產(chǎn)生了不平衡的心態(tài)，對于本職工作有種逆反，不愿意長期安于現(xiàn)狀。這樣就造成了檔案管理工作當(dāng)中缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象。

4.院校合并等造成檔案管理難度大

近十幾年來，我國高校在布局上面進(jìn)行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學(xué)化發(fā)展的方向。目前很多高等院校是經(jīng)過合并或是建設(shè)了新校區(qū)，高校不管是在建校面積還是學(xué)生數(shù)量等都有較大的規(guī)模，而且不同校區(qū)位置距離太遠(yuǎn)，加上之前在管理當(dāng)中出現(xiàn)的各不相同的管理模式，對于高校的檔案管理工作就在無形當(dāng)中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新問題出現(xiàn)。

5.檔案管理方式落后

高校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時(shí)不易復(fù)制，難以達(dá)到永久安全保存，因而給檔案管理增加困難。

6.檔案利用率偏低

高校檔案館擁有數(shù)量龐大的檔案，但利用率并不高。原因有：一是高校檔案意識不強(qiáng)，許多人認(rèn)為檔案沒用，甚至不知道有檔案機(jī)構(gòu);二是管理方式落后，檔案利用效率偏低;三是一些高校檔案館藏單一，不能滿足檔案需求。

舊的傳統(tǒng)觀念和工作方法不改變，檔案信息服務(wù)不能真正落到實(shí)處。高校檔案如果不能為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供服務(wù)，不能為師生員工和社會需要提供服務(wù)，檔案工作就不會存在，也不可能得到發(fā)展，檔案管理也無從談起。由此可見，充分地認(rèn)識檔案管理工作、提高檔案的利用率、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的服務(wù)意識具有十分重要的意義。

二、做好高校檔案管理工作對策

1.強(qiáng)化檔案意識

首先是要轉(zhuǎn)變高校領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念。校級領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強(qiáng)加對學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。

因此加強(qiáng)檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程。

其次，要建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)構(gòu)。如建立高校檔案館、成立校級檔案工作委員會等，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，同時(shí)將檔案工作納入高校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境。最后，要真正重視檔案工作，解決檔案工作中的實(shí)際問題，包括人力，物力，財(cái)力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護(hù)，有效利用等實(shí)際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進(jìn)。

2.建立健全高校檔案管理制度

應(yīng)根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。使檔案管理全面實(shí)行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中;納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一;納入單位考核、獎懲制度之中;做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時(shí)間有保證，經(jīng)費(fèi)開支有保證。

使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制，明確崗位責(zé)任制和檢查評比制度。通過制度建設(shè)，規(guī)范高校檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過完善的制度建設(shè)，才能對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

3.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)一支適應(yīng)高校檔案工作現(xiàn)代化需要的、素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、穩(wěn)定的`檔案人才隊(duì)伍，可以從以下四個(gè)方面做起：一是努力提高檔案人員的政治意識、大局意識和責(zé)任意識;

二是盡可能地為檔案工作人員提供繼續(xù)教育和培訓(xùn)的機(jī)會，提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力;

三是建立健全人才引進(jìn)制度，制定特殊優(yōu)惠政策和措施，積極引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷層次高、具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和技能的檔案專業(yè)人員;四是加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，為兼職檔案人員設(shè)置崗位津貼，定期開展檔案工作核查評比活動，引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動他們的積極性。

4.加強(qiáng)檔案編研工作，實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢，高校檔案館應(yīng)該利用館藏檔案的優(yōu)勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的檔案史料。

這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學(xué)校的檔案、圖書、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足社會多方面的需要。

5.提高信息化管理水平，提供更好的服務(wù)

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。目前，高校檔案的載體已由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，使檔案更具有直觀性、選擇性、易操作性，所以要進(jìn)一步加快檔案的數(shù)字化和信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程。

通過高校檔案管理信息化的發(fā)展使得高校檔案部門利用現(xiàn)代化管理手段將檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門， 為檔案利用者提供多種查詢手段，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值， 促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

總之，高等教育的改革和發(fā)展，為檔案工作的創(chuàng)新提供了必要的條件，開辟了廣闊的空間和平臺。只要我們在思想上高度重視，實(shí)踐中主動探索，方法得當(dāng)，組織得力，就一定能使高校的檔案事業(yè)煥發(fā)出勃勃生機(jī)和活力。

做好檔案管理工作的措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

一、廣開收集渠道，努力把好收集關(guān)

檔案的種類名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。在這個(gè)過程中，檔案管理工作要把握兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系;協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開展。

2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動上門，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權(quán)，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強(qiáng)與各部門的溝通，避免歸檔時(shí)遺漏。

階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展各項(xiàng)管理工作服務(wù)，為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時(shí)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時(shí)宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

1.加強(qiáng)管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的'內(nèi)容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強(qiáng)編研工作

搞好檔案編研要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。因此，檔案編研工作要從實(shí)際出發(fā)，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動提供服務(wù)，改變以往被動服務(wù)的局面

檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍臃?wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)性工作之一，是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。教學(xué)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展，對學(xué)校來說具有非常重要的意義。

1.體現(xiàn)學(xué)校的綜合實(shí)力。教學(xué)檔案是社會了解學(xué)校的一個(gè)窗口，通過這個(gè)窗口人們能夠了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是學(xué)校辦學(xué)和增強(qiáng)辦學(xué)實(shí)力的主要依據(jù)之一。此外，教學(xué)檔案是對教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的最原始的記錄，也能促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的提高。教學(xué)工作者在教學(xué)活動結(jié)束之余可以通過教學(xué)檔案，對教學(xué)活動過程進(jìn)行分析、研究、總結(jié)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決所存在的問題，從而提升教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。

2.進(jìn)行教學(xué)改革離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案記錄的教學(xué)活動是長期的、真實(shí)的、系統(tǒng)的，若要進(jìn)行教學(xué)改革它可以提供針對性的參考，教學(xué)檔案有利于制定出符合實(shí)際的教改方案。

3.是傳承優(yōu)秀教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的重要載體。優(yōu)秀的教學(xué)工作者，其教學(xué)檔案的編制質(zhì)量也很高。當(dāng)前，學(xué)校上下都在開展“傳、幫、帶”活動，活動中，教學(xué)檔案的作用非常重要。新教師可以通過研究、學(xué)習(xí)優(yōu)秀教師的教案等資料，來獲取最直接、最有效的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。此外，檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向，教學(xué)檔案中蘊(yùn)含著大量信息資源，它能夠?yàn)閷W(xué)校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。總結(jié)起來，要重新認(rèn)識教學(xué)檔案，高度重視教學(xué)檔案的重要性，為了學(xué)校的發(fā)展，提升教學(xué)檔案的管理水平。

二、完善學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的措施

因?yàn)榻虒W(xué)檔案記錄了一個(gè)學(xué)校發(fā)展的歷史，所以教學(xué)檔案所含的信息量大，覆蓋面廣，涉及到教學(xué)活動的每個(gè)地方，完善教學(xué)檔案管理工作的措施，將進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校教務(wù)工作的順利開展。

1.有效收集整理教學(xué)檔案。收集整理和管理利用教學(xué)檔案是教學(xué)檔案工作的第一步，教師、學(xué)生和一些教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)在日常的各種教學(xué)活動中所創(chuàng)造的東西大多數(shù)都是具有保存價(jià)值的，作為一名教學(xué)檔案的管理者，必須對這些具有保存價(jià)值的文件資料、電子資料以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)進(jìn)行分類，并且收集整理，制成檔案收藏，做好教學(xué)檔案的收集整理工作。另外，必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行檔案材料的分類范圍劃分，做好相應(yīng)的管理計(jì)劃，讓教學(xué)檔案的收集具有計(jì)劃性和實(shí)效性。每一份教學(xué)檔案的材料從收集到整理成檔都要經(jīng)過復(fù)雜的程序，比如：收集整理、分類、擬寫標(biāo)題、文件排序、頁碼編排、制作目錄等，確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

2.嚴(yán)密組織教學(xué)檔案管理工作。首先，做好一項(xiàng)工作的前提是寫好工作計(jì)劃，其他工作如此，教學(xué)檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個(gè)周詳?shù)挠?jì)劃，年終時(shí)要做好年終總結(jié)，并且對檔案管理的工作人員進(jìn)行考核，將考核成績的好壞與獎懲直接掛鉤。其次，健全教學(xué)檔案管理體系。學(xué)校一方面要根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度與實(shí)際情況聯(lián)系起來，制定一個(gè)體系完健全的檔案管理制度。另一方面，要制定一個(gè)管理在職工作人員的制度，如進(jìn)行細(xì)致分工，明確每個(gè)工作人員的職責(zé)和工作范圍。最后，要嚴(yán)密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強(qiáng)，若要保證檔案管理工作正常進(jìn)行，必須要嚴(yán)密組織。如學(xué)校要建立教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立校領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案業(yè)務(wù)部門具體管理，其他部門應(yīng)該密切配合一起管理網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)經(jīng)費(fèi)也要隨時(shí)保證充足。

3.促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化。當(dāng)前，教學(xué)事業(yè)不斷發(fā)展，教學(xué)改革不斷深入，原有的教學(xué)檔案管理的方式不僅滿足不了當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，在某些方面還制約著檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。因此，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化迫在眉睫。其表現(xiàn)在具體工作中主要是：學(xué)校要隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)并利用好先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，力爭早日實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化。比如：成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)管理、圖書借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，而且避免了各種資源的浪費(fèi)。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)努力開發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面，做到檔案信息工作為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)。如可以在網(wǎng)上建立服務(wù)平臺，便于師生進(jìn)行教學(xué)資料的查詢。

三、結(jié)語

教學(xué)檔案對于一個(gè)學(xué)校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)校要深入認(rèn)識到教學(xué)檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作水平，使其更好地為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)工作服務(wù)。

東北師范大學(xué)檔案館的發(fā)展規(guī)劃

“十五”期間，我校檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展。檔案工作實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。 做好日常服務(wù)工作的基礎(chǔ)上，檔案館工作朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，著重做好檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案館信息化建設(shè)“三步走”的目標(biāo)。第一步， 2002 年實(shí)現(xiàn)當(dāng)年進(jìn)館的檔案可在檔案館網(wǎng)頁上查詢。第二步， 2003 年實(shí)現(xiàn)近 10 年的館藏檔案文件級目錄網(wǎng)上查詢。并且 2003 年提前實(shí)現(xiàn)了全校檔案工作在網(wǎng)上立卷。第三步， 2004 年末實(shí)現(xiàn)館藏全部檔案文件級著錄和網(wǎng)上查詢。向數(shù)字化檔案館邁出了可喜的一步?！笆晃濉逼陂g，檔案館工作要按照學(xué)?！笆晃濉卑l(fā)展規(guī)劃的要求 ： “以鄧小平理論和‘三個(gè)代表‘重要思想為指導(dǎo)，用科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)學(xué)校工作全局，堅(jiān)持為基礎(chǔ)教育服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的辦學(xué)方向，堅(jiān)持教育創(chuàng)新，按照‘走強(qiáng)校之路，走特色之路，走開放之路‘的發(fā)展思路，穩(wěn)定學(xué)校發(fā)展規(guī)模，完善本科教育教學(xué)，形成研究生培養(yǎng)模式，加強(qiáng)自主創(chuàng)新能力，提升科學(xué)研究水平，拓展學(xué)科建設(shè)領(lǐng)域，加大隊(duì)伍建設(shè)力度，廣泛開展與社會和國內(nèi)外高校的合作與交流，努力構(gòu)建和諧校園，逐步建成‘國內(nèi)一流國際知名的研究型綜合性師范大學(xué)‘的基本框架”。 檔案管理工作要以創(chuàng)新求發(fā)展，以發(fā)展促服務(wù)。堅(jiān)持以“管理”為基礎(chǔ)，以“服務(wù)”為方向。堅(jiān)持依法治檔、科技興檔。依法實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的同時(shí)，依靠現(xiàn)代化手段加快檔案信息化建設(shè) ，加大檔案工作為教學(xué)、科研、管理和師生員工服務(wù)的力度。以“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的高度責(zé)任感，為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供一流的現(xiàn)代化檔案資料信息和服務(wù)，建立完善適應(yīng)我校發(fā)展需要的檔案管理體系?！ぷ髂繕?biāo)根據(jù)學(xué)校的“國內(nèi)一流國際上有一定影響的研究型綜合性師范大學(xué)”建設(shè)總目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與學(xué)校需要相適應(yīng)，與學(xué)校發(fā)展同步，進(jìn)一步完善檔案工作的行政管理職能，實(shí)現(xiàn)和強(qiáng)化檔案館依法集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案，全方位提高檔案信息化服務(wù)的功能。經(jīng)過 5 年的建設(shè)，在全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的同時(shí)，堅(jiān)持以人為本，服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)師生。通過公開現(xiàn)行文件提供利用，促進(jìn)校務(wù)信息公開。采用先進(jìn)的管理理念及技術(shù)，對文件、檔案資源實(shí)行科學(xué)管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案館真正成為學(xué)校檔案信息服務(wù)中心。努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，通過文檔一體化和加速檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)歷史檔案與未來檔案的連接，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式的跨越。以數(shù)字化檔案館為新的發(fā)展目標(biāo)，適應(yīng)信息社會對檔案工作的必然要求，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。經(jīng)過 5 年的建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使檔案館在館藏規(guī)模、業(yè)務(wù)建設(shè)、人員素質(zhì)、檔案利用、服務(wù)水平等各方面進(jìn)入全國高校檔案館先進(jìn)行列，達(dá)到國家一級檔案館標(biāo)準(zhǔn)；人事檔案升級工作順利通過，達(dá)到國家級標(biāo)準(zhǔn)；全校性檔案信息一體化的格局形成，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上立卷、目錄查詢及文檔查詢，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館?！ぷ髀氊?zé)學(xué)校檔案館屬綜合管理機(jī)構(gòu)，它既是學(xué)校檔案工作的行政管理部門，又是學(xué)校永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)及信息資料中心。履行學(xué)校檔案事業(yè)行政管理和檔案保管利用兩種職能。承擔(dān)著對全校檔案工作的統(tǒng)一規(guī)劃，全面的業(yè)務(wù)管理、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)全校檔案的接收、保管、保護(hù)、鑒定、轉(zhuǎn)發(fā)、銷毀、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)和利用，對外承擔(dān)著《檔案法》規(guī)定“三十年向社會開放”的任務(wù)。具體工作內(nèi)容如下：1. 負(fù)責(zé)全校綜合檔案（包含黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、外事、出版、財(cái)會、聲像、物業(yè)、名人、教師業(yè)務(wù)檔案）及教職工人事檔案的審核、收集、整理、保管和利用工作； 2. 負(fù)責(zé)研究生、本科生的新生檔案的接收、保管利用和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)發(fā)工作；3. 負(fù)責(zé)校史、年鑒、人物檔案的編輯工作?！ぷ魅蝿?wù)1. 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法律、政策和規(guī)定， 規(guī)劃全校檔案工作，制訂學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。2. 我校的檔案網(wǎng)絡(luò)立卷系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行良好，要進(jìn)一步加強(qiáng)對電子文檔歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證學(xué)校電子檔案的完整和安全。保障進(jìn)館檔案的規(guī)范與完整，指導(dǎo)和協(xié)助各學(xué)院、各單位做好各類檔案的收集、征集和整理組卷工作。3. 利用檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，積極開發(fā)檔案信息資源，加快館藏檔案數(shù)字化工作，利用高速掃描儀進(jìn)行檔案全文數(shù)字化處理， 5 年內(nèi)通過“文檔一體化”和“館藏?cái)?shù)字化”積累的數(shù)字檔案進(jìn)行開放鑒定和上網(wǎng)，在學(xué)校辦公網(wǎng)內(nèi)實(shí)行授權(quán)網(wǎng)上利用數(shù)字檔案的服務(wù)，在保證安全和強(qiáng)化保密鑒定的條件下盡可能多的為全校師生提供檔案共享信息，建成師大數(shù)字化檔案館。4. 完善檔案局域網(wǎng)建設(shè)。結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作和檔案館工作的實(shí)際，完成檔案館網(wǎng)站的升級工作。并在館內(nèi)增設(shè)一套局域網(wǎng)，便于本館信息化工作。5. 保守檔案機(jī)密，確保檔案安全 , 維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做好檔案的保護(hù)工作，最大限度地延長檔案壽命。正確處理檔案利用與保密的關(guān)系，把好檔案利用關(guān)，嚴(yán)格遵守檔案開放利用的有關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》。堅(jiān)決杜絕檔案泄密或被竊密事件的發(fā)生。6. 廣泛開展檔案宣傳工作，增強(qiáng)全校教職工、學(xué)生的檔案意識。培訓(xùn)全校專、兼職檔案工作人員，并對所屬部門檔案工作進(jìn)行評比、檢查、評估。7. 開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動?！藛T編制檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，通過優(yōu)化結(jié)構(gòu)，選留專業(yè)人員，競爭上崗，提高專業(yè)人員的政治素質(zhì)，專業(yè)知識，現(xiàn)代化技術(shù)，業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新意識等綜合素質(zhì)。著力解決好隊(duì)伍中存在的年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象，使之逐步趨于合理?！笆晃濉逼陂g，檔案館人數(shù)至少由現(xiàn)在的編制 13 人增加到 16 人?！鴥?nèi)部機(jī)構(gòu)全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，以檔案館為中心，輻射全校所有學(xué)院和單位。形成全校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)體系。根據(jù)工作需要，下設(shè)若干個(gè)檔案分室，實(shí)行二級管理。按照檔案館的任務(wù)和建設(shè)目標(biāo)，檔案館內(nèi)部機(jī)構(gòu)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，再增加 2 個(gè)科（室），科室由現(xiàn)在的 3 個(gè)增加到 5 個(gè)。設(shè)置如下：收集指導(dǎo)部、人事檔案部、技術(shù)服務(wù)部、編研室、辦公室?！?檔案經(jīng)費(fèi)檔案經(jīng)費(fèi)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算。經(jīng)過認(rèn)真核算，每年學(xué)校應(yīng)下?lián)軝n案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)（不含設(shè)備費(fèi)）為 25 萬元為宜，并逐年遞增。以保證各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。各學(xué)院各單位對用于保存本單位歸檔文件所需檔案裝具等設(shè)施的經(jīng)費(fèi)，由本單位經(jīng)費(fèi)中予以支付。▲檔案用房學(xué)校為檔案館提供符合檔案管理要求的檔案用房。做到辦公、 閱覽、庫房三分開。檔案用房應(yīng)充分考慮學(xué)校發(fā)展的規(guī)模、館藏檔案大量增加的狀況，不斷改善條件，逐步增加檔案館的用房面積，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。存放聲像等特殊載體檔案，要設(shè)有專門庫房并配置自動報(bào)警、自動消防和恒溫、恒濕等設(shè)施?！鴻n案設(shè)備學(xué)校有計(jì)劃地為檔案館配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄音錄像、縮微等辦公自動化設(shè)備，為盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案文檔一體化和數(shù)字化檔案館新的發(fā)展目標(biāo)提供技術(shù)和物資支持。