戶籍檔案數(shù)字化

上傳戶籍電子檔案是沒有具體數(shù)量張數(shù)限制的，但是也不可上傳太多頁，有些信息不是系統(tǒng)需要的也增加了相關(guān)人員的審核工作。戶籍檔案是專門檔案的一種。公安戶籍部門在某一行政區(qū)域范圍內(nèi)對居民戶口管理過程中形成的檔案。包括辦理戶口登記、戶口遷移手續(xù)，申請、簽發(fā)居民戶口簿、戶口遷移證、戶籍證明等戶口證件過程中形成的相關(guān)文件。
戶籍檔案電子化的意義1.提高經(jīng)濟(jì)效益：數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)；
2.提高辦公效率：數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。由于信息的超時(shí)空流動，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心；
3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)：將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
【法律依據(jù)】
根據(jù)《檔案管理規(guī)定(試行)》規(guī)定，人力資源和社會保障部社會保險(xiǎn)事業(yè)管理中心負(fù)責(zé)人表示，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管不收費(fèi)。社保檔案保管查詢不收費(fèi)。社會保險(xiǎn)事業(yè)管理中心負(fù)責(zé)人表示：社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)建立和保管社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不會向參保對象個(gè)人收取費(fèi)用。同時(shí)在依法為參保單位和參保個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)時(shí)也不收費(fèi)。將向電子檔案過渡。該負(fù)責(zé)人還表示，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理是必然的發(fā)展方向?！兑?guī)定》提出：國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。這樣，給以后規(guī)范電子文檔管理留有接口，也為以后發(fā)展電子檔案奠定了基礎(chǔ)。

戶籍檔案保存年限

“民警同志，我今年80歲了，想開一張我父母的戶籍證明?！薄拔野职智皟赡赀^世的，我要查他60年代戶口遷出的記錄，好像是住過南昌路還是襄陽路那里的，我不確定?！薄澳憧矗@些60年代的戶口登記簿內(nèi)頁都發(fā)黃、發(fā)脆了，還能撐多久真不好說?！边@些紙質(zhì)戶籍檔案帶來的困擾，要如何破解？

紙質(zhì)檔案越存越多，查找、保存卻存在諸多不便，在城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和加強(qiáng)軟實(shí)力建設(shè)的今天，紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化無疑勢在必行。今年以來，徐匯公安分局在市局人口辦、智慧公安辦的大力指導(dǎo)下，深入調(diào)查研究、倒排時(shí)間節(jié)點(diǎn)、逐項(xiàng)攻克難題，全速推進(jìn)紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化加工，于6月底保質(zhì)保量完成了全區(qū)13家派出所25萬卷、2000余萬頁戶籍檔案數(shù)字化加工任務(wù)，并研發(fā)基于公安網(wǎng)的信息交互、網(wǎng)上調(diào)檔實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)派出所“綜合窗口”全域入駐街鎮(zhèn)社區(qū)事務(wù)受理中心的基礎(chǔ)上，打通徐匯公安政務(wù)服務(wù)與群眾的“最后一公里”，使戶籍檔案資源更好地服務(wù)于公安實(shí)戰(zhàn)和社會公眾，為上海建立符合現(xiàn)代化檔案管理要求的檔案體系開展積極探索。



查閱、保護(hù)歷史戶籍檔案，數(shù)字化應(yīng)用優(yōu)勢明顯

由于轄區(qū)內(nèi)解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務(wù)，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下?！皞鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時(shí)，需要居民提供詳細(xì)地址和準(zhǔn)確姓名，還需要人工費(fèi)時(shí)翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個(gè)地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了。”公安綜合窗口民警嚴(yán)曉韞說。一旦家庭成員在幾個(gè)地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠(yuǎn)，被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世，后代又不甚了解詳細(xì)地址的情況，光通過一個(gè)姓名，要查詢到信息更是難上加難。

而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素圖片，存入存儲設(shè)備。用戶查詢時(shí)輸入需求，后臺算法通過對存儲電子檔案進(jìn)行識別，得出針對性的查詢結(jié)果。電子檔案的應(yīng)用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負(fù)擔(dān)，大大縮短了居民等待的時(shí)間，加快了窗口的辦事效率。



不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠(yuǎn)后，不可避免會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質(zhì)檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴(yán)苛。電子檔案并不會隨著時(shí)間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復(fù)查閱不會受損。紙質(zhì)檔案量只會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，不僅如此，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對空間的要求極小，在電腦設(shè)置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。



貼近實(shí)戰(zhàn)研發(fā)數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，放大內(nèi)部“放管服”效能

徐匯公安分局全流程把控?cái)?shù)據(jù)錄入質(zhì)量，嚴(yán)守安全底線，優(yōu)先選擇有涉密資質(zhì)的加工單位并簽訂保密協(xié)議，通過“雙機(jī)著錄、一機(jī)校驗(yàn)”全面確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性。而無紙化只是數(shù)字化的第一步，能夠隨時(shí)調(diào)取這2000余萬頁信息的平臺才是決定工作成敗和服務(wù)成效的關(guān)鍵。徐匯公安分局專門研發(fā)了B/S網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提供檔案檢索、圖像調(diào)閱、庫藏統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、用戶管理等功能服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對原始戶籍檔案的電子調(diào)檔查詢。

電子檔案查詢軟件共設(shè)置了戶口簿冊、遷移證存根、遷入戶口證、移入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等7個(gè)檔案類別，在查詢類別不詳?shù)那闆r下，也可通過綜合欄查詢所有檔案類別；設(shè)置了檔號、姓名、身份證、詳細(xì)地址、死亡時(shí)間、出生日期、年代7項(xiàng)查詢條件，可通過其中一項(xiàng)條件查詢或多項(xiàng)條件組合查詢。



針對1984年以后的戶籍檔案都是個(gè)人頁的問題，電子檔案查詢系統(tǒng)中還添加了顯示前后各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人家的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進(jìn)行辨認(rèn)，并增加了打印功能，大大方便了工作人員和民警隨時(shí)查檔調(diào)閱。

通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實(shí)解決了居民因年代久遠(yuǎn)、記憶模糊導(dǎo)致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題；同時(shí)也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務(wù)中心，檔案室與窗口分離、民警調(diào)檔不便的困擾，放大了內(nèi)部“放管服”效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

提升群眾服務(wù)體驗(yàn)感受，助力城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型目前，徐匯公安分局應(yīng)群眾申請開具戶籍證明查檔日均350余次，核查戶籍相關(guān)材料查檔日均200余次，查詢用時(shí)從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以內(nèi)，大大提升了工作效率。



五年前，一位年邁的阿姨來湖南路派出所開其祖父母的戶籍證明，她小時(shí)候只聽她父母提起過祖父母的姓名，并不知道其它信息。當(dāng)時(shí)，戶籍窗口民警嚴(yán)曉韞翻了大半天檔案，結(jié)果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴(yán)在工作日志上記上了一筆。2020年，湖南路派出所率先啟用電子檔案后，民警又聯(lián)系到了阿姨。結(jié)果，根據(jù)阿姨提供的姓名，民警用了5分鐘不到就查到了她祖父母的戶籍檔案?！爸x謝，謝謝，太好了，一樁心事總算落地了?！崩_多年的問題終于解決了，阿姨開心地連連道謝。

李女士來到湖南路街道社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心，想要辦理過世母親的歷史戶籍證明，綜合窗口工作人員小張通過系統(tǒng)查詢，幾乎是立刻查詢到了相關(guān)信息，并為李女士打印出了相關(guān)證明?！耙郧拔矣浀迷诶吓沙鏊臅r(shí)候，我要開老房子戶籍證明，民警同志要進(jìn)去翻半天；現(xiàn)在搬到這里，感覺所有東西都升級了，怎么會那么快？方便，真方便！”李女士感嘆道。



除了到場辦理外，“一網(wǎng)通辦”的紅利也延伸到了手機(jī)端。市民任先生在手機(jī)隨申辦內(nèi)提交了一個(gè)開具戶籍證明的申請，要求證明“60年代武康路某弄某號內(nèi)，自己報(bào)出生日期以及與父母的親屬關(guān)系”。工作人員在工位電腦上收到申請后，通過姓名和地址，迅速查出60年代的戶口登記表，摘抄相關(guān)信息填報(bào)上傳系統(tǒng)。這樣，任先生在手機(jī)端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、打印。

河南哪一年戶籍錄入電腦

90年代末。90年代末隨著電腦的逐步普及、公安網(wǎng)絡(luò)的逐步完善、戶籍管理軟件的逐步使用，聯(lián)網(wǎng)管理戶籍逐步實(shí)現(xiàn)。為確保戶籍檔案保存完整，方便群眾查詢，連日來，河南縣公安局6個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)派出所依托“堅(jiān)持政治建警全面從嚴(yán)治警”教育整頓，積極開展歷史戶籍檔案電子錄入工作，對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修繕、整理，及時(shí)錄入掃描，制成電子檔案，全面實(shí)現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化、信息化。

如何運(yùn)用公安戶籍檔案數(shù)字化成果提升檔案服務(wù)效能

1、首先，老家人事局同意接受你的檔案才行，然后老家人事局出具“調(diào)檔函”才能把檔案從紹興人才服務(wù)中心提出來調(diào)回老家。
2、也可以讓老家所在地的人才交流中心接收你的檔案，同樣也需要“調(diào)檔函”。
3、注意:人才交流中心可能用機(jī)要的方式給你調(diào)回老家，也肯能你自己提出來拿回老家，千萬不要將檔案自己保存，而且千萬不能拆開檔案的封條，否則里邊的材料信息都會被作廢。會帶來不必要的麻煩。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求

紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求的詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

1、基本原則

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對像的確定原則

應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

1）符合國家法律法規(guī)的原則

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

2）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價(jià)值高的'檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

3、基本環(huán)節(jié)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

檔案掃描

1、掃描方式

1）根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

2、掃描色彩模式

1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

3、掃描分辨率

1）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

3）需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

重要！手把手教您在線開具戶籍證明等12類高頻證明

開具證明材料，

還需要請假跑遠(yuǎn)路去線下窗口排隊(duì)嗎？

答案是： NO！

打開“一網(wǎng)通辦”總門戶

在首頁找到“在線開具證明”服務(wù)專欄

只需要輕點(diǎn)鼠標(biāo)

就可以在線開具電子證明材料了

截至4月19日，通過“一網(wǎng)通辦”在線開具各類證明已達(dá)16799張。

主要應(yīng)用場景有哪些？

開具證明“一網(wǎng)通辦”前后有哪些變化？

來看以下6個(gè)例子吧。

1

戶籍證明

去年，本市公安出具的戶籍證明大約有50萬件。由于戶籍檔案多為紙質(zhì)、尚沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化等因素，之前市民申請開具戶籍證明，需要前往戶籍所在地派出所或者原戶籍所在地派出所開具。

例如，如果市民常住地在普陀區(qū)，戶籍地在崇明區(qū)，那么開具戶籍證明就需要去崇明。

現(xiàn)在接入“一網(wǎng)通辦”完成線上申請、開具后，可以直接下載、打印證明，不需要再跑到派出所辦理。電子戶籍證明的左上角還印有二維碼，與上海市電子證照庫相關(guān)聯(lián)，掃碼就可辨明真?zhèn)巍?/p>

2

個(gè)人出入境記錄

出入境記錄作為退稅、銷簽、購買免稅商品、出國留學(xué)等多種事項(xiàng)的憑證材料，查詢需求不斷增加。在推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”前，申請人只可憑二代居民身份證（港澳臺居民憑本人有效出入境證件）至各出入境辦證點(diǎn)窗口查詢記錄。

去年9月，“個(gè)人出入境記錄查詢”功能在“隨申辦市民云”App正式上線，查詢結(jié)果頁面還顯示市公安局的電子印章，方便申請人下載打印。近期，這一功能又在“一網(wǎng)通辦”總門戶上線運(yùn)行。

3

基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保繳費(fèi)憑證

上海務(wù)工人員流動性較高，外省市戶口在上海參保的約有1226萬人。轉(zhuǎn)移人員要獲得參保繳費(fèi)憑證，此前可以通過自助查詢機(jī)、上海市人力資源 社會 保障網(wǎng)等渠道打印。

現(xiàn)在，參保人員在網(wǎng)上提出申請后，通過系統(tǒng)自動比對，依托電子證照庫生成電子證明，加蓋電子印章，就可以完成電子材料的開具。

4

上海市學(xué)生事務(wù)中心存檔證明

這一證明主要服務(wù)畢業(yè)生，在單位入職、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、考研等場景有實(shí)際需求。在線開具證明后，學(xué)生不必再跑到學(xué)生事務(wù)中心，就能證明他們的檔案所在。

5

婚姻登記檔案證明

這一證明的應(yīng)用場景主要包括補(bǔ)辦結(jié)婚證、辦理離婚、房產(chǎn)交易、遺囑遺產(chǎn)繼承、家族史研究等。2002年前的婚姻登記檔案證明，原本需要去婚姻登記所在地的區(qū)檔案館查詢開具。

現(xiàn)在，“一網(wǎng)通辦”線上就能完成申請。不過，該證明目前還不能電子亮證，需要預(yù)約就近的社區(qū)事務(wù)受理中心自取，或者選擇快遞物流。例如，李先生上午9點(diǎn)申請，大約9點(diǎn)30分就收到了社區(qū)事務(wù)中心的短信“申請已受理，審核通過”，9點(diǎn)43分收到快遞發(fā)出的信息。

6

一照一碼戶清稅證明（涉企類）

這一證明，適用于企業(yè)辦理稅務(wù)注銷登記后，到市場監(jiān)管部門辦理市場主體注銷時(shí)使用。以前需要遞交紙質(zhì)材料，現(xiàn)在網(wǎng)上就可辦理。

通過稅務(wù)大數(shù)據(jù)，審核過程已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自動化，如果通過系統(tǒng)設(shè)置的42個(gè)指標(biāo)，企業(yè)稅務(wù)注銷網(wǎng)上就能辦理，實(shí)時(shí)出具證明，全程無紙化，不需要人工審核。

線上開證明，具體要怎么申請？

大數(shù)據(jù)中心工作人員進(jìn)行了現(xiàn)場演示。

以“戶籍證明”為例：

01

登錄“一網(wǎng)通辦”平臺，選擇對應(yīng)戶籍所在地派出所；

02

微信掃描網(wǎng)頁上的二維碼，按照提示讀出驗(yàn)證碼并拍一段視頻上傳，進(jìn)行身份認(rèn)證；

03

通過認(rèn)證后，網(wǎng)頁進(jìn)入信息填寫頁面，“姓名”“身份證”“手機(jī)號碼”等都已預(yù)先填寫完畢，需要手動輸入的是“聯(lián)系地址”與“申報(bào)事由”；

04

上傳材料，電子證照已有身份證信息可以直接讀取，其他材料也可通過附件上傳；

05

材料提交成功后，由公安民警在后臺審核發(fā)放。

如此一來，相關(guān)證明開具后，市民就可以在【“一網(wǎng)通辦”總門戶——市民主頁——“我的證明”】一欄中查詢。同時(shí)，電子證明還會實(shí)時(shí)同步至“隨申辦市民云”App。申請人既可直接打印電子證明，也可通過App電子亮證使用。

目前，“在線開具證明”只能在“一網(wǎng)通辦”網(wǎng)頁上申請。由于有一個(gè)視頻認(rèn)證環(huán)節(jié)，需要證明申請開證的是本人，感覺步驟上還有一點(diǎn)點(diǎn)復(fù)雜。

不過，上海市大數(shù)據(jù)中心應(yīng)用開發(fā)部負(fù)責(zé)人貝聿運(yùn)介紹，之后這一功能后續(xù)將在“隨申辦市民云”App上線，進(jìn)一步整合數(shù)據(jù)、簡化認(rèn)證環(huán)節(jié)。

從“開證明”到“減證明”

目前，依托市大數(shù)據(jù)中心現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資源，線上申請表單中的基礎(chǔ)信息（例如自然人、法人基本信息等）已經(jīng)實(shí)現(xiàn)預(yù)填，電子證照庫已歸集的證照材料（例如居民身份證、營業(yè)執(zhí)照等）可以免交，通過系統(tǒng)自動對比或人工審核，即可完成電子證明材料在線開具。

它有兩個(gè)特點(diǎn)：在首批上線的12類高頻證明中，除“來滬人員生育情況證明”外，其余11類電子證明已實(shí)現(xiàn)“零材料”提交，全程在線“零跑動”。

貝聿運(yùn)介紹，計(jì)劃于今年10月底前完成50類證明材料的接入，除了拓展范圍外，還將深化電子證明的應(yīng)用場景，在確保應(yīng)用安全的前提下，逐步推進(jìn)電子證明在企業(yè)招投標(biāo)、 社會 化認(rèn)證等領(lǐng)域的 社會 化應(yīng)用。

不過，“一網(wǎng)通辦”的推進(jìn)，其實(shí)不僅是為了“更方便地開具證明”，更是為了盡可能地“減少證明”。

盡管目前部分業(yè)務(wù)還是有證明需求，但是從長遠(yuǎn)來說，將來我們需要用到的“證明材料”一定會越來越少。

新民眼工作室 楊潔

編輯 |顧瑩穎