檔案數(shù)字化預(yù)算

在進(jìn)行農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證的過程中，工作人員通過航拍、定位、實(shí)測、繪圖等，留存了海量的檔案記錄，這些檔案記錄經(jīng)規(guī)范整理后將成為永久性的檔案資料。
這些資料大有用途：是農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作的真實(shí)反映和歷史見證，是維護(hù)農(nóng)民合法權(quán)益的原始依據(jù)，是穩(wěn)定農(nóng)村土地承包制度的重要保證。
然而，這些檔案資料如何管理是土地確權(quán)真正發(fā)揮作用重要的一環(huán)。
為此，2014年11月底，原農(nóng)業(yè)部、國家檔案館就印發(fā)了《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》，2017年，《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實(shí)施辦法》也正式出臺，均對農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理作出規(guī)范。
隨著數(shù)字農(nóng)業(yè)農(nóng)村的發(fā)展，土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案的電子化已然成為一個重要的趨勢，江門順勢而為，創(chuàng)新“一標(biāo)三片區(qū)”模式，全力推進(jìn)確權(quán)檔案數(shù)字化。
成效
掃描超1729萬頁，約占總量80%
確權(quán)檔案數(shù)字化加工是確權(quán)檔案進(jìn)館移交的基礎(chǔ)工作之一，江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作涉及鎮(zhèn)（街）71個、農(nóng)戶（承包方）566267戶、經(jīng)濟(jì)合作社（發(fā)包方）11980個。
只有全面做好土地確權(quán)檔案的收集整理、數(shù)字化及安全保管工作，才能確保土地確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。
為此，江門市在完成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新“一標(biāo)三片區(qū)”模式，投入465萬元，整市推進(jìn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
2019年，江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局通過公開招標(biāo)采購的方式，選定3家確權(quán)檔案數(shù)字化加工服務(wù)供應(yīng)商，按照《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實(shí)施辦法》和《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理與移交工作要求》的標(biāo)準(zhǔn)，分片區(qū)負(fù)責(zé)全市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
截至2020年5月，已完成掃描約1729萬多頁，約占總量的80%。其中蓬江區(qū)、江海區(qū)、臺山市已基本完成檔案掃描，待圖片質(zhì)檢無誤后，開展編號、數(shù)據(jù)存儲及數(shù)據(jù)掛接等工作，其他市（區(qū)）的掃描工作正在有序進(jìn)行中?？梢哉f，全市基本完成紙質(zhì)檔案整理、掃描等基礎(chǔ)工作，正籌備檔案數(shù)字化加工成果驗(yàn)收及檔案后續(xù)移交進(jìn)館等工作。
舉措??
做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確責(zé)任
在推進(jìn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化工作時(shí)，江門首先做到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確責(zé)任。全市加強(qiáng)統(tǒng)籌，以政府購買服務(wù)形式實(shí)施農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目。
市、縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)確權(quán)實(shí)體檔案歸檔、檔案數(shù)字化加工服務(wù)項(xiàng)目采購、工作進(jìn)度檢查督導(dǎo)及成果驗(yàn)收等工作，確保中標(biāo)服務(wù)商順利完成檔案數(shù)字化加工各項(xiàng)工作；市、縣級檔案管理部門和檔案館負(fù)責(zé)檔案實(shí)體與數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)制定、技術(shù)指導(dǎo)及確權(quán)檔案管理的監(jiān)督和培訓(xùn)，協(xié)同推進(jìn)實(shí)體檔案歸檔和數(shù)字化加工、成果驗(yàn)收，及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。各鎮(zhèn)（街）做好確權(quán)原始材料收集、歸檔與保存，加強(qiáng)與檔案數(shù)字化加工服務(wù)商溝通協(xié)作。
同時(shí)，全市協(xié)調(diào)資金，優(yōu)化配置。2014年，全市各級財(cái)政編制的農(nóng)村土地確權(quán)工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中未包含檔案數(shù)字化工作費(fèi)用，也未納入確權(quán)技術(shù)服務(wù)采購內(nèi)容。結(jié)合江門市確權(quán)工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)實(shí)際結(jié)余情況，經(jīng)請示市政府，同意調(diào)整江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作專項(xiàng)資金用于確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作，所需采購資金由各市（區(qū)）在農(nóng)村土地確權(quán)頒證經(jīng)費(fèi)中統(tǒng)籌安排解決，按照確權(quán)補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)管理辦法實(shí)行總額包干。充分做到了資金的優(yōu)化配置，為確權(quán)檔案數(shù)字化工作提供了資金保障。
在此基礎(chǔ)上，江門全市壓實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)督導(dǎo)。聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》，明確協(xié)調(diào)機(jī)制與進(jìn)度安排，要求縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門加強(qiáng)對農(nóng)村土地確權(quán)檔案歸檔、數(shù)字化加工與驗(yàn)收及移交進(jìn)館等工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，督促各鎮(zhèn)（街）完善原始材料的收集，督促測繪公司加快整理并移交檔案，督促檔案數(shù)字化加工中標(biāo)公司加快完成檔案數(shù)字化加工等工作；要求縣級檔案部門和檔案館加強(qiáng)對農(nóng)村土地確權(quán)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)和培訓(xùn)，協(xié)同推進(jìn)確權(quán)檔案實(shí)體和數(shù)字化加工、成果驗(yàn)收及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。
創(chuàng)新??
完善機(jī)制，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ?br>江門建立健全工作協(xié)調(diào)、檢查督導(dǎo)、情況通報(bào)、信息報(bào)送等工作機(jī)制，明確檔案數(shù)字化加工成果縣級驗(yàn)收、市級聯(lián)合檢查審定、實(shí)體檔案和數(shù)字化成果移交進(jìn)館等具體工作節(jié)點(diǎn)，倒逼各市（區(qū)）克服困難、因地制宜、創(chuàng)新方式方法，加快推動各項(xiàng)工作。同時(shí)，及時(shí)交流、總結(jié)工作中形成的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ剑π纬赊r(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化的“江門探索”，供全省有關(guān)工作推進(jìn)作參考。
這種“江門探索”中一大創(chuàng)新就是形成了“一標(biāo)三片區(qū)”模式，按照確權(quán)工作實(shí)際及檔案預(yù)估掃描量，將轄下7個市（區(qū)）按工作需求情況分為A、B、C三個片區(qū)，以市級名義統(tǒng)一進(jìn)行招標(biāo)采購，并分類督導(dǎo)推進(jìn)各項(xiàng)工作。
目前，全市確定3家檔案數(shù)字化加工服務(wù)商，分別負(fù)責(zé)三個片區(qū)的檔案數(shù)字化加工工作。同時(shí)，各市（區(qū)）作為檔案數(shù)字化加工實(shí)施主體，做好與各檔案數(shù)字化加工服務(wù)商、各鎮(zhèn)（街）的溝通協(xié)作，充分保障檔案數(shù)字化加工場所、設(shè)備運(yùn)行及檔案保存等工作條件；各鎮(zhèn)（街）積極配合，按要求將紙質(zhì)檔案移交檔案數(shù)字化加工服務(wù)商進(jìn)行數(shù)字化加工。全市形成市級統(tǒng)籌、縣級實(shí)施、鎮(zhèn)級配合、分類推進(jìn)的良好工作格局。
江門還在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。各市（區(qū)）在數(shù)字化工作中積極克服困難，組織數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商與確權(quán)測繪公司進(jìn)行溝通，針對確權(quán)檔案缺頁、漏頁和順序錯誤等問題，與雙方公司協(xié)商整改方案，充分發(fā)揮主觀能動性，形成了一套“數(shù)字化公司反饋問題，測繪公司將問題轉(zhuǎn)包至數(shù)字化公司整改”的模式。通過數(shù)字化發(fā)現(xiàn)并由測繪公司委托數(shù)字化公司解決問題的方式，提高了工作效率解決了現(xiàn)實(shí)問題，加快了數(shù)字化項(xiàng)目進(jìn)程。目前，相關(guān)合作細(xì)節(jié)正在進(jìn)一步溝通中。
臺山：所有檔案已移交數(shù)字化公司進(jìn)行掃描
臺山市承包地經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作涉及農(nóng)戶多、范圍廣，在江門市委、市政府的高度重視下，克服財(cái)政緊張的困難，每年積極爭取檔案存放工作經(jīng)費(fèi)接近20萬元，為當(dāng)?shù)卮_權(quán)檔案存放工作提供財(cái)政保障。
同時(shí)，2018年起，臺山市已于新寧體育館二樓租賃兩間386平方米辦公室用于臨時(shí)存放確權(quán)檔案及數(shù)字化加工辦公。同時(shí)，按照相關(guān)檔案管理要求配備檔案柜200套，安裝了鐵窗、鐵門、空調(diào)抽濕，配置有監(jiān)控設(shè)備和實(shí)行24小時(shí)值班人員巡邏，確保檔案資料安全。
為督促各鎮(zhèn)（街）、中標(biāo)技術(shù)公司扎實(shí)做好自查、核查，認(rèn)真組織做好驗(yàn)收工作，臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局結(jié)合實(shí)際，于2018年12月21日轉(zhuǎn)發(fā)《江門市檔案局 江門市農(nóng)業(yè)局〈江門市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理及移交實(shí)施方案〉的通知》，組織不少于10次培訓(xùn)會議下鄉(xiāng)指導(dǎo)鎮(zhèn)（街）、中標(biāo)技術(shù)公司做好入盒、裝訂、資料存放等工作，制作標(biāo)準(zhǔn)模板和整理規(guī)范。
從2019年8月15日開始，臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局聯(lián)合市檔案局、市自然資源局分期分批開展檔案驗(yàn)收，做到成熟一批驗(yàn)收一批、檔案不完善經(jīng)整改再驗(yàn)收，確保檔案資料真實(shí)完整，符合移交標(biāo)準(zhǔn)。
截至2020年6月，已組織開展5次驗(yàn)收，5次整改工作，完成17個鎮(zhèn)（街）（鎮(zhèn)級634件、84盒；村級10947件、835盒）、4個中標(biāo)技術(shù)公司（村級281盒、村小組3919盒；發(fā)包方4791盒；承包方17858盒）確權(quán)檔案的驗(yàn)收并移交數(shù)字化掃描公司。
為確保年內(nèi)全面完成土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作，根據(jù)江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局、江門市檔案局《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》要求，現(xiàn)臺山市所有檔案已移交數(shù)字化公司進(jìn)行掃描。
目前，完成617萬頁電子化數(shù)據(jù)加工，占總進(jìn)度93%，計(jì)劃6月底全面完成數(shù)字化加工工作。接下來，將聯(lián)合市檔案館協(xié)同推進(jìn)確權(quán)檔案實(shí)體和數(shù)字化加工、成果驗(yàn)收及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。

如何降低檔案管理成本？

如何降低檔案管理成本
首先，完善企業(yè)檔案管理的成本控制理念。只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的成本控制理念，才能夠讓檔案管理人員在管理的過程中提高節(jié)約意識，加強(qiáng)對成本的控制，尤其是在使用材料或者是設(shè)備的過程中，能提高對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，能減少材料的浪費(fèi)，尤其是紙張的浪費(fèi)，從而有效地縮減成本。所以，最重要的就是提高企業(yè)的檔案管理人員的一種成本控制的理念，本著節(jié)約的態(tài)度開展檔案管理工作。
其次，加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)，嚴(yán)格檔案管理的流程，避免成本支出。只有加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠在保證檔案管理工作的正常開展下使用最少的工作人員，讓每一位員工都能夠積極發(fā)揮自己的一份作用，加強(qiáng)分工和合作，把檔案的管理工作有序的開展好。這樣就可以縮減檔案管理成本中人工費(fèi)用的支出。所以，企業(yè)要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的力度，通過培訓(xùn)讓現(xiàn)有工作人員提高方案管理的技術(shù)和所需的技能，在工作中能夠更加有效率的、保質(zhì)保量的完成檔案管理的一系列工作，更加科學(xué)的設(shè)置檔案流程，不拖拉，不推諉，提高檔案管理的各項(xiàng)工作。
最后，建立成本控制預(yù)算，提高檔案管理的科學(xué)性。只有建立了檔案管理成本的預(yù)算，才能夠使得檔案管理工作開展的過程對于成本的投入有一個概念，從而在管理中縮減不必要的開支，尤其是一些重要支出，比如說設(shè)備的更新等，一定要提前上報(bào)計(jì)劃和預(yù)算，才能夠保證在檔案管理的過程中成本得到嚴(yán)格的控制，縮減開支，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

黑龍江省人民政府關(guān)于修改《黑龍江省城市建設(shè)檔案管理辦法》的決定(2011)

一、將名稱修改為“黑龍江省城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法”，內(nèi)容中的“城市規(guī)劃”、“城市建設(shè)”均修改為“城鄉(xiāng)規(guī)劃”、“城鄉(xiāng)建設(shè)”。二、第一條修改為：“為加強(qiáng)對城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的管理，充分發(fā)揮城鄉(xiāng)建設(shè)檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法”三、第四條修改為：“省建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本省城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上接受省檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　市（地）、縣（市）人民政府的建設(shè)行政主管部門或者城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門（以下簡稱城建檔案部門）負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，具體工作由城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　城建檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對小城鎮(zhèn)和農(nóng)村新居工程建設(shè)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并確定鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）建設(shè)檔案的收集歸檔方式，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府應(yīng)當(dāng)確定檔案管理人員負(fù)責(zé)本地建設(shè)活動中形成的城建檔案工作”四、第六條修改為：“城建檔案館的建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，其建設(shè)資金由當(dāng)?shù)厝嗣裾凑諊摇⑹∮嘘P(guān)規(guī)定多渠道解決。

　　城建檔案管理經(jīng)費(fèi)由財(cái)政部門納入同級預(yù)算管理”五、增加一條作為第七條：“城建檔案館應(yīng)當(dāng)建立城建檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，包括地上建筑信息和地下管線信息，并實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理”六、第七條改為第八條，第（三）項(xiàng)修改為：“軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的地下管線（包括城鄉(xiāng)供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、通訊、網(wǎng)絡(luò)、地鐵、工業(yè)、廣播電視等）和有關(guān)隱蔽工程的檔案；”

　　第（五）項(xiàng)中的“電信”修改為“通訊”。

　　增加一項(xiàng)，作為第（七）項(xiàng)：“法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他應(yīng)當(dāng)歸檔的城建檔案”七、第八條改為第九條，第一款修改為：“有關(guān)單位和個人應(yīng)當(dāng)在建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前一個月內(nèi)，按照城建檔案的管理范圍，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送有關(guān)城建檔案紙質(zhì)資料和電子數(shù)據(jù)，并對報(bào)送的城建檔案真實(shí)性負(fù)責(zé)。建設(shè)行政主管部門在辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行查驗(yàn)”八、第十三條改為第十四條，修改為：“城建檔案的報(bào)送與接收，應(yīng)當(dāng)按照國家和省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對接收的城建檔案，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記、整理并編制檢索工具，其中破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)補(bǔ)救”九、第十七條改為第十八條，修改為：“從事城建檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)具備檔案和建設(shè)工程相關(guān)專業(yè)知識，依照國家相關(guān)規(guī)定接受專業(yè)培訓(xùn)并經(jīng)考核合格”十、第二十二條改為第二十三條，第一款修改為：“建設(shè)單位未按照規(guī)定期限和范圍報(bào)送建設(shè)項(xiàng)目檔案的，由縣以上城建檔案部門按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第五十九條規(guī)定處理”十一、第二十三條改為第二十四條，修改為：“建設(shè)單位未按照規(guī)定簽訂《報(bào)送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》的，由縣以上城建檔案部門責(zé)令限期改正，逾期未改的，處以五千元以上五萬元以下的罰款，并記入信譽(yù)評價(jià)不良記錄”

　　此外，對部分條文的順序和個別文字作了調(diào)整。

　　本決定自2012年2月1日起施行。

　　《黑龍江省城市建設(shè)檔案管理辦法》根據(jù)本決定作相應(yīng)修改后，重新發(fā)布。

會計(jì)電算化檔案管理的作用

樓主您好， 會計(jì)電算化是指電子計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報(bào)賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預(yù)測與決策的過程,是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱。 會計(jì)電算化與會計(jì)檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系,一方面,會計(jì)電算化工作拓寬了會計(jì)檔案的職能范圍、提高了會計(jì)檔案管理的效率;另一方面,會計(jì)檔案管理也對電算化環(huán)境下的會計(jì)提出了新要求,并為會計(jì)控制提供了重要的理論依據(jù)。具體如下：一、會計(jì)電算化環(huán)境對會計(jì)職能的影響　　會計(jì)工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展成為一種實(shí)現(xiàn)會計(jì)職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計(jì)工作的結(jié)果。在會計(jì)電算化環(huán)境下,一方面,會計(jì)人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計(jì)職能作用形式產(chǎn)生了變化,會計(jì)職能的重心由人工記賬時(shí)期的會計(jì)核算轉(zhuǎn)向會計(jì)電算化環(huán)境下的會計(jì)監(jiān)督?！　? 1.簡化了會計(jì)核算過程。會計(jì)是伴隨著經(jīng)濟(jì)活動的規(guī)模與復(fù)雜性到了一定程度后,從其他經(jīng)濟(jì)管理活動中分立出來的,形成其自身獨(dú)立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時(shí)期,會計(jì)工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會計(jì)核算,會計(jì)核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計(jì)報(bào)表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計(jì)報(bào)表;在會計(jì)電算化環(huán)境下,會計(jì)核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機(jī)交互方式外,人工記賬時(shí)代大量重復(fù)進(jìn)行的登記賬簿與編制報(bào)表工作主要由計(jì)算機(jī)自動完成,會計(jì)人員所進(jìn)行的主要是審核與監(jiān)督工作。顯然,在電算化環(huán)境下,會計(jì)核算過程得到簡化,會計(jì)工作效率明顯得到提高。　　 2.拓寬了會計(jì)監(jiān)督職能。人工記賬時(shí)期會計(jì)人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計(jì)報(bào)表上,會計(jì)職能主要表現(xiàn)為核算職能,會計(jì)監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。在會計(jì)電算化環(huán)境下,一方面,會計(jì)人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時(shí)間上保證了會計(jì)人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面,由于會計(jì)電算化環(huán)境下的預(yù)算控制不僅實(shí)現(xiàn)了對單位經(jīng)濟(jì)活動的“時(shí)時(shí)監(jiān)控”,而且還可以打破時(shí)間的跨度,完成對歷史會計(jì)信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協(xié)助會計(jì)人員進(jìn)行事前預(yù)測、事中控制與事后考核等對經(jīng)濟(jì)活動全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會計(jì)監(jiān)督職能的空間?！　《?jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案職能的特點(diǎn)　　同人工記賬時(shí)代的會計(jì)檔案相比,會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案的形成與管理有以下三個方面的特點(diǎn)?！　? 1.內(nèi)容復(fù)雜性與領(lǐng)域拓展性。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性。實(shí)行會計(jì)電算化后形成的會計(jì)檔案,從實(shí)際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會計(jì)檔案,另一方面又包括了存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù),使電算化會計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案相比,存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。　　 2.環(huán)境依賴性與載體特殊性。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計(jì)信息,而會計(jì)電算化檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對系統(tǒng)環(huán)境具有很強(qiáng)的依賴性。會計(jì)檔案的數(shù)字化,使會計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,改變了信息的介質(zhì),提高了會計(jì)信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會計(jì)檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計(jì)算機(jī)文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響?！　? 3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用,可以提高會計(jì)文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送,有利于會計(jì)檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改,從而導(dǎo)致會計(jì)檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計(jì)檔案失去價(jià)值。　　三、會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案職能的定位　　由于會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)工作的結(jié)果(會計(jì)檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴性與數(shù)據(jù)易改性等特點(diǎn),會計(jì)電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計(jì)監(jiān)督的職能,但在會計(jì)工作質(zhì)量控制與會計(jì)信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計(jì)工作提出了新的任務(wù)與要求。要解決這一問題,使會計(jì)職能適應(yīng)會計(jì)環(huán)境對會計(jì)工作的要求,就應(yīng)從調(diào)整會計(jì)職能入手,將會計(jì)職能的行使設(shè)置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經(jīng)濟(jì)活動的核算與監(jiān)督職能,完成對單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計(jì)工作的再監(jiān)督職能,完成對會計(jì)信息質(zhì)量控制與信息利用工作。會計(jì)檔案作為記錄會計(jì)工作過程與反映單位經(jīng)濟(jì)活動狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會計(jì)工作前臺與后臺的紐帶,也是實(shí)現(xiàn)會計(jì)質(zhì)量控制與會計(jì)信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時(shí)代的檔案管理職能相比較,會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能?！　? 1.會計(jì)質(zhì)量控制關(guān)口的職能。在會計(jì)電算化環(huán)境下,會計(jì)質(zhì)量控制的重點(diǎn)是建立一種內(nèi)部制約機(jī)制,及時(shí)預(yù)防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生,會計(jì)檔案管理的主要職責(zé)是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄與會計(jì)工作痕跡,并通過相應(yīng)的事后監(jiān)督機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并中止上述行為。因此,在會計(jì)電算化環(huán)境下,會計(jì)檔案管理首要職能是實(shí)現(xiàn)檔案歸集關(guān)口的前移,確保會計(jì)檔案資料的真實(shí)性,反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)工作的本來面貌;其次,要將內(nèi)部會計(jì)控制制度與實(shí)施結(jié)果納入檔案管理的范疇,把事后監(jiān)督信息定期反饋到會計(jì)工作前臺,同時(shí)真實(shí)記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會計(jì)檔案歸集的審查制度,制訂各種會計(jì)信息處理過程的歸檔要求,做到內(nèi)容完整、手續(xù)完備、要求具體、責(zé)任明確,使會計(jì)檔案的歸集成為單位會計(jì)工作質(zhì)量再完善的過程。　　 2.會計(jì)信息利用窗口的職能。由于計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)文件是動態(tài)的,時(shí)刻都在發(fā)生變化,因此,會計(jì)檔案利用的首要任務(wù)是要根據(jù)會計(jì)工作的特點(diǎn),在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,并定期將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有檔案要素復(fù)制到磁介質(zhì)上,與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔,保證歸檔資料的完整性,為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎(chǔ);其次,要運(yùn)用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析方法,根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分類,對會計(jì)信息進(jìn)行加工整理,并通過對會計(jì)檔案的編研,以財(cái)務(wù)年鑒等方式形成有價(jià)值的會計(jì)信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計(jì)信息丟失;第三,根據(jù)工作需要,在有針對性地實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息對外提供與提高會計(jì)檔案利用價(jià)值的同時(shí),做好會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)工作?！　∷?、會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案職能的實(shí)施　　要實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案的各項(xiàng)職能,必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會計(jì)檔案職能的實(shí)施?！　? 1.強(qiáng)化檔案意識。首先,要克服傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理過程中的一些錯誤觀念,糾正會計(jì)檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質(zhì)實(shí)物檔案管理,輕磁性介質(zhì)檔案管理;重檔案移交后續(xù)管理,輕前臺會計(jì)工作的檔案管理;重一般檔案的統(tǒng)一管理,輕專門檔案的專門管理。其次,要將先進(jìn)的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應(yīng)用于會計(jì)檔案的管理實(shí)踐,樹立會計(jì)檔案管理的時(shí)效性意識、完整性意識、過程控制意識、質(zhì)量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。 　　 2.健全檔案制度。會計(jì)檔案管理應(yīng)從嚴(yán)密、有序與規(guī)范的要求出發(fā),充分重視制度建設(shè),嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》與會計(jì)電算化環(huán)境檔案管理的要求,積極推進(jìn)會計(jì)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化與現(xiàn)代化工作。要建立會計(jì)檔案入庫前的審查制度,加強(qiáng)前臺會計(jì)工作的會計(jì)檔案管理,確保人庫會計(jì)檔案的質(zhì)量;要建立會計(jì)檔案查詢、對外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會計(jì)檔案的安全;要加強(qiáng)對有保存價(jià)值與利用價(jià)值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會計(jì)資料的管理,防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效,確保會計(jì)檔案的完整。　　 3.完善檔案手段。傳統(tǒng)意義上檔案手段主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施,隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)了許多新型的檔案載體,新型載體與傳統(tǒng)檔案載體在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點(diǎn)和要求。以新型檔案載體為對象的會計(jì)檔案,將是電算化環(huán)境下會計(jì)檔案管理的重要形式,它不僅要求有效地保護(hù)檔案載體,還要確保檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性,這就給會計(jì)檔案的管理手段與管理環(huán)境提出了更高的要求。會計(jì)檔案管理部門只有將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段與技術(shù)成果引入檔案管理實(shí)踐中,才能滿足新型檔案載體管理的要求?！　? 4.培訓(xùn)檔案人員?，F(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段與先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用,人是決定因素。由于會計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點(diǎn),作為一種專門檔案,不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理,而應(yīng)該按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計(jì)檔案的專業(yè)化管理,要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識,還應(yīng)具備會計(jì)專業(yè)知識,能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段,運(yùn)用各種管理軟件。而現(xiàn)在大部分檔案管理人員只具備會計(jì)或檔案管理單方面的知識,難以勝任現(xiàn)代會計(jì)檔案管理工作的需要,培養(yǎng)和引進(jìn)一批既掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識,又精通會計(jì)工作業(yè)務(wù),專門從事會計(jì)檔案管理的工作人員,才能適應(yīng)新時(shí)期會計(jì)檔案管理的要求?！　⒖嘉墨I(xiàn): 　　1.于玉林.現(xiàn)代會計(jì)理論實(shí)務(wù)與教育研究[Ｍ].北京.中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2000.3.9　　2.吳水澎.中國會計(jì)理論研究[Ｍ].北京.中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2000　　3.田巧芬.會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理[Ｊ].中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì),2004(10)　　4.陳永成.檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[Ｊ].中國檔案,2003(11)

東北師范大學(xué)檔案館的發(fā)展規(guī)劃

“十五”期間，我校檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展。檔案工作實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。 做好日常服務(wù)工作的基礎(chǔ)上，檔案館工作朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，著重做好檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案館信息化建設(shè)“三步走”的目標(biāo)。第一步， 2002 年實(shí)現(xiàn)當(dāng)年進(jìn)館的檔案可在檔案館網(wǎng)頁上查詢。第二步， 2003 年實(shí)現(xiàn)近 10 年的館藏檔案文件級目錄網(wǎng)上查詢。并且 2003 年提前實(shí)現(xiàn)了全校檔案工作在網(wǎng)上立卷。第三步， 2004 年末實(shí)現(xiàn)館藏全部檔案文件級著錄和網(wǎng)上查詢。向數(shù)字化檔案館邁出了可喜的一步?！笆晃濉逼陂g，檔案館工作要按照學(xué)?！笆晃濉卑l(fā)展規(guī)劃的要求 ： “以鄧小平理論和‘三個代表‘重要思想為指導(dǎo)，用科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)學(xué)校工作全局，堅(jiān)持為基礎(chǔ)教育服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的辦學(xué)方向，堅(jiān)持教育創(chuàng)新，按照‘走強(qiáng)校之路，走特色之路，走開放之路‘的發(fā)展思路，穩(wěn)定學(xué)校發(fā)展規(guī)模，完善本科教育教學(xué)，形成研究生培養(yǎng)模式，加強(qiáng)自主創(chuàng)新能力，提升科學(xué)研究水平，拓展學(xué)科建設(shè)領(lǐng)域，加大隊(duì)伍建設(shè)力度，廣泛開展與社會和國內(nèi)外高校的合作與交流，努力構(gòu)建和諧校園，逐步建成‘國內(nèi)一流國際知名的研究型綜合性師范大學(xué)‘的基本框架”。 檔案管理工作要以創(chuàng)新求發(fā)展，以發(fā)展促服務(wù)。堅(jiān)持以“管理”為基礎(chǔ)，以“服務(wù)”為方向。堅(jiān)持依法治檔、科技興檔。依法實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的同時(shí)，依靠現(xiàn)代化手段加快檔案信息化建設(shè) ，加大檔案工作為教學(xué)、科研、管理和師生員工服務(wù)的力度。以“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的高度責(zé)任感，為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供一流的現(xiàn)代化檔案資料信息和服務(wù)，建立完善適應(yīng)我校發(fā)展需要的檔案管理體系。▲工作目標(biāo)根據(jù)學(xué)校的“國內(nèi)一流國際上有一定影響的研究型綜合性師范大學(xué)”建設(shè)總目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與學(xué)校需要相適應(yīng)，與學(xué)校發(fā)展同步，進(jìn)一步完善檔案工作的行政管理職能，實(shí)現(xiàn)和強(qiáng)化檔案館依法集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案，全方位提高檔案信息化服務(wù)的功能。經(jīng)過 5 年的建設(shè)，在全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的同時(shí)，堅(jiān)持以人為本，服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)師生。通過公開現(xiàn)行文件提供利用，促進(jìn)校務(wù)信息公開。采用先進(jìn)的管理理念及技術(shù)，對文件、檔案資源實(shí)行科學(xué)管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案館真正成為學(xué)校檔案信息服務(wù)中心。努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，通過文檔一體化和加速檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)歷史檔案與未來檔案的連接，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式的跨越。以數(shù)字化檔案館為新的發(fā)展目標(biāo)，適應(yīng)信息社會對檔案工作的必然要求，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。經(jīng)過 5 年的建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使檔案館在館藏規(guī)模、業(yè)務(wù)建設(shè)、人員素質(zhì)、檔案利用、服務(wù)水平等各方面進(jìn)入全國高校檔案館先進(jìn)行列，達(dá)到國家一級檔案館標(biāo)準(zhǔn)；人事檔案升級工作順利通過，達(dá)到國家級標(biāo)準(zhǔn)；全校性檔案信息一體化的格局形成，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上立卷、目錄查詢及文檔查詢，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館?！ぷ髀氊?zé)學(xué)校檔案館屬綜合管理機(jī)構(gòu)，它既是學(xué)校檔案工作的行政管理部門，又是學(xué)校永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)及信息資料中心。履行學(xué)校檔案事業(yè)行政管理和檔案保管利用兩種職能。承擔(dān)著對全校檔案工作的統(tǒng)一規(guī)劃，全面的業(yè)務(wù)管理、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)全校檔案的接收、保管、保護(hù)、鑒定、轉(zhuǎn)發(fā)、銷毀、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)和利用，對外承擔(dān)著《檔案法》規(guī)定“三十年向社會開放”的任務(wù)。具體工作內(nèi)容如下：1. 負(fù)責(zé)全校綜合檔案（包含黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、外事、出版、財(cái)會、聲像、物業(yè)、名人、教師業(yè)務(wù)檔案）及教職工人事檔案的審核、收集、整理、保管和利用工作； 2. 負(fù)責(zé)研究生、本科生的新生檔案的接收、保管利用和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)發(fā)工作；3. 負(fù)責(zé)校史、年鑒、人物檔案的編輯工作?！ぷ魅蝿?wù)1. 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法律、政策和規(guī)定， 規(guī)劃全校檔案工作，制訂學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。2. 我校的檔案網(wǎng)絡(luò)立卷系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行良好，要進(jìn)一步加強(qiáng)對電子文檔歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證學(xué)校電子檔案的完整和安全。保障進(jìn)館檔案的規(guī)范與完整，指導(dǎo)和協(xié)助各學(xué)院、各單位做好各類檔案的收集、征集和整理組卷工作。3. 利用檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，積極開發(fā)檔案信息資源，加快館藏檔案數(shù)字化工作，利用高速掃描儀進(jìn)行檔案全文數(shù)字化處理， 5 年內(nèi)通過“文檔一體化”和“館藏?cái)?shù)字化”積累的數(shù)字檔案進(jìn)行開放鑒定和上網(wǎng)，在學(xué)校辦公網(wǎng)內(nèi)實(shí)行授權(quán)網(wǎng)上利用數(shù)字檔案的服務(wù)，在保證安全和強(qiáng)化保密鑒定的條件下盡可能多的為全校師生提供檔案共享信息，建成師大數(shù)字化檔案館。4. 完善檔案局域網(wǎng)建設(shè)。結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作和檔案館工作的實(shí)際，完成檔案館網(wǎng)站的升級工作。并在館內(nèi)增設(shè)一套局域網(wǎng)，便于本館信息化工作。5. 保守檔案機(jī)密，確保檔案安全 , 維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做好檔案的保護(hù)工作，最大限度地延長檔案壽命。正確處理檔案利用與保密的關(guān)系，把好檔案利用關(guān)，嚴(yán)格遵守檔案開放利用的有關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》。堅(jiān)決杜絕檔案泄密或被竊密事件的發(fā)生。6. 廣泛開展檔案宣傳工作，增強(qiáng)全校教職工、學(xué)生的檔案意識。培訓(xùn)全校專、兼職檔案工作人員，并對所屬部門檔案工作進(jìn)行評比、檢查、評估。7. 開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動?！藛T編制檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，通過優(yōu)化結(jié)構(gòu)，選留專業(yè)人員，競爭上崗，提高專業(yè)人員的政治素質(zhì)，專業(yè)知識，現(xiàn)代化技術(shù)，業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新意識等綜合素質(zhì)。著力解決好隊(duì)伍中存在的年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象，使之逐步趨于合理?！笆晃濉逼陂g，檔案館人數(shù)至少由現(xiàn)在的編制 13 人增加到 16 人?！鴥?nèi)部機(jī)構(gòu)全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，以檔案館為中心，輻射全校所有學(xué)院和單位。形成全校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)體系。根據(jù)工作需要，下設(shè)若干個檔案分室，實(shí)行二級管理。按照檔案館的任務(wù)和建設(shè)目標(biāo)，檔案館內(nèi)部機(jī)構(gòu)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，再增加 2 個科（室），科室由現(xiàn)在的 3 個增加到 5 個。設(shè)置如下：收集指導(dǎo)部、人事檔案部、技術(shù)服務(wù)部、編研室、辦公室。▲ 檔案經(jīng)費(fèi)檔案經(jīng)費(fèi)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算。經(jīng)過認(rèn)真核算，每年學(xué)校應(yīng)下?lián)軝n案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)（不含設(shè)備費(fèi)）為 25 萬元為宜，并逐年遞增。以保證各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。各學(xué)院各單位對用于保存本單位歸檔文件所需檔案裝具等設(shè)施的經(jīng)費(fèi)，由本單位經(jīng)費(fèi)中予以支付。▲檔案用房學(xué)校為檔案館提供符合檔案管理要求的檔案用房。做到辦公、 閱覽、庫房三分開。檔案用房應(yīng)充分考慮學(xué)校發(fā)展的規(guī)模、館藏檔案大量增加的狀況，不斷改善條件，逐步增加檔案館的用房面積，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。存放聲像等特殊載體檔案，要設(shè)有專門庫房并配置自動報(bào)警、自動消防和恒溫、恒濕等設(shè)施。▲檔案設(shè)備學(xué)校有計(jì)劃地為檔案館配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄音錄像、縮微等辦公自動化設(shè)備，為盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案文檔一體化和數(shù)字化檔案館新的發(fā)展目標(biāo)提供技術(shù)和物資支持。

如何創(chuàng)新檔案管理工作

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的不足

(一)人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

一方面，由于我國高校檔案專業(yè)設(shè)置較晚，從而導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對較少，人才資源供給受限。另一方面，從現(xiàn)階段檔案管理人員構(gòu)成看，無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還是高校、公共檔案館等，檔案管理人員構(gòu)成良莠不齊，大多數(shù)管理員缺乏檔案管理專業(yè)背景。

同時(shí)，檔案管理相關(guān)部門對這部分管理人員的理論知識與實(shí)踐技能培訓(xùn)缺位，繼續(xù)教育難以有效實(shí)施，總之難以形成一支專業(yè)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)熟練、構(gòu)成結(jié)構(gòu)科學(xué)合理的檔案管理隊(duì)伍。此外，相關(guān)單位對檔案管理工作缺乏相應(yīng)的重視，預(yù)算支付嚴(yán)重不足，這在客觀上制約了專職檔案人才的'配置和培養(yǎng)。

(二)制度建設(shè)和執(zhí)行實(shí)效不足

從現(xiàn)狀看，現(xiàn)階段不少檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在制度建設(shè)缺位等“制度短板”現(xiàn)象，甚至沒有相應(yīng)的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)章制度，管理模式較為粗放。如在檔案材料管理方面，檔案員對于歸檔材料往往疏于審查，導(dǎo)致部分檔案材料嚴(yán)重失實(shí)，甚至有造假現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性;檔案員主動收集和保管意識差，對于檔案材料明顯缺失卻瀆于補(bǔ)全完整，損害了檔案的完整性，導(dǎo)致信息缺漏。

(三)管理模式相對落后，信息化水平較低

目前大部分檔案管理機(jī)構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)管理模式，檔案資料的提供、利用、開發(fā)仍以紙質(zhì)媒體為主，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。不可否認(rèn)，紙質(zhì)檔案有其自身存在優(yōu)勢，在檔案史上也發(fā)揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數(shù)字化為主導(dǎo)的現(xiàn)代社會，紙質(zhì)檔案因其重復(fù)利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴(yán)苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，被電子檔案取代應(yīng)為不爭之勢。

二、做好檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

(一)加強(qiáng)組織建設(shè)，打造檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

時(shí)代的發(fā)展和社會分工的細(xì)化給檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，檔案管理工作的質(zhì)量直接取決于檔案工作人員的素質(zhì)。作為新時(shí)期的檔案管理者，必須解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。

一方面，新招錄檔案管理工作人員應(yīng)優(yōu)先從具有檔案專業(yè)背景的應(yīng)聘者中錄取。檔案管理工作是一門技術(shù)性強(qiáng)、專業(yè)要求高的藝術(shù)，每一項(xiàng)程序都有相應(yīng)的理論和技術(shù)支撐，檔案管理工作者只有通過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)和長期的管理實(shí)踐才能掌握這些理論和方法，從而保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理水平。

另一方面，從目前檔案管理部門實(shí)際出發(fā)，現(xiàn)有在崗的檔案管理工作人員大多不具有檔案專業(yè)背景，甚至有相當(dāng)一部分管理人員文化水平較低，這是不能回避的現(xiàn)實(shí)，因而對這一部分檔案管理工作者的繼續(xù)教育和培訓(xùn)迫在眉睫。檔案管理工作者應(yīng)不斷更新學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法， 掌握現(xiàn)代化檔案管理方法和手段，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案管理水平。

(二)完善制度建設(shè)，強(qiáng)化制度執(zhí)行實(shí)效

新的歷史條件下，檔案管理工作欲尋求自身的突破，實(shí)現(xiàn)科學(xué)可持續(xù)發(fā)展，必須堅(jiān)持用制度管人管事，沒有制度就無所謂管理，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化的題中之義。

首先，完善檔案管理責(zé)任制度，落實(shí)崗位職責(zé)分工，切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，失職、瀆職行為，強(qiáng)化檔案材料收集管理和及時(shí)移交歸檔的力度。其次，完善競爭上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，完善檔案管理經(jīng)費(fèi)支付預(yù)算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量。

(三)創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發(fā)展和時(shí)代的需要。積極運(yùn)用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化平臺，提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。

檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過信息化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時(shí)效性。

同時(shí)，積極運(yùn)用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進(jìn)一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型。