檔案數(shù)字化與電子檔案管理

樓主你好，紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，同樣需要遵循檔案管理的有關(guān)要求管理，例如檔案使用的權(quán)限管理，檔案資料的定義，分類，立卷，歸檔等等。當(dāng)然，電子檔案和紙質(zhì)檔案也可以實現(xiàn)統(tǒng)一管理，檔案管理系統(tǒng)容許紙質(zhì)檔案、實物檔案與數(shù)字化檔案在同一系統(tǒng)中實施同步管理，并且，可提供實體檔案的存放位置地圖顯示，以方便管理與利用。數(shù)字化檔案集中統(tǒng)一管理，實體紙質(zhì)檔案則可根據(jù)需要，實施分布式管理，即可對設(shè)置于不同地點的檔案庫房實施管理。而電子文件管理，就沒有立卷與歸檔等要求，相對管理較為靈活。

我們可以這樣說，紙質(zhì)的文件數(shù)字化之后可以形成電子文件，如果需要歸為檔案進行管理，則需要遵循檔案管理的要求進行管理；如只作為電子文件進行管理，則管理比較靈活，沒有太多的條條框框，電子文件本身的管理亦同理。所以，檔案管理與文件管理在很多企業(yè)都是分開管理的，在檔案系統(tǒng)中，一般都將文件和檔案分開兩個大類進行管理，這些都可以統(tǒng)稱之為知識管理。

樓主可以參考一下知識管理系統(tǒng)，可以有效幫助企業(yè)進行知識管理：

紹林科技開發(fā)的匯博通是一個綜合知識管理平臺，前身是3Hmis綜合知識管理系統(tǒng)，它把門戶網(wǎng)站，內(nèi)外信息管理以及溝通與協(xié)作，有機的結(jié)合到一起，使得整條業(yè)務(wù)鏈條上的信息管理，傳遞，共享，協(xié)作與溝通變得更加容易，有序與方便。
應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動化，文件管理，檔案管理，內(nèi)容管理，證照管理，綜合知識資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。
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另外，企業(yè)內(nèi)部的知識管理應(yīng)該照顧到知識的全生命周期管理，從知識的產(chǎn)生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個生命周期階段中都應(yīng)該有對應(yīng)的功能進行管理支持。
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檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考及設(shè)想

檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考
⑴領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時代發(fā)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。
⑵加強相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)
要想真正實現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應(yīng)的績效管理制度，任務(wù)分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請有關(guān)方面的專家來進行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關(guān)部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻自己的一份力。
⑶及時更新完善相關(guān)信息
中國文化源遠流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關(guān)信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準(zhǔn)確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關(guān)人員進行法律知識方面的培訓(xùn)，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺，大力倡導(dǎo)人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立特定計算機技術(shù)人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

在企業(yè)工作，請問電子檔案和檔案數(shù)字化的區(qū)別？數(shù)字化和電子檔案管理都離不開檔案管理軟件嗎？謝謝！

電子檔案是指的是電子文件--電子文件的種類：
　　1、文本文件；
　　2、命令文件；
　　3、圖像文件；
　　4、數(shù)據(jù)文件
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享

電子檔案與數(shù)字化檔案的問題

首先對于電子文件的歸檔是有一定要求的，你所說的直接形成的電子檔案是照片或者視頻之類的？還是word、exel表格？照片視頻一般歸于聲像檔案。后者不歸檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工是有一定要求的，形成的只是圖片格式，這兩種電子檔案類別是不同的。

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檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢
（一）能增強立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒有很好的執(zhí)行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負責(zé)人代替部門進行立卷，但檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
（二）能縮短檔案資料整理工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行復(fù)制與存儲。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對資料的歸檔，如此縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作質(zhì)量。
（三）提高了查詢效率。在當(dāng)前社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對檔案資源的查詢費時、繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)性工作。（四）增強紙質(zhì)檔案原件的保護。紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣可以避免或減少對檔案原件的損壞，以便有效地延長原件的保存時間；尤其是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理后無疑會得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術(shù)來進行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時有一定的弊端，如果對原始憑證內(nèi)容進行修改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
（二）電子文件檔案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴性相當(dāng)強，計算機儲存設(shè)備容量雖大，不過面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。
（三）數(shù)字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實性存在“信任危機”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)?？傊?，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)由手工檔案管理至自動化管理的變革，進而提高管理工作效率，減少勞動強度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。