檔案數(shù)字化加工保密協(xié)議

檔案數(shù)字化外包有管理規(guī)范可依，可以參考
檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）。這是檔案局為指導各級檔案部門在檔案數(shù)字化過程中加強對檔案信息的安全管理而制發(fā)的規(guī)范性文件?！兑?guī)范》對檔案數(shù)字化外包過程中檔案部門和數(shù)字化服務機構的安全管理責任作出了明確規(guī)定，對數(shù)字化加工過程的各個環(huán)節(jié)提出了明確的安全管理要求。
當前，檔案數(shù)字化工作在全國迅速開展，外包服務成為主流。數(shù)字化外包服務機構應該具備怎樣的資質(zhì)？數(shù)字化加工服務場所應該建立怎樣的環(huán)境？數(shù)據(jù)處理應該注意哪些問題？數(shù)字化完成后的相關設備應該如何處理？由于沒有相關的規(guī)定，各地檔案部門只能各行其是，做法五花八門，使得檔案信息的安全隱患日益凸顯。為了解決以上問題，國家檔案局及時印發(fā)了《規(guī)范》。
《規(guī)范》規(guī)定，檔案數(shù)字化外包安全管理要按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術手段，建立權責明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。
《規(guī)范》規(guī)定了檔案部門在數(shù)字化外包過程中的安全管理責任。在數(shù)字化外包過程中，檔案部門要成立由主要領導負責的檔案數(shù)字化管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責；要根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍,制定檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術指標；對數(shù)字化服務機構的相關資質(zhì)、業(yè)績、人員、設備和加工軟件等進行考察；建立健全安全保密、檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)范或規(guī)章制度，嚴格監(jiān)管機制，確保檔案實體及信息安全。

建立健全檔案數(shù)字化安全保密制度與數(shù)字化服務機構簽訂什么

建立檔案數(shù)字化安全保密制度,與數(shù)字化服務機構簽訂安全保密協(xié)議。

各單位應當加強對本單位檔案數(shù)字化工作的組織與管理，建立健全檔案數(shù)字化工作的相關制度，確保檔案數(shù)字化成果在交接、加工、保管、存儲和利用等工作流程中的安全保密，嚴防泄密事件發(fā)生。

各單位組織開展檔案數(shù)字化工作，有條件的應使用本單位自有的信息設備并由本單位工作人員實施。絕密級檔案及其他必須嚴格控制知悉、使用范圍檔案的數(shù)字化工作，應當使用本單位的信息設備并由本單位工作人員實施，不得委托外部機構或個人承擔。

各單位將檔案數(shù)字化工作委托給檔案服務機構時，應當與檔案服務機構簽訂檔案數(shù)字化工作的安全保密協(xié)議，明確檔案服務機構的保密義務與責任。安全保密協(xié)議簽訂十日內(nèi)應當報同級保密行政管理部門和檔案行政管理機構備案。

委托進行檔案數(shù)字化的單位應當指定機構或專人，負責對保密協(xié)議的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督、檢查。各單位自行實施或者委托檔案服務機構實施檔案數(shù)字化工作，并負責對場所和相關人員進行監(jiān)督、管理。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則1.1 為加強檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關規(guī)定和標準，制定本《規(guī)范》。1.2 各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務機構（以下簡稱“數(shù)字化服務機構”）承擔檔案數(shù)字化外包服務，應遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時，可參照本《規(guī)范》實施安全管理。

1.3 本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關規(guī)定執(zhí)行。1.4 檔案數(shù)字化外包安全管理應按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術手段，建立權責明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。2.檔案部門的安全管理2.1 成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責。2.2 根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術指標。2.3 提出檔案數(shù)字化外包招標文件中有關安全管理的要求，協(xié)助制定招標文件，審定合同。2.4 對數(shù)字化服務機構的相關資質(zhì)、業(yè)績、人員、設備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務機構。2.5 建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務機構簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進行安全保密教育。2.6 制訂檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。2.7 建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務機構實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。2.8 建立監(jiān)管機制，對數(shù)字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務機構的安全管理

3.1 數(shù)字化服務機構必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。3.2 數(shù)字化服務機構的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民,國家另有規(guī)定的除外。3.3 數(shù)字化服務機構的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。3.4 數(shù)字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。3.5 數(shù)字化服務機構的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術與管理水平、設施與設備狀況能夠滿足擬承擔項目的要求。3.6 數(shù)字化服務機構必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度。3.7 數(shù)字化服務機構應建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。3.8 數(shù)字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責任、義務。安全保密協(xié)議應報送檔案部門備案。3.9 數(shù)字化服務機構必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場所的安全管理4.1 數(shù)字化加工場所一般設在檔案部門獨立、可封閉的建筑內(nèi)。4.2 數(shù)字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 數(shù)字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務器、數(shù)據(jù)導出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由檔案部門專人負責，數(shù)字化加工場所設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務機構應將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。4.4 數(shù)字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。4.5 數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設備的無線網(wǎng)絡功能，并定期進行相關檢測。4.6 數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設備和各類移動存儲介質(zhì)；嚴禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。4.7 工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴禁無關人員進入數(shù)字化加工場所。4.8 工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關的活動，嚴禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數(shù)字化加工場所。4.9 檔案部門和數(shù)字化服務機構應指定有關人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進行巡查，確保有關數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。5.數(shù)字化加工設備、網(wǎng)絡環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1 檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關設備，使用數(shù)字化服務機構設備的，檔案部門應當對其進行必要的安全檢查。5.2 檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設備，必須采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。5.3 檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟件。5.4 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡要與其他網(wǎng)絡物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。5.5 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡環(huán)境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)，準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。5.6 檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應具備流程定義、任務分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。5.7 檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機等設備的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設備，并逐一進行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴禁擅自帶走。5.8 用于檔案數(shù)字化加工的設備和存儲介質(zhì)嚴禁與其他設備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設備和存儲介質(zhì)嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。5.9 檔案數(shù)字化過程中使用的移動存儲介質(zhì)和刻錄設備應由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應相對集中。檔案部門應指定專人負責移動存儲介質(zhì)數(shù)量的清點，數(shù)字化服務機構完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。5.10 檔案數(shù)字化設備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。5.11 處理尚未開放檔案的信息設備的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規(guī)定。

6.檔案實體的安全管理6.1 檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄或標示。6.2 檔案部門人員應按照工作計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務機構的檔案接收人員進行清點、核對，雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。6.3 檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關規(guī)定進行處罰，并進行修復和登記。需要拆裝檔案時，應盡可能地保持檔案原貌。6.4 檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應與檔案實體同步流轉。6.5 檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標識且無解密標識的檔案，數(shù)字化外包服務機構應停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。6.6 正在進行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。6.7 數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應進行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設備處理的安全管理

7.1 檔案數(shù)字化任務完成后，檔案部門應組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收。7.2 檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。7.3 檔案數(shù)字化任務完成后，數(shù)字化服務機構應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關移交手續(xù)。7.4 檔案數(shù)字化任務完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務機構所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。7.5 數(shù)字化服務機構應將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內(nèi)容進行管理。

找了一家私營公司，做檔案數(shù)字化加工，未簽合同和買社保，公務員報名時是否可以寫成待業(yè)人員？

你這種情況的話，可以寫成自由就業(yè)人員。就相當于是暫時沒有固定的職業(yè)。因為畢竟沒有正規(guī)的勞動合同和正規(guī)的社保等作為證明，你的這種就業(yè)本身就很沒得保障。
說實在的，如果你前期是那種就業(yè)狀況的話，考公務員成功的可能性也不會太大，如果要分析原因的話，可能就是因為你本身在這兩年上班期間的表現(xiàn)不是太好，可以反應出你自己的個人的精神狀態(tài)，還是不太適合工作。

沒有繳納社保和簽勞動合同的臨時工作，能寫進工作經(jīng)歷里嗎？

寫不寫看你目前要應聘崗位的類型。
有些崗位寫了是加分項，有些就沒必要寫。

如何建設基層數(shù)字檔案室建設

近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數(shù)字檔案館建設的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數(shù)字檔案室建設就是指機關企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡等技術，對室藏檔案進行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡化運用的工作工程?；鶎訖n案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎”。通過基層數(shù)字檔案室的建設實踐證明 ,這項工作既能有效保護紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務,實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
　　一、基層數(shù)字檔案室建設的硬件、軟件要求
　?。ㄒ唬┯布蟆Ｖ饕ǎ河糜趯κ也丶堎|(zhì)檔案進行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應用系統(tǒng)運行的服務器；用于各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。
　　（二）軟件要求。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。
　?。ㄈ?shù)字化標準要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關標準進行科學化的整理加工和管理。
　　二、基層數(shù)字檔案室建設過程中存在的問題
　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設，主要是采取業(yè)務外包的形式來進行的，還存在一些問題。
　?。ㄒ唬┱J識不到位。基層單位建設數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機構之間的協(xié)作、經(jīng)費的保障、數(shù)字信息技術的采用、相關專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領導認為建設數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。
　?。ǘ┙?jīng)費成為攔路虎?；鶎訂挝辉诮ㄔO數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數(shù)字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。
　?。ㄈ┫嚓P人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。
　?。ㄋ模┌踩?、質(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設的普遍做法是業(yè)務委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟利益，存在著重數(shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。
　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結，擔心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。
　　三、基層數(shù)字檔案室建設的對策
　?。ㄒ唬墓芾眢w制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業(yè)務部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應，或引進人才為數(shù)字檔案室建設提供人才保障。
　?。ǘ┟鞔_職責，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
　?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經(jīng)費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數(shù)字化檔案室建設。
　?。ㄋ模┘訌姍n案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位　朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任公司　王琳：綿陽市檔案局）