檔案數(shù)字化保密協(xié)議

檔案數(shù)字化外包有管理規(guī)范可依，可以參考
檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）。這是檔案局為指導(dǎo)各級(jí)檔案部門(mén)在檔案數(shù)字化過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理而制發(fā)的規(guī)范性文件?！兑?guī)范》對(duì)檔案數(shù)字化外包過(guò)程中檔案部門(mén)和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理責(zé)任作出了明確規(guī)定，對(duì)數(shù)字化加工過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)提出了明確的安全管理要求。
當(dāng)前，檔案數(shù)字化工作在全國(guó)迅速開(kāi)展，外包服務(wù)成為主流。數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該具備怎樣的資質(zhì)？數(shù)字化加工服務(wù)場(chǎng)所應(yīng)該建立怎樣的環(huán)境？數(shù)據(jù)處理應(yīng)該注意哪些問(wèn)題？數(shù)字化完成后的相關(guān)設(shè)備應(yīng)該如何處理？由于沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定，各地檔案部門(mén)只能各行其是，做法五花八門(mén)，使得檔案信息的安全隱患日益凸顯。為了解決以上問(wèn)題，國(guó)家檔案局及時(shí)印發(fā)了《規(guī)范》。
《規(guī)范》規(guī)定，檔案數(shù)字化外包安全管理要按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過(guò)程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。
《規(guī)范》規(guī)定了檔案部門(mén)在數(shù)字化外包過(guò)程中的安全管理責(zé)任。在數(shù)字化外包過(guò)程中，檔案部門(mén)要成立由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的檔案數(shù)字化管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門(mén)、人員及其職責(zé)；要根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍,制定檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)；對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察；建立健全安全保密、檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范或規(guī)章制度，嚴(yán)格監(jiān)管機(jī)制，確保檔案實(shí)體及信息安全。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則1.1 為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。1.2 各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門(mén)”）開(kāi)展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開(kāi)展安全管理工作。檔案部門(mén)自行開(kāi)展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

1.3 本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.4 檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過(guò)程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.檔案部門(mén)的安全管理2.1 成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門(mén)、人員及其職責(zé)。2.2 根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。2.3 提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。2.4 對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。2.5 建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。2.6 制訂檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。2.7 建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門(mén)和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過(guò)程。2.8 建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門(mén)核發(fā)的有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。3.2 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國(guó)境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國(guó)境內(nèi)公民,國(guó)家另有規(guī)定的除外。3.3 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門(mén)提供的無(wú)犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。3.4 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。3.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。3.6 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。3.7 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門(mén)備案。3.9 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門(mén)的安全保密檢查。4.數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理4.1 數(shù)字化加工場(chǎng)所一般設(shè)在檔案部門(mén)獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。4.2 數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門(mén)窗等無(wú)監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門(mén)專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于檔案部門(mén)之外的，檔案部門(mén)應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門(mén)保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。4.4 數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。4.5 數(shù)字化加工場(chǎng)所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。4.6 數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。4.7 工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。4.8 工作人員不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無(wú)關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。4.9 檔案部門(mén)和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1 檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議使用檔案部門(mén)提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。5.2 檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。5.3 檔案數(shù)字化加工過(guò)程中推薦使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過(guò)國(guó)家安全認(rèn)證的國(guó)產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無(wú)關(guān)的軟件。5.4 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤(pán)、無(wú)線鼠標(biāo)等設(shè)備。5.5 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問(wèn)行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。5.6 檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過(guò)程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。5.7 檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議由檔案部門(mén)提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無(wú)法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門(mén)統(tǒng)一保管或銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8 用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。5.9 檔案數(shù)字化過(guò)程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門(mén)指定專人保管，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對(duì)集中。檔案部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門(mén)指定的人員，并辦理交接手續(xù)。5.10 檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書(shū)面審批手續(xù)，并由檔案部門(mén)人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。5.11 處理尚未開(kāi)放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

6.檔案實(shí)體的安全管理6.1 檔案部門(mén)要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。6.2 檔案部門(mén)人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后填寫(xiě)檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。6.3 檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。6.4 檔案數(shù)字化過(guò)程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過(guò)程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。6.5 檔案數(shù)字化過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無(wú)解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門(mén)。6.6 正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫(kù)（柜），不得在加工工位上留存過(guò)夜。6.7 數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫(kù)。對(duì)于離庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)或有蟲(chóng)霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲(chóng)處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門(mén)應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對(duì)向檔案部門(mén)移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫(kù)交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開(kāi)展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。7.2 檔案數(shù)字化成果必須通過(guò)完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。7.3 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門(mén)拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過(guò)程中使用過(guò)的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門(mén)，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。7.4 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門(mén)必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無(wú)信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。7.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門(mén)，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

怎樣在電腦上建立人事檔案

在電腦上建立人事檔案主要是采用分部門(mén)建立文件夾模式，然后分別在文件夾中采用
Excel表格建立電子表格檔案，以word建立員工基本信息表以及勞動(dòng)合同等系列；主要要展現(xiàn)以下幾種內(nèi)容：
公司的人事檔案，除了以下5項(xiàng)常規(guī)內(nèi)容：
A、員工簡(jiǎn)歷；
B、面試評(píng)估表；
C、入職登記表；
D、勞動(dòng)合同；
E、員工身份證復(fù)印件/照片
對(duì)于人事檔案我們分為L(zhǎng)ocal和外籍2類，其中包含的內(nèi)容也不一樣。
1、local員工的檔案包含：
（1）、員工登記表；
（2）、應(yīng)聘資料；
（3）、背景調(diào)查表 (適用簽訂保密協(xié)議人員)；
（4）、身份證復(fù)印件；
（5）、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件；
（6）、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件；
（7）、戶口本復(fù)印件；
（8）、照片；
（9）、退工單/離職證明；
（10）、勞動(dòng)合同；
（11）、保密協(xié)議；
（12）、職業(yè)病危害告知書(shū)；
（13）、員工手冊(cè)簽收回執(zhí)；
（14）、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；
（15）、社會(huì)累計(jì)工齡核定資料；
2.外籍員工的檔案包含：
（1）、員工個(gè)人資料登記表；
（2）、應(yīng)聘資料；
（3）、背景調(diào)查表 (適用簽訂B類保密協(xié)議人員)；
（4）、身份證復(fù)印件
（5）、護(hù)照復(fù)印件（外國(guó)）；
（6）、臺(tái)胞證(臺(tái)灣)；
（7）、回鄉(xiāng)證（香港）；
（8）、無(wú)犯罪記錄 （僅適用于外國(guó)人）；
（9）、臨時(shí)住宿登記表；
（10）、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件；
（11）、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件；
（12）、照片；
（13）、退工單/離職證明；
（14）、勞動(dòng)合同；
（15）、保密協(xié)議；
（16）、LOA；
（17）、職業(yè)病危害告知書(shū)；
（18）、員工手冊(cè)簽收回執(zhí)
（19）、就業(yè)登記備案表；
（20）、就業(yè)申請(qǐng)表；
（21）、就業(yè)證注銷(xiāo)證明；
2、建立這些人事檔案的作用和意義是建立人事檔案，是為了加強(qiáng)公司的規(guī)范性、完備性和系統(tǒng)性，對(duì)員工人事檔案實(shí)施妥善管理，有效的保守機(jī)密，以便于高效、有序的利用檔案材料對(duì)公司各項(xiàng)工作服務(wù)。
3、在電腦上建立人事檔案，需要熟練操作電腦辦公自動(dòng)化軟件，善于高效的打字和快速查找文件能力。

找了一家私營(yíng)公司，做檔案數(shù)字化加工，未簽合同和買(mǎi)社保，公務(wù)員報(bào)名時(shí)是否可以寫(xiě)成待業(yè)人員？

你這種情況的話，可以寫(xiě)成自由就業(yè)人員。就相當(dāng)于是暫時(shí)沒(méi)有固定的職業(yè)。因?yàn)楫吘箾](méi)有正規(guī)的勞動(dòng)合同和正規(guī)的社保等作為證明，你的這種就業(yè)本身就很沒(méi)得保障。
說(shuō)實(shí)在的，如果你前期是那種就業(yè)狀況的話，考公務(wù)員成功的可能性也不會(huì)太大，如果要分析原因的話，可能就是因?yàn)槟惚旧碓谶@兩年上班期間的表現(xiàn)不是太好，可以反應(yīng)出你自己的個(gè)人的精神狀態(tài)，還是不太適合工作。