檔案數(shù)字化保密管理

建立檔案數(shù)字化安全保密制度,與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議。

各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案數(shù)字化工作的組織與管理，建立健全檔案數(shù)字化工作的相關(guān)制度，確保檔案數(shù)字化成果在交接、加工、保管、存儲(chǔ)和利用等工作流程中的安全保密，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。

各單位組織開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，有條件的應(yīng)使用本單位自有的信息設(shè)備并由本單位工作人員實(shí)施。絕密級(jí)檔案及其他必須嚴(yán)格控制知悉、使用范圍檔案的數(shù)字化工作，應(yīng)當(dāng)使用本單位的信息設(shè)備并由本單位工作人員實(shí)施，不得委托外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人承擔(dān)。

各單位將檔案數(shù)字化工作委托給檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案數(shù)字化工作的安全保密協(xié)議，明確檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密義務(wù)與責(zé)任。安全保密協(xié)議簽訂十日內(nèi)應(yīng)當(dāng)報(bào)同級(jí)保密行政管理部門(mén)和檔案行政管理機(jī)構(gòu)備案。

委托進(jìn)行檔案數(shù)字化的單位應(yīng)當(dāng)指定機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ?，?fù)責(zé)對(duì)保密協(xié)議的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督、檢查。各單位自行實(shí)施或者委托檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化工作，并負(fù)責(zé)對(duì)場(chǎng)所和相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督、管理。

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)
（一）能增強(qiáng)立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行立卷，并定期向檔案部門(mén)歸檔”，從上述規(guī)定可見(jiàn)，文書(shū)處理部門(mén)整理（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門(mén)立卷的落實(shí)程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門(mén)立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒(méi)有很好的執(zhí)行，個(gè)別部門(mén)每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門(mén)進(jìn)行立卷，但檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時(shí)每日均有大量工作需完成，對(duì)每一個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門(mén)已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
（二）能縮短檔案資料整理工作時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)間、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費(fèi)大量時(shí)間完成，且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過(guò)編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲(chǔ)，且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲(chǔ)。相關(guān)部門(mén)僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對(duì)資料的歸檔，如此縮短了工作時(shí)間，操作簡(jiǎn)便，提高了工作質(zhì)量。
（三）提高了查詢(xún)效率。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對(duì)檔案資源的查詢(xún)費(fèi)時(shí)、繁瑣。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢(xún)者僅在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢(xún)效率。工作人員也將有大量時(shí)間從事檔案資源的整理、分類(lèi)等基礎(chǔ)性工作。（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本代替原件實(shí)現(xiàn)，這樣可以避免或減少對(duì)檔案原件的損壞，以便有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間；尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)，主要利用電子編碼技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時(shí)有一定的弊端，如果對(duì)原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
（二）電子文件檔案儲(chǔ)存受載體制約性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴(lài)性相當(dāng)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備容量雖大，不過(guò)面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時(shí)，且計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取，即使是同時(shí)期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問(wèn)題，這些問(wèn)題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)期乃至永久管理。
（三）數(shù)字檔案的法律效力問(wèn)題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實(shí)性存在“信任危機(jī)”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會(huì)用到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)?？傊?，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)代信息技術(shù)必將實(shí)現(xiàn)由手工檔案管理至自動(dòng)化管理的變革，進(jìn)而提高管理工作效率，減少勞動(dòng)強(qiáng)度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

如何做好檔案保密管理工作

如何做好檔案保密管理工作
（一）做好檔案的審查工作，區(qū)分一般檔案和絕密檔案。為了做好檔案安全和保密工作，積極地進(jìn)行檔案審查并對(duì)檔案進(jìn)行保密類(lèi)別區(qū)分十分重要。在目前的檔案管理工作中，主要存在普通檔案和保密檔案兩種類(lèi)別，而保密檔案根據(jù)其保密的級(jí)別，又可以進(jìn)行秘密和絕密的劃分。不同密保級(jí)別的檔案其公眾性不同，所以在檔案管理工作中，接收檔案的時(shí)候必須要對(duì)檔案的秘密程度進(jìn)行審查，從而確定其保密級(jí)別。通過(guò)審查和保密級(jí)別的區(qū)分，一般檔案和絕密檔案有了統(tǒng)一的劃歸，其管理也會(huì)采取不同的措施，所以管理工作的安全性和保密性會(huì)提升。
（二）加強(qiáng)制度管理和法律約束，設(shè)置專(zhuān)管人員。在檔案管理工作中，要保證檔案的安全性和保密性，需要對(duì)管理制度進(jìn)行完善性建設(shè)。在制度建設(shè)中，一方面是要建立完善的責(zé)任制度，也就是說(shuō)在檔案管理的時(shí)候要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理人員來(lái)承擔(dān)管理責(zé)任，這樣檔案管理的責(zé)任范圍更加明確，在法律責(zé)任的確定方面也更加的清晰。另一方面，還需要進(jìn)行監(jiān)管制度的完善。在監(jiān)管制度完善中主要是發(fā)揮監(jiān)管人員的基本作用，從而對(duì)一系列的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)其管理質(zhì)量的提升。
（三）加強(qiáng)硬件軟件建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理。在檔案管理工作中，加強(qiáng)其安全性和保密性的另一項(xiàng)主要措施是進(jìn)行軟硬件的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因?yàn)槟壳暗臋n案管理大都是以數(shù)字化形式進(jìn)行的，而此種形式的管理工作需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備。就目前的研究來(lái)看，計(jì)算機(jī)軟件和硬件存在著一定的帶病毒幾率，而一旦病毒通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行擴(kuò)散，檔案安全和保密就會(huì)受到嚴(yán)重的威脅，所以為了消除這種隱患，要積極進(jìn)行檔案管理的軟硬件強(qiáng)化，從而保證管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。
（四）加強(qiáng)管理人員保密意識(shí)，提高管理效率。加強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)，提高管理的效率也是目前檔案管理工作中安全強(qiáng)化的一項(xiàng)重要措施。要加強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)，一方面是對(duì)檔案秘密的重要性進(jìn)行闡述，從而讓管理人員從正面角度了解到檔案的價(jià)值。另一方面，可以就檔案泄露帶來(lái)的嚴(yán)重后果以及泄密人員擔(dān)負(fù)的責(zé)任進(jìn)行側(cè)面強(qiáng)調(diào)，這樣，管理人員自身對(duì)于檔案的安全性和保密性會(huì)有足夠的重視。在管理人員的保密意識(shí)得到強(qiáng)化的時(shí)候，其工作的積極性以及質(zhì)量都會(huì)得到顯著提升。

檔案管理數(shù)字化的如何實(shí)現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化如何實(shí)現(xiàn)
一、文書(shū)處理以及歸檔開(kāi)展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書(shū)工作，而文書(shū)工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件，催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀，在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤(pán)備份、設(shè)備選型以及查詢(xún)管理等多項(xiàng)內(nèi)容，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會(huì)利用磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描，并通過(guò)光盤(pán)與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問(wèn)題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤(pán)陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過(guò)擴(kuò)展模塊應(yīng)用，可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤(pán)陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤(pán)等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì)，避免存在單點(diǎn)故障，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外，就磁盤(pán)陣列而言，需要運(yùn)用各類(lèi)PAID保護(hù)級(jí)別，滿(mǎn)足不同用戶(hù)的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其專(zhuān)業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時(shí)期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識(shí)，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

檔案數(shù)字化應(yīng)遵循哪些基本原則

1、基本原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對(duì)象的確定原則：

應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

3、符合國(guó)家法律法規(guī)的原則：

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

4、價(jià)值性原則：

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

5、安全保密管理原則：

確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

6、完整性原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

擴(kuò)展資料：

檔案整理的步驟：

1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

2、拆除裝訂：

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

4、頁(yè)面修整：

破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

5、 檔案整理登記：

制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

6、裝訂：

掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

參考資料來(lái)源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范