rfid智能化檔案管理系統(tǒng)

RFID射頻定位智能檔案管理解決方案
一、產(chǎn)品實(shí)施背景
近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了， 數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。傳統(tǒng)方式下， 檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相 關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。 檔案存放無(wú)序，查找困難；檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)；對(duì)失效檔案的管理滯后等等 操作方式都耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放一隅 無(wú)法得到及時(shí)有效的整理歸檔。 鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在 眉睫。本公司產(chǎn)品將利用RFID技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智能化管理，減少因人為因 素導(dǎo)致的檔案損壞、丟失以及無(wú)法有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控等突出問(wèn)題，同時(shí)產(chǎn)品 將詳細(xì)有效記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況，大幅降低盤(pán)點(diǎn)帶來(lái)的工作量。
二、解決用戶5大痛點(diǎn)
1. 簡(jiǎn)化借還流程，提高流通效率
現(xiàn)有的借還流程仍然需要人工打開(kāi)資料扉頁(yè)并找到條碼位置然后才能掃描條碼。這樣的 操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時(shí)，條碼容易破損，影響借還的效率。因此， 需要引入先進(jìn)的讀寫(xiě)技術(shù)以簡(jiǎn)化的資料借還流程，提高信息存儲(chǔ)的安全，提高信息讀寫(xiě)的可 靠對(duì)，也提高借還資料的速度。
2. 大幅降低資料盤(pán)點(diǎn)和查找工作量
依靠人工的資料盤(pán)點(diǎn)工作，特別是已歸類的盤(pán)點(diǎn)工作量太大而且效率很低。管理員盤(pán)點(diǎn) 資料要憑自身的記憶對(duì)資料進(jìn)行分類放置和記錄，費(fèi)時(shí)勞神卻又很難達(dá)到目的。引入先進(jìn)的 RFID資料盤(pán)點(diǎn)工具和方法，可實(shí)現(xiàn)資料盤(pán)點(diǎn)的自動(dòng)化。RFID非接觸、遠(yuǎn)距離、快速讀取多個(gè) 標(biāo)簽的特點(diǎn)，使盤(pán)點(diǎn)工作簡(jiǎn)單有效，RFID使從不能盤(pán)點(diǎn)到可以盤(pán)點(diǎn)、輕松盤(pán)點(diǎn);
3. 改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節(jié)的情況
現(xiàn)階段依靠人工手工記錄的方式進(jìn)行借閱管理，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存 在數(shù)據(jù)登錄錯(cuò)誤的情況，且在發(fā)現(xiàn)丟失資料的同時(shí)無(wú)法記錄丟失資料的信息或超期借閱無(wú)法 跟蹤等待，對(duì)資料的日常盤(pán)點(diǎn)、補(bǔ)缺工作影響極大。RFID系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有的管理模進(jìn)行改進(jìn)，借 用RFID信息記錄每份資料的進(jìn)出庫(kù)歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進(jìn)行匹配，進(jìn)行資 料自動(dòng)跟蹤預(yù)警。
4. 提高資料管理人員工作人員的工作滿意度
資料管理工作人員由于積年累月的重復(fù)性勞動(dòng)，加上資料管理工作本身就很繁重，很容 易讓工作人員對(duì)資料室工作產(chǎn)生一定的消極思想;由于管理上存在缺陷，管理者對(duì)資料的管 理也大傷腦筋。通過(guò)對(duì)資料室RFID系統(tǒng)的應(yīng)用，可以彌補(bǔ)管理上的缺陷，同時(shí)把工作人員從 資料日常繁重的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái)，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1) RFID技術(shù)大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技術(shù)的自動(dòng)化工作， 這樣大大提高了流通工作人員的工作積極性和精神面貌。 2) RFID技術(shù)也解放了大批流通工作員，使他們可以從事其他的高級(jí)的咨詢工作，如工 藝咨詢等。
5. 資料室通過(guò)RFID技術(shù)，全面數(shù)字化管理
通過(guò)使用RFID技術(shù)，可在資料室中實(shí)現(xiàn)快速清點(diǎn)功能、借/還時(shí)即時(shí)資料識(shí)別和安全防 盜功能、快速準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)檢查和更新功能等，這使得相關(guān)管理員的工作變得更加輕松、簡(jiǎn)便。
三、核心技術(shù)介紹
數(shù)字化RFID是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別 目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無(wú)須人工干預(yù)。RFID的應(yīng)用系統(tǒng)具有非 接觸，工作距離遠(yuǎn)，精度高，信息收集處理自動(dòng)快捷及環(huán)境適應(yīng)性好等一系 列優(yōu)點(diǎn)，不僅能取代傳統(tǒng)的手工錄入方式，大大提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，更由 于其先進(jìn)的自動(dòng)識(shí)別功能，能輕易地實(shí)現(xiàn)原先人工難以完成的任務(wù)，為提高 企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力提供有力的支持。相比傳統(tǒng)的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，RFID技術(shù)具有良好的穿透性，多標(biāo)簽遠(yuǎn)距離 識(shí)別能力，可標(biāo)識(shí)物品信息容量大，反復(fù)可讀寫(xiě)，標(biāo)識(shí)信息唯一的特點(diǎn)，非 常適合應(yīng)用在檔案管理上。每本檔案粘貼有一張超高頻RFID標(biāo)簽。系統(tǒng)可以 依托于該標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案的入館、定位、借閱、防盜管理、銷毀管理等。 同時(shí)利用非接觸式的RFID讀寫(xiě)設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相配合，可 以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤(pán)點(diǎn)工作過(guò)程的信息化管理。同時(shí)系統(tǒng)在 檔案室出入口處安裝非法出庫(kù)檢測(cè)RFID監(jiān)控設(shè)備，通過(guò)遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證，可 以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)防盜與檔案出入庫(kù)確認(rèn)功能。
四、產(chǎn)品總體介紹
1：智能檔案柜柜體 可按預(yù)設(shè)進(jìn)行開(kāi) 架 閉架操作 方便檔案的拿取
2：管理計(jì)算機(jī)以及管理系統(tǒng)軟件 可實(shí) 現(xiàn)對(duì)柜體動(dòng)作的控制，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)智能盤(pán) 點(diǎn)等，對(duì)全部文檔進(jìn)行管理。 3：RFID高頻讀寫(xiě)設(shè)備和用于檔案批量 出入庫(kù)信息采集和檔案上架下架定位掃 描裝置。
4：電子標(biāo)簽 電子標(biāo)簽貼在檔案盒上， 用于可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別檔案定位，在線自 動(dòng)盤(pán)點(diǎn)等功能。
五、檔案主流程介紹-歸還 、入庫(kù)

1. 錄入人員登錄系統(tǒng)時(shí)需通過(guò)密碼、指紋或 者人臉識(shí)別認(rèn)證；

2. 驗(yàn)證通過(guò)后，錄入人員創(chuàng)建檔案，系統(tǒng)將 檔案基礎(chǔ)信息存檔，同時(shí)打印檔案身份標(biāo)簽 （RFID標(biāo)簽），最后下發(fā)任務(wù)到達(dá)檔案室；
3. 錄入人員攜帶檔案入庫(kù)登記時(shí)需驗(yàn)證相關(guān) 入庫(kù)人員身份，指定檔案存放位置信息并進(jìn) 行綁定，綁定完成后系統(tǒng)可自動(dòng)打開(kāi)柜門(mén)； （一次驗(yàn)證檔案的正確性）
4. 庫(kù)管員根據(jù)燈光提示完成對(duì)檔案上架；
5. 上架完成后操控系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)盤(pán)查當(dāng)前存儲(chǔ) 檔案是否上架正確，同時(shí)更新基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)； （二次驗(yàn)證檔案的正確性）
6. 檔案入庫(kù)成功
六、檔案主流程介紹-借閱、出庫(kù)
1. 提取人員登錄系統(tǒng)時(shí)需通過(guò)密碼、指紋或 者人臉識(shí)別認(rèn)證；

2. 驗(yàn)證通過(guò)后，提取人員申請(qǐng)?zhí)崛n案后， 申請(qǐng)信息下發(fā)至檔案室；
3. 庫(kù)管員核驗(yàn)身份成功后，確認(rèn)檔案提取任 務(wù)，操控系統(tǒng)將精準(zhǔn)定位到檔案所在位置并 核驗(yàn)檔案基本信息，同時(shí)自動(dòng)開(kāi)啟柜門(mén)； （一次驗(yàn)證檔案的正確性）
4. 庫(kù)管員根據(jù)燈光提示獲取到對(duì)應(yīng)的檔案， 檔案離位時(shí)操控系統(tǒng)會(huì)驗(yàn)證所獲取檔案是否 正確； （二次驗(yàn)證檔案的正確性）
5. 檔案提取成功
七、智能密集架介紹
智能密集架管理系統(tǒng)就是采用RFID射頻自動(dòng)識(shí)別技術(shù)利用非接觸式RFID讀寫(xiě)設(shè) 備與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相配合 可是實(shí)現(xiàn)檔案的借閱 歸還 查找 盤(pán)點(diǎn) 工作過(guò)程的 信息化管理。 此產(chǎn)品適用于檔案存儲(chǔ)較多的機(jī)構(gòu)，每組密集架可存儲(chǔ) 150份 檔案盒，每 組密集架都配備獨(dú)立分控顯示屏，并且每個(gè)檔案盒對(duì)配有狀態(tài)指示燈，用來(lái)實(shí)時(shí) 展示當(dāng)前檔案所處的狀態(tài)。

八、3大優(yōu)勢(shì)：
優(yōu)勢(shì)一 ：高效智能
1. 采用非接觸式數(shù)據(jù)采集，檔案盒上架時(shí)無(wú)需按照指定位置擺放。
2. 可按照空余位置隨意擺放，查找檔案時(shí)可按照指示燈進(jìn)行拿取。
3. 無(wú)需人工翻閱查找，且一次性數(shù)據(jù)處理量大，實(shí)現(xiàn)穿透性和無(wú)障礙閱讀。
4. 真正實(shí)現(xiàn)無(wú)序存放和有序管理，提高借閱效率。
優(yōu)勢(shì)二：安全可靠
1. 柜體具有操作庫(kù)區(qū)加密功能，
2. 進(jìn)人保護(hù)系統(tǒng)，物品掉落防擠壓系統(tǒng)。
3. 溫濕度顯示，開(kāi)架自動(dòng)照明功能。
4. 柜體并配備手動(dòng)遙桿，柜體斷電時(shí)可手動(dòng)開(kāi)啟密集架。
優(yōu)勢(shì)三：理念先進(jìn)
1. RFID智能檔案管理系統(tǒng)采用智能定位技術(shù)。
2. 實(shí)時(shí)定位檔案位置，充分降低了管理人員的工作量，
3. 真正實(shí)現(xiàn)無(wú)序存放有序管理 有效解決了普通檔案柜查找困難，盤(pán)點(diǎn)效率低等問(wèn)題
4. 實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化檔案管理。
九、服務(wù)行業(yè)
金融行業(yè)、軍工行業(yè)、稅務(wù)局、電力企業(yè)

北京融海通達(dá)科技有限公司
姚瑤：一八五一五二九七六八七（同V信）

RFID技術(shù)如何快速提升檔案智能化管理？

RFID管理檔案智能化優(yōu)勢(shì)：
1· 非接觸式數(shù)據(jù)采集。無(wú)需打開(kāi)檔案盒，閱讀器在粘貼有RFID電子標(biāo)簽的檔案盒前經(jīng)過(guò)，就可以采集到檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息。
2· 快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID閱讀器可以同時(shí)采集上百個(gè)標(biāo)簽，這比傳統(tǒng)條碼掃描方式要快超過(guò)100倍。
3· 和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，電子標(biāo)簽存儲(chǔ)信息量大，使用壽命長(zhǎng)，可重復(fù)使用。
4· 安全性高。電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有加密機(jī)制，無(wú)法偽造和非法篡改信息。
5· 電子標(biāo)簽抗污染性能強(qiáng)和耐久性好，對(duì)水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。
6· 體積小、形狀多樣。電子標(biāo)簽基本不受尺寸大小與形狀限制，用于檔案管理適應(yīng)性強(qiáng)。
7· 可重復(fù)使用。 RFID標(biāo)簽可以重復(fù)擦寫(xiě)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，方便檔案信息更新，而條形碼印刷上去之后就無(wú)法更改。
8· 穿透性和無(wú)屏障閱讀，RFID標(biāo)簽被覆蓋在紙張、木材或塑料等非金屬材質(zhì)下仍能穿透通信。而條形碼掃描必須在近距離且沒(méi)有物體阻擋的情況下才可讀取信息。
9· 電子標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門(mén)型通道讀寫(xiě)器，可以很好得防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能。

RFID技術(shù)能應(yīng)用在圖書(shū)館嗎，是什么原理？國(guó)內(nèi)有哪些公司有這項(xiàng)技術(shù)？

圖書(shū)館采用RFID技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館防盜、快捷準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)檢查及更新等功能。RFID紙質(zhì)標(biāo)簽解決了傳統(tǒng)技術(shù)上無(wú)法克服的問(wèn)題，由于標(biāo)簽采用紙介質(zhì)為基材，一旦貼在圖書(shū)上就很難完整剝離，做到一撕即毀。中鈔國(guó)鼎投資有限公司的產(chǎn)品線中就有RFID紙質(zhì)標(biāo)簽，已成功的在國(guó)內(nèi)大型圖書(shū)館的書(shū)籍和會(huì)員證上進(jìn)行了應(yīng)用。