檔案整理與歸檔制度

檔案基本管理制度
檔案管理制度
1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。
2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。
5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔案統(tǒng)計制度
1、做好檔案組織機構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。
2、及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。
4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。
5、有專人負責(zé)檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準確無誤。

檔案安全保密制度
1 、嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度加強管理，防止丟失、泄密。
2、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，否則不準摘抄、復(fù)印。
3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。
4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應(yīng)嚴格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可調(diào)閱。

檔案查閱借閱制度
1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。
2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。
3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。
4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。
5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。
6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。
7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責(zé)任，并采取補救措施。

檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內(nèi)。
2、庫房內(nèi)嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發(fā)生。
4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

機關(guān)檔案歸檔制度
一、凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛(wèi)、專業(yè)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進進整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
二、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
三、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
五、機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。
六、機關(guān)財務(wù)部門應(yīng)把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù) 。

國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門統(tǒng)一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫。
5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
1、機關(guān)會議檔案的整理原則是：財務(wù)部門每年形成的財務(wù)檔案應(yīng)由財務(wù)部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責(zé)裝訂成冊，整理立卷。
2、機關(guān)會計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會計核算專業(yè)材料。
3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計檔號的，在整理時應(yīng)該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財務(wù)部門負責(zé)修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會計檔案案卷的編號，應(yīng)以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設(shè)機構(gòu)中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制，使其能完整、準確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可在財務(wù)科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。

檔案利用制度
1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時反饋利用效果。
2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5.如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準;查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管局長批準。
6.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。

檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當(dāng)場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當(dāng)場填寫利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場確定利用效果時，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。
四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時整理。

文件歸檔整理規(guī)定

法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團檔案局，中央和國家機關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國檔案工作標準化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準為推薦性行業(yè)標準，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實施。國家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標準目錄中可查到該標準全文內(nèi)容。

法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

檔案管理制度

檔案管理制度是為了保證公司文件的完整

便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作

維護文件檔案的完整和安全

制定本制度

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。六、文件資料檔案的保管、查閱。1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

公司人事檔案如何整理

公司人事檔案如何整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理公司人事檔案如何整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

（3）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

（4）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

（5）統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的'內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

何謂歸檔?如何做好檔案歸檔工作?

歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。

1、 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2、 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

歸檔案卷的質(zhì)量要求：

1、原件歸檔；

2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

3、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

4、對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

檔案立卷歸檔制度是什么

一些內(nèi)容是某學(xué)校的
檔案立卷歸檔制度
為推行文件材料的平時立卷制度，保證各類檔案齊全、完整、系統(tǒng)、及時地歸檔，特制定歸檔制度如下：
1．我校實行文書處理部門或業(yè)務(wù)部門的平時立卷制度。各職能部門將所形成的文件材料，按規(guī)范要求立卷后移交校檔案館。
2．歸檔范圍：凡是針對我校工作具有指導(dǎo)性、指令性的上級來文；學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項活動中直接形成的、對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料均屬歸檔范圍。
3．凡歸檔的文件材料要齊全完整，組卷正確，保持文件材料的內(nèi)在聯(lián)系。保管期限劃分清楚，卷內(nèi)文件排列要有條理，完整準確地編寫卷內(nèi)目錄，按統(tǒng)一格式裝訂成保管單位（卷、冊、袋、盒）。
凡歸檔的科技材料，底圖藍圖必須符合國家頒發(fā)的圖樣管理制度要求，紙質(zhì)優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰。文字材料不得用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙書寫，以利于長期保存。
會計檔案要使用統(tǒng)一規(guī)格的記帳憑證簿、表冊；必須裝訂完整，填寫清楚，不得省略；帳簿名稱與內(nèi)容必須相符，否則檔案部門拒絕接收。
4．歸檔時間和手續(xù)
（1）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。
（2）教學(xué)檔案在次年十月底以前歸檔。
（3）科研、基建項目和專題性、成套性檔案在項目完成或通過鑒
定驗收后兩各月內(nèi)歸檔。
（4）設(shè)備儀器檔案應(yīng)在設(shè)備、儀器安裝后一個月內(nèi)歸檔。
（5）外事檔案應(yīng)在每次外事活動結(jié)束后，把有關(guān)文件資料、音像
載體材料等匯總，整理后于次年六月底前按檔案館安排時間歸檔。
（6）出版物檔案在年度終了時歸檔。
（7）會計檔案在會計年度終了時，暫由原單位保管兩年后再歸
檔。
（8）接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案
卷標題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、案卷數(shù)量、移交時交接雙方要簽名蓋章。
5．凡屬永久保存的本機關(guān)重要發(fā)文要實行雙套制。