重大活動檔案整理

第一章　總則第一條　為了規(guī)范重大活動檔案管理工作，確保重大活動檔案的齊全、完整、真實和安全，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。第二條　本省重大活動檔案的形成、歸檔、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作適用本辦法。第三條　本辦法所稱重大活動，是指本省各級機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會組織在省內(nèi)外、境外組織舉辦的涉及政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國家意義或者國際影響的會議、節(jié)慶、會展等大型活動；突發(fā)事件的應(yīng)對處置活動；關(guān)系改革、發(fā)展、民生等專項或者綜合性的工作活動。
　　本辦法所稱重大活動檔案，是指在上述重大活動過程中形成的具有保存利用價值，經(jīng)過歸檔處理的文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實物以及其他形式的原始記錄。第四條　重大活動檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、完整歸檔、系統(tǒng)整理、集中管理、有效利用的工作原則。第五條　凡屬重大活動中形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)歸檔保存，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔；未列入歸檔范圍的文件材料，應(yīng)當(dāng)編制文件銷毀清冊，經(jīng)單位主要負責(zé)人審批后方可銷毀。第六條　凡屬重大活動中形成的涉密文件，應(yīng)當(dāng)依法加強安全管理，未經(jīng)解密，不得進行寄存托管、檔案整理業(yè)務(wù)外包和數(shù)字化加工。第七條　縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強對重大活動檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制，協(xié)調(diào)解決本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障重大活動檔案管理工作所需經(jīng)費。
　　縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)對重大活動檔案管理方面做出突出貢獻的單位和個人予以表彰獎勵，對重大活動檔案捐贈者給予一定的經(jīng)濟補償。第八條　參與重大活動的工作人員要做好文件材料的形成和積累工作，依法保守國家秘密；參與重大活動檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，履行職責(zé)，恪守職業(yè)道德。第二章　主辦單位職責(zé)第九條　主辦單位負責(zé)重大活動過程中檔案的形成、歸檔、收集、整理、保管、利用和移交工作。
　　縣級以上人民政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位或者承辦單位履行前款規(guī)定的職責(zé)。第十條　主辦單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入重大活動管理范疇，成立專門的檔案管理機構(gòu)，明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，保障重大活動檔案工作經(jīng)費。
　　單位獨立舉辦的非周期性的重大活動，或者聯(lián)合其他單位舉辦的重大活動，應(yīng)當(dāng)將同級檔案行政管理部門納入重大活動檔案管理機構(gòu)，并在重大活動確定后20個工作日內(nèi)書面告知。第十一條　主辦單位制發(fā)的重大活動實施方案、應(yīng)急預(yù)案和項目計劃任務(wù)書，應(yīng)當(dāng)明確重大活動檔案管理機構(gòu)的職責(zé)范圍和目標(biāo)任務(wù)。第十二條　主辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立重大活動檔案形成責(zé)任制，利用現(xiàn)代化的技術(shù)、手段，開展重大活動重要片段采集和全程記錄工作，編制和實施各類文件材料歸檔范圍和保管期限表。第十三條　主辦單位應(yīng)當(dāng)對參與重大活動的工作人員進行培訓(xùn)，提高重大活動檔案管理效率和質(zhì)量。第十四條　單位獨立舉辦重大活動的，應(yīng)當(dāng)將本單位所有參與部門、工作人員形成的文件材料收集齊全，科學(xué)整理；其檔案歸入本單位檔案全宗，另設(shè)類目妥善保管；編制專題目錄、概要，開展檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮重大活動檔案的現(xiàn)實效用；保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交，保管條件不具備可能導(dǎo)致檔案不安全或者損毀的，可以提前向同級國家綜合檔案館移交。第十五條　兩個以上單位不分主次、聯(lián)合舉辦的重大活動，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將重大活動中各自形成的文件材料收集齊全，系統(tǒng)整理，活動結(jié)束后6個月內(nèi)各自向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，須經(jīng)同級國家綜合檔案館同意，并向其報送重大活動檔案目錄。第十六條　兩個以上單位分主次、共同舉辦的重大活動，主辦單位應(yīng)當(dāng)將重大活動中所有參與單位、工作人員形成的文件材料收集齊全，統(tǒng)一整理，活動結(jié)束后6個月內(nèi)，由主辦單位向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，按本辦法第十五條辦理。第十七條　臨時機構(gòu)舉辦的重大活動，應(yīng)當(dāng)邀請同級檔案行政管理部門參加，直接負責(zé)重大活動文件材料的管理工作，活動結(jié)束后1個月內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。

浙江省重大活動檔案管理辦法

第一條　為了加強重大活動檔案管理，確保重大活動檔案的完整與安全，發(fā)揮重大活動檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及有關(guān)法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本省實際，制定本辦法。第二條　本辦法所稱重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實物等不同形式的歷史記錄。第三條　本辦法所稱重大活動，是指符合下列條件之一的社會活動：
　　（一）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本省的公務(wù)活動；
　　（二）外國元首、政府首腦、政黨領(lǐng)袖或者國際組織負責(zé)人、著名外國友人在本省的參觀訪問；
　　（三）省委書記、省長的重要公務(wù)活動；
　?。ㄋ模┰谌【哂兄卮笥绊懙恼?、經(jīng)濟、社會、文化活動或者公益性活動；
　?。ㄎ澹┰谌‘a(chǎn)生重大影響的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)公共衛(wèi)生和社會安全事件的處置活動；
　?。┰诳h級以上行政區(qū)域具有重大影響的集會、會展等活動；
　?。ㄆ撸┢渌诳h級以上行政區(qū)域具有重大影響的活動（事件）。
　　重大活動檔案的收集范圍，由同級檔案行政管理部門確定，報省檔案行政管理部門備案。
　　對各類刑事案件的查處活動，不適用本辦法。第四條　重大活動檔案管理工作遵循加強督導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、各負其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。第五條　縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強對重大活動檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決管理工作中的重大問題，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制，并將重大活動檔案管理工作所需經(jīng)費列入同級財政預(yù)算，切實予以保障。第六條　省檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)全省重大活動檔案管理工作；市、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門按職責(zé)分工，監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作。第七條　組織、承辦重大活動的單位（以下簡稱組織承辦單位），負責(zé)重大活動檔案的收集、整理、移交工作。
　　組織承辦單位在制訂重大活動實施計劃時應(yīng)當(dāng)同時制訂重大活動檔案收集方案，明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和人員，落實相應(yīng)的保障措施。
　　組織承辦單位為兩個以上的，本條第一、第二款規(guī)定的工作由承擔(dān)主要工作的單位為主負責(zé)；其他組織承辦單位及負責(zé)新聞報道等工作的單位，應(yīng)當(dāng)及時整理本單位在重大活動中形成的檔案，并在重大活動結(jié)束之日起30日內(nèi)向承擔(dān)主要工作的單位匯交，特種載體檔案可以交復(fù)制件。第八條　組織承辦單位的檔案工作機構(gòu)、人員具體負責(zé)重大活動檔案的收集、整理工作，并對歸檔材料進行集中管理。
　　檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案工作知識，忠于職守，遵守檔案工作紀(jì)律。第九條　各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強與組織承辦單位的聯(lián)系，及時掌握重大活動的有關(guān)情況，督促、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)組織承辦單位收集、整理重大活動檔案。
　　省檔案行政管理部門可以派專業(yè)人員參加重大活動，采取錄音、拍照、錄像、攝影等方式直接形成重大活動聲像檔案；屬于本辦法第三條第（五）、（六）、（七）項規(guī)定的重大活動，組織承辦地檔案行政管理部門根據(jù)檔案管理工作的實際需要，可以派出專業(yè)人員收集重大活動檔案。第十條　組織承辦單位或者承擔(dān)組織、承辦主要工作的單位，應(yīng)當(dāng)自重大活動結(jié)束之日起4個月內(nèi)，向同級國家檔案館移交重大活動檔案；因特殊情況需要延期移交檔案的，須經(jīng)同級檔案行政管理部門同意。
　　組織承辦單位或者承擔(dān)組織、承辦主要工作的單位可以保留重大活動檔案的副本或者復(fù)制件。第十一條　重大活動中形成的全部檔案獨立構(gòu)成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國家檔案館按照檔案整理規(guī)則進行。第十二條　集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動檔案，是國家檔案的重要組成部分，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管；未經(jīng)檔案行政管理部門批準(zhǔn)，不得向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送，不得私自攜運出境；禁止出賣、贈送給外國人。
　　檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強對前款規(guī)定檔案的管理，根據(jù)管理需要，可以依法采取代為保管、收購、征購等確保檔案完整和安全的措施。
　　鼓勵重大活動檔案保存者向國家檔案館捐贈、寄存、出賣本條第一款所列檔案。第十三條　重大活動檔案應(yīng)當(dāng)依法向社會開放。
　　屬于本辦法第三條第（一）、（二）、（三）、（四）項規(guī)定的重大活動檔案，自進國家檔案館之日起滿6個月向社會開放；屬于本辦法第三條第（五）、（六）、（七）項規(guī)定的重大活動檔案，自進國家檔案館之日起滿3個月向社會開放。依法應(yīng)當(dāng)保密的重大活動檔案，按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。
　　向國家檔案館移交、捐贈、寄存重大活動檔案的單位、個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，國家檔案館應(yīng)當(dāng)維護其合法權(quán)益。
　　向國家檔案館移交、捐贈、寄存重大活動檔案的單位、個人，可以無償利用其移交、捐贈、寄存的檔案資料。

福建省重大活動檔案管理辦法

第一條　為了加強重大活動檔案的完整收集、安全管理和有效利用，根據(jù) 《中華人民共和國檔案法》和 《福建省檔案條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本省重大活動檔案管理。第三條　本辦法所稱重大活動檔案，是指在下列活動中直接形成且具有保存價值的文字、聲像、照片、電子文件、標(biāo)志性實物等形式和載體的原始記錄：

　?。ㄒ唬h和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本省的公務(wù)活動；

　?。ǘ┩鈬?、政府首腦、政黨領(lǐng)袖或者國際組織負責(zé)人、著名外國友人在本省的外事活動；

　?。ㄈ┦∥瘯?、省長的重要公務(wù)活動；

　?。ㄋ模┦∥?、省人大、省政府、省政協(xié)的重大活動；

　?。ㄎ澹θ【哂兄卮笥绊懙恼?、經(jīng)濟、社會、文化活動或者公益性活動；

　?。┩_灣、香港、澳門地區(qū)之間的重大交流與合作活動；

　?。ㄆ撸┯杀臼〕修k的國家重大活動；

　?。ò耍┢渌哂兄卮笥绊懙幕顒印５谒臈l　重大活動檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各負其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。第五條　縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強對重大活動檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決重大活動檔案管理工作中的重大問題，將重大活動檔案管理所需經(jīng)費列入同級財政預(yù)算，并予以保障。

　　縣級以上人民政府檔案行政管理機構(gòu)負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作。

　　縣級以上人民政府其他有關(guān)行政管理部門應(yīng)當(dāng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好重大活動檔案管理的相關(guān)工作。第六條　舉辦、承辦重大活動的單位 （以下簡稱舉辦、承辦單位），應(yīng)當(dāng)做好重大活動材料的收集、整理、歸檔、移交等工作，并對重大活動檔案實行集中統(tǒng)一管理。第七條　舉辦、承辦屬于本辦法第三條所列重大活動事項的，舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)在重大活動確定后5日內(nèi)告知所在地縣級以上人民政府檔案行政管理機構(gòu)。檔案行政管理機構(gòu)認為屬于重大活動的，應(yīng)當(dāng)加強對舉辦、承辦單位重大活動檔案收集、整理、歸檔工作的督促和指導(dǎo)；認為不屬于重大活動的，其檔案按照國家有關(guān)規(guī)定進行管理。

　　舉辦、承辦單位對是否屬于重大活動無法判定的，由舉辦、承辦單位報縣級以上人民政府檔案行政管理機構(gòu)認定。第八條　舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定編制重大活動材料的歸檔范圍和保管期限。

　　重大活動材料的歸檔范圍主要包括：

　　（一）報告、方案、計劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞、會議材料、簡報、總結(jié)、宣傳報道、紀(jì)念冊等各種紙質(zhì)文件材料及其電子文件；

　?。ǘ╀浺魩А浵駧?、照片、磁盤、光盤、膠片等材料；

　?。ㄈ┯屑o(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實物，包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎?wù)?、錦旗等；

　?。ㄋ模┢渌哂斜４胬脙r值的材料。第九條　舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)全面收集重大活動的宣傳報道材料，對舉辦、承辦單位提出的收集要求，負責(zé)重大活動宣傳報道工作的單位以及工作人員應(yīng)當(dāng)予以配合。第十條　舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)檔案管理的規(guī)范要求和保密規(guī)定，做好重大活動檔案的信息化工作，提高重大活動檔案的利用水平。第十一條　省、市、縣 （區(qū)）國家綜合檔案館 （以下簡稱綜合檔案館）對在本行政區(qū)域內(nèi)舉辦的重大活動，可以根據(jù)需要委派專業(yè)人員指導(dǎo)、協(xié)助舉辦、承辦單位做好重大活動材料的收集、整理、歸檔工作。第十二條　重大活動檔案按照以下規(guī)定處置：

　　（一）一個單位舉辦、承辦的重大活動，其檔案歸入本單位檔案全宗，保管期滿后按規(guī)定向綜合檔案館移交。

　?。ǘ﹥蓚€以上單位聯(lián)辦的跨部門、跨行業(yè)綜合性的重大活動，應(yīng)當(dāng)自重大活動結(jié)束之日起6個月內(nèi)，由各聯(lián)辦單位向綜合檔案館移交；因特殊情況延期移交的，須經(jīng)綜合檔案館同意。

　?。ㄈ┡e辦、承辦單位成立臨時組織機構(gòu)的，其重大活動檔案由臨時組織機構(gòu)負責(zé)收集、整理，在臨時組織機構(gòu)停止辦公之前向綜合檔案館移交。第十三條　重大活動結(jié)束后60日內(nèi)，舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向所在地縣級以上人民政府檔案行政管理機構(gòu)辦理檔案登記。第十四條　屬于國家所有的重大活動檔案的保管單位，應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保檔案的完整和安全。對保管條件惡劣或者其他原因可能導(dǎo)致檔案不安全或者損毀的，保管單位應(yīng)當(dāng)立即向綜合檔案館移交檔案；不予移交的，由縣級以上人民政府檔案行政管理機構(gòu)責(zé)令移交。

重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法

第一章　總　　則第一條　為了加強重大活動和突發(fā)事件檔案科學(xué)管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務(wù)和推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》等相關(guān)法律、法規(guī)，制定本辦法。第二條　本辦法所稱重大活動是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的，對黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀(jì)念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴(yán)重社會危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。第三條　本辦法所稱重大活動和突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動和應(yīng)對突發(fā)事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第四條　重大活動和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類實施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則，維護檔案完整與安全，推動檔案利用與開發(fā)，為經(jīng)濟社會發(fā)展和突發(fā)事件應(yīng)對活動提供文獻參考和決策支持。第五條　各地區(qū)各部門應(yīng)當(dāng)加強對重大活動和突發(fā)事件檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全工作制度，保證檔案管理做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準(zhǔn)確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。第六條　重大活動和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數(shù)字化和移交等工作所需經(jīng)費應(yīng)當(dāng)納入活動經(jīng)費預(yù)算或保障措施。檔案主管部門、檔案館開展重大活動和突發(fā)事件檔案工作所需經(jīng)費列入本級預(yù)算。第七條　重大活動和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)積極運用新技術(shù)、新手段，不斷提升信息化管理水平。

　　涉及國家秘密的檔案管理應(yīng)當(dāng)同時符合保密管理相關(guān)規(guī)定。第二章　工作職責(zé)第八條　檔案主管部門負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責(zé)建立本行政區(qū)域內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，對檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的重大活動和突發(fā)事件檔案業(yè)務(wù)工作。第九條　重大活動和突發(fā)事件的辦理或應(yīng)對部門，或者專門設(shè)立的臨時機構(gòu)（以下統(tǒng)稱責(zé)任部門）負責(zé)相應(yīng)檔案的收集、整理和保管，并按規(guī)定向檔案館移交。

　　縣級以上黨委、政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位作為責(zé)任部門履行前款規(guī)定的職責(zé)。第十條　檔案館負責(zé)分管范圍內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開發(fā)并提供利用。

　　檔案館可以根據(jù)需要，提前介入重大活動和突發(fā)事件檔案工作，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動和突發(fā)事件檔案。第十一條　檔案主管部門、責(zé)任部門和檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案主管部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、各部門分工負責(zé)的工作機制，完善工作情況通報制度，協(xié)同推進重大活動和突發(fā)事件檔案工作。第十二條　檔案主管部門按照法定職權(quán)和程序?qū)χ卮蠡顒雍屯话l(fā)事件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，責(zé)任部門和檔案館應(yīng)當(dāng)配合。第十三條　對在重大活動和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻的單位或者個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。單位或個人存在違法違紀(jì)行為的，應(yīng)當(dāng)由檔案主管部門、有關(guān)單位依法依規(guī)予以處理。第三章　管理要求第十四條　重大活動和突發(fā)事件檔案工作實行清單管理制度。檔案主管部門應(yīng)當(dāng)及時發(fā)布本行政區(qū)域重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，明確年度工作任務(wù)（或事項）、責(zé)任部門、檔案處置要求等。工作任務(wù)（或事項）應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容：

　?。ㄒ唬h的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，國際、國家或區(qū)域級論壇峰會、合作交流會、博覽會、招商引資會、推介洽談會等會議、會展活動；

　　（二）國際、全國或地區(qū)性綜合性運動會及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標(biāo)賽、冠軍賽等賽事活動；

　?。ㄈ┮灾卮笫录?、重大紀(jì)念日、重要人物為主題的紀(jì)念、慶典活動；

　?。ㄋ模┳匀粸?zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件應(yīng)對活動。第十五條　責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)制定重大活動和突發(fā)事件檔案工作方案，明確檔案工作負責(zé)部門和人員，按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)的，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。第十六條　責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)將重大活動和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸：

　?。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)指示、批示，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報告、報表、簡報、總結(jié)，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料；

　?。ǘ┱掌浺?、錄像；

　?。ㄈI(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；

　?。ㄋ模┯≌?、題詞、活動標(biāo)志、證件、證書、紀(jì)念冊、紀(jì)念章、獎杯、獎牌、獎?wù)?、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；

　?。ㄎ澹┢渌哂斜４胬脙r值的文件材料。

貴州省重大活動檔案管理辦法

第一條　為保障重大活動檔案的完整收集、規(guī)范整理、安全保管和有效利用，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《貴州省檔案條例》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，制定本辦法。第二條　本辦法所稱重大活動，是指：

　?。ㄒ唬h和國家領(lǐng)導(dǎo)人在貴州省的公務(wù)活動；

　?。ǘ┩鈬H組織負責(zé)人在貴州省的外事活動；

　?。ㄈ┍臼≈鬓k或者承辦的國際性、全國性重要會議；

　?。ㄋ模┛h級以上人民政府主辦或者承辦的重大活動；

　?。ㄎ澹┍拘姓^(qū)域發(fā)生的重大自然災(zāi)害、突發(fā)性重大事件的處置活動；

　?。┍拘姓^(qū)域其他具有重大影響的活動。

　　本辦法所稱重大活動檔案，是指在重大活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、電子、聲像、標(biāo)志性實物等不同形式、不同載體的原始記錄。第三條　重大活動檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、集中保管、有效利用的原則。第四條　縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強對重大活動檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立重大活動檔案工作機制，幫助解決相關(guān)問題。

　　縣級以上檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域重大活動檔案工作。

　　主辦、承辦重大活動的單位（以下簡稱主辦、承辦單位）負責(zé)重大活動檔案的收集、整理、保管、利用和移交。第五條　檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)幫助主辦、承辦單位建立健全檔案工作制度，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期檢查檔案工作情況。第六條　主辦、承辦單位成立重大活動專項工作機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)有同級檔案行政管理部門人員參與；常設(shè)機構(gòu)主辦、承辦的重大活動，單位檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)參與相關(guān)工作。第七條　主辦、承辦單位在制定重大活動實施方案時，應(yīng)當(dāng)同時制定重大活動檔案工作方案，明確重大活動檔案管理責(zé)任單位和責(zé)任人，安排重大活動檔案工作經(jīng)費，配備必要的設(shè)施設(shè)備，落實相關(guān)保障措施。

　　主辦、承辦單位制定重大活動檔案工作方案，確定文件材料歸檔范圍及保管期限，應(yīng)當(dāng)事先征求同級檔案行政管理部門的意見。第八條　主辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)在重大活動正式啟動后10日內(nèi)告知同級檔案行政管理部門，檔案行政管理部門應(yīng)在5日內(nèi)提出檔案管理工作意見。第九條　承擔(dān)重大活動檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)具有檔案專業(yè)知識，遵守檔案工作法律法規(guī)，保守工作秘密。第十條　重大活動文件材料歸檔范圍：

　　（一）在重大活動過程中形成的方案、請示、報告、通知、會議紀(jì)要、批示、批復(fù)、總結(jié)、賀電賀信、名冊等文字和音像材料；

　?。ǘh和國家領(lǐng)導(dǎo)人，省、市（州）、縣主要領(lǐng)導(dǎo)參加重大活動形成的文字、音像材料；

　　（三）外國政要、國際組織負責(zé)人參加重大活動形成的文字、音像材料；

　　（四）受委派參加重大活動的新聞媒體形成的文字、音像材料；

　?。ㄎ澹┰谥卮蠡顒又行纬傻幕?、財務(wù)、審計等文字材料；

　　（六）在重大活動中形成的標(biāo)志性實物和贈品；

　?。ㄆ撸┡浜现卮蠡顒娱_展的其他活動形成的文字、音像材料。

　　受委派參加重大活動的新聞媒體及其工作人員在活動中形成的文字、音像材料，應(yīng)當(dāng)在主辦單位、承辦單位和本單位同時歸檔。第十一條　舉辦重大活動時，檔案行政管理部門可以派員參與拍照、攝像等相關(guān)工作。第十二條　對應(yīng)當(dāng)歸檔的重大活動文字、音像材料，任何單位和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第十三條　應(yīng)當(dāng)歸檔的重大活動紙質(zhì)文件、電子文件和音像材料等，主辦、承辦單位應(yīng)按照國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行檔案整理，并編制重大活動檔案歸檔說明。第十四條　主辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)對重大活動檔案進行全文數(shù)字化，做好重大活動檔案異質(zhì)備份，提高安全保管和有效利用水平。第十五條　保存重大活動檔案的庫房應(yīng)當(dāng)配備防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施。第十六條　重大活動檔案的移交：

　?。ㄒ唬┏闪ｍ椆ぷ鳈C構(gòu)主辦、承辦重大活動形成的檔案，活動結(jié)束后，經(jīng)檔案行政管理部門驗收合格，移交同級國家綜合檔案館；驗收不合格的，檔案工作人員不得撤離；

　?。ǘ┏ＴO(shè)機構(gòu)主辦、承辦重大活動形成的檔案，活動結(jié)束后50日內(nèi)，經(jīng)主辦、承辦單位檔案管理部門驗收合格，移交承辦單位檔案室。檔案保管條件不符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求可能導(dǎo)致不安全或者損毀的，可以移交同級國家綜合檔案館。