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歸檔文件整理規(guī)則如下：
1 范圍
本標準規(guī)定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范
DA/T1-2000檔案工作基本術語
DA/T13-1994檔號編制規(guī)則
DA/T25-2000檔案修裱技術規(guī)范
DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
歸檔文件archivaldocument(s)
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。
3.2
整理arrangement
將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。
3.3
件item
歸檔文件的整理單位。
3.4
檔號archivalcode
在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。
4 整理原則
4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
4.2歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
4.4歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
5 一般要求
5.1組件（件的組織）
5.1.1件的構成
歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。
5.1.2件內(nèi)文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。
5.2分類
5.2.1立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。
5.2.2歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。
a）按年度分類
將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。
b）按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。
c）按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。
5.3排列
5.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結合事由排列。
5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
5.3.3會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4編號
5.4.1歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。
5.4.2檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。
上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
5.4.3檔號按照以下要求編制：
a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。
b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。
c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。
d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。
e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。
5.4.4歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。
5.4.5歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識（見附錄A圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識（見附錄A圖A3）。
5.5編目
5.5.1歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。
5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。
a）序號：填寫歸檔文件順序號。
b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。
c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。
d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。
e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。
f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。
g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。
h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
i）備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B圖B1）。
5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B圖B2）。
封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。
6 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架
6.1修整
6.1.1歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。
6.1.2歸檔文件已破損的，應按照DA/T25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。
6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
6.1.4對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
6.2裝訂
6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
6.2.2應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。
6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。
6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。
6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。
6.3編頁
6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。
6.3.2頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
6.3.3文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
6.4.1檔案盒
6.4.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。
6.4.1.2檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D圖D2、圖D3）。
其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
6.4.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。
6.4.2備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。
a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。
d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。
e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
6.5排架
6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。
6.5.2歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。
6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。
7 歸檔電子文件的整理要求
7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。
7.2歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執(zhí)行。
7.3歸檔電子文件整理，應使用符合《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894等標準的應用系統(tǒng)。
法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局，中央和國家機關各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學檔案學院：檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國檔案工作標準化技術委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準為推薦性行業(yè)標準，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實施。國家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標準目錄中可查到該標準全文內(nèi)容。
法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 4 整理原則
4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
4.2 歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
4.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
4.4 歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
中華人民共和國檔案行業(yè)標準
歸檔文件整理規(guī)則
DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施
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1 范圍
本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。?
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。
2 定義
本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件?
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2.2 歸檔文件整理?
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件?
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
3 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
4 質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5 整理方法
5.1 裝訂?
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5.2 分類?
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類?
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類?
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類?
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列?
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號?
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“＊”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。?
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目?
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒?
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表?
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
檔案文件編號怎么編
一般單位或企業(yè)的 檔案的分類，就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的產(chǎn)品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級產(chǎn)品檔案庫藏系統(tǒng)。今天我分享的是檔案文件編號怎么編，希望能幫到大家。
首先制定一套檔案編碼方案，并且留存，方便后續(xù)的人查詢了解使用。
不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以了。
時間分類編碼
檔案最重要的是體現(xiàn)出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區(qū)分。
事件編碼
按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。
檔案號編碼
按照檔案的數(shù)量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，預估一下檔案總體數(shù)量，多做出來一位就可以了。
按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等
備考表就是檔案的整體目錄。
案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會議的文字內(nèi)容備份，如果覺得太長可以進行縮短，比如2020簡寫為20。
注意事項
注意做好編碼的方案留存。
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什么是文件歸檔
文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
中國整理規(guī)則
范圍
本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。
定義
本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
整理原則
一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.
質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
保管期限規(guī)定
（2006年12月18日）
第一條
為便于各級黨政機關和人民團體（以下統(tǒng)稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條
機關文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
第四條
機關文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
第五條
凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
第八條
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
第九條
機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
第十條
機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條
機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條
各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際；編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。
有垂直領導關系的中央、國家機關應依據(jù)本規(guī)定，結合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。
第十三條
在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條
本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。
第十五條
本規(guī)定自頒布之日起施行；1987年頒發(fā)的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。
附件：文書檔案保管期限表
1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料
1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料（永久）
1.2 大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結果，簡報，快報（永久）
1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料（30年）
1.4 討論未通過的文件 （10年）
2 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料
2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領導人講話、討論通過的文件，參加人員名冊（永久）
2.2 討論未通過的文件（10年）
3 本機關黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）
4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料
4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）
4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）
5 機關聯(lián)合召開會議的文件材料
5.1 本機關為主辦的
5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、總結、決議、決定、紀要（永久）
5.2 本機關為協(xié)辦的
5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的'復制件或副本（30年）
5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副本（10年）
6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料
6.1 請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計（永久）
6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道 （30年）
6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）
7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件
7.1 重要的 （永久）
7.2 一般的（30年）
7.3 本地區(qū)、本機關工作匯報材 （30年）
8 本機關業(yè)務文件材料
8.1本機關制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）
8.2本機關的請示與上級機關的批復、批示
8.2.1 重要業(yè)務問題的（永久）
8.2.2 一般業(yè)務問題的（30年）
8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料
8.3.1 重要業(yè)務問題的（永久）
8.3.2 一般業(yè)務問題的（30年）
8.4 本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿（30年）
8.5.1 本機關為主辦的
8.5.1.1 重要業(yè)務問題的（永久）
8.5.1.2 一般業(yè)務問題的 （30年）
8.5.2 本機關為協(xié)辦的
8.5.2.1 重要業(yè)務問題的（30年）
8.5.2.2 一般業(yè)務問題的（10年）
8.6 本機關編輯、編寫的文件材料
8.6.1 大事記、組織沿革等（永久）
8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等（10年）
8.7 行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）
8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）
8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料
8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）
8.7.3.2 不動產(chǎn)、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料 （永久）
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）
8.7.4 行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）
8.7.5 行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/p>
8.7.5.1 重要的（永久）
8.7.5.2 一般的（30年）
8.8 計劃、總結、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料（永久）
8.8.2 年度以下的計劃、總結、統(tǒng)計材料（10年）
8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調(diào)研材料（永久）
8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調(diào)研材料 （10年）
8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活 動形成的文件材料
8.9.1 發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）
8.9.2 出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記 （30年）
9 本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料
9.1 機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 （ 永久）
9.2 人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件 （ 30年）
9.3 人事任免文件（永久）
9.4 先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料
9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的（ 永久）
9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 （30年）
9.5、對本機關有關人員的處分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 （永久）
9.5.2 受到警告處分的（30年）
9.6 職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 （永久）
9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料 （永久）
9.8 職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根 （ 永久）
9.9 職工名冊 （永久）
9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料
9.10.1 工作報告、總結，換屆選舉結果 （永久）
9.10.2 重要專項活動的報告、總結等 （永久）
9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料 （永久）
9.10.4 情況反映、工作簡報 （10年）
9.11 紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料
9.11.1 重要的（永久）
9.11.2 一般的 （30年）
9.12 保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄（10年）
9.13 本機關處理人民來信來訪的文件材料
9.13.1 有領導重要批示和處理結果的 （永久）
9.13.2 其他有處理結果的 （30年）
10 本機關事務管理文件材料
10.1 房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料 （永久）
10.2 與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料
10.2.1 重要的 （永久）
10.2.2 一般的（10年)
10.3 接待工作的計劃、方案
10.3.1 重要的 （30年）
10.3.2 一般的 （10年）
10.4 機關財務預算 （30年）
10.5 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料 （30年）
10.6 國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的（永久）
10.6.2 一般的 （10年）
10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)（永久）
10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請（30年）
11 上級機關制發(fā)的文件材料
11.1 上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料
11.1.1 重要的 （永久）
11.1.2 一般的 （10年）
11.2 上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材 （10年）
11.3 上級機關制發(fā)的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料 （永久）
12 同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料 （10年）
13 下級機關報送的文件材料
13.1 重大問題的專題報告（30年）
13.2 年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料 （10年）
檔案整理檔案數(shù)字化
檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)
TEL：18937133779
