收集整理歸檔

法律分析：1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。5、建立客戶評價系統(tǒng)。6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。

法律依據(jù)：《中華人民共和國勞動合同法》 第十一條 用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標準執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。

第十二條 勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同。

資料歸檔整理怎么做

1、將全部文件收集起來，文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度。

2、按照相關(guān)章程進行篩選，剔除沒有當前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件。

3、劃分類別和級別，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

4、確定保管期限，歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預留足夠的保管期限。

5、修繕文件內(nèi)容，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對文件進行修補增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

文件收集歸檔工作有何意義？

收集工作是歸檔文件整理的著要環(huán)節(jié)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案工作的工作對象是檔案，而檔案又是文件材料轉(zhuǎn)化而來的，轉(zhuǎn)化的過程，就是文件材料收集歸檔的過程，沒有文件材料的收集，就沒有檔案，沒有檔案，也就不可能有檔案工作。

檔案數(shù)量多少決定檔案工作規(guī)范的大小，檔案質(zhì)量高低決定檔案工作的水平高低。從這個意義上說，文件材料的收集工作，是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。

歸檔范圍

對與治理工程實施有關(guān)的重要活動、記載治理工程實施過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。治理工程資料的具體歸檔范圍，應符合本辦法附錄A的要求。

治理工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的治理工程檔案，并應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的治理工程文件整理、立卷后及時向總包單位移交。工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的治理工程文件，及時向建設單位移交。

以上內(nèi)容參考：百度百科-文件歸檔整理規(guī)定

什么是檔案的收集,整理,歸檔三者的關(guān)系?

收集是基礎，整理是剔除無價值的資料，修復破損材料，分門別類，歸檔就是按照分類歸入相應的檔案類別中。

資料如何整理與歸檔

歸檔文件整理操作幾個具體問題的處理

1、輸入微機。由于文件不立卷，因此每一份文件都必須準確無誤地將題名、責任者、文號、日期、頁數(shù)、件號輸入微機，以便日后查找利用。特別是文件題名必須一字不變地輸入，如果文件標題不能概括文件內(nèi)容，請在原標題后自擬或補充標題，并加“[]”加以區(qū)別，如“××市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×檔〔2005〕180號文件的通知”，應重擬標題并抄錄為“××市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〔××省檔案局關(guān)于加強汛期檔案安全管理的幾點意見〕的通知”，又如“××市檔案局通報”，應重擬標題并抄錄為“××市檔案局〔關(guān)于市直機關(guān)達標升級情況的〕通報”。有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文公布實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補充和說明，在正件與附件作為一件時，如果目錄中只抄錄正文題名，不能反映出附件的內(nèi)容，可能造成漏檢，此時也可在正文題名后抄錄附件題名，附件題名外加“（）”，如“關(guān)于進一步加強我市精神文明建設的決定（附：市民公約）”。如果文件題名過長，超過軟件所規(guī)定的120個字節(jié)（60個漢字），需進行簡化，并在備注欄注明。如果是會議材料、報表、內(nèi)部信息等成套文件，則每一份文件都要作一件輸入。例如，××工作會議文件之一：×××同志在會議開幕式上的講話；又如，情況反映第三期：×××貪污犯罪情況的內(nèi)部通報。

2、裝訂。根據(jù)實踐，建議各單位統(tǒng)一使用不銹鋼訂書釘裝訂，方便快捷，成本低。裝訂時一定要注意選擇由檔案局推薦使用的不銹鋼訂書釘。禁止使用不符合規(guī)范的訂書釘，這將是今后每年歸檔文件整理檢查的重點內(nèi)容之一。文件采用左側(cè)裝訂的方法，左邊、下邊要整齊。如果某份文件內(nèi)容特別多，紙張厚，訂書機無法裝訂，需要用細線裝訂。裝訂的方法：采用五孔裝訂，細線要將文件左邊捆扎起來，以防紙張損壞。

3、文件的歸檔時間如何確定

《規(guī)則》放棄了原有的按針對年度歸檔的做法，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判別文件所屬年度。例如，1995年形成的《1996—2000年工作規(guī)劃》，應歸入1995年度；1997年形成的《1996年機關(guān)工作總結(jié)》，應歸入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法規(guī)，應歸入1998年。

機關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會形成跨年度文件，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。比如，跨1998年、1999年兩個年度的會議形成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年即1999年整理歸檔；跨1998年、1999年兩年度處理的案件形成的文件材料，統(tǒng)一在結(jié)案年，即1999年整理歸檔；下級單位1998年12月寫的請示，上級單位1999年1月收到，則該請示應連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入1999年。

按照《規(guī)則》的規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等可作為一件。這時判定“件”的日期，應以裝訂時排在前面的文件的時期為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本日期為準；正文與附件為一件，以正文日期為準；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準；復文與來文為一件以復文日期為準。

有些文件沒有標注日期，應考證清楚，按考證日期歸檔。

4、訂本式的文件材料如何裝訂

報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其原來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物，改用符合規(guī)范的不銹鋼訂書釘或細線裝訂。訂本式的會議記錄，要拆除原來不符合規(guī)范的裝訂物，重新裝訂。

5、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物

是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來說，永久、30年保存的檔案必須去除不符合規(guī)范的金屬裝訂物，10年保存的檔案可不去除金屬裝訂物。此外，對于裝訂成冊不便拆釘?shù)目?、書籍等，由于金屬裝訂物已經(jīng)嚴密封裝在其中，拆釘會嚴重損害原貌，此時可不再拆釘重裝。

6、幾種特殊類型文件“件”的確定

（1）重要文件（如法律法規(guī)等）除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本（包括歷次修改稿）需要歸檔保存，如過厚不易裝訂，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

（2）一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。

（3）文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件閱辦單。有的閱辦單有領(lǐng)導的重要批示（或簽批條），它真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件，歸檔章應加蓋在閱辦單上，編頁號也要從閱辦單（或簽批條）開始。

（4）會議材料一份文件為一件；活頁紙會議記錄，每一次會議為一件，訂本式的一本為一件；整本的介紹信存根為一件；刊物正本為一件，底稿為一件，如果底稿太厚可視情況分為若干件；不同類型的報表各為一件；未裝訂的式樣同一的表格可裝訂為一件；成套文件中的每一份文件各為一件，這樣才有利于日后的查找。

7、傳真件如何歸檔

傳真件字跡耐久性差，須復制后才能歸檔。盡管復制件本身在耐久性方面也存在問題，但強于傳真件字跡的耐久性。復印件應單面復印，以防粘連。

8、超大紙張如何歸檔

實際工作中，某些特殊形式的文件，如報表、圖樣等，紙張幅面大于A4或16開兩種規(guī)格。由于檔案盒是按照A4規(guī)格設計的，因此，超大紙張必須加以折疊。拆疊時應盡量減少拆疊次數(shù)，同時拆疊縫應盡量放在字跡外，從上向下折疊。

9、同一事由的歸檔文件排放在一起是否必須體現(xiàn)先后順序

同一事由的歸檔文件只有經(jīng)過進一步的系統(tǒng)排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需求。如果一項活動所形成的若干份文件材料，既不按事情辦理過程（時間）順序排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只進行一種非常隨意的放置，那么就看不到事情的辦理過程，不利于檔案管理和提供利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起時，最好體現(xiàn)出時間或重要程度等順序。如開一次會議，形成了會議記錄，會后又形成了會議紀要，這兩份文件就屬于同一事由，應排列在一起，會議記錄在前，會議紀要在后。再如檔案局舉辦檔案法宣傳周活動，形成若干份文件，這些文件應按照活動過程或文件的重要程度排列順序。

10、在實行“隨辦隨歸”制度的機關(guān)，如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起

一般情況下，同一事由的歸檔文件應該在事由辦理完畢后收集齊全，再歸檔保存，以保證排列、編號后同一事由的文件排在一起。但實行“隨辦隨歸”時，如在某次會議結(jié)束之后，將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求，進行了排列、編號、編目等工作，從而確定了文件的排列順序和位置，并移交檔案部門。會議結(jié)束后間隔一段時間又形成了會議紀要，此時文件歸檔的補救辦法是按自然順序排序進行編號，并在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標注與前述文件的聯(lián)系。

11、如何將零散文件排入已整理完畢的歸檔文件中

在歸檔文件整理工作中，文書和檔案人員應該以負責的態(tài)度，盡可能保證收集齊全完整，杜絕零散文件歸檔現(xiàn)象。在難以避免的情況下，將零散文件排列在同一年度相應保管期限歸檔文件的最后，并在該文與前面相關(guān)文件備注欄中注明，以便相互參見。

12、機關(guān)檔案室要不要編盒號

各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的，可用鉛筆臨時編號。

13、歸檔文件目錄如何裝訂

歸檔文件目錄和目錄封面統(tǒng)一采用A4紙豎式打印，并裝訂成冊。歸檔文件目錄可一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。歸檔文件目錄除集中裝訂外，無需分別在檔案盒中放置。

14、為什么每個檔案盒都必須放置備考表

備考表是用以對盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明的，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來填寫這些內(nèi)容。此外，備考表還設有整理人、檢查人和日期等項目，這些項目起到了明確整理工作責任，強化監(jiān)督的作用，對每盒歸檔文件來說都必不可少。

15、文件頁號的編寫有何規(guī)定

文件本身的頁碼能反映文件頁數(shù)的，不必重新編寫頁號，否則均應重新編寫頁號。編寫頁號同樣是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件閱辦單或領(lǐng)導簽批條，也要編寫頁號。頁號可用號碼機、鉛筆、鋼筆編寫。

16、歸檔文件管理軟件

計算機輔助整理歸檔文件，應統(tǒng)一使用由市檔案局推薦的，山東泰安同力軟件公司開發(fā)的通用軟件。各單位在每年的歸檔工作完成后，應將檔案管理數(shù)據(jù)庫備份兩份。

希望我的回答能對您有所幫助。