公文整理歸檔

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。
文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯(lián)性，這種關聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
文件的價值是由它的內容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。
在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調一致。
【法律依據(jù)】
《實施細則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應當區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應當符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應當符合國家檔案局有關檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關地方標準規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應當保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

公文寫作基礎：公文處理程序與方法

公文處理程序與方法：包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

（一）收文處理程序與方法

收文處理的一般過程

1、簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

2、登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

3、初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

4、承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的`公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。

5、傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

6、催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

7、答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

（二）發(fā)文處理程序與方法

發(fā)文處理的一般過程

1。復核。已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

2。登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

3。印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

4。核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。

（三）公文的整理和歸檔

1。涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

2。需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

公文辦理完畢后如何處理

法律分析：根據(jù)我國相關法律的規(guī)定，在公文辦理完畢后，應當及時整理（立卷）、歸檔。

法律依據(jù)：《國家行政機關公文處理辦法》 第三十八條 公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

電子公文歸檔管理暫行辦法(2018修正)

第一條　為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。第二條　本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。第三條　電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。
　　機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條　副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。
　　電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。第五條　電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。第六條　電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。第七條　符合國家有關規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。第八條　需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規(guī)范要求的機讀目錄。第九條　電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。第十條　電子公文的歸檔應在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)”平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設備。第十一條　電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。第十二條　電子公文形成單位應在電子公文處理系統(tǒng)中設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。第十三條　電子公文形成單位應在電子公文歸檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。第十四條　歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。第十五條　通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十六條　歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。第十七條　歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。第十八條　檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。第十九條　超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。第二十條　其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。第二十一條　本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)定。第二十二條　本辦法由國家檔案局負責解釋。第二十三條　本辦法自2003年9月1日起施行。

公文歸檔與管理有哪些要求？

公文歸檔要求：根據(jù)《國務院關于發(fā)布國家行政機關公文處理辦法的通知》規(guī)定，公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷)、歸擋。個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔范圍內的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷)、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷)歸檔。歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。

擬制備修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存擋要求。公文管理要求:根據(jù)《國務院關于發(fā)布國家行政機關公文處理辦法的通知》規(guī)定，公文由文秘部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經(jīng)負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公開發(fā)布行政機關公文，:必須經(jīng)發(fā)文機關批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。