公文的整理歸檔

公文整理歸檔是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸入完畢后，按有關規(guī)定，對其中有查考保存價值的文件，按照他們在形成過程中的自然規(guī)律和特點，進行分類、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過程。
公文整理歸檔原則：
1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。
2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

公文歸檔的方法

當然是根據國家標準好，這都是經過實踐證明且輕質有效，統(tǒng)一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，后面附上國家標準，祝成功，

文件、記錄歸檔的有關規(guī)定
1. 目的
規(guī)范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便于查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如:信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項目的有關記錄按項目成套保管，項目結束時，每個項目單獨裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書一直到ZHHK-JL/11的設計和開發(fā)更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外，其余記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號；屬于個人的證書，復印留底后，歸還個人保管；屬于公司的證書由綜合部統(tǒng)一保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料，從立項開始，直至成果推廣應用各階段形成的文件材料，使用后交到綜合部保管，待成果推廣后，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關性的文件整理在一起，隨時將文件歸到相應的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發(fā)布后要在綜合部登記備案，年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理，附在公司文件后面，按發(fā)布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規(guī)則:xx--xxx

文件類別代號:記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨編號。

附上國家標準:

中華人民共和國檔案行業(yè)標準

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施

--------------------------------------------------------------------------------

1 范圍

本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。

2 定義

本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4 質量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 整理方法

5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“＊”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號:文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）:作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
5.5.1.1 件號:填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者:制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。
5.5.1.3 文號:文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名:文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期:文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數:每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。
文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。
文件之間的有機聯系是指文件在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
文件的價值是由它的內容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯系、區(qū)分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。
在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協(xié)調統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調一致。
【法律依據】
《實施細則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。2.2歸檔文件整理應當區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應當符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應當符合國家檔案局有關檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關地方標準規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應當保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

急求公文歸檔的步驟！

一、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準備、立卷、歸檔三個階段。
(1)準備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設置有按問題分類、按機關內部組織機構分類兩種方法。在設立了類目之后，就要設立條款并進行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內容。編制歸卷類目應注意類目的設置要適當、靈活，要根據本機關的文件多少來設置類目，既不能太粗，又不能太細。案卷類目的名稱和概念要清楚準確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復。類的設置標準要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應考慮到文件的保管價值，要準確地注明每個條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎，公文立卷人員要注意平時對文件的收集，將本機關需要立卷的文件材料及時集中到一起，以免散失。本機關的發(fā)文要有專人負責將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。
第三，鑒別與歸卷。在對文件進行了收集之后，就要及時進行整理、鑒別和歸卷，并進行分類。不同保管期限的文件，要按本機關保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。

（2）立卷。
首先，檢查與調整卷內文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯系，與歸卷類目是否吻合，運用特征是否準確；卷內文件的保存價值是否一致；卷內文件數量是否過多或過少。
其次，排列卷內文件順序。卷內文件一般按照時間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關順序排列。排列時要注意按問題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時要對文件進行修補，凡在裝訂線左側有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯數字編寫張?zhí)?，張?zhí)枒幵谖募牧系挠疑辖?，一張只編一個號，背面不編。
第四，填寫卷內文件目錄及備考表。每個案卷都應填寫卷內文件目錄，用來介紹本卷內文件的內容，便于文件檢索查閱。卷內文件目錄包括順序號、文件作者、文件標題、文號、文件日期、所在張?zhí)?、備注。案卷的備考表是案卷的最后一頁，主要用來記述卷內文件的實有張數、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關情況、卷內文件的變動情況。
第五，擬寫案卷標題。案卷的標題是對案卷內文件名稱的概括，其作用在于準確地揭示案卷的內容，為卷內文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標題應簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴肅性、結構上的完整性、文字上的準確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮并進行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應填寫的項目一般包括；機關名稱、機關內部組織機構名稱、案卷名、機密等級、卷內文件的起止日期、文件頁數、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便于對案卷的保護，要對案卷進行裝訂或裝盒，在對卷內文件進行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經過分類、排列，再進行編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標題、卷內文件的起止日期、卷內文件份數和張數、保管期限、備注等。

（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質量要經過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復；是否遵循文書立卷的原則進行立卷；文件和電報是否保持內容聯系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數量和移交目錄也應檢查驗收。歸檔工作一般應在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉化為檔案

二,文檔的歸位步驟

（一）區(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）

按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規(guī)定，把不歸檔的、留存在本機關團體供工作參考的檔案盒（案卷）與應歸檔的檔案盒（案卷）區(qū)別開來，把應歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。

（二）編制移交目錄

編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內。

在移交目錄后還應附有《移交備考表》，內容包括：檔案盒（案卷）總數、移交人、接收人、交接時間等項目。

（三）查驗收歸檔檔案盒（案卷）

移交時，檔案管理部門要對檔案盒（案卷）進行嚴格檢查。檢查包括兩主面的內容：

1、檢查檔案盒（案卷）質量。

即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內文件的特征，盒（卷）內文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。

2、檢查檔案盒（案卷）內文件的數量。

即檢查檔案盒內或案卷內文件的總數是否與移交目錄相符；盒內文件件數或卷內文件頁數是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數目相符。

為避免返工、浪費時間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內文件的數量和質量的工作應盡量提前到編制歸檔文件件號或案卷目錄前進行。這就要求檔案部門加強對歸檔文件整理、立卷工作全過程的指導、監(jiān)督，盡早派人到文書部門和業(yè)務部門檢查、監(jiān)督文件整理、立卷工作，及時發(fā)現、指出和糾正問題。這一步工作做得越好，在移交檢查時出現返工的概率就越小，工作效率就越高。

（四）辦理移交手續(xù)

歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內容清點歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤后，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業(yè)務部門留存?zhèn)洳?；兩份存檔案部門。對于文件數量少的機關團體，可由檔案部門統(tǒng)一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時，由檔案部門開據移交憑據，各部門可不必再單獨編制移交目錄。對于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機關團體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環(huán)節(jié)，歸檔工作在平時都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續(xù)。但在文書（檔案）人員發(fā)生變動時，必須依上述程序辦理移交手續(xù)。