檔案和紙質檔案

紙質檔案和電子檔案一樣嗎

隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理也逐步向信息化發(fā)展，就產生了電子檔案。所謂電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下我為大家整理了紙質檔案和電子檔案一樣嗎，希望對大家有所幫助！

紙質檔案和電子檔案一樣嗎

電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來體會這兩種方式的各自的特性。

1、歸檔的方式不同。

紙質檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內容、時間、形式等方面進行分類，在轉交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網站中，從網絡中移交、歸檔。

2、鑒別方法不同。

紙質檔案的'價值鑒定往往需要經過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術。

3、保管方法不同。

檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線等設施。

電子檔案和紙質檔案一樣嗎

電子檔案和紙質檔案一樣嗎

電子檔案與紙質檔案各有不同，但也擁有安全性、真實性、原始性的優(yōu)勢；電子檔案具備節(jié)省空間、資源共享、快捷方便等優(yōu)點，也有例如：易丟失檔案信息、易泄密以及易失真等局限性存在。以下我為大家整理了電子檔案和紙質檔案是否一樣的相關內容，希望對大家有所幫助！

電子檔案和紙質檔案一樣嗎

不一樣。紙質的文檔，顧名思義是由紙張所制成的文件檔案，如儲存公文所用的圖紙、信件、族譜、電報、合同、記錄、賬目、各種證書、的原稿等。紙質檔案形式很簡單，紙張是其唯一的載體。

但電子檔案是把已經歸檔后的，具備紀念價值的電子文檔及數值、各種參數、設備，電子檔案的形式不少，可使用的載體也不少。但不是一切有關電子上的文件都可為電子制成的檔案，唯有通過相應的審核后，電子文檔在歸檔之后，具備相應的紀念價值的才可稱作電子檔案。

因此，以載體的方式來說，紙質的檔案和電子式的檔案雖不一樣，但都是一個符合實際活動的記錄，也是文件檔案的一種形式，且都具備紀念的價值。

電子檔案和紙質檔案的區(qū)別

1、電子檔案與紙質檔案的編目與檢索辦法不同。

傳統(tǒng)檔案的編目是對檀卷按年代和分類號逐卷進行卷內文件目錄謄寫，再寫檀卷目錄，然后構滿足引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級目錄消亡，增添了盤帶目錄這一新型目錄。電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都要按倉庫中擺放次序編號，并寫標題簡要闡明各自貯存的內容或年代跨度。盤帶標題按序號聚集起來，編成盤帶目錄，電子檔案是全文在核算機上管理，能夠恣意整序、分類、擺放、檢索，完結檔案全文主動檢索，文件級目錄可省去。

2、電子檔案與紙質檔案的判定辦法不同。

對電子文件來說，因為電子文件具有易逝性、易更改性，文件信息內容"轉瞬即逝"，有必要在文件構成之前就決議其是否需求保存及保存時刻長短，電子檔案的判定和紙質檔案的判定相同是對其保存價值的判斷和猜測，所不同的是判斷進程要對文件的內容及某些辦法特征進行充沛的剖析，還需求對文件進行必要的技能剖析，因為關于電子文件來說，技能狀況與文件的實在性、可讀性、運用性規(guī)模密切相關，可對其保存價值發(fā)作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定工作中有必要得到全面的表現，電子檔案的判定分為內容判定和技能判定兩個方面，電子檔案內容判定的準則、標準、辦法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無病毒判定和介質判定等。判定程序：歸檔曾經確認歸檔文件，并區(qū)別保管期限；檔案室在接納電子文件時，進行內容判定和技能判定；對未進檔案室的電子文件在保管必定時期后再判定，以確認其是否需求持續(xù)保存。

3、電子檔案與紙質檔案的.倉庫管理辦法不同。

檔案的保管一般來說是對已收拾好并寄存?zhèn)}庫及其柜架中的檔案進行的日常維護性的維護性管理，要維護檔案實體的秩序狀況，使檔案在寄存和運用中始終有序；要維護檔案實體的理化狀況，使其在寄存和運用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質形體的"天然壽數"。其寄存環(huán)境和防護設備與紙質檔案比較有顯著不同，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案倉庫的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對倉庫溫濕度進行嚴厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設備，電子檔案還要嚴厲防備核算機病毒，因而保管條件更凌亂，保管難度更大。

從維護的時期來看，紙質檔案是階段維護，而電子檔案則需求全程的維護管理。

電子檔案與紙質檔案的區(qū)別

電子檔案與紙質檔案的區(qū)別

電子檔案與紙質檔案的區(qū)別到底是什么呢?下面我就帶大家了解一下!

根據“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會有需要的人士創(chuàng)建更多的物質和精神文化財富。因此說：檔案是人類記憶的基礎，是連接人類生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到沖擊和質疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。的確，隨著網絡信息技術的發(fā)展，文件信息的使用，無論其內容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對紙質檔案的研究就已完全失去意義了呢?對此，本人談一點自己的看法：

一、電子檔案與紙質檔案在管理上的區(qū)別

所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質(如磁盤、磁帶、光盤)上的檔案。作為高技術產物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關注和重視，但對有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質檔案也始終是人們關注的一個焦點。具體而言如下：

1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別

紙質檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規(guī)定的地址，通過網絡歸檔、移交。

電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質的歸檔時間一般分為兩類;一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件;二是項目結束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的。

2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別

紙質檔案的價值鑒定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值復審三個階段。文件在歸檔前的價值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后檔案的價值鑒定即價值復審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進行，電子檔案的鑒定和紙質檔案的鑒定都是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析，因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定的原則、標準、方法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。

3、在檔案分類、整理過程上的區(qū)別

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理;電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的.簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

4、在檔案保管上的區(qū)別

紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎。傳統(tǒng)檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度;相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。

5、電子檔案與紙質檔案在利用方法上的區(qū)別

(1)、檔案利用需求方式的差異

紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網絡傳輸實現快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

(2)、檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離。

電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網絡，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿足有關檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網絡的開放檔案，電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等。

二、電子檔案與紙質檔案的特點

電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;它可以直接由計算機等現代辦公設備迅速的處理和傳遞;電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;而且保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

紙質檔案的特點是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質的耐久性。所以，作為兩種介質的檔案，紙質檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點;而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動態(tài)、積極、流動的特點。

三、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系

目前，電子檔案與紙質檔案并存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點。既有相對性和獨立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點，我們隨著科學技術的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產生紙質文件相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術和實際發(fā)展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續(xù)并存。

所謂電子檔案與紙質檔案并存。就是指在同一個檔案館(室)內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內。既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案，就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性，或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

什么是紙質檔案?和學籍檔案有什么區(qū)別?

紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案,而學籍檔案是關于學生個人和學校信息的檔案。

紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。

學籍檔案即一名學生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名，家庭住址，身份證號等基本個人信息，以及學號，入學時間，學籍情況等學校相關信息。它記錄著該學生的基本情況，有利于學?；蚱渌块T直接獲取該學生基本信息。

擴展資料：

1、紙質檔案具有易損壞，無法再生，需要保密等特點，對檔案的保護和修復是檔案工作必須重視的工作和任務。

2、學籍檔案屬于國家機密文件，檔案的轉遞是有規(guī)定程序的，大學畢業(yè)生在離開學校之前最好弄清楚個人檔案在什么時間被轉到哪個地方去了。

在現階段，主管學生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，比較亂。而且檔案在以后工作中的轉進轉出也有規(guī)定的程序，不是想轉或需要轉就可以轉的，比較麻煩，最好畢業(yè)時安排到位。

參考資料：學籍檔案-百度百科