檔案整理措施

導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。

但各個(gè)部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問題：

1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類別進(jìn)行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日常化。

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過長而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

做好檔案管理的有效措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

1、高度重視大力投入

1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感

檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

1.2 管理層高度重視

檔案工作自身具有很強(qiáng)的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對(duì)檔案管理的重視，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。

1.3 大力投入

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開展需要專門的場(chǎng)地和專門的設(shè)施。有利于資料的存儲(chǔ)和管理，從而實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。

2、強(qiáng)化檔案管理者的技術(shù)水平

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

為了不被時(shí)代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識(shí)程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實(shí)為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓(xùn)[3]。

2.2 形式多樣

其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)也是開展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮，信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[5]。

其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補(bǔ)充。對(duì)于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)要主動(dòng)吸收和借鑒，少走彎路。

3、檔案工作要規(guī)范化

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠?，F(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

在實(shí)際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動(dòng)性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問題都對(duì)檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。

3.2 觀念認(rèn)識(shí)有偏差

一些單位對(duì)于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)還不到位。一是主動(dòng)性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實(shí)現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時(shí)效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理關(guān)注不高，對(duì)于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

3.3 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)有了一定的松懈思想。

一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實(shí)需要制度的保障。但一些單位對(duì)于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實(shí)到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題十分突出。

3.4 監(jiān)管機(jī)制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。

4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識(shí)入手，用制度規(guī)定作保證，落實(shí)考核和監(jiān)管機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范性。

4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)

無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，切實(shí)按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作。

4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實(shí)。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個(gè)人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個(gè)人的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí)，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對(duì)此，檔案管理部門要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

4.3 落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來促進(jìn)規(guī)范性落實(shí)。一是要明確專人負(fù)責(zé)。同時(shí)要建立檔案交接等機(jī)制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無論是上級(jí)部門，還是單位自身，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎(jiǎng)懲措施。注重對(duì)檔案管理工作的檢查，對(duì)于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)工作制度落實(shí)。

4.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才;其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識(shí)能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合;二要加強(qiáng)對(duì)其工作責(zé)任心的培養(yǎng)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

5、結(jié)束語

全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實(shí)現(xiàn)的。要緊隨時(shí)代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。

就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動(dòng)，通過自身實(shí)際行動(dòng)去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項(xiàng)制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

檔案管理的有效措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提

(一)愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

(二)加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。

首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。

二、現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的`途徑

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

(一)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。

文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

(二)利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案工作的保障

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

(一)進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)

增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。

因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

(二)加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的取消聘任資格，對(duì)積極參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的給以獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

(三)明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容

相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。

第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足;第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等;在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新;第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

總之，要從多方面入手，做好文書檔案管理工作。我們要努力奮進(jìn)，不斷改革，齊心合力地推進(jìn)文書檔案管理工作的發(fā)展，以適應(yīng)新形勢(shì)下的社會(huì)需要。

檔案管理的有效方法

導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理，要嚴(yán)格按照國家檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，高機(jī)制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計(jì)，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上。

檔案管理人員都應(yīng)承擔(dān)起所負(fù)責(zé)任，要明確責(zé)任范圍。以國家檔案管理工作目標(biāo)作為標(biāo)的物、嚴(yán)格要求自己，評(píng)定自身工作好壞，實(shí)行目標(biāo)管理最大化，根據(jù)標(biāo)的物的管理工作要求制定自己的具體目標(biāo)及工作計(jì)劃，力求使檔案管理工作達(dá)到具體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并落實(shí)到自身所負(fù)其責(zé)。

二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運(yùn)行

1.加強(qiáng)檔案安全管理現(xiàn)代化

利用先進(jìn)的技術(shù)手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問題。檔案種類繁多，形式各異，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，科學(xué)規(guī)范化的管理。要有專門的庫房置放保存檔案，專人負(fù)責(zé)管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學(xué)高效管理。做好庫房通風(fēng)工作，衛(wèi)生整潔。庫房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等安全設(shè)施和措施以保護(hù)檔案，絕不可輕視形式化。

2.建立檔案工作管理和查詢

調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一負(fù)責(zé)指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)，一定要切合實(shí)際，具體制定檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案調(diào)閱權(quán)限和保密工作，對(duì)檔案管理進(jìn)行層級(jí)監(jiān)督管理、指導(dǎo)，提出合理規(guī)范化的意見，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科室主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)各科室的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務(wù)科室具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

3.集中化管理檔案

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中、各負(fù)其責(zé)。通過統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、達(dá)到檔案的管理安全和有效的利用。

三、檔案管理人員應(yīng)愛崗敬業(yè)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé);因各科室檔案歸集類別不同，調(diào)閱方向曲集，所以檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣，使用范圍大的特點(diǎn)：

1.把握文件收集的主動(dòng)權(quán)，不留余力應(yīng)做到腿勤、嘴勤、手勤，主動(dòng)上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時(shí)收集隨時(shí)整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開展。

2.加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設(shè)置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進(jìn)行交接，避免借閱歸檔時(shí)錯(cuò)記、遺漏。同時(shí)階段工作結(jié)束或年度工作結(jié)束，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時(shí)有效的歸置入檔。

3.應(yīng)加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識(shí)，不僅增強(qiáng)檔案管理員的檔案意識(shí)，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進(jìn)檔案工作的開展。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

在當(dāng)今的科技信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)時(shí)代， 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷提高發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應(yīng)掌握專業(yè)知識(shí)，開拓進(jìn)取，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，要積極參加教育培訓(xùn)，全面提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結(jié)合工作實(shí)際情況，拓寬并更新知識(shí)面，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代技術(shù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案管理平臺(tái)，尤其是計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息知識(shí)，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務(wù)水平。

五、增新檔案資料整合收錄工作、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代信息化管理

要想切實(shí)提高檔案的有效管理，就必須實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設(shè)備技術(shù)現(xiàn)代化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)代化技術(shù)包括：微機(jī)檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可是能夠充分利用這些技術(shù)來作為保護(hù)好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進(jìn)一步開發(fā)資源，收集和整合更多有價(jià)值的資料，來滿足當(dāng)今企業(yè)對(duì)檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點(diǎn)工作，作為目標(biāo)工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營養(yǎng)資源，所以定期存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，增新有價(jià)值的信息儲(chǔ)存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。