文書檔案整理規(guī)則

歸檔文件整理規(guī)則如下：

1　范圍

本標準規(guī)定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標準適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

2　規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T1-2000檔案工作基本術語

DA/T13-1994檔號編制規(guī)則

DA/T25-2000檔案修裱技術規(guī)范

DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

3　術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號archivalcode

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

4　整理原則

4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

4.2歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

4.4歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

5　一般要求

5.1組件（件的組織）

5.1.1件的構成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。

5.1.2件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2分類

5.2.1立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

5.2.2歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。

a）按年度分類

將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

b）按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

c）按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

5.3.3會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

5.4編號

5.4.1歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

5.4.2檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3檔號按照以下要求編制：

a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。

b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

5.4.4歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5.4.5歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識（見附錄A圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識（見附錄A圖A3）。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。

5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

a）序號：填寫歸檔文件順序號。

b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。

d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。

f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

i）備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B圖B1）。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B圖B2）。

封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

6　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的，應按照DA/T25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。

6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

6.2.2應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。

6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁

6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

6.3.2頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。

6.4.1.2檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D圖D2、圖D3）。

其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。

6.4.2備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

7　歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。

7.2歸檔電子文件的格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執(zhí)行。

7.3歸檔電子文件整理，應使用符合《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894等標準的應用系統(tǒng)。

文書檔案管理規(guī)定

文書檔案管理規(guī)定
                 
　　文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。以下我為大家整理了文書檔案管理規(guī)定，希望對大家有所幫助！

　　第一條為了加強建設銀行文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局有關檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的，具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。

　　第三條建設銀行文書檔案的收集范圍包括：

　　1、本級行自身形成及本級行與有關部門聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動的文件材料；

　　2、上級行和上級黨政機關頒發(fā)或轉發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級行報送的具有查考利用價值的文件材料；

　　4、同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。

　　第四條各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料，均應由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個人都不得據(jù)為己有，以維護建設銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級建設銀行應實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度，檔案部門負責對立卷工作進行業(yè)務指導和檢查督促。

　　第六條各立卷部門應指定人員負責文書立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應及時將全部文件材料交文書立卷人員，由文書立卷人員負責整理立卷，并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。移交時，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進行清點、核對，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關的簽報、批示等附屬材料，均應齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應分開立卷。

　　3、行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內(nèi)交主部門立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，可放在復文年立卷；未作批復的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結，放在總結期的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷；各類案件放在結案年立卷。

　　5、卷內(nèi)文件材料應按下述要求進行排列：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類案件的案卷，其結論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。

　　6、卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的.案卷，應在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷應在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。

　　7、歸檔的每一案卷均應填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門留底，另一份交檔案部門作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應放置備考表，用以填寫本卷需要說明的有關情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。

　　8、案卷封皮應逐項按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。

　　9、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的張頁應進行托裱，寬大的張頁應折疊整齊，裝訂線外有字跡的張頁應加寬邊。案卷采用三點一線的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內(nèi)文件應逐件用細線裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門留存，另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。

　　第九條本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作，比照本行職能部門辦理。本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料，由本行文書部門或本行業(yè)務管理部門一并立卷歸檔。

　　第十條文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對不易判定保管期限的檔案材料，應按照宜長不宜短的原則進行保管。

　　第十一條凡是反映本級行主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的，對本級行各項工作和經(jīng)濟建設、歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。其主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料；重要的請示、報告、總結和綜合統(tǒng)計報表；機構演變，本級行領導人任免的文件材料等。

　　2、上級機關頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級行工作活動，在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行處理一般工作問題形成的文件材料，一般會議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級機關頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級行報送的重要的總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案，列為短期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行一般事務性的文件材料。

　　2、上級機關頒發(fā)的非本行主管業(yè)務。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級行報送的一般性工作總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　4、同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

　　第十四條文書檔案的保管期限應從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。

　　第十五條各級行檔案部門對所接收的案卷應進行審核把關，對不符合質(zhì)量要求的案卷應退立卷部門重新加工整理。

　　第十六條各級行檔案部門應以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點，選擇年度——組織機構分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。所用的分類方法應保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動。

　　第十七條案卷的排列應以檔案分類方法為基礎，按照不同的保管期限分別排列入庫。案卷排列方法應統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復的案卷號。

　　第十九條案卷目錄應區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號。在一個全宗內(nèi)，案卷目錄號不能重復。

　　第二十條各級行檔案部門應充分利用檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料，主動為機關各項工作服務。

　　第二十一條各級行檔案部門應努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外，還應根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點，編制重要文件目錄（卡片）、專題文件目錄（卡片）、文號索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調(diào)卷迅速準確。

　　第二十二條各級行檔案部門應根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級行應定期向當?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時間、范圍和進館要求，按照當?shù)貦n案局、館的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對超過保管期限的文書檔案，應由本行檔案部門按照《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級建設銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負責解釋。補充、修改時同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號《關于印發(fā)〈中國人民建設銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。  ;

文書檔案管理細則

　　文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則，歡迎閱讀!
      　　文書檔案管理細則一  
   　　第一條　為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。
 
   　　第二條　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。
 
   　　第三條　各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構集中統(tǒng)一管理。
 
   　　第四條　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。
 
   　　第五條　各級水行政主管部門的執(zhí)法機構應配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。
 
   　　第六條　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔
 
   　　(一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后，具體承辦人員應及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;
 
   　　(二)歸檔的文書材料應完整、齊全，具有保存價值;
 
   　　(三)應歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;
 
   　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達回執(zhí)，行政處罰強制執(zhí)行申請書，結案報告等;
 
   　　2. 行政復議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復議申請書，行政復議受理、不予受理、限期補正通知書，行政復議申請人、被申請人提供的有關材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復議申請書，行政復議裁定書、決定書，送達回證等;
 
   　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關的司法文書等;
 
   　　4. 統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;
 
   　　5. 法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復、通知等以及相應的解釋、說明、實施細則等，本部門制定發(fā)布的有關水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;
 
   　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。
 
   　　(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準確，字體要工整。
 
   　　第七條　執(zhí)法文書檔案的整理與保管
 
   　　(一)按照類別和時間的順序將檔案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;
 
   　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應的保管設備;
 
   　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應辦好移交手續(xù)。
 
   　　第八條　執(zhí)法文書檔案的利用
 
   　　(一)為便于查找，檔案管理人員應當編制檔案總目錄，并根據(jù)實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;
 
   　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應經(jīng)主管部門領導批準后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。
 
   　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。
      　　文書檔案管理細則二  
   　　1、文書立卷
 
   　　每年年初機關文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。
 
   　?、俜帜甓?。將文件按其形成的年度分開。
 
   　?、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。
 
   　　③分機構。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。
 
   　?、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
 
   　?、莘制谙?。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。
 
   　　在文書分類的基礎上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關)，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。
 
   　　2、檔案管理
 
   　　將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
 
   　　3、檔案利用
 
   　　準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經(jīng)秘書長批準;對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
 
   　　4、檔案統(tǒng)計
 
   　　建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。
 
   　　5、檔案鑒定
 
   　　根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
      　　文書檔案管理細則三  
   　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學院《檔案管理工作標準》及文書檔案建檔規(guī)范的有關規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務,為現(xiàn)代化建設服務,為國家積累檔案史料.現(xiàn)結合我所實際情況,制定如下實施細則.
 
   　　一、文書檔案管理體制
 
   　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.
 
   　　2.由部門負責人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.
 
   　　二、文書檔案管理職責
 
   　　1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.
 
   　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.
 
   　　3.指導、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.
 
   　　4.積極開展檔案的利用服務,提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領導服務.
 
   　　5.負責本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.
 
   　　三、文書檔案兼職檔案員職責
 
   　　1.了解本部門工作業(yè)務,掌握文書歸檔文件整理的基本方法.
 
   　　2.負責本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.
 
   　　3.主動做好預立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.
 
   　　4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準確、系統(tǒng),按時移交檔案室.
 
   　　四、文件材料的收集和歸檔
 
   　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.
 
   　　2.各職能部門平時建立預立卷,按年度歸檔.
 
   　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.
 
   　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限
 
   　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.
 
   　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.
 
   　　3.確定檔案保管期限的原則:
 
   　　3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結、批復,計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機構設置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關針對本所主管業(yè)務并要貫徹實施的重要文件材料.
 
   　　3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
 
   　　3.3 凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務性的文件材料,上級機關和同級機關頒發(fā)的非本所主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
 
   　　3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹后勤企業(yè)類.
 
   　　六、文書檔案整理要求
 
   　　1.整理原則
 
   　　歸檔文件整理應遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.
 
   　　2.質(zhì)量要求
 
   　　2.1 歸檔文件應齊全、完整、準確.已破損的文件應予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制.
 
   　　2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求.
 
   　　3.整理方法
 
   　　3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.
 
   　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復制件為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.
 
   　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;批復在前,請示在后.
 
   　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準.跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結案年整理歸檔.
 
   　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結合文件形成時間順序排列.
 
   　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標注.
 
   　　3.7 歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.
 
   　　3.8 歸檔文件應逐件編目.針對同一問題的來文與復文,應在備注欄內(nèi),互作備注.
 
   　　3.9 責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者.
 
   　　3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應照實抄錄,不能省略.
 
   　　3.11 題名:填寫文件標題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充,并外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應寫明會議的時間和重要內(nèi)容.
 
   　　3.12 日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.
 
   　　3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.
 
   　　3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.
 
   　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.
 
   　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應放入同一檔案盒.
 
   　　3.18 檔案盒應標明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.
 
   　　3.19 歸檔文件整理完畢,應按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".
 
   　　七、文書檔案的歸檔
 
   　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.
 
   　　2.歸檔時間:歸檔部門應在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.
 
   　　3.歸檔時,應編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.
 
   　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.
 
   　　八、文書檔案的保管和利用
 
   　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.
 
   　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.
 
   　　3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.
 
   　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務.
 
   　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù).
 
   　　6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關責任.
 
   　　7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).
 
   　　九、文書檔案的鑒定和銷毀
 
   　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.
 
   　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領導審批后方能銷毀,并辦理相關備案手續(xù).
 
   　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.
 
   　　十、獎勵和處罰
 
   　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.
 
   　　2.凡沒有完成年度歸檔任務或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責把關執(zhí)行.
 
   　　十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.
 
   　　十二、本細則與上級檔案管理有關規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

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工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。

3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設工程文件歸檔整理規(guī)范

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包，在電腦里建立一個專門的文件夾，進行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權利義務范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序將所有資料排列好，按照單位要求的標準格式進行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

如何整理檔案

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調(diào)整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構成條件

立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

2.是一個的會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；

3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補充形式

1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內(nèi)檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

分類應遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標準和根據(jù)，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。

1.機關全宗分類方案的編制

機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2. 企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識，應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應有重復的類別號。

4.項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯數(shù)字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。