財務檔案的整理

根據規(guī)定，下列會計資料應當進行歸檔：

1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

4.其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

2

單位會計管理機構臨時保管會計檔案有何時限要求？

單位的會計機構或會計人員所屬機構（統(tǒng)稱單位會計管理機構）按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

3

單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時應注意哪些問題？

單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

4

單位保存的會計檔案能否對外借出？

單位保存的會計檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還。

5

單位委托中介機構代理記賬的，應注意哪些問題？

單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

6

建設單位在項目建設期間形成的會計檔案何時需要移交？

建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

會計檔案如何整理？

會計檔案整理步驟如下：
（一）決算報表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個檔號，檔號構成：全宗號-目錄號-案卷號。
2、編頁號：以有效內容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。
3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內容、類別。
（3）起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。
（4）卷數、張數：填寫本盒內會計檔案的總卷數和總張數。
（5 ）保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。
（6）全宗號、目錄號
（7）案卷號：填寫本盒內會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
（8）盒號：暫不填。
（9）填寫會計檔案盒盒脊項目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點“檔案著錄”中的“案卷著錄標引” → 點“添加”→ 檔案類別“會計檔案” →二級類目“財務報告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報表” →文件開始時間→文件截止時間→件數（該卷盒內文件份數）→載體數量（最后一個頁號）→點保存。

（二）會計賬簿1、有頁號的可不再另編頁號。
2、其他操作與決算報表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊賬簿）
4、總賬、明細賬與銀行存款帳、現金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計賬簿類”.
（三）會計憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內按月份的先后排列。
2、會計憑證的編號：
每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號完成后，按順序裝入會計檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據會計憑證封面的有關項目對應填寫，填寫方法與會計憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。
（2）會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。
（3） 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。
（4） 起止時間：填寫本盒會計憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時間：填寫單位內財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
（10） 目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。
（11）案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內不允許出現重復的案卷號。
（12） 會計憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項目與正面有關項目對應填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計憑證類”，并錄入憑證起止號。

整理會計檔案的步驟

整理會計檔案的步驟，首先就是要把所有的檔案資料拿出來放在桌子上。
然后就是根據你手當中的目錄，把這些資料先排序。也就是首先把個人的基本情況排在第1頁，后面擱的就是他的證書以及他的教學的經歷和工作的經歷，最后就是把他所獲得的獎項放在最后以及他的個人總結。
下面就是要把這些個資料用我們的掃描儀掃描一遍，做成電子版的。
最后就是把這些個資料傳輸到我們的檔案系統(tǒng)當中就可以了。

會計檔案整理歸檔方法

會計檔案整理歸檔方法

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件，一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來文與復文(請示與批復、函與復函)合為一件;

(4)會議記錄、會議紀要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。

3、分類

按年度——保管期限(永久、長期、短期)進行分類整理歸檔。

4、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應編制頁碼，或者文件有增加的，應補充頁碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號

(1)歸檔文件應按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關欄目的內容。

檔案章格式：

(2)檔案章的`項目及填寫內容：

件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長期、短期)編制1 個流水號，每年斷號。

年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現有其它文件沒及時歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

5、裝盒及填寫盒內備考表

(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項內容。盒號暫不要編。

(2)填寫盒內備考表。

盒內情況說明：主要填寫本盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫; 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫歸檔文件目錄：(見圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號：編制的流水號;

(2)責任者：文件的署名者或發(fā)文機關;

(3)文號：文件的發(fā)文字號(沒有文號的不用填寫)

(4)題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應加擬標題，原文標題不能說明內容的，應重擬標題。凡加擬的標題都外加“[]”號;(舉例: [關于重點建設項目建檔工作的]補充通知

(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁數：指每一份歸檔文件本身的有效頁數;(注意：正反面)

(7)備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見標號;

(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

7、編寫歸檔說明

歸檔說明的內容包括：

(1)單位的名稱;

(2)單位領導名單及任免時間;

(3)當年的主要工作情況

(4)當年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序將歸檔說明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

會計檔案的整理步驟

會計檔案整理的步驟：

1、給會計檔案分類及編碼

會計檔案一般分為：會計憑證、會計帳簿、財務報告、其它。

2、給會計檔案分年度

分類后按年度分檔案。

3、確定會計檔案保管期限

根據會計檔案管理的要求，確定會計檔案的保管期限。

4、排列會計檔案案卷

在一個類別的會計檔案內，按年度、保管期限將檔案順序排列。

5、填寫會計檔案內容

(1) 全宗號：檔案館指定的歸檔單位編號。這個看情況，許多單位不需要這個。

(2)目錄號：目錄的編號。

(3)案卷號：案卷的順序號，案卷內只有一個，不能重復。

6、制作會計檔案目錄

目錄應包含：序號、類別、檔案標題、起止時間、保管期限、卷內頁數、備注。

7、打印會計檔案目錄

將目錄打印出來，一式三份。

8、會計檔案歸檔

檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和背脊。

擴展資料：

會計檔案的歸檔范圍包括：

一是會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

二是會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

三是財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

四是其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。