案件檔案整理

法律分析：為加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案工作有關(guān)規(guī)定，結(jié)合紀(jì)檢監(jiān)察工作的實(shí)際，制定《紀(jì)檢案件檔案整理方法》。紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件檔案是指紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)在履行紀(jì)檢監(jiān)察職責(zé)，查處各種違紀(jì)案件工作中形成并處理完畢的、具有保存價(jià)值的、經(jīng)過整理立卷系統(tǒng)保管的紀(jì)檢監(jiān)察案件材料。

法律依據(jù)：《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件檔案管理辦法》

第五條 案件材料分為檢查（調(diào)查）類、審理類和信訪類。

第六條 案件材料實(shí)行案件承辦部門立卷制度，做到誰辦案誰立卷，案結(jié)卷成。

第七條 案件承辦人員應(yīng)從受理辦案開始，注意收集辦案全過程形成的材料，結(jié)案后及時(shí)整理。案件材料若有遺漏或缺損，應(yīng)附說明。案件材料以案件為單位整理立卷。兩個(gè)以上單位合辦的案件，主辦單位保存原件，協(xié)辦單位保存復(fù)制件或打印件。

如何整理案卷？

案卷管理，是律師事務(wù)所一項(xiàng)很重要的工作，正規(guī)的律所對(duì)卷宗歸檔都有很嚴(yán)格的要求。不過，這個(gè)工作也很簡單：一般的案卷整理，當(dāng)?shù)氐穆蓭焻f(xié)會(huì)都有統(tǒng)一的目錄表和封面，且分為刑事、民事、非訴等，你只需根據(jù)目錄，將案卷內(nèi)容按順序裝訂就行了。如果沒有目錄，你就按照從收案、辦理委托手續(xù)到開庭所需材料直至最后結(jié)案的先后順序排列裝訂即可。祝你工作愉快。

1、先將“工序”整理在一張紙上；

2、按“工序”整理材料；

3、將沒有的用一張A4紙代替；

4、最后裝訂成冊(cè)；

5、填好相關(guān)內(nèi)容；

6、編碼；

7、填目錄；

8、填封皮；

9、交給檔案保管員。

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過程

1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

2、折疊來源原則：把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實(shí)體分類：根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

案件卷宗怎么整理？

附一：人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法
　?。?984年1月4日）
　　一、總 則
　　第一條
人民法院的訴訟文書，是國家的重要專業(yè)文書之一，它所形成的檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令的情況和人民法院的基本職能，又是人民法院進(jìn)行審判活動(dòng)的依據(jù)和必要條件。各級(jí)人民法院必須嚴(yán)格按照訴訟文書立卷的要求，做好立卷歸檔工作。
　　第二條
人民法院的訴訟文書，要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟(jì)類別，按年度、審級(jí)、一案一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷。一個(gè)案件從收案、結(jié)案到歸檔保管以及所有的法律文書（判決書、裁定書、調(diào)解書、批復(fù)等）和公文、函電，都使用收案時(shí)編定的案號(hào)。審級(jí)改變的案件另行編號(hào)。
　　第三條
各級(jí)人民法院的訴訟文書，都必須用毛筆或鋼筆書寫、簽發(fā)，由審判庭經(jīng)辦案件的書記員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔，歸檔前由案件主要承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查。
　　二、材料的收集
　　第四條
人民法院在收案以后，經(jīng)辦書記員應(yīng)即開始收集有關(guān)本案的各種訴訟文書材料，著手立卷工作。在案件辦結(jié)以后，要認(rèn)真檢查全案的文書材料是否收集齊全，發(fā)現(xiàn)法律手續(xù)不完備的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救，去掉與本案無關(guān)的材料，再行排列整理。
　　第五條
卷內(nèi)訴訟文書材料，一般只保存一份（有領(lǐng)導(dǎo)同志的指示除外），重份的文書材料一律剔除。多余的判決書、裁定書、調(diào)解書，為備日后查考，可保留三份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
　　第六條
按審判監(jiān)督程序處理已轉(zhuǎn)化成為審判案件的，或經(jīng)審判監(jiān)督處理已起重大作用（如平反、改判）的申訴，其形成的訴訟文書材料，應(yīng)按審判案件的立卷標(biāo)準(zhǔn)立卷。
　　第七條
具有下列情況之一的刑、民申訴或人民來信，可以不立卷歸檔。（1）不屬法院業(yè)務(wù)范圍歸口交辦的人民來信；（2）答復(fù)來信來訪人到有關(guān)法院直訴的信件或記錄；（3）詢問一般法律手續(xù)問題的來信來訪；（4）沒有參考價(jià)值的信封；（5）內(nèi)容、地址不清的申訴信件；（6）確系精神病人的來信；（7）刑、民案件申訴中內(nèi)容相同的重份材料。
　　上述各項(xiàng)由有關(guān)業(yè)務(wù)單位自行處理。
　　三、材料的排列
　　第八條
訴訟文書材料的排列順序，總的要求是，按照訴訟程序的客觀進(jìn)程形成文書的時(shí)間自然順序進(jìn)行排列。
　　第九條
刑事一審訴訟文書材料的排列順序：
　?。?）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）案件移送書；（4）起訴書正本；（5）起訴書附件；（6）閱卷筆錄；（7）準(zhǔn)備庭筆錄；（8）送達(dá)起訴書筆錄；（9）審問筆錄；（10）調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；（11）聘請(qǐng)、指定、委托辯護(hù)人的有關(guān)材料；（12）開庭前的通知、傳票、提票等；（13）開庭公告；（14）審判庭審判筆錄；（15）審判庭詢問證人筆錄；（16）辯護(hù)詞、公訴詞；（17）合議庭評(píng)議筆錄；（18）案情報(bào)告；（19）審判委員會(huì)決議或記錄；（20）判決書或裁定書、調(diào)解書原本和正本；（21）宣判筆錄；（22）判決書和裁定書等送達(dá)回證；（23）抗訴書；（24）移送上訴案件報(bào)告或上訴案件移送書；（25）上級(jí)法院退卷函；（26）上級(jí)法院判決書或裁定書正本；（27）執(zhí)行通知書存根和回執(zhí)（釋放證回執(zhí)）；（28）贓、證物移送清單和處理手續(xù)材料；（29）備考表；（30）卷底。
　　第十條
一審刑事案件中關(guān)于死刑、死緩訴訟文書材料的排列順序，按第九條的（1）至（22）排列后繼續(xù)排列：
　?。?）上報(bào)死刑、死緩復(fù)核函（報(bào)告）；（2）最高人民法院、高級(jí)人民法院判決書、裁定書或批復(fù)；（3）退卷函；（4）執(zhí)行死刑命令；（5）對(duì)死刑執(zhí)行前驗(yàn)明正身筆錄；（6）執(zhí)行死刑筆錄；（7）執(zhí)行死刑布告簽發(fā)稿；（8）執(zhí)行死刑報(bào)告；（9）死刑案犯執(zhí)行前后照片；（10）對(duì)死刑犯家屬領(lǐng)取骨灰或尸體的通知；（11）尸體處理登記表。
　　第十一條
刑事二審訴訟文書材料排列順序：
　?。?）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）上訴或抗訴移送書；（4）一審法院判決書或裁定書；（5）上訴書、抗訴書；（6）答辯狀；（7）一審案情綜合報(bào)告；（8）閱卷筆錄；（9）準(zhǔn)備庭筆錄；（10）審訊筆錄；（11）調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；（12）開庭前的通知、傳票、提票等；（13）審判庭審判筆錄；（14）審判庭詢問證人筆錄；（15）案情綜合報(bào)告；（16）合議庭評(píng)議筆錄；（17）審判委員會(huì)決議或記錄；（18）判決書或裁定書原本和正本；（19）宣判筆錄；（20）退卷函；（21）送達(dá)回證；（22）執(zhí)行通知書回執(zhí)（釋放證回執(zhí)）；（23）備考表；（24）卷底。
　　第十二條
民事一審訴訟文書材料的排列順序：
　?。?）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）訴狀或口訴筆錄；（4）立案通知書（通知繳納訴訟費(fèi)或免費(fèi)手續(xù)）；（5）應(yīng)訴通知書回執(zhí)；（6）答辯書；（7）詢問筆錄；（8）調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；（9）調(diào)解材料和調(diào)解筆錄；（10）準(zhǔn)備庭筆錄；（11）訴訟代理人、法定代表人授權(quán)委托書、鑒定委托書，法定代表人身份證明；（12）開庭前的通知、傳票等；（13）開庭公告；（14）審判庭筆錄；（15）案情報(bào)告；（16）評(píng)議筆錄；（17）調(diào)解書、撤訴書；（18）審判委員會(huì)決議或記錄；（19）判決書或裁定書原本和正本；（20）宣判筆錄；（21）送達(dá)回證；（22）上訴書；（23）上級(jí)法院退卷函；（24）上級(jí)法院判決書、裁定書正本；（25）證物處理手續(xù)材料；（26）執(zhí)行手續(xù)材料；（27）備考表；（28）卷底。
　　第十三條
民事二審訴訟文書材料的排列順序：
　　（1）卷宗封面；（2）卷內(nèi)目錄；（3）上訴移送書；（4）原審法院判決書、裁定書；（5）上訴書；（6）答辯狀；（7）閱卷筆錄；（8）詢問筆錄；（9）調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；（10）調(diào)解筆錄；（11）撤訴書；（12）準(zhǔn)備庭筆錄；（13）開庭前的通知、傳票等；（14）審判庭筆錄；（15）案情報(bào)告；（16）評(píng)議筆錄；（17）審判委員會(huì)決議或記錄；（18）調(diào)解書、判決書、裁定書原本和正本；（19）宣判筆錄；（20）送達(dá)回證；（21）備考表；（22）卷底。
　　第十四條
第九條至第十三條的規(guī)定中沒有列舉的訴訟文書材料，各級(jí)人民法院可以根據(jù)實(shí)際情況，按形成的順序排列。經(jīng)濟(jì)合同糾紛案件、申訴案件、復(fù)核案件和加減刑案件的文書材料，可參照上述排列順序整理。
　　第十五條
集團(tuán)性重大刑事案件和涉及面廣、具有群眾性的重大民事案件，其中有共同性的問題，也有只屬于個(gè)人責(zé)任的問題，案件形成的材料較多，其組卷辦法，在反映全案基本面貌的基礎(chǔ)上，屬于共同性的問題立成綜合卷，屬于個(gè)人責(zé)任問題的分別單獨(dú)建立分卷。其訴訟文書材料的排列參照一審案件的排列順序處理。
　　第十六條
一個(gè)案件的訴訟文書材料是否分立成正卷、副卷，各高級(jí)人民法院可以根據(jù)本省、市、自治區(qū)法院系統(tǒng)實(shí)際工作的需要，自行決定。
　　四、立卷編目
　　第十七條
一個(gè)案件的訴訟文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐張編號(hào)。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、卷底、備考表不編頁碼。頁碼編在右上角，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。字體要整齊、清楚。
　　第十八條
要認(rèn)真登記好卷內(nèi)目錄。一份訴訟文書材料編一個(gè)順序號(hào)，判決書、裁定書的原本和正本編一個(gè)順序號(hào)。卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)訴訟文書材料排列順序逐件填寫，標(biāo)明起止張?zhí)枺舟E要工整、清晰。
　　第十九條
卷宗封面所列的各個(gè)項(xiàng)目，都要用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫齊全，書寫要工整。其中結(jié)案日期填寫正式宣判日期。
　　五、卷宗裝訂
　　第二十條
裝訂前要做好訴訟文書材料的檢查。對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，要加貼襯紙。紙張大于卷面的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。外文材料應(yīng)當(dāng)譯成中文附在后面。需要附卷的信封要打開平放，郵票不要起掉。材料上的全部金屬物都要剔除干凈。
　　第二十一條
一個(gè)案件的訴訟文書材料，每卷以二百張左右為宜，過多時(shí)應(yīng)按形成的順序分冊(cè)訂卷。
　　第二十二條
卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固，不要漏訂。長度應(yīng)在十八公分左右。
　　第二十三條
人民法院的訴訟文書材料，要單獨(dú)立卷，不要與公安機(jī)關(guān)預(yù)審卷、檢察機(jī)關(guān)起訴卷混訂或合訂。
　　第二十四條
卷宗裝訂以后，應(yīng)檢查文件材料有無漏訂現(xiàn)象，然后在卷底裝訂線上貼上封紙，并用承辦書記員名章加蓋騎縫。
　　六、歸 檔
　　第二十五條
要在案件結(jié)案以后的一個(gè)季度內(nèi)歸檔。案卷要根據(jù)《關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》提出保管期限意見，向檔案室移交，并辦好交接手續(xù)。凡立卷不符合規(guī)定要求的，由有關(guān)書記員負(fù)責(zé)重新整理。
　　第二十六條
歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等聲相檔案，應(yīng)在每盤上注明當(dāng)事人的姓名、案由、案號(hào)，承辦單位、錄制人、錄制時(shí)間、錄制內(nèi)容，并按形成順序，逐盤登記造冊(cè)歸檔。
　　第二十七條
歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應(yīng)裝訂入卷或裝入證物袋，在證物袋上寫明名稱、數(shù)量、特征、來源。不便附卷保存的，應(yīng)當(dāng)另行包裝，注明所屬案件的年度、審級(jí)、案號(hào)、當(dāng)事人姓名、案由以及證物的名稱、數(shù)量、特征等，隨同本案卷宗歸檔。易腐、易爆、易燃、有毒的證物，因不適于保存，可拍照附卷，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀或處理。
　　第二十八條
有贓、證物執(zhí)行工作或民事案件當(dāng)事人申請(qǐng)執(zhí)行的卷宗，可以在執(zhí)行完畢后附入原卷歸檔。需要長期執(zhí)行的，可用原收案號(hào)立執(zhí)行卷，執(zhí)行完畢后，并入原卷歸檔保存。
　　第二十九條
已歸檔的審判卷宗，不得從卷內(nèi)抽取材料。需要增添文書材料時(shí)，必須征得檔案人員同意，按立卷要求辦理，以保證卷宗的質(zhì)量。
　　七、附 則
　　第三十條
本辦法未盡事項(xiàng)，高級(jí)人民法院在不違反本辦法的前提下，可以制定補(bǔ)充辦法

如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：
（一）檔案館對(duì)接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。在檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運(yùn)用年度――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；