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教師業(yè)務(wù)檔案是教師歷年任課工作量、教學(xué)態(tài)度、教學(xué)水平、教學(xué)效果、專業(yè)進(jìn)修、教學(xué)研究成果等基本情況的重要?dú)v史記錄。為了管理好學(xué)校的教學(xué)檔案，特制訂本制度。一、教學(xué)檔案的歸檔范圍：凡是學(xué)校在教學(xué)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、照片均屬歸檔范圍。二、教學(xué)業(yè)務(wù)檔案主要內(nèi)容： (1)關(guān)于學(xué)校規(guī)模、專業(yè)設(shè)置、學(xué)制的文件。 (2)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、實施性教學(xué)計劃。 (3)學(xué)期授課計劃、總課表、教師任課一覽表、班級日志，學(xué)生成績登記表及統(tǒng)計表。 (4)學(xué)校教學(xué)工作管理制度，學(xué)生管理制度及其它教學(xué)的規(guī)章制度。 (5)教學(xué)工作計劃、教學(xué)工作總結(jié)，以及教學(xué)工作中的典型材料。 (6)自編教材、補(bǔ)充教材、教學(xué)案例、習(xí)題等。 (7)關(guān)于招生工作的文件、計劃、簡章、錄取新生審批表及錄取新生名冊。 (8)學(xué)生花名冊，學(xué)生卡片。 (9)三好學(xué)生卡片，優(yōu)秀畢業(yè)生和學(xué)生干部材料，關(guān)于學(xué)生獎勵、處分文件。 (10)學(xué)生留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)和退學(xué)的有關(guān)文件。 (11)畢業(yè)生名冊，畢業(yè)證書、職業(yè)資格證、結(jié)業(yè)證書、畢業(yè)證存根、畢業(yè)生合影照片。 (12)關(guān)于學(xué)生實習(xí)、畢業(yè)安置的各類材料 (13)畢業(yè)考試試題及標(biāo)準(zhǔn)答案。 (14)其它在教學(xué)中形成的重要文件材料。三、教學(xué)檔案的歸檔類目：（1）教學(xué)管理綜合類、（2）招生工作類、（3）課堂教學(xué)類、（4）實習(xí)類、（5）職業(yè)培訓(xùn)類、（6）學(xué)籍管理類（7）學(xué)生發(fā)展類、（8）教師發(fā)展類 四、教學(xué)檔案管理 1、做好教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的搜集、整理和立卷工作。 (1)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，由各有關(guān)科室分工負(fù)責(zé)搜集。 a、凡上級發(fā)文及本校形成正式文件的材料，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)。 b、凡教學(xué)、教務(wù)工作的文件材料，由教務(wù)處負(fù)責(zé)。 c、凡學(xué)生工作的文件材料，由團(tuán)委學(xué)生會負(fù)責(zé)。 (2)教務(wù)處、團(tuán)委學(xué)生會應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，并按類別篩選整理，編目立卷。 (3)辦公室每學(xué)期或?qū)W年結(jié)束應(yīng)督促有關(guān)科室整理、裝訂教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，及時驗收歸檔。 (4)辦公室應(yīng)建立教學(xué)業(yè)務(wù)檔案目錄索引，做好管理工作。 2、對國家教育行政部門頒發(fā)的各類文件、大綱、教材及有關(guān)資料 , 辦公室要及時登記、編號、入檔保存 , 以便查閱。 3、通過審查對達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的教研組和教師的教學(xué)工作計劃和總結(jié)、試卷分析、教學(xué)參考資料、教學(xué)科研成果等 , 應(yīng)及時整理存檔。教師學(xué)期授課進(jìn)度計劃、實驗課計劃、實驗報告（存放實驗室），分學(xué)期存放，保存期三年;各項教學(xué)檢查原始資料的檢查總結(jié)，應(yīng)分期整理，專盒存放。教師教案、學(xué)生成績及學(xué)籍卡片，分類存放，長期保存。 4、 學(xué)校推廣教育教研成果以及與外校進(jìn)行教學(xué)經(jīng)驗交流所獲得的資料 , 整理成冊入檔。 5、 對準(zhǔn)備使用的期中、期末的試題 ( 卷 ) 及有價值的試題 ( 卷 ) 應(yīng)及時登記入題庫 , 并嚴(yán)格遵守保密制度。 6、 學(xué)生、家長及社會各界對學(xué)校教學(xué)的反映材料及意見 , 學(xué)生評教資料等 ,應(yīng)及時整理存檔 , 以便查閱。 7、每學(xué)期教師排課表、教師花名冊 , 要收集整理、永久保存。 8、教務(wù)日記、教師教學(xué)日記要按時間順序?qū)：写娣?，保存三年；期中期末考試試卷、統(tǒng)考試卷、補(bǔ)考試卷，分學(xué)期分次存放保存到學(xué)生畢業(yè)。
大學(xué)畢業(yè)生檔案的管理方法
(一)學(xué)生檔案內(nèi)容
學(xué)生畢業(yè)離校前，檔案內(nèi)容除了原有高中部分檔案外還必須包括：
1、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。此表必須由學(xué)生本人填寫，字跡要清楚，用藍(lán)黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內(nèi)容;“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評價，請輔導(dǎo)員認(rèn)真填寫，報學(xué)生管理部門審核加蓋公章。
2、學(xué)士學(xué)位審批表。學(xué)生修完規(guī)定學(xué)分，經(jīng)校學(xué)位評審委員會批準(zhǔn)，獲得專業(yè)學(xué)士學(xué)位。
3、全國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生《就業(yè)通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)。
4、學(xué)生卡片。由校學(xué)籍管理部門審核批準(zhǔn)的本科或?qū)？茖W(xué)籍證明。
5、成績單。由教務(wù)部門核準(zhǔn)的學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績單，加蓋教務(wù)處公章。
6、組織關(guān)系。正式黨員的入黨申請書、黨校學(xué)員材料、積極分子材料等歸入檔案;預(yù)備黨員的黨組織關(guān)系材料單獨(dú)封存，單獨(dú)轉(zhuǎn)寄，待轉(zhuǎn)正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團(tuán)員關(guān)系須將入團(tuán)申請表歸入檔案。
7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學(xué)金、助學(xué)金等材料。
8、處分材料。在校期間因違紀(jì)行為而受到的處分。
(二)學(xué)生檔案管理
1、新生入學(xué)一個月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導(dǎo)員;個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。
2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負(fù)責(zé)將大學(xué)期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動時，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進(jìn)行轉(zhuǎn)交。
3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的`要求進(jìn)行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。
4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行備案，再以機(jī)要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門。
5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進(jìn)行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的補(bǔ)充檔案。畢業(yè)離校時，補(bǔ)充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。
6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉(zhuǎn)寄按時到達(dá)，畢業(yè)生本人要負(fù)責(zé)填寫檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門負(fù)責(zé)核查。
7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門，也可向?qū)W校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時限最多2年，期滿以機(jī)要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門。
8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長軌跡的真實記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴(yán)肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，其它部門或個人不得擅自處置。
9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實可予以補(bǔ)辦，補(bǔ)辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。
10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)解釋。
大學(xué)生大檔案處理方法
大學(xué)畢業(yè)生的檔案應(yīng)該怎么處理呢?下面我跟大家分享一下大學(xué)生大檔案處理方法，以供參考!
（一）已就業(yè)的學(xué)生檔案處理方法
一、戶口和檔案一并托管
1、應(yīng)屆高校畢業(yè)生持《高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》，到用人單位加蓋公章。
2、持用人單位已蓋章的《高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》到人才中心加蓋用人單位上級主管部門接受專用章。如簽訂的是國企、事業(yè)單位或其他省市單位的，用人單位須出具不接受戶口、人事檔案的證明原件或復(fù)印件。
3、然后將蓋章后的《高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》，交給學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心辦理《報到證》。
4、畢業(yè)生憑《報到證》到學(xué)校保衛(wèi)處領(lǐng)取《學(xué)生集體常住人口登記表》或《戶口遷移證》。
5、畢業(yè)時，持《報到證》、《學(xué)生集體常住人口登記表》或《戶口遷移證》的原件、照片、畢業(yè) 證、學(xué)位 證、身份證的復(fù)印件，送到人才市場高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)部門、領(lǐng)取人才市場戶口材料接受憑證。
二、單一托管人事檔案的'程序
1、應(yīng)屆畢業(yè)生持用人單位蓋章的就業(yè)協(xié)議書到人才市場，并由人才市場在就業(yè)協(xié)議書“上級主管部門”一欄蓋章，或出具《人事檔案及關(guān)系接收函》。
2、應(yīng)屆畢業(yè)生再持《就業(yè)協(xié)議書》到學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心辦理《報到證》。
3、最后由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)《報到證》要求，將人事檔案轉(zhuǎn)交人才市場托管。 擇業(yè)期內(nèi)可申請學(xué)校代管
B.未就業(yè)的學(xué)生檔案處理方法
從高校就業(yè)指導(dǎo)中心等相關(guān)機(jī)構(gòu)了解到，國家對于畢業(yè)未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取三種方法：
一、把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級市的人事局接收。
★適合對象：比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生。
★優(yōu)點：在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便。
★缺點：兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。
二、把檔案留在學(xué)校。
2002年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時尚未落實單位的畢業(yè)生戶口、檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。
★適合對象：適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生。
★優(yōu)點：學(xué)校誠信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用。
★缺點：畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。
三、把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。
★適合對象：比較適合創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。
★優(yōu)點：易于畢業(yè)生解決一些實際問題。
★缺點：由于畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少，容易造成信息不暢。
(二)學(xué)生檔案內(nèi)容
學(xué)生畢業(yè)離校前，檔案內(nèi)容除了原有高中部分檔案外還必須包括：
1、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。此表必須由學(xué)生本人填寫，字跡要清楚，用藍(lán)黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內(nèi)容;“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評價，請輔導(dǎo)員認(rèn)真填寫，報學(xué)生管理部門審核加蓋公章。
2、學(xué)士學(xué)位審批表。學(xué)生修完規(guī)定學(xué)分，經(jīng)校學(xué)位評審委員會批準(zhǔn)，獲得專業(yè)學(xué)士學(xué)位。
3、全國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生《就業(yè)通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)。
4、學(xué)生卡片。由校學(xué)籍管理部門審核批準(zhǔn)的本科或?qū)？茖W(xué)籍證明。
5、成績單。由教務(wù)部門核準(zhǔn)的學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績單，加蓋教務(wù)處公章。
6、組織關(guān)系。正式黨員的入黨申請書、黨校學(xué)員材料、積極分子材料等歸入檔案;預(yù)備黨員的黨組織關(guān)系材料單獨(dú)封存，單獨(dú)轉(zhuǎn)寄，待轉(zhuǎn)正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團(tuán)員關(guān)系須將入團(tuán)申請表歸入檔案。
7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學(xué)金、助學(xué)金等材料。
8、處分材料。在校期間因違紀(jì)行為而受到的處分。
(三)學(xué)生檔案管理
1、新生入學(xué)一個月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導(dǎo)員;個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。
2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負(fù)責(zé)將大學(xué)期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動時，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進(jìn)行轉(zhuǎn)交。
3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進(jìn)行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。
4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行備案，再以機(jī)要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門。
5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進(jìn)行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的補(bǔ)充檔案。畢業(yè)離校時，補(bǔ)充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機(jī)要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)?；騿挝粰n案管理部門，再與原始檔案合并存檔。
6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉(zhuǎn)寄按時到達(dá)，畢業(yè)生本人要負(fù)責(zé)填寫檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門負(fù)責(zé)核查。
7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門，也可向?qū)W校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時限最多2年，期滿以機(jī)要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門。
8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長軌跡的真實記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴(yán)肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機(jī)要方式轉(zhuǎn)出，其它部門或個人不得擅自處置。
9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實可予以補(bǔ)辦，補(bǔ)辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。
10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)解釋。
教務(wù)檔案資料按以下項目分類：
①上級文件。包括中央、省、地、市、縣各級教育行政部門下達(dá)的文件。
②請示報告。包括本校招生、基建、人事、設(shè)備購置、師生獎懲等方面向上級寫的報告的底稿。
③規(guī)章制度。包括各種規(guī)則、制度、工作條例、獎懲辦法。
④計劃總結(jié)。
⑤試題試卷。
⑥報表統(tǒng)計。
⑦外來資料。指兄弟學(xué)校、兄弟省市的交流資料。
⑧教師業(yè)務(wù)檔案。包括教師來校的時間，每學(xué)期所任課程、年級、節(jié)數(shù)、考勤記載、進(jìn)修考核情況、公開課教案、評議記錄、在報章雜志上發(fā)表的論文目錄及自制重要教具名稱等。
導(dǎo)語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。
一、中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀
1.種類繁多，利用率
?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，一個學(xué)校就是一個大社會，在這個大社會中，形成的材料種類非常多，它幾乎囊括了所有種類的檔案，即文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、科研檔案、基建檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案等等。
所以學(xué)校檔案門類多，內(nèi)容復(fù)雜。但是中學(xué)工作主要是以教學(xué)為主，領(lǐng)導(dǎo)主要是抓教學(xué)，雖然檔案工作也在開展，由于檔案本身的特點是時效性差、利用率低，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致檔案的價值得不到充分的體現(xiàn)。
2.管理工作被動，缺乏主動性
在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，學(xué)生的成績和學(xué)校的升學(xué)率倍受“寵愛”，而檔案工作不同于其他工作，它不能夠馬上產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，人們對檔案工作也不重視，這種情況在整個檔案界普遍存在。況且在以教學(xué)為主要活動的學(xué)校工作中，平時又要應(yīng)付各種各樣的檢查和評估，檔案的收集工作往往是被動的，材料不齊全，難以及時歸檔。檔案工作開展緩慢，缺乏積極主動性。
3.管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗
多年來，由于高校開設(shè)檔案專業(yè)的班級較少，培養(yǎng)的檔案專業(yè)人才與崗位需求失調(diào)，這就造成很多單位不可能招到檔案專業(yè)人員，再加上學(xué)校的主管部門不重視，中學(xué)管理檔案的大多不是專業(yè)人員，很多是老師轉(zhuǎn)崗或兼職的，這樣的現(xiàn)實，使得中學(xué)檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏必要的理論指導(dǎo)。
二、中學(xué)檔案的利用需求
1.學(xué)校本身的教學(xué)需要
學(xué)校最主要的活動就是教學(xué)活動，圍繞著教學(xué)活動產(chǎn)生了各種各樣的材料，這就是中學(xué)檔案收集的主要范圍。比如教學(xué)方面，針對老師教學(xué)中復(fù)習(xí)的.需要，教務(wù)處把每一個備課組每一次考試前出的試卷，考試中出現(xiàn)的問題，考試后質(zhì)量分析等都集中起來按學(xué)年度歸檔，極大方便了老師的教學(xué)、查閱等工作。
再比如德育方面，在學(xué)生畢業(yè)的時候展示出學(xué)生三年來活動的圖文資料。按照這方面的需求，就要求平時做好這方面材料的收集，作為德育活動的檔案。學(xué)校檔案的種類繁多，在專兼職檔案工作人員有限的情況下，學(xué)校應(yīng)根據(jù)教學(xué)的需要，組織專人各自負(fù)責(zé)一方面的檔案收集、整理工作，讓全體教師充分利用學(xué)校檔案的有利條件，助力做好教學(xué)工作，將被動的檔案工作化為主動。
2.教師評聘職稱的需要
在中學(xué)，教師的主要任務(wù)是教學(xué)，當(dāng)然在教學(xué)過程中，教師評聘職稱也是教師重要的任務(wù)之一。為了老師評聘職稱的需要，建立教師業(yè)務(wù)檔案是每個學(xué)校檔案工作中的重要組成部分。
我校建立教師業(yè)務(wù)檔案，是以每個老師為單位，按照職稱評定的需要收集相應(yīng)的材料，這些材料包括：教師基本情況登記表(各種學(xué)歷、學(xué)位證書、教師資格證書、任職資格證書、普通話、計算機(jī)等級水平考試、繼續(xù)教育等等復(fù)印件);承擔(dān)教育教學(xué)基本情況表(任教班級、擔(dān)任班主任、教研組長、備考組長、行政職務(wù)等證明材料);承擔(dān)教科研情況表(論文獲獎、匯編、擔(dān)任課題等);獲獎情況(獲獎文件、證書等等復(fù)印件)。每學(xué)年度考核時，將每位教師當(dāng)年晉級、獲獎、繼續(xù)教育培訓(xùn)等材料更新情況補(bǔ)充到個人的業(yè)務(wù)檔案中，為老師日后評職稱提供方便。
3.編撰校史的需要
我校是一個有一百二十多年歷史的百年老校，辦學(xué)歷史悠久，但是由于歷史原因，以前領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致以前的檔案沒有得到很好的保存。為了吸收歷史教訓(xùn)，我校在2012年決定編撰《毓英園》這一?？?，每學(xué)期一期，把一學(xué)期開展的重要活動以圖文的形式編撰下來，包括：功勛人物、校園動態(tài)、探索園地、校友之窗、榕樹下、光榮榜、心靈驛站等欄目，圍繞這一刊物平時收集材料，基本上囊括了一學(xué)期學(xué)校的重要活動，材料齊全。
4.其他特殊需要
我校是福建省體育傳統(tǒng)項目(排球)重點培養(yǎng)學(xué)校，同時還是省毒品預(yù)防教育基地示范校等等，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色，收集特色檔案。按照每個特色項目驗收的標(biāo)準(zhǔn)來收集整理檔案，為日后復(fù)查或?qū)W校做宣傳展覽提供詳實的材料依據(jù)。另外，外部對于學(xué)樣檔案工作的依賴也很多，如校友需要，由于我校歷史悠久，校友很多，遍布海內(nèi)外，每年校友聯(lián)誼活動特別多，為此專門收集整理校友檔案，比如校友活動照片，校友活動材料，校友榮譽(yù)錄，知名校友檔案等等。
三、針對需求加強(qiáng)中學(xué)檔案的管理
1.提高認(rèn)識、統(tǒng)一規(guī)范
檔案即是寶貴的歷史史料，查閱檔案可以知現(xiàn)在。學(xué)校檔案工作是一項綜合性的工作，它不是某一個處室，某一個人員的工作，它貫穿在整個學(xué)校工作當(dāng)中，所有人都與它有關(guān)，不管老師還是學(xué)生都與之有關(guān)聯(lián)。
因此，從校級領(lǐng)導(dǎo)到中層行政，再到專任老師，再到學(xué)生都必須有檔案意識，都要加入到學(xué)校檔案的工作當(dāng)中。有了這個意識，就必須有一個統(tǒng)一的規(guī)范，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，我們學(xué)校按照自己的辦學(xué)特色，制定了《毓英中學(xué)各處室兼職檔案員工作職責(zé)》、《毓英中學(xué)各處室歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)檔案分類大綱和編號方法》、《毓英中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)體育傳統(tǒng)項目(排球)歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)知名校友檔案歸檔范圍和保管期限》等等。
2.針對需求、建立特色
針對不同的需求，我校建立了與之相一致的特色檔案。學(xué)校最為重要的檔案工作便是學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，我們在做好常規(guī)學(xué)籍檔案的整理、歸檔工作之外，還利用學(xué)籍檔案做好畢業(yè)生的跟蹤，制作畢業(yè)生花名冊以便做好校友檔案，為開展校友活動提供依據(jù)。
另外，根據(jù)我校是省體育傳統(tǒng)項目(排球)重點培養(yǎng)學(xué)校，我們建立了與之一致的特色檔案，這為每年體育傳統(tǒng)校的檢查驗收，對外交流，總結(jié)經(jīng)驗提供了極為便利的條件。
3.積極主動、發(fā)揮實效
學(xué)校的各種檔案蘊(yùn)藏著十分豐富的價值，中學(xué)檔案工作人員要積極主動地查找整理出學(xué)校最具特色的歷史檔案資料，編輯成各種媒介，開放式地供學(xué)校的教師和學(xué)生觀賞，會使檔案發(fā)揮出更多的功效。
同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者應(yīng)該創(chuàng)新檔案工作思路，以充分利用現(xiàn)有學(xué)校檔案服務(wù)于學(xué)校各部門工作，服務(wù)于學(xué)生的德育工作，讓優(yōu)秀的學(xué)校檔案成為愛國主義教育的新陣地。只有我們抓住檔案輔助和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展這一目標(biāo)，沿著“需求”將工作開展下去，中學(xué)檔案工作才有動力。
按需求來做，學(xué)校檔案工作就不會處于被動狀態(tài)，而是獲得大家的認(rèn)可，使其發(fā)揮出最大的實效，同時也會促使中學(xué)檔案工作做得更好，全面為學(xué)校各項工作服務(wù)。
總之，中學(xué)檔案工作由于其種類繁多，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高，各個學(xué)校檔案管理經(jīng)驗很少相互交流，嚴(yán)重滯后了中學(xué)檔案工作的進(jìn)步，針對本校的需求來加強(qiáng)檔案工作的管理，建立本校特色檔案，對促進(jìn)學(xué)校檔案工作的發(fā)展具有重大的意義。
為做好2017屆畢業(yè)生檔案材料收集、整理、歸檔工作，根據(jù)《上海立信會計金融學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法》,按照學(xué)校對畢業(yè)生離校工作的統(tǒng)一部署，現(xiàn)將有關(guān)工作通知如下：
一、各學(xué)院畢業(yè)生檔案材料收集工作
組織部、學(xué)生處、教務(wù)處、就業(yè)與創(chuàng)業(yè)工作處、團(tuán)委等部門是畢業(yè)生檔案材料形成或暫時保管部門，應(yīng)及時向二級學(xué)院移交檔案材料，移交材料必須做到準(zhǔn)確、齊全、整潔，書寫規(guī)范（必須使用黑色簽字筆，不可用圓珠筆、鉛筆和紅色墨水），簽字與蓋章手續(xù)完整，按學(xué)院、專業(yè)、班級、學(xué)號順序排列后，于6月9日以前移交到各學(xué)院。
1. 全國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報到證 （由就業(yè)與創(chuàng)業(yè)工作處移交）；
2. 高等學(xué)校畢業(yè)登記表（由各學(xué)院自行收集）；
3. 學(xué)生成績總表；授予學(xué)士學(xué)位通知書（由教務(wù)處移交）；
4. 獎勵、違紀(jì)處分材料（由學(xué)生處移交）；
5. 學(xué)生黨員材料（由組織部移交，本次移交時將于本學(xué)期末轉(zhuǎn)正的學(xué)生預(yù)備黨員，請各學(xué)院在其所在班級的歸檔清單列表中標(biāo)注“缺黨員材料”，到7月10日左右轉(zhuǎn)正材料出來后，組織部將材料直接交到相應(yīng)校區(qū)檔案館，由檔案館工作人員替各二級學(xué)院進(jìn)行材料歸檔）；
6. 入團(tuán)材料（由團(tuán)委移交）；
7. 其他材料（相關(guān)部門或個人）。
二、各學(xué)院畢業(yè)生檔案材料整理、歸檔工作
1. 各學(xué)院應(yīng)將畢業(yè)生的檔案材料以個人為單位集中在一起，按專業(yè)、班級分開，并按學(xué)號順序排列（學(xué)號由小到大依次排列），并列出每位畢業(yè)生檔案材料的歸檔清單（見附件）。材料齊全后，檔案才會寄出，請確認(rèn)好學(xué)生檔案是否齊全， 注意是否缺黨員材料，是否有延期畢業(yè)學(xué)生。
2. 各學(xué)院派專人將畢業(yè)生檔案材料送到檔案館，按要求將檔案材料裝入每個畢業(yè)生檔案袋中，并在檔案袋目錄上登錄，應(yīng)歸檔材料全部歸檔后進(jìn)行封口。檔案材料歸檔前務(wù)必看清楚畢業(yè)生姓名和班級序號，只有兩項全對時才能裝入，否則一旦錯裝會給畢業(yè)生和學(xué)校造成不必要的影響和麻煩。
檔案整理檔案數(shù)字化
檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)
TEL：18937133779
