紅色檔案整理

會(huì)計(jì)檔案整理歸檔方法

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件，一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來(lái)文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函)合為一件;

(4)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)(本)為一件。

3、分類

按年度——保管期限(永久、長(zhǎng)期、短期)進(jìn)行分類整理歸檔。

4、編制頁(yè)碼：原則上保留歸檔文件本身的頁(yè)碼，如文件本身沒(méi)編頁(yè)碼的應(yīng)編制頁(yè)碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁(yè)碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號(hào)

(1)歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

檔案章格式：

(2)檔案章的`項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：

件號(hào)：文件的順序號(hào)。年度、保管期限(永久、長(zhǎng)期、短期)編制1 個(gè)流水號(hào)，每年斷號(hào)。

年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒(méi)及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

5、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

(1)歸檔文件編號(hào)后。按照年度、保管期限、編號(hào)順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號(hào)暫不要編。

(2)填寫盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說(shuō)明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可不用填寫; 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫歸檔文件目錄：(見(jiàn)圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號(hào)：編制的流水號(hào);

(2)責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān);

(3)文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)(沒(méi)有文號(hào)的不用填寫)

(4)題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說(shuō)明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號(hào);(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的]補(bǔ)充通知

(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)數(shù);(注意：正反面)

(7)備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)標(biāo)號(hào);

(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

7、編寫歸檔說(shuō)明

歸檔說(shuō)明的內(nèi)容包括：

(1)單位的名稱;

(2)單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時(shí)間;

(3)當(dāng)年的主要工作情況

(4)當(dāng)年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見(jiàn)歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說(shuō)明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊(cè)，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

完善檔案建設(shè) 促進(jìn)個(gè)人成長(zhǎng)

【摘要】檔案的收集、整理、歸檔、信息化等是一項(xiàng)繁重的工作，但是檔案有著其重要的功能。充分認(rèn)識(shí)檔案建設(shè)的重要性及對(duì)其功能的認(rèn)識(shí)同樣有著重要的意義。檔案管理人員對(duì)檔案功能認(rèn)識(shí)不到位，檔案的建設(shè)就會(huì)建設(shè)不完善，檔案的育人功能得不到應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案建設(shè)? ? ? 家族檔案? ? 名師檔案

? ? ? 我們很多人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)是比較有局限性或者是模糊的，只知道每個(gè)人都有一份個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的檔案。人事檔案是跟著個(gè)人走的，對(duì)于事業(yè)單位的人有著重要的作用，或者是我們的孩子要考公務(wù)員或事業(yè)單位、公檢法等單位時(shí)需要進(jìn)行政治審查，這時(shí)檔案也顯示出了它的憑證功能。筆者近期也是通過(guò)學(xué)習(xí)檔案法后，對(duì)檔案的功能有了更深入的認(rèn)識(shí)。檔案的功能不僅局限于此，它還有很多功能，如文化功能等，例如，一些資政的功能，我們可以把歷史的經(jīng)驗(yàn)為我們今天的發(fā)展來(lái)服務(wù)。今天筆者主要闡述它的育人功能方面的內(nèi)容，完善檔案對(duì)促進(jìn)個(gè)人成長(zhǎng)的作用。如果檔案資料不完善，則沒(méi)有辦法開(kāi)放檔案資料，則需要檔案的人不便于查尋，那么檔案的價(jià)值也就體現(xiàn)不出它應(yīng)有的功能。

? ? ? 為什么說(shuō)完善檔案建設(shè)，對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)有什么促進(jìn)作用呢？完善檔案建設(shè)，具有以下幾方面的育人功能：

? ? ? 第一，完善家族檔案，便于尋找家族的歷史,激發(fā)個(gè)人成長(zhǎng)。如果我們對(duì)每個(gè)家族都能建立一個(gè)完整的家族電子檔案；如果學(xué)生可以查尋自己家族的電子檔案，了解自己的家族史。如果他的家族中曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)一個(gè)英雄或比較成功的人士，給他樹(shù)立榜樣。那么，他就可以找到可以傳承的文化或理念。從而促進(jìn)一個(gè)學(xué)生的成長(zhǎng)。如果他的家族中，從沒(méi)有英雄人物或比較成功的人才出現(xiàn)，這時(shí)由老師查尋有英雄人物的家族或成功人士的個(gè)人成長(zhǎng)檔案，讓學(xué)生學(xué)習(xí)。從而為學(xué)生樹(shù)立榜樣的形象，用榜樣的力量影響學(xué)生，促進(jìn)學(xué)生的成長(zhǎng)。例如，讀過(guò)《曾國(guó)藩傳》的人都知道，當(dāng)年幼時(shí)的曾國(guó)藩得知家族中重來(lái)沒(méi)有考起秀才的人才后，于是，他就立志要改變這個(gè)家族的現(xiàn)狀，后來(lái)激發(fā)了他的學(xué)習(xí)激情，成就了他輝輝煌的未來(lái)。

? ? ? ? 第二，進(jìn)一步完善國(guó)家紅色檔案，查找國(guó)家檔案資料，激發(fā)學(xué)生愛(ài)國(guó)主義。通過(guò)查尋國(guó)家的部分英雄人物的具體的電子檔案資料，學(xué)生英雄人物的真實(shí)資料，更能激發(fā)學(xué)生的愛(ài)國(guó)主義。在學(xué)黨史過(guò)程中，我們就有深刻的體會(huì)，根據(jù)紅色檔案編制的視頻或資料，更加生動(dòng)與準(zhǔn)確，教育的價(jià)值更大。教師們?yōu)榱思訌?qiáng)愛(ài)國(guó)主義教育，如果能從相應(yīng)的紅色檔案中提取相關(guān)的視頻、文字和圖片資料，教育教學(xué)的效果將大提高。

? ? ? ? 第三，完善教育名師檔案，促進(jìn)師生個(gè)人成長(zhǎng)。如果完善全國(guó)的名師的檔案，例如，名師的教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)實(shí)錄，微視頻、成長(zhǎng)經(jīng)歷、教育理念等業(yè)務(wù)檔案，如果能在一定的程度上開(kāi)放，能查尋得到，那么這將惠及大部分教師和學(xué)生個(gè)人的快速成長(zhǎng)。特別是在鄉(xiāng)村，教師和學(xué)生的資源是相對(duì)比較匱乏的，因此，如果能有名師檔案資料進(jìn)行學(xué)習(xí)，將大大促進(jìn)教育均衡發(fā)展。

? ? ? ? 總之，完善好檔案建設(shè)，對(duì)促進(jìn)個(gè)人成長(zhǎng)有著重要的意義。一個(gè)人的成長(zhǎng)，需要立志、需要榜樣的力量、需要有養(yǎng)份等，而良好的檔案建議恰好可以作為培育人的土壤。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，改變傳統(tǒng)的思維模式，不斷開(kāi)發(fā)利用答案新技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)的腳步，增強(qiáng)檔案的育人功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔當(dāng)案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案，2008,(06)；

[2]崔岱.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角對(duì)檔案信息化安全建設(shè)策略的探討[J].城建檔案,2018(03):17-18.

淄博未來(lái)會(huì)如何發(fā)掘紅色資源？

淄博作為一座擁有深厚歷史文化底蘊(yùn)的城市，卻沒(méi)有發(fā)掘相應(yīng)的強(qiáng)大的旅游資源，因此，要謀求全面發(fā)展，下一步，淄博就要深化文化賦能，開(kāi)發(fā)以紅色旅游資源為主的特色旅游新經(jīng)濟(jì)。
所謂的紅色旅游資源，其實(shí)指的就是中國(guó)共產(chǎn)黨成立以后、新中國(guó)成立以前，包括中國(guó)共產(chǎn)黨創(chuàng)建初期、大革命時(shí)期、土地革命時(shí)期、紅軍長(zhǎng)征時(shí)期、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期、解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期等歷史時(shí)期重要的革命紀(jì)念地、紀(jì)念物及其所承載的革命精神，而淄博作為整個(gè)山東乃至全國(guó)都頗有分量的紅色基地，發(fā)生過(guò)許許多多壯烈的故事，擁有其他地區(qū)無(wú)可比擬的紅色旅游資源。為了開(kāi)發(fā)這些紅色資源，就必須先講好紅色故事，引起人們對(duì)那些壯烈歷史的興趣。
今年，淄博市檔案館將重點(diǎn)把紅色檔案資源開(kāi)發(fā)利用好。繼續(xù)辦好“百年恰是風(fēng)華正茂”主題檔案文獻(xiàn)展、“記錄·淄博——2017-2021全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展五年成就圖片展”，推出紅色檔案文化精品，聯(lián)合媒體開(kāi)設(shè)“檔案里的紅色文化”等專題專欄，通過(guò)展覽陳列、新媒體傳播、專題制作、公益講座等形式，讓紅色檔案資源“活”起來(lái)，講好紅色檔案故事。

檔案如何修整

檔案整理歸檔過(guò)程中的整理技巧

（一）歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)）的來(lái)文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件）。

3、原件與復(fù)制件為一件（對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

5、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)（本）內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件）。

6、來(lái)文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定。“來(lái)文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等）。

7、請(qǐng)示與批復(fù)各為一件。

8、報(bào)告與批示各為一件。

正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對(duì)集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

（二）文件裝訂順序

歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁(yè)次，防止文件張頁(yè)丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書(shū)釘、回形針等對(duì)文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋３衷b訂不動(dòng)）。

其次必須對(duì)它們進(jìn)行排序。順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，一般放在最后；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁(yè)加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。

再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。一般來(lái)說(shuō)，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。（建議管理文件類采用左側(cè)裝訂，污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書(shū)釘為宜）

裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定，一般采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂，如文件太厚，則建議采用三孔一線。

裝訂要求：裝訂用品必須是對(duì)歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。

（三）歸檔文件的蓋章、編號(hào)、填寫頁(yè)數(shù)

1、歸檔章的格式

其規(guī)格為長(zhǎng)80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設(shè)置的項(xiàng)目主要為編號(hào)項(xiàng)目中的必備項(xiàng)。

歸檔章樣式：

全宗號(hào)

類別號(hào)

期 限

年?度

機(jī)?構(gòu)

件 號(hào)

歸檔章填寫示例：

全宗號(hào)

6

類別號(hào)

A

期 限

30年

年?度

2009

機(jī)?構(gòu)

件 號(hào)

001

歸檔章填寫說(shuō)明

歸檔章項(xiàng)目

項(xiàng)目說(shuō)?明

填 寫 說(shuō) 明

全 宗 號(hào)

檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

全宗號(hào)由同級(jí)檔案館給立檔單位編制，如果暫時(shí)未有全宗號(hào)，可暫時(shí)不填。

類別號(hào)

一個(gè)立檔單位不同門類檔案的代號(hào)。

文書(shū)檔案填寫“A”。

期限

即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長(zhǎng)期”和“永久”。

具體檔案保管期限劃分參照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》。

年???度

填寫文件內(nèi)容針對(duì)的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

歸檔文件根據(jù)實(shí)際歸檔年度標(biāo)注。文件針對(duì)年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2006。

機(jī)構(gòu)

填寫文件形成或主辦部門的簡(jiǎn)稱或代號(hào)，不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空。

如：黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。

件號(hào)

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開(kāi)始標(biāo)注。

2、蓋章位置

歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫內(nèi)容，如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置，但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁(yè)，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護(hù)文件正本的原始面貌。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號(hào)。

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

4、每“件”文件的頁(yè)數(shù)填寫該件的實(shí)際有效頁(yè)數(shù)。

（注意不要用鉛筆填寫頁(yè)號(hào)，要用鋼筆、碳素或藍(lán)黑墨水筆填寫或用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼）

單面印刷的文件在正面右上角處填寫實(shí)際頁(yè)數(shù)；

雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實(shí)際頁(yè)數(shù)；

文件中出現(xiàn)與本文無(wú)關(guān)的頁(yè)面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過(guò)的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆批“Ⅹ”。上報(bào)等表格沒(méi)有填寫內(nèi)容的頁(yè)批“Ⅹ”（如已蓋“此頁(yè)空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁(yè)號(hào)，并計(jì)算頁(yè)數(shù)。

（四）歸檔文件排列順序

歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

1、以年度為界線，按照年度—保管期限相對(duì)集中排序。

（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限從1開(kāi)始編一個(gè)大流水號(hào)；

（2）由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）分別整理歸檔的，每個(gè)部門（即機(jī)構(gòu)）內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

2、保管期限，按問(wèn)題和內(nèi)容確定保管期限；按永久、長(zhǎng)期/30年、短期/10年的順序依次編排。

3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間順序序依次排列。

裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：

1．應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。

2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

5. 由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）整理歸檔的，不同部門（即機(jī)構(gòu)）的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

6. 一件文件（如講稿、書(shū)稿）太厚，一個(gè)平常的檔案盒裝不下，可根據(jù)文件厚度，選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。

員工檔案如何整理

可以按照以下方式進(jìn)行整理，僅供參考：
一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類
★第一類:履歷材料
職工履歷表,簡(jiǎn)歷表以及反映職工個(gè)人履歷情況的各類登記表
1.履歷表(書(shū)),簡(jiǎn)歷表;
2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學(xué)生等各類人員登記表;
4.更改姓名材料;
5.就業(yè)登記申請(qǐng)書(shū);
6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);
7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.
★第二類 自傳材料
工作經(jīng)歷
思想發(fā)展性質(zhì)的自傳
其它屬于自傳性質(zhì)的材料
凡是本人書(shū)寫的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過(guò)程,家庭情況,社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.
★第三類 鑒定,考核,考察材料
職工鑒定,調(diào)動(dòng),考核,民主評(píng)議等內(nèi)容的考察材料,登記表
1.鑒定表(含自我鑒定);
2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;
3.考核登記表.
★第四類 學(xué)歷,培訓(xùn)和評(píng)定崗位技術(shù)(技能)材料
學(xué)歷,學(xué)位,畢業(yè)生登記表,培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表,成績(jī)登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;
晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表,聘任呈報(bào)表及考績(jī)材料,職業(yè)資格證書(shū);
職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.
★第五類 政審材料
審查職工政治歷史情況的調(diào)查報(bào)告,審查結(jié)論,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn),檢查交代或說(shuō)明情況的材料,主要證明材料;
甄別,復(fù)查結(jié)論(意見(jiàn),決定),調(diào)查報(bào)告,批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;
入黨,入團(tuán),參軍,出國(guó)等政審材料;
更改職工的民族,年齡,國(guó)籍,入黨,入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見(jiàn),上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料.
★第六類 參加中國(guó)共產(chǎn)黨,共青團(tuán)及民主黨派的材料
中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū),入黨申請(qǐng)書(shū)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū),中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見(jiàn)及所依據(jù)的材料;
民主評(píng)議黨員中形成的組織意見(jiàn)或黨員登記表,認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn);
中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū),申請(qǐng)書(shū),團(tuán)員登記表,退團(tuán)材料;加入民主黨派的有關(guān)材料.
★第七類 獎(jiǎng)勵(lì)材料
各種先進(jìn)人物登記表
先進(jìn)模范事跡
嘉獎(jiǎng),通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料
★第八類 處分材料
處分決定(免予處分的處理意見(jiàn)),查證核實(shí)報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)處分的意見(jiàn)和檢查,交待材料;
通報(bào)批評(píng)材料;
甄別,復(fù)查報(bào)告,決定,上級(jí)批復(fù)及本人意見(jiàn);
公安機(jī)關(guān)和紀(jì)檢部門處理違紀(jì)違法材料;
法院審判工作形成的判決書(shū).
★第九類 勞動(dòng)關(guān)系和工資,待遇審批材料
工資級(jí)別登記表,職務(wù)工資變動(dòng)登記表,調(diào)資審批表,定級(jí)和解決待遇的審批材料;
招用職工登記表,任免呈報(bào)表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動(dòng)合同,終止或解除勞動(dòng)合同報(bào)告書(shū),解聘,辭退材料;
保險(xiǎn)福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;
從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時(shí)間及連續(xù)工齡核定表,計(jì)劃生育審批表;
退(離)休審批表;
復(fù)員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;
大中專院校畢業(yè)生派遣證;
工作調(diào)動(dòng)介紹信
出國(guó),出境人員審批表;
黨代會(huì),人代會(huì),政協(xié)會(huì)議,工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì),民主黨派代表會(huì)代表登記表.
★第十類 其他可供組織參考的材料
招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動(dòng)等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級(jí)材料;
非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書(shū);個(gè)人誠(chéng)信材料等.
二、歸檔要求
完整,齊全,準(zhǔn)確,手續(xù)完備
注:
歸檔文件的書(shū)寫和制作材料應(yīng)能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙;(185×260)
保證書(shū)寫質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書(shū)寫材料一般應(yīng)使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案長(zhǎng)久保管的書(shū)寫材料
三、鑒別
1 ,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對(duì)象的職工檔案或是否屬于應(yīng)歸入職工檔案的內(nèi)容,對(duì)不屬于職工檔案內(nèi)容或重復(fù)多余的文件材料應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行清理;
2, 判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實(shí)的不得歸入職工檔案;
3 ,審查材料是否齊全,完整,對(duì)不完整,來(lái)源和時(shí)間不明的材料,應(yīng)查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論,調(diào)查報(bào)告,上級(jí)批復(fù),主要證明材料,本人的交待等.
處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報(bào)告,上級(jí)批復(fù),個(gè)人對(duì)處分的意見(jiàn)等.以上材料屬于成套的,必須齊全.
4, 審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在簽字蓋章后歸檔;
審查結(jié)論,處分決定,組織鑒定,民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面.
任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān),批準(zhǔn)時(shí)間和文號(hào).
出國(guó)出境審批表,須注明出去的任務(wù),目的及出去與返回的時(shí)間.
5 ,鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充.
四、組件
原則: 每份文件為一件
注:
正文與定稿為一件,正文在前
正件與附件為一件,正件在前
原件與復(fù)制件為一件,復(fù)制件在前
原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前
五、排序
1,按歸檔文件形成時(shí)間排序
第一類 (履歷) 第二類 (自傳) 第三類(鑒定考核考察) 第四類(評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料)第七類(獎(jiǎng)勵(lì)) 第九類(招用等) 第十類(其他)
2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序
第五類(政審) 第八類(處分)
注:
材料的排列順序?yàn)?上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等.
3,第六類
排列順序?yàn)?按入團(tuán),入黨,入民主黨派排
入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其它材料之前
入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序.
4,第九類
材料既可按形成時(shí)間排序,也可按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序.
按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是:
工資情況的材料
錄用,任免材料
保險(xiǎn)福利待遇材料
出國(guó),出境材料
每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列
六、修整裝訂
總要求:
· 以件為單位 16開(kāi)(185×260)
· 裝訂應(yīng)結(jié)實(shí),整齊,不掉頁(yè),不倒頁(yè),不壓字,
不損壞文件,不妨礙閱讀
(一)對(duì)超出16開(kāi)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪裁;不能剪裁的材料,須進(jìn)行折疊.折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開(kāi)閱讀.
(二)對(duì)破損,卷角,折皺和小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲(chóng)蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫燙烤.
(三)對(duì)過(guò)窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.
(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.
裝訂要求:
每個(gè)職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:
(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.
(二)理齊檔案材料.材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.
(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個(gè)孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.
(四)使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮.檔案卷皮須書(shū)寫檔案人的姓名.
(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號(hào)和籍貫.
(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查.
(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.
七、編目
1,頁(yè)號(hào)編寫
在有書(shū)寫內(nèi)容的每頁(yè)歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標(biāo)注頁(yè)號(hào)
注:
托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁(yè)進(jìn)行編號(hào)
2,類件號(hào)編寫
在歸檔文件首頁(yè)右上方空白位置加蓋"類件號(hào)"章
類號(hào):"一"到"十"
件號(hào)為同一類材料內(nèi)的順序號(hào),按時(shí)間順序或主次關(guān)系確定
頁(yè)數(shù)為阿拉伯?dāng)?shù)字
3,卷(袋)內(nèi)目錄
·置于每個(gè)職工檔案材料卷(袋)首
·用耐久材料書(shū)寫或計(jì)算機(jī)打印
·各項(xiàng)目應(yīng)填寫應(yīng)完整,準(zhǔn)確
注一
:每類之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用
類件號(hào):按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"
責(zé)任者:歸檔文件形成單位或個(gè)人,即文件的署名者
題名:填寫歸檔文件的標(biāo)題,應(yīng)完整,準(zhǔn)確;對(duì)沒(méi)有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應(yīng)另行編寫,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯?dāng)?shù)字8位表示,可分兩行書(shū)寫
頁(yè)數(shù):該件材料總頁(yè)數(shù)
要求:
每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫.具體要求:
(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫;
(2),根據(jù)材料題目填寫"題名".無(wú)題目的材料應(yīng)擬定題目.題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化.擬定題目或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn).凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(3),"日期"一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間.復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間.
(4),書(shū)面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書(shū)寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對(duì),做到準(zhǔn)確無(wú)誤;
(5),書(shū)寫目錄時(shí),每類目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用.
★卷內(nèi)備考表的填寫:后面填初次整理時(shí)間及人員姓名
中間填每年整理人,檢查人,整理時(shí)間
4,檢索工具
要求
企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立職工檔案檢索工具或管理臺(tái)賬(案卷目錄).項(xiàng)目包括:姓名,檔號(hào),存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個(gè)字母的順序排列.每個(gè)姓氏后預(yù)留部分空格,常用姓要預(yù)留多一些."王,劉,李,張,"
職工檔案用"10"或"ZG"來(lái)表示,下設(shè)1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號(hào)的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、檔案裝具
檔案卷皮 檔案袋
卷皮規(guī)格:
長(zhǎng)27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設(shè)三個(gè)裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米
材料:
一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過(guò)厚,以減輕檔案重量
顏色:
應(yīng)采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍(lán),紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色
項(xiàng)目:
"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:
"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米
"姓名"用大一號(hào)宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書(shū)寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字
2 ,檔案袋
規(guī)格:
長(zhǎng)30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米
材料質(zhì)量:
可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙
袋面項(xiàng)目:
"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"
字體和字的顏色
與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

其他的內(nèi)容你可以看一下國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和自己?jiǎn)挝挥袡n案的，你可以參考其樣式進(jìn)行整理就行！