檔案整理立卷

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時(shí)間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

(4) 編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目 錄，一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類別或保管期限 來編制。

文書檔案

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

如何做好文書檔案管理工作

一、優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡(jiǎn)單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)代的引領(lǐng)下，對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對(duì)文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對(duì)文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖恪⒕W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國(guó)文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

分類方法：

1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。

2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個(gè)問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。

5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個(gè)部門分類，最后按保管期限分類。

保管

我國(guó)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷毀

1）制定保管期限表；

2）制定銷毀檔案的審批制度；

3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

編制

按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。

會(huì)計(jì)檔案如何整理？

會(huì)計(jì)檔案整理步驟如下：
（一）決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊(cè)（本）為一卷，編制一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)。
2、編頁(yè)號(hào)：以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁(yè)號(hào)，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁(yè)號(hào)。
3、填寫會(huì)計(jì)檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會(huì)計(jì)憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會(huì)計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。
（3）起止時(shí)間：填寫形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。
（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
（5 ）保管期限：按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。
（6）全宗號(hào)、目錄號(hào)
（7）案卷號(hào)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)或案卷起止號(hào)，在案卷起號(hào)和止號(hào)之間用“一”隔開。
（8）盒號(hào)：暫不填。
（9）填寫會(huì)計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類別“會(huì)計(jì)檔案” →二級(jí)類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個(gè)頁(yè)號(hào)）→點(diǎn)保存。

（二）會(huì)計(jì)賬簿1、有頁(yè)號(hào)的可不再另編頁(yè)號(hào)。
2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號(hào)不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號(hào)，案卷號(hào)連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊(cè)賬簿）
4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號(hào)不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)賬簿類”.
（三）會(huì)計(jì)憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。
2、會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)：
每本憑證一個(gè)檔號(hào),全部編完,年度與年度之間拉通編。會(huì)計(jì)憑證封面有檔號(hào)的填在檔號(hào)處，沒有檔號(hào)的填在會(huì)計(jì)憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號(hào)完成后，按順序裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會(huì)計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫，填寫方法與會(huì)計(jì)憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱。
（2）會(huì)計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。
（3） 時(shí)間：填寫本盒會(huì)計(jì)憑證所屬年月。
（4） 起止時(shí)間：填寫本盒會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
（10） 目錄號(hào)：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。
（11）案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
（12） 會(huì)計(jì)憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)憑證類”，并錄入憑證起止號(hào)。

會(huì)計(jì)檔案整理立卷和歸檔的基本要求有哪些

會(huì)計(jì)檔案的歸檔
1.財(cái)政部關(guān)于印發(fā)<會(huì)計(jì)檔案管理辦法>的通知》 (財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,年度終了后,應(yīng)由（）負(fù)責(zé)整理立卷。

B、單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)

檔案保管權(quán)限

1、按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條的規(guī)定：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸擋要求負(fù)責(zé)整理成卷、裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

2、移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要折封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員拆封整理，以分清責(zé)任。

3、各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單住負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

4、在當(dāng)年或本會(huì)計(jì)期間內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案，,在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)保管，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案 。

5、出納賬證以外的其他出納歸檔資料，主要是指各種報(bào)表和文件，如各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開支計(jì)劃睥、決算表，出納報(bào)告單，銀行對(duì)賬單，資金分析報(bào)告表，

作為收付依據(jù)的各種經(jīng)濟(jì)合同文件以及其他財(cái)務(wù)管理方面的重要憑據(jù)，如支票申請(qǐng)單與支票領(lǐng)用登記簿等。這些資料應(yīng)該分類整理并妥善保管，年末集中歸入會(huì)計(jì)檔案。

擴(kuò)展資料

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

第十條單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

第十二條單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。

參考資料來源：百度百科——會(huì)計(jì)檔案管理辦法

參考資料來源：百度百科——檔案保管工作