電子檔案整理技巧與圖解

整理檔案的方法是編號(hào)分類(lèi)法，步驟共有七步，分別是收集、篩選、分類(lèi)、確定、修繕、編號(hào)以及裝盒并編制目錄。

整理檔案的具體步驟分為七步：第一步是收集，整理人需要將所有文件收集起來(lái)。第二步是篩選，整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。第三步是劃分文件的類(lèi)別和級(jí)別，第四步是確定文件的保管期限，第五步是修繕文件的內(nèi)容，整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號(hào)，最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

拯救你的“腦”——電子資料整理方法

文/蘇蘇

作為一個(gè)十分喜歡存留生活印記、成長(zhǎng)印記，并且是學(xué)校電子資料“總管”的我，擁有一份數(shù)以百G的電子資料，簡(jiǎn)直是太正常不過(guò)了！

我的電子資料總和是以百G為單位的，這還不包括我在新浪微博、微信、QQ、瀏覽器等收藏夾里收藏的電子資料。哦，還有QQ郵件里、云盤(pán)，我也存了不少資料。

每次看到那幾百G電子資料，我都頭疼不已。

7月初別墨跡組織了整理收納小組時(shí)，我告訴自己，不能再墨跡了，因?yàn)椋愕哪E只會(huì)讓資料的混亂程度越演越烈；因?yàn)椋幢闶俏易约翰辉偈占{一些感興趣的電子資料，學(xué)校的電子資料也不會(huì)放過(guò)我的！

那么，怎么整理這么多電子資料呢？

在網(wǎng)絡(luò)上，整理衣物、整理化妝品、整理房間等整理大法層出不窮，但是，關(guān)于如何整理電子資料的論述并不多。我只能摸著石頭過(guò)河，探索著來(lái)。

我閱讀過(guò)《怦然心動(dòng)的整理魔法》以及網(wǎng)上一些關(guān)于衣物、物品整理的文章。其中，最重要的一個(gè)觀點(diǎn)就是——“心動(dòng)是唯一的取舍標(biāo)準(zhǔn)”。也就是說(shuō)，只要不能讓你怦然心動(dòng)的，都應(yīng)該丟！

丟，是整理的最終奧義！

但是，電子資料的奧義，不是這個(gè)。

丟，是必須，但是不是關(guān)鍵！

以個(gè)人為例，工作相關(guān)的電子資料，能不能不心動(dòng)就丟？能不能過(guò)3-5年就丟？能不能刪除過(guò)程資料，只保留最終結(jié)果？

為什么？

第一，工作相關(guān)資料中有一部分相當(dāng)于檔案資料，你敢丟嘛？丟了，領(lǐng)導(dǎo)就要給你點(diǎn)兒顏色看看了！所以，無(wú)論它讓你心動(dòng)與否，都必須保留。

第二，正常說(shuō)來(lái)3-5年之前的檔案資料，留存的價(jià)值極低。但是，有些重要材料也是需要保留的。

想想看，當(dāng)學(xué)校\\公司五十年大慶時(shí)，其他人只能拿出最近三五年的照片，表明學(xué)校\\公司的現(xiàn)在時(shí)，你甩出幾張老照片，別人會(huì)用怎樣驚羨的目光看著你？你的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)認(rèn)為你對(duì)學(xué)校\\公司有著不一般的熱情，對(duì)你留有特別的印象！

第三，過(guò)程資料對(duì)學(xué)校\\公司的影響不大，多數(shù)可以刪除。但是，對(duì)你來(lái)說(shuō)，卻有部分應(yīng)當(dāng)留存。

過(guò)程材料可以幫助你改進(jìn)工作行為、提煉經(jīng)驗(yàn)。這樣，你在跟后輩新人“吹噓”你的“想當(dāng)年”時(shí)，也有很多鮮活的例子可以用。

過(guò)程材料可以讓你的經(jīng)驗(yàn)介紹更真實(shí)可靠，具有可借鑒的意義。也許有人覺(jué)得自己一輩子不會(huì)有向別人介紹自己工作經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)。可是，萬(wàn)一呢？人生那么長(zhǎng)，誰(shuí)知道會(huì)發(fā)生啥？

當(dāng)初我在區(qū)里做新聞寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)介紹時(shí)，我所留存的新聞原稿就派上了用場(chǎng)，可以讓聽(tīng)會(huì)的同行明白，什么樣的表述是不恰當(dāng)?shù)?，為什么要這樣改。

過(guò)程資料可以讓你向領(lǐng)導(dǎo)作總結(jié)匯報(bào)時(shí)，更能言之有物。用修改了8遍文稿、調(diào)整了5次文章框架，比你空口無(wú)憑的說(shuō)，你非常辛苦的寫(xiě)稿，更有說(shuō)服力。當(dāng)然，如果你是洽談合同，你可以說(shuō)，與XX公司溝通多少次、修改了幾次合同，爭(zhēng)取了哪些權(quán)益等等。

丟，不是關(guān)鍵，那么什么才是電子材料整理的關(guān)鍵呢？

分類(lèi)，才是關(guān)鍵！

當(dāng)你去一個(gè)陌生的城市時(shí)，尋找一家符合心意的餐館，可能是困難的、花費(fèi)大量時(shí)間的。但是，當(dāng)你去一個(gè)陌生的超市是，購(gòu)買(mǎi)一袋符合需要的食鹽，卻可能是簡(jiǎn)單的、短時(shí)間可以完成的。除非你要的品牌，這里沒(méi)有[表情符號(hào)，擠眼]。

這是為什么呢？

因?yàn)橐粋€(gè)城市的規(guī)劃是不可能將同類(lèi)商家放在一起的。當(dāng)你在一個(gè)陌生的城市里，想尋找一家符合心意的餐館，聰明點(diǎn)兒的辦法就是找朋友推薦、網(wǎng)上搜索，然而，依然不一定合你的口味；笨拙點(diǎn)兒的辦法就是一家一家嘗試，這樣花費(fèi)的時(shí)間，更是無(wú)法計(jì)算。

而一個(gè)超市的規(guī)劃卻可以將同類(lèi)商品放在一處。即便是在一個(gè)陌生的超市里，只要你找到或者詢(xún)問(wèn)到調(diào)料區(qū)，然后就能很輕而易舉地找到你想要的那袋食鹽。這，就是分類(lèi)來(lái)帶的便捷！

因此，整理電子材料時(shí)，事先想好分類(lèi)是最重要。這樣，你整理好的材料，才能很輕易地再次找出來(lái)！至于如何給你的電子材料分類(lèi)，需要根據(jù)你的個(gè)人情況進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)。

例如，大多數(shù)人的電子材料包含三大類(lèi)，應(yīng)用軟件、工作文檔、個(gè)人文檔。如果僅以這三個(gè)分類(lèi)作電子材料分類(lèi)，里面的子分類(lèi)的層次就會(huì)過(guò)多了。每次翻找材料的時(shí)候，就跟玩俄羅斯套娃一樣（我太喜歡木一妹紙的套娃比喻了?。?，打開(kāi)一層又一層。無(wú)意識(shí)中增加了查找的困難，對(duì)于我這等懶人，實(shí)在是不太適用。

因此，即便是大分類(lèi)，也需要相對(duì)精細(xì)化。例如，工作文檔分為001-工作文檔-產(chǎn)品介紹；001-工作文檔-客戶資料，等等。這樣總文件夾下面的子文件夾的層次就會(huì)比較少。

下圖，是我的電子材料大分類(lèi)圖，供大家借鑒。里面細(xì)小的分類(lèi)，我就不做展示了。

分類(lèi)文件夾建立好了之后，保證每個(gè)文件夾是空白的很重要。這樣從0開(kāi)始的整理，會(huì)讓你有再一次積累資料的滿足感與成就感，此外，在依次填充的過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己以往相關(guān)資料積累的空白處。

比如說(shuō)，一次培訓(xùn)的通知、培訓(xùn)內(nèi)容、簽到表、過(guò)程照片或者視頻、相關(guān)報(bào)道或者總結(jié)，是否都積累了呢？或者，有沒(méi)有資料重復(fù)存儲(chǔ)了呢？

再次整理電子材料的過(guò)程，也是對(duì)自己資料查缺補(bǔ)漏、整理合并的過(guò)程。

因此，在整理過(guò)程中，將沒(méi)有整理過(guò)的材料與分類(lèi)文件夾放在不同的位置是極好的一種行為。這樣你可以很清晰的明白自己已經(jīng)整理了多少材料，也避免了文件名改來(lái)改去，改暈了頭。

好的文件命名可以讓我們?cè)谖募A中第一時(shí)間找到他們，也可以使文件檢索變得十分簡(jiǎn)單。

你可以把他們隨機(jī)組合，讓你的文件夾更加清晰明了。并盡可能用序號(hào)或者英文字母將文件夾進(jìn)行系統(tǒng)排序，這樣能夠按照你的個(gè)人習(xí)慣，將經(jīng)常使用的文件夾排在前列。

具體的文件命名也十分重要。這樣你可以在打開(kāi)文件夾之后，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)它！

例如，“20160721-文檔整理-拯救你的“腦”-蘇蘇。

因?yàn)殡娮硬牧喜徽加脤?shí)際空間，所以，我們最容易忽視的整理內(nèi)容。往往會(huì)存在這個(gè)也不錯(cuò)，那個(gè)也不錯(cuò)，一股腦都存在電腦里或者各種收藏夾里，然后每次翻找時(shí)，把自己搞得焦頭爛額，甚至因?yàn)椴牧线^(guò)多，壓根提不起精神去翻看，白白攢了一堆資料。

電子材料也要斷舍離！

就算不占現(xiàn)實(shí)空間，虛擬空間也是很寶貴的，好嘛！

而且，電子材料過(guò)多，就算分類(lèi)再明晰，也會(huì)增加不必要的查找困難。因此，必要?jiǎng)h除、整合電子材料是非常必要的！

……

總之，讓我們的電腦，輕盈起來(lái)，讓查找資料輕松起來(lái)！拯救你的“腦”，還你百G空間！

如果你有什么想法，歡迎你留言，我會(huì)盡量逐一回復(fù)的。

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簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法

電子文件歸檔一般采用以下方法：
1、將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。
2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。
3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上

簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法

1、將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入光盤(pán)，光介質(zhì)上，脫機(jī)后可存放在別處
2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過(guò)程必須統(tǒng)一、規(guī)范。
3、將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上，對(duì)備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。
4、采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永杰和長(zhǎng)期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中同時(shí)保存規(guī)范的機(jī)讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系。

如何整理辦公室的檔案資料

一般來(lái)說(shuō)辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購(gòu)4孔A4活頁(yè)文件夾及配套透明活頁(yè)文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看，是晨光旗下專(zhuān)門(mén)的辦公用品采購(gòu)平臺(tái)，品類(lèi)很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁(yè)文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專(zhuān)用的A4活頁(yè)文件袋就買(mǎi)了用，沒(méi)有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁(yè)文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門(mén)別類(lèi)放好，會(huì)非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱(chēng)要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過(guò)3個(gè)。并且定期做好備份和清理，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤(pán)，也建立對(duì)應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱(chēng)統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí)，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。