政府采購檔案整理規(guī)范

第一章　總則第一條　為規(guī)范政府采購當(dāng)事人的采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護政府采購當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進廉政建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》的規(guī)定，結(jié)合本市實際，制定本辦法。第二條　凡納入本市政府預(yù)算管理的國家機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織（以下統(tǒng)稱采購人）使用財政性資金、自籌資金進行貨物、工程、服務(wù)采購活動的，適用本辦法。
財政性資金包括預(yù)算內(nèi)資金和預(yù)算外資金以及政府性基金等。自籌資金是指除財政性資金以外的其他資金，主要包括事業(yè)收入、其他收入、國債轉(zhuǎn)貸資金、銀行貸款、各種借款等。第三條　政府采購實行采購目錄管理制度。政府采購目錄和公開招標限額標準按省政府或省財政部門的規(guī)定執(zhí)行。第四條　政府采購信息應(yīng)當(dāng)在財政部門指定的媒體上公告。公告的主要內(nèi)容包括招標公告和有關(guān)操作性文件、中標或成交結(jié)果。第五條　政府采購實行專家集體評審制度。評審專家的管理和使用按照《河北省政府采購評審專家管理辦法》執(zhí)行。第六條　各級政府財政部門是政府采購的監(jiān)督管理部門。負責(zé)執(zhí)行政府采購政策；審核、執(zhí)行政府采購預(yù)算；管理政府采購專家信息庫和政府采購信息；監(jiān)督和檢查政府采購活動；對采購代理機構(gòu)實行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；受理供應(yīng)商投訴等。第七條　各級監(jiān)察、審計部門應(yīng)當(dāng)按照各自的職責(zé)監(jiān)督和審計政府采購活動。第二章　政府采購主體第八條　政府采購主體包括：采購人、供應(yīng)商、集中采購機構(gòu)和經(jīng)依法認定資格的其他采購代理機構(gòu)。第九條　采購人應(yīng)當(dāng)建立和完善政府采購內(nèi)部監(jiān)督制約機制。采購人從事政府采購活動應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：
（一）執(zhí)行政府采購政策；
（二）編制和執(zhí)行本部門、單位政府采購預(yù)算；
（三）向同級財政部門報送有關(guān)政府采購的審批或備案文件、政府采購執(zhí)行情況和統(tǒng)計報表；
（四）按照財政部門批準的采購方式向采購代理機構(gòu)提供政府采購項目技術(shù)規(guī)范及要求；
（五）參與評審專家的抽取和參加評標委員會；
（六）向購買招標文件的潛在供應(yīng)商介紹項目情況，組織現(xiàn)場勘查，回答供應(yīng)商提出的疑問；
（七）與中標供應(yīng)商簽訂政府采購合同；
（八）組織采購項目的驗收工作；
（九）組織實施部門集中采購和分散采購工作；
（十）辦理采購資金的支付與結(jié)算。第十條　供應(yīng)商是指向采購人提供貨物、工程建設(shè)、服務(wù)的法人、其他組織或者自然人。第十一條　集中采購機構(gòu)是非營利性事業(yè)法人。集中采購機構(gòu)從事政府采購活動應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：
（一）根據(jù)財政部門下達的政府采購計劃，編制政府采購招標方案或文件；
（二）制訂集中采購操作規(guī)程；
（三）建立供應(yīng)商信息庫，承擔(dān)供應(yīng)商秘密資料的保密責(zé)任；
（四）按照財政部門批準的采購方式和采購人提供的采購項目、技術(shù)規(guī)范要求編制招標文件，發(fā)布采購信息，組織招標文件論證；
（五）按照有關(guān)規(guī)定抽取評審專家，具體組織開標、評標、談判、詢價等采購活動；
（六）公示中標候選供應(yīng)商，向中標供應(yīng)商簽發(fā)中標通知書；
（七）見證采購人和中標供應(yīng)商合同簽訂；
（八）負責(zé)評標現(xiàn)場記錄，解答供應(yīng)商詢問和質(zhì)疑；
（九）整理保管政府采購檔案，報送政府采購信息。第十二條　其他采購代理機構(gòu)是指依法設(shè)立、從事招標代理業(yè)務(wù)并提供相關(guān)服務(wù)的社會中介組織。對承攬政府采購業(yè)務(wù)的其他采購代理機構(gòu)實行登記備案制。取得省政府采購監(jiān)督管理部門登記備案的其他采購代理機構(gòu)，受采購人委托可以承辦相應(yīng)的政府采購事項。第三章　政府采購的形式和方式第十三條　政府采購分為政府集中采購、部門集中采購、定點采購、協(xié)議供貨和分散采購等形式。第十四條　政府采購應(yīng)當(dāng)以公開招標方式為主，不具備公開招標條件的，可采用邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等其他采購方式。第十五條　政府采購方式由財政部門根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合采購項目的實際確定。由于特殊情況，需要變更采購方式的應(yīng)當(dāng)經(jīng)財政部門同意。
各種采購方式的具體運行程序由財政部門另行制定。第四章　政府采購的一般程序第十六條　政府采購活動一般應(yīng)當(dāng)按照下列程序進行：
（一）采購人按照財政部門的要求在編制年度部門預(yù)算的同時，編制本部門政府采購建議計劃，由財政部門在批復(fù)部門預(yù)算時同時批復(fù)。未納入年度政府采購預(yù)算的臨時采購項目，由采購人按照規(guī)定程序編報臨時采購預(yù)算報財政部門審批。
（二）采購項目屬于預(yù)算內(nèi)、外資金的，由財政部門將資金從財政國庫或財政預(yù)算外專戶劃撥到財政集中收付中心。采購項目屬于采購人自籌資金的，在實施政府采購前由采購人將本次采購資金劃轉(zhuǎn)到財政集中收付中心。采購資金需要分期付款的，在采購前，采購人存入財政集中收付中心的資金應(yīng)當(dāng)不低于采購項目所需資金的百分之三十（合同約定的首付款高于百分之三十的，按合同約定執(zhí)行），其余資金須填報自籌資金承諾書。
（三）采購人根據(jù)采購預(yù)算填制政府采購計劃表，報財政部門。
（四）財政部門根據(jù)采購項目和有關(guān)規(guī)定核準采購人的政府采購申請，簽發(fā)政府采購計劃核準書，并確定采購方式，由采購人委托采購代理機構(gòu)組織采購或自行組織采購。
使用財政性資金進行的建設(shè)工程項目的采購，采購人根據(jù)計劃部門批準的工程立項，填制《政府采購建設(shè)工程項目計劃表》，報財政部門簽署意見后，由采購人委托采購代理機構(gòu)采購，其招投標程序及管理按照招標投標法等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。
（五）采購人根據(jù)財政部門批準的采購計劃，向采購代理機構(gòu)提供采購項目的具體技術(shù)要求，協(xié)助采購代理機構(gòu)編制招標文件，并與采購代理機構(gòu)簽訂委托招標協(xié)議書，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。
采購代理機構(gòu)根據(jù)采購人提供的采購項目的技術(shù)要求及有關(guān)規(guī)定編制招標文件，經(jīng)采購人確認后對外發(fā)布公告。對實行公開招標、邀請招標的，采購人和采購代理機構(gòu)在制作招標文件時，應(yīng)公布政府采購預(yù)算。
（六）采購人和采購代理機構(gòu)代表在財政部門設(shè)立的政府采購專家信息庫中，隨機抽取評審專家組成評標委員會，并填制抽取評審專家備案表。特殊情況需要在專家信息庫以外聘請專家的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)財政部門批準。采購人應(yīng)當(dāng)推薦一名代表參加評標委員會。
（七）開標應(yīng)當(dāng)按招標文件規(guī)定的時間、地點，邀請所有投標人和采購人代表參加，由采購代理機構(gòu)主持，按照招標文件確定的評標方法和標準，對投標文件進行評審。
評標委員會將評標結(jié)果向采購代理機構(gòu)提交書面評審報告，并推薦中標候選供應(yīng)商。
（八）采購代理機構(gòu)根據(jù)評標委員會提交的中標候選供應(yīng)商的順序，現(xiàn)場公布中標候選供應(yīng)商名單和中標金額，并予以公示三天。無疑義后，以第一中標候選供應(yīng)商為中標人，由采購代理機構(gòu)向其發(fā)出書面中標通知書。
（九）采購人或者采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)自中標通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照合同法和招投標文件的有關(guān)約定與中標供應(yīng)商簽訂政府采購合同。
合同履行中，采購人需要更改政府采購合同的，由采購人落實資金后提出書面申請，經(jīng)財政部門批準，補辦采購計劃、中標通知書和采購合同。
（十）采購人依照合同約定條款組織政府采購項目驗收，涉及有關(guān)行業(yè)標準的應(yīng)聘請有關(guān)專家參加驗收。驗收合格后，填制政府采購驗收報告。憑政府采購驗收報告和有關(guān)憑證，填制《政府采購資金直接支付撥款申請書》，由財政集中收付中心向中標供應(yīng)商支付。
使用財政性資金進行的建設(shè)工程項目采購，采購人憑有關(guān)憑證填制《政府采購資金直接支付撥款申請書》，由財政集中收付中心預(yù)付或支付工程資金。

政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度

政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度

在不斷進步的時代，很多地方都會使用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是我?guī)痛蠹艺淼恼少彉I(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

根據(jù)工作需要，結(jié)合單位實際，特制定以下內(nèi)部控制制度：

一、崗位工作責(zé)任制

政府采購中心的工作主要包括負責(zé)人、采購受理、采購操作、履約驗收四個崗位。

1.負責(zé)人崗位的主要工作是：人員管理，制度建設(shè)，崗位培訓(xùn)，業(yè)績考核，簽批對外文書，審核報告。

2.采購受理崗位主要工作是：接受采購人委托、審核項目資料、根據(jù)項目的特點、類別、合理確定項目負責(zé)人、協(xié)調(diào)采購會議時間安排、采購文件審核、發(fā)送中標通知書等。

3.采購操作崗位主要工作是：溝通采購人、發(fā)布采購信息、制作并發(fā)售采購文件、組織評標活動、整理已辦結(jié)項目檔案等。

4.履約驗收崗位主要工作是：督促、指導(dǎo)和服務(wù)采購人簽訂采購合同;對重大的集中采購項目，與采購人共同組織有關(guān)技術(shù)專家進行驗收、制作驗收報告;一般項目由采購人驗收并填制合同履行情況表作為驗收報告;受理質(zhì)疑和投訴。

工作崗位相互分離，各負其責(zé)，互相制約與制衡。即采購受理崗位不負責(zé)采購操作和檔案管理;采購操作崗位不負責(zé)履約驗收和檔案管理，履約驗收崗位不經(jīng)辦采購受理和檔案管理。

二 、回避和輪崗制度

1.建立回避制度。在政府采購活動中，采購人員及相關(guān)人員(包括招標采購中評標委員會的組成人員、競爭性談判中談判小組的組成人員、詢價采購中詢價小組的組成人員)與供應(yīng)商有利害關(guān)系的，必須回避;

2.建立輪崗制度。采購中心受理業(yè)務(wù)后，對中心人員工作分配要全面，工程、貨物和服務(wù)類都要經(jīng)手，大、小項目盡量平均，促進全體人員都能掌握采購操作的全流程業(yè)務(wù)。

三、文明辦公制度

1.實行政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度。每周除參加區(qū)政府辦公室統(tǒng)一組織的政治學(xué)習(xí)外，每月還安排兩個下午，組織全體人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，特別是學(xué)習(xí)與政府采購相關(guān)的法律、法規(guī)，進一步提高工作人員的政策業(yè)務(wù)水平。

2.提倡文明用語，對來電來訪者，應(yīng)做到熱情、大方、得體，一律使用文明語言，樹立良好服務(wù)觀念。

3.嚴格執(zhí)行考勤制度。全體人員應(yīng)遵守作息時間，堅守崗位，做到不無故遲到、早退和曠工，請假須按規(guī)定辦理。工作期間一律不得從事與工作無關(guān)的事情，比如上網(wǎng)淘寶、炒股、打游戲、看電視劇等等。

4.注意安全和保密。平時注意保管文件、資料和辦公用品，重要文件及時歸檔，對涉及國家機密、工作秘密、供應(yīng)商的商業(yè)秘密，必須妥善保管，不得泄露。

5.厲行節(jié)約，反對浪費，杜絕一切不必要的`開支，自覺愛護公共財物，努力減低采購成本。

四、印章管理制度

1.日常工作所需，比如招標文件、中標通知書等，需啟用印章，經(jīng)辦人在“公章使用登記表”上簽字并填寫清楚文件材料名稱、份數(shù)、時間和需要說明的事項，確保無誤后方可蓋章。

2.凡涉及到財務(wù)、人事、工資等內(nèi)容的各類型報表、文件、報告、申請、便函、介紹信等必須由單位負責(zé)人簽字后方可蓋章，否則，不予蓋章。

3.凡涉及個人事項需加蓋公章的材料，如貸款、擔(dān)保、落戶口等一律由單位負責(zé)人同意簽字后，方可蓋章。

4.外單位需采購中心出具證明等之類情況，需經(jīng)單位負責(zé)人簽字后方可蓋章。

5.單位公章由專人負責(zé)管理，財務(wù)印章由財務(wù)人員負責(zé)管理，未經(jīng)單位負責(zé)人批準不得私自轉(zhuǎn)交他人代管，凡是出現(xiàn)未經(jīng)單位負責(zé)人同意后蓋章的情況，責(zé)任由公章管理人員自行承擔(dān)。

五、檔案管理制度

1.文書檔案和專業(yè)檔案應(yīng)按照檔案資料的內(nèi)容進行收集整理，編寫歸檔目錄，交由檔案室登記裝訂保存。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷、歸檔工作，專業(yè)檔案一般在項目完成后一周內(nèi)歸檔。聲像檔案隨時歸檔。

2.檔案人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱制度，任何單位或個人借閱、復(fù)印檔案資料，均需填寫《檔案查詢申請表》，經(jīng)單位負責(zé)人簽字批準方可查閱，借出的檔案要及時歸檔、核實。

3.檔案人員要增強保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。

4.銷毀檔案要登記造冊，須經(jīng)單位負責(zé)人簽字批準后方能進行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。

5.檔案人員熟悉檔案庫藏情況，完善檔案檢索工具，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光、衛(wèi)生等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。

六、財務(wù)管理制度

1.財務(wù)報銷程序

①.報銷人需把報銷的票據(jù)整理完整。

②.報銷票據(jù)上應(yīng)由承辦人用鋼筆或碳素筆簽字，標明經(jīng)手人。

③.會計人員必須認真審核原始票據(jù)的合法性，大小金額是否一致，戳記是否清晰等。對不真實、不合法的原始憑證，有權(quán)拒絕辦理，并向單位負責(zé)人說明情況。

④.財務(wù)人員審核領(lǐng)導(dǎo)簽字、財務(wù)印章及報銷金額，據(jù)實予以報銷。

⑤.聘請的專家在參加政府采購中，如需申請工作用餐、去現(xiàn)場勘察或制定技術(shù)參數(shù)所發(fā)生的費用，必須如實的填報審批單、報銷單，由項目負責(zé)人簽字確認，經(jīng)主任審批后，財務(wù)人員方可報銷。

⑥.所有報銷票據(jù)、財政受權(quán)支付票據(jù)、報銷審批單，均需單位負責(zé)人簽字后加蓋財務(wù)公章及法人私章，方可生效使用。

2.收取、退付保證金工作程序

①.投標及履約保證金的收取

供應(yīng)商前來交納保證金時，要核實繳款人公司名稱及辦理人員身份證明、開具湖北省非稅收入一般繳款書，進行收款、蓋章，并將票據(jù)交給交款人。不接受以個人名義和現(xiàn)金形式交納的保證金。

②.投標及履約保證金的退付

根據(jù)申請退款人提交的領(lǐng)款單，核實項目負責(zé)人、檔案管理人員簽字及退款信息(注意核實退款信息必須與繳款人一致，否則有權(quán)拒絕辦理)，且核實并完善相關(guān)手續(xù)后辦理退款事宜。一律以轉(zhuǎn)賬方式退還，不退付現(xiàn)金。

七、廉政管理制度

嚴格實行工作人員廉政八不準：

1、不準違反工作程序，違規(guī)操作;

2、不準濫用權(quán)利、謀私、玩忽職守、假公濟私;

3、不準在工作中扯皮、推諉或無故拖延;

4、不準在政府采購過程中替供應(yīng)商向招標代理機構(gòu)、采購人或評標人員說情、打招呼。

5、不準將招標保密事宜透露給他人;

6、不準利用職務(wù)之便接受采購人和供應(yīng)商的財物或其他好處;

7、不準與采購人或供應(yīng)商串通進行損害第三方利益的活動;

8、不準從事有損于政府采購形象的一切活動。

第一章 總則

第一條 為了加強我局政府采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯與舞弊，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國政府采購法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范——采購與付款(試行)》等法律法規(guī)，特制定本制度。

第二條 本制度適用于局機關(guān)各科室。對已納入政府采購范圍的采購與付款業(yè)務(wù)，還要執(zhí)行政府采購方面的有關(guān)規(guī)定。

第三條 單位負責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負責(zé)。

第二章 崗位分工與授權(quán)批準

第四條 建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

(一)成立財政局采購小組：分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，局辦公室主任和局紀檢監(jiān)察室主任任副組長，采購需求科室的負責(zé)人、采購需求科室的其他人員1人為組員，財監(jiān)人員為監(jiān)督人員。采購小組負責(zé)制訂采購文件、擬定供應(yīng)商備選名單、會審(簽)采購合同條款。

(二)請購與審批：由采購需求科室根據(jù)批準的預(yù)算和實際需要及時提出采購申請和計劃采購的標的物清單，報分管領(lǐng)導(dǎo)核準，單位負責(zé)人審批后方可辦理。

(三)采購合同的訂立與審計：大宗商品須依照《合同法》簽定供貨合同，并由業(yè)務(wù)部門審查質(zhì)量技術(shù)指標，財務(wù)部門審查結(jié)算金額和付款方式，經(jīng)單位負責(zé)人審批后才能訂立。

(四)采購與驗收：購入的商品須由采購人員之外的專人負責(zé)驗收，并登記相關(guān)驗收入庫記錄，再由申請人辦理領(lǐng)用手續(xù)。

(五)采購、驗收與相關(guān)會計記錄：采購記錄(包括合同)由辦公室保管，驗收記錄由驗收部門保管。

(六)付款審批與付款執(zhí)行：采購及驗收過程完成后，由業(yè)務(wù)部門提出付款申請，財務(wù)部門對所有的憑證、票據(jù)審核無誤，單位負責(zé)人審批后，予以辦理付款。

第五條 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。

經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審核人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理。

第六條 單位對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進行論證，集體決策，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失。

第三章 請購與審批控制

第七條 屬于政府采購范圍內(nèi)的商品采購，由業(yè)務(wù)部門牽頭、財務(wù)部門配合，按第四條第二款規(guī)定請購與審批后，由采購小組嚴格按照《政府采購法》規(guī)定要求進行辦理。

第八條 加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。每年度嚴格按照政府采購預(yù)算進行采購。建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

第四章 采購與驗收控制

第九條 根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。

對驗收過程發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告;有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。

第五章 付款控制

第十條 單位財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，要對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及規(guī)范性進行嚴格審核。

第十一條 財務(wù)部門負責(zé)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理。

第六章 監(jiān)督檢查

第十二條 紀檢監(jiān)察部門要不定期檢查采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。

第十三條 采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

(一)采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

(二)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

(三)有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點審查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第十四條 對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)采取措施，及時加以糾正和完善。

第七章 附 則

第十五條 本制度所稱的采購，包括貨物、工程和服務(wù)的采購。

第十六條 本制度由財政局辦公室負責(zé)解釋。

檔案管理對采購過程中是客戶代表的崗位嗎

政府采購檔案管理是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)的總稱，反映政府采購活動的重要記錄。采購代理機構(gòu)在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。
01檔案管理原則

全面性

收集檔案要具有完整性，政府采購由于與部門預(yù)算、國庫集中支付相連接，大大豐富了會計憑證的內(nèi)涵，使發(fā)票原始憑證項下的會計信息清楚和明了，解決了發(fā)票與實際品目不符的問題。因此檔案管理要盡量避免殘缺不全、支離破碎，以免削弱檔案應(yīng)有的資料功能。

客觀性

檔案必須真實客觀地反映政府采購全過程，關(guān)鍵內(nèi)容不得涂改、調(diào)換、遺失、殘破，需要特別強調(diào)的是現(xiàn)場記錄的真實性，記錄人必須掌握當(dāng)事人的原話精神，若當(dāng)事人拒絕現(xiàn)場簽字認可，要取得旁證者的證明。

保密性

采購資料以及整理到位的檔案不得隨意借出，特別是剛剛結(jié)束的采購數(shù)據(jù)與評審意見，更加需要嚴格保密，非開標人員不得接觸采購資料；公開中標結(jié)果期間所有資料一律不得外借，待公示結(jié)束以后再轉(zhuǎn)給專職檔案管理人員。

02檔案管理“管”什么

項目的前期準備材料

1.采購項目計劃書；

2.采購項目計劃批復(fù)書（含采購方式批復(fù)書）；

3.委托代理協(xié)議；

4.招標文件論證資料；

5.招標文件確認函。

項目的招標（詢價、談判等）文件材料

1.已發(fā)出采購文件（包括招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等）；

2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；

3.采購公告（包括招標公告、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函等）；

4.購買招標（談判、詢價等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）；

5.供應(yīng)商的資格審查情況報告；

6.邀請招標的供應(yīng)商邀請過程記錄；

7.詢價及競爭性談判的邀請對象確定理由等材料；

8.答疑會議記錄和紀要；

9.現(xiàn)場實勘記錄；

10.繳交投標保證金情況表。

項目的開標文件材料

1.收取投標文件的登記記錄；

2.參加開標會議的供應(yīng)商簽到名單（或開標情況確認表）；

3.開標會議議程（含主持人、唱標人、監(jiān)標人名單）；

4.開標時間、地點、過程的有關(guān)記錄；

5.評審專家形成過程和名單；

6.投標人不足三家的廢標材料記錄；

7.不足三家申請繼續(xù)開標的有關(guān)申請、審批材料。

項目的投標（報價等）文件材料

1.投標文件的正本（包括投標、報價、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等）；

2.已提交投標文件的補充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

項目的評審文件材料

1.確定采購供應(yīng)商的文件材料（含采購人對采購結(jié)果的確定文件、采購結(jié)果通知書等）；

2.質(zhì)疑投訴處理材料（包含供應(yīng)商質(zhì)疑書、采購代理機構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等材料）；

項目采購階段的文件資料

1.政府采購項目合同（包括合同的訂立、補充、修改、終止執(zhí)行等）；

2.項目的驗收文件材料；

3.資金支付文件及證明。

其他文件材料

1.項目工作總結(jié)；

2.項目效益評估書；

3.其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關(guān)的文件材料。

03 契合原則，檔案管理如何“管”？

明確管理內(nèi)容與職責(zé)與分工

采購項目檔案內(nèi)容要明確，項目負責(zé)人應(yīng)根據(jù)實際項目情況對項目全套資料進行收集整理，以保證項目資料的完整、真實、有效；財務(wù)、采購、檔案分工要明確，由于崗位分設(shè)，一個采購項目涉及的資料會分布在各個工作人員手中，各項采購任務(wù)結(jié)束后，收集的一整套政府采購文件，必須及時移交給檔案管理部門統(tǒng)一立卷、歸檔、造冊，并要與其他日常公務(wù)檔案分開歸檔管理。

建立政府采購檔案管理制度

檔案管理一定要秉承簡潔、高效、透明、及時、全面、方便的特點，為政府采購工作提供良好的資料保障。因此，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；檔案應(yīng)按照年度編號順序進行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結(jié)果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。

推行政府采購檔案電子信息化管理

統(tǒng)一規(guī)范歸檔資料的內(nèi)容和格式，實施以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案存檔方式，因為電子化管理系統(tǒng)能做到以下幾點：確認并記錄所有真實的采購交易活動；及時且充分詳細地描述交易；準確計量交易的價值；確定交易發(fā)生的期間，并記錄在適當(dāng)?shù)臅嬈陂g；在報表中適當(dāng)表達交易相關(guān)事項。以反映政府采購會計制度要全面反映政府采購的價值運動和實物運動，從而完整、準確、高效地進行對政府采購檔案進行信息化管理。

事業(yè)單位的政府采購，具體的操作流程及處理辦法是什么？求詳細解釋，最好有相關(guān)國家規(guī)定

事業(yè)單位政府采購流程大體分：采購預(yù)算上報審批——采購計劃上報審批——采購業(yè)務(wù)委托——發(fā)布采購公告——按某一采購方式采購如招標等——專家評標——發(fā)布中標公告——簽訂采購合同——付款。

具體法律法規(guī)依據(jù)：操作程序依據(jù)《政府采購法》和《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》，招標依據(jù)《招標投標法》和《招標投標法實施條例》，信息公告依據(jù)《政府采購信息公告管理辦法》（財政部令第19號），專家管理依據(jù)《政府采購評審專家管理辦法》（財庫［2003］119號），采購付款依據(jù)財政部和中國人民銀行《政府采購資金財政直接撥付管理暫行辦法》（財庫［2001］21號）。

如何規(guī)范采購流程

政府采購的流程需要結(jié)合具體的采購方式確定，政府采購方式不同，流程也是不同的。通常來說，政府采購的流程是什么？

一、公開招標

1、受理申請表；

2、確定采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購、其他采購方式）；

3、編制招標文件；

4、招標辦審核招標文件，采購人對招標文件進行確認；

5、發(fā)布招標公告；

6、投標報名，資格預(yù)審，發(fā)售招標文件；

7、組織答疑，對招標文件進行必要的補遺(發(fā)布變更公告）；

8、組織召開招標會；

9、中標公示；

10、簽發(fā)中標通知（成交確認）書；

11、未中標供應(yīng)商退還投標保證金；

12、簽訂合同。中標供應(yīng)商和業(yè)主單位在招標文件規(guī)定的時間內(nèi)簽訂合同；

13、中標供應(yīng)商退還投標保證金。并按招標文件規(guī)定繳納履約保證金；

14、將招標文件資料經(jīng)整理后統(tǒng)一裝訂編號歸檔。

二、協(xié)議采購

1、受理申請表；

2、確定采購方式；

3、由業(yè)主填寫《政府采購定標申請聯(lián)系單》選擇供應(yīng)商；

4、由供應(yīng)商提供報價單；

5、根據(jù)協(xié)議采購有關(guān)規(guī)定確定中標價；

6、出具中標通知書。

三、詢價采購

1、受理申請表；

2、確定采購方式；

3、制作詢價單，發(fā)布招標公告；

4、被詢價的供應(yīng)商一次性報出不得更改的價格；
5、確定成交供應(yīng)商，招投標中心根據(jù)符合采購要求、質(zhì)量和服務(wù)相等條件下，以報價最低的為成交供應(yīng)商；

6、出具中標通知書。

四、競爭性談判

1、 受理申請表；

2、 確定采購方式；

3、 編制招標文件；

4、 發(fā)布招標公告；

5、 成立談判小組，所需專家從專家?guī)熘须S機抽簽產(chǎn)生；

6、 談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判；

7、 確定成交供應(yīng)商；

8、 出具中標通知書。

五、單一來源采購

1、 受理申請表；

2、 確定采購方式；

3、 采購人與供應(yīng)商在保證采購項目質(zhì)量的基礎(chǔ)上協(xié)商；

4、 供應(yīng)商填寫報價單；

5、 確認，報監(jiān)督科備案；

6、 出具中標通知書。

一、采購資金的確認

（一）屬于財政撥款的采購資金，由財政部門有關(guān)業(yè)務(wù)科室根據(jù)下達給采購單位的年度采購預(yù)算，按照撥款申辦程序，由負責(zé)資金撥付和賬戶管理的科室于采購前將計劃安排的采購資金劃入政府采購資金專戶；實行國庫集中支付試點單位的采購預(yù)算資金，單位只須在網(wǎng)上填報采購預(yù)算給相關(guān)業(yè)務(wù)科室批復(fù)后采購辦人員即可在網(wǎng)上查詢到，其資金不需撥入政府采購資金專戶。
（二）未列入政府采購計劃，需另外追加的采購項目，由行政事業(yè)單位向市財政局分管業(yè)務(wù)科室申報，采購辦根據(jù)資金落實情況給予追加采購計劃；實行國庫集中支付試點單位的采購追加資金，其資金的確認同上，不需撥入政府采購資金專戶。

（三）屬于單位自籌的采購資金，采購單位應(yīng)在采購前5個工作日將資金劃入市政府采購資金專戶。

二、采購計劃的確認

（一）屬集中采購的項目，在采購前，各單位必須對所采購項目的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、采購數(shù)量、資金渠道、售后服務(wù)等要求進行確認（公務(wù)用車采購的還應(yīng)按程序報相關(guān)部門審批），并按采購辦規(guī)定的時間上報。

（二）各單位報送的采購計劃，不得提出具體的品牌要求。但考慮到部分項目的特殊性及工作的需要，各單位可提出1-2個推薦品牌，供市采購辦參考。

（三）屬較復(fù)雜、非標準的貨物，報送采購計劃時應(yīng)附詳細的采購要求及說明。 （四）各單位一般不采購?fù)鈬浳?，確因工作需要采購的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)市采購辦批準。

三、政府采購流程

（一）單位提出采購計劃，報市財政局分管業(yè)務(wù)科室進行預(yù)算審核；

（二）財政局各業(yè)務(wù)科室批復(fù)采購計劃，轉(zhuǎn)采購辦；

（三）采購辦按政府采購制度審批匯總采購計劃，一般貨物采購交由政府采購中心采購，特殊物品采購可委托單位自行采購；

（四）政府采購中心制作標書，并送采購單位確認；

（五）政府采購中心發(fā)布招標公告或發(fā)出招標邀請，發(fā)售標書，組織投標，主持開標；

（六）評標委員會進行評標，選出預(yù)中標供應(yīng)商。經(jīng)采購單位確認后，決定中標供應(yīng)商；

（七）中標供應(yīng)商與采購單位簽訂合同；

（八）中標供應(yīng)商履約，采購辦與采購單位驗收（對技術(shù)要求高的采購項目要有專家參與驗收）后，由采購單位把合同、供貨發(fā)票原件和《采購單位驗收物品意見表》送到采購中心辦理付款手續(xù)；

（九）政府采購中心把手續(xù)辦好，送交采購辦作為依據(jù)，向供應(yīng)商支付貨款；

（十）采購單位入固定資產(chǎn)賬；

（十一）招標活動結(jié)束后采購部門要建立檔案，包括各供應(yīng)商招標的標底資料、評標結(jié)果、公布的合法證書、公證資料、招標方案等。

如何加強和規(guī)范政府采購代理機構(gòu)行為

代理機構(gòu)是政府采購工作的一線。目前各地采購代理機構(gòu)發(fā)展“方興未艾”，主要是由于隨著我國政府采購制度已步入了法制化的軌道，政府采購業(yè)務(wù)逐年越來越多，作為獨立于政府和企業(yè)的第三方中介?—社會代理機構(gòu)開始頻繁出現(xiàn)在人們的視野，難得的市場機遇同樣也對這些中介機構(gòu)提出了更高的要求。通過對政府采購社會代理機構(gòu)調(diào)查了解，筆者發(fā)現(xiàn)，社會代理機構(gòu)暴露出的問題已對政府采購工作規(guī)范發(fā)展造成不利影響，加強對政府采購代理機構(gòu)的監(jiān)管已刻不容緩。

一、處于成長階段的采購代理機構(gòu)

所謂政府采購的社會代理機構(gòu)，就是指具備經(jīng)國務(wù)院有關(guān)部門或者省級人民政府有關(guān)部門認定資格的、接受委托代理政府采購事宜的社會中介機構(gòu)，該中介機構(gòu)通過提供代理服務(wù)，按照國家規(guī)定收取中介服務(wù)費。目前，在各地政府采購活動中，基本由財政部門確定代理政府采購事宜的社會代理機構(gòu)。中介機構(gòu)參與政府采購對于進一步規(guī)范政府采購行為，提高政府采購效率，增加政府采購的透明度，維護當(dāng)事人各方的正當(dāng)利益都具有極其重要的意義，在一定程度上彌補了采購人自行采購或委托政府集中采購機構(gòu)實行采購的不足。但由于機制不完善、監(jiān)管不嚴等原因，目前社會代理機構(gòu)存在的諸多亟待解決有新情況、新問題，主要表現(xiàn)在：

（一）超標準收費比較常見：作為盈利機構(gòu)，社會招標代理機構(gòu)普遍存在不按國家規(guī)定的收費標準收取代理服務(wù)費問題，超標準收費比較常見。一是混淆類別，提高標準。在招標文件中對代理費只寫明按國家規(guī)定費率執(zhí)行，具體收費時想方設(shè)法提高費率，比如將建設(shè)工程項目的招標代理服務(wù)費按貨物招標標準收取、該分段計費的不分段等，實際收取金額明顯高于應(yīng)收金額；二是鉆法律空子，自定標準。原國家計委《關(guān)于印發(fā)招標代理服務(wù)費管理暫行辦法的通知》（計價格[2002]1980號）文件對不涉及中標金額的費率未制定相應(yīng)費率標準，不同的招標代理機構(gòu)自行規(guī)定按每中標單位200-5000元不等收費。

（二）代理程序不夠規(guī)范：因國家在政府采購方面的法律法規(guī)還不是十分完善，采購代理單位無論是在標底保密環(huán)節(jié)、抽取專家環(huán)節(jié)還是開標現(xiàn)場進行錄音錄像監(jiān)控環(huán)節(jié)均有空子可鉆，隨機調(diào)查結(jié)果顯示：采購代理與供應(yīng)商惡意串通已成為公開的秘密。有的采購代理在招標文件中設(shè)定特殊條款，排斥潛在投標人，并與評標專家達成某種默契，私下謀取非法利益；甚至還有的采購代理法人同時身兼數(shù)個供應(yīng)商單位法人，采購招標中一手操作“自己招自己”。對此，因取證難，被不少采購代理渾水摸魚，獲取大量不正當(dāng)利益，久而久之，政府采購極易變成滋生腐敗的土壤。

（三）代理服務(wù)質(zhì)量有待提高：不同的采購代理單位因其內(nèi)部管理制度和代理人員素質(zhì)的不同，服務(wù)質(zhì)量參差不齊，在編制招標文件時，有的采購代理服務(wù)只是為招標人提交資料、“跑跑腿”等，不同項目的招標文件編制的內(nèi)容雷同，對招標文件的技術(shù)方案等難以提出恰如其分的建議，有的甚至是全部靠采購單位一遍遍修改才完成，從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平有待提高；在采購效率上，部分代理單位效率低下、工作拖沓；在檔案整理上，出現(xiàn)檔案編號不一、內(nèi)容不一的現(xiàn)象，甚至有的招標項目檔案中未留存中標通知書、采購合同等必備文件，為備查工作帶來困難；甚至還有的采購代理人員技術(shù)水平高但職業(yè)道德方面不高，對投標人“吃、拿、卡、要”。

二、加強和規(guī)范采購代理機構(gòu)行為的對策與建議

目前，政府采購代理機構(gòu)中的諸如此類的問題，在政府機關(guān)內(nèi)和社會上對政府采購活動造成很不好的影響，采購單位和供應(yīng)商均對采購代理頗有微詞，采購單位“一肚子怨言”、供應(yīng)商“敢怒不敢言”，直接影響采購單位對政府采購的積極性，供應(yīng)商投標的公正性，嚴重的甚至影響了政府采購活動的合法性。因此，加強和規(guī)范采購代理機構(gòu)監(jiān)管，已成為刻不容緩、迫在眉睫的一項任務(wù)。針對目前代理機構(gòu)中存在的主要問題，筆者認為應(yīng)做好以下幾個方面工作：

（一）提高準入門檻，實行優(yōu)勝劣汰。面對社會上良莠不齊的眾多采購代理單位，各級財政部門在選用時應(yīng)嚴把準入門檻，綜合考慮其專業(yè)水平、信譽狀況和采購能力等評價指標情況，選定業(yè)務(wù)能力強、資質(zhì)信譽高的單位代理政府采購業(yè)務(wù)，并引入優(yōu)勝劣汰的競爭機制，促使代理機構(gòu)加強自身建設(shè)及專業(yè)化隊伍建設(shè)，并防止人情因素影響采購結(jié)果現(xiàn)象發(fā)生。

（二）完善相關(guān)制度，強化對代理機構(gòu)管理。一是各級財政部門要加快建立對社會代理機構(gòu)的管理、考核評價和公告制度，制定《招標代理機構(gòu)管理制度》、《招標代理機構(gòu)考核制度》等，從根本上約束其工作、規(guī)范其行為，并定期將考核結(jié)果公開，接受輿論監(jiān)督；建立《招標代理機構(gòu)誠信檔案》，對出現(xiàn)嚴重問題的，嚴格懲戒制度，必要時清除出代理政府采購業(yè)務(wù)的資格范圍。二是進一步加強對采購代理機構(gòu)的動態(tài)管理，促其完善各項規(guī)章制度，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，為廣大采購人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三是統(tǒng)一規(guī)范委托代理協(xié)議文本，文本中明確當(dāng)次采購項目的授權(quán)代表人全權(quán)代表采購單位處理一切采購事宜等內(nèi)容，從而避免出現(xiàn)糾紛和推諉扯皮。四是積極與檢察院溝通，適當(dāng)延長行賄犯罪記錄查詢的有效期，減少查詢工作量。

（三）實行公開公示，讓采購代理由“幕后操作”轉(zhuǎn)為“前臺亮相”。每一個采購項目結(jié)束后，隨時將社會采購代理機構(gòu)的代理項目情況、收費情況、考核情況通過媒體和網(wǎng)絡(luò)公開公示，接受來自社會、參與項目投標供應(yīng)商及評標專家、采購單位等的全方位監(jiān)督，接受公開評議和社會監(jiān)督，把采購代理機構(gòu)推至“前臺”，真正實現(xiàn)“陽光采購”。

（四）加強培訓(xùn)，提升代理機構(gòu)及采購單位經(jīng)辦人政策業(yè)務(wù)水平。采購代理機構(gòu)和采購單位應(yīng)確定相對固定專職人員，從事政府采購工作。各級各地采購管理部門每年應(yīng)舉辦1-2次業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，幫助代理機構(gòu)以及采購單位經(jīng)辦人熟悉政府采購法律法規(guī)和財政部門有關(guān)要求，促其提高政府采購政策水平和業(yè)務(wù)能力，熟練掌握網(wǎng)上申報、修改參數(shù)等政府采購業(yè)務(wù)流程。

（五）加強評標專家動態(tài)管理，優(yōu)化評標專家抽取。定期對評標專家進行監(jiān)督、檢查及信譽評價，對專家?guī)鞂嵭袆討B(tài)管理，做到能進能出。對個別不顧職業(yè)道德，評標過程中摻雜個人傾向，以及存在與供應(yīng)商串通等問題的評標專家，嚴肅處理，清除出評標專家隊伍。將抽取評標專家時間提前，以利于專家提前安排時間，保證評標時及時到位。

（六）強化監(jiān)督，形成監(jiān)督合力。對社會采購代理機構(gòu)的監(jiān)管，財政、監(jiān)察、審計等部門應(yīng)形成監(jiān)督合力，通過動態(tài)監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)、預(yù)防并處理采購代理機構(gòu)違法亂紀行為，追究相關(guān)人員責(zé)任，提升政府采購在公眾中的健康形象。

（七）貫徹落實《條例》，走專業(yè)化發(fā)展道路。代理機構(gòu)要充分認識自身面臨的新形勢，認真領(lǐng)會《條例》對其提出的新要求，加強能力建設(shè)，追求專業(yè)化、差異化的發(fā)展方向，做精做優(yōu)品牌，主動融入政府采購監(jiān)督管理新機制；嚴格依法采購，推進規(guī)范執(zhí)業(yè)?！吨腥A人民共和國政府采購法實施條例》是國務(wù)院為實施政府采購法發(fā)布的第一個綜合性行政法規(guī)，進一步明確了政府采購各方當(dāng)事人的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)和禁止行為，完善了違法責(zé)任追究制度，加強了政府采購法的執(zhí)行力和約束力。代理機構(gòu)要嚴格按照法律制度規(guī)定組織采購活動，加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，嚴禁以不正當(dāng)手段獲取代理業(yè)務(wù)，與采購人、供應(yīng)商惡意串通操縱采購活動。

（八）成立行業(yè)協(xié)會，加強行業(yè)自律。成立政府采購代理機構(gòu)行業(yè)協(xié)會，制定代理機構(gòu)行業(yè)標準，引導(dǎo)代理機構(gòu)自覺將行業(yè)誠信建設(shè)的要求內(nèi)化為自身執(zhí)業(yè)準則，通過行業(yè)自律，有效防止代理工作中不規(guī)范行為的發(fā)生。