檔案管理風險點有哪些

數(shù)字化辦公專業(yè)服務商：藍凌提醒各位企業(yè)、相關單位，檔案管理需要注意以下事項：
1、如保防止資料易丟失：
- 傳統(tǒng)硬件介質存儲，如硬盤等，丟失率高、染毒幾率大
- 紙質檔案易破環(huán)、模糊和丟失
- 個人網(wǎng)盤存儲，使用蹤跡無法追溯?資料泄露風險高
2、如何減少管理難度
- 企業(yè)檔案管理缺乏關聯(lián)性，完整性差
- 檔案資料繁多，歸檔類目模糊
- 檔案跨部門利用困難
3、如何避免操作不方便：
- 類目層級多，操作困難
- 文件可檢索載體類型少，使用不便
- 不符合企業(yè)用戶使用習慣，培訓成本高

會計電算化后的檔案管理中最大的風險是什么？如何防范

同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

風險管控檔案包括哪些內容

法律分析：風險管控檔案包括風險分級管控制度、風險點排查臺賬、風險分級管控清單、巡查檢查記錄等內容。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

第八條 國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導?？h級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作，對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第九條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。中央國家機關根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。

風險管理工作建議和一些意見

凡事都存在著風險，無論是金融投資還是技術操作都存在著方方面面的風險。加油站也是一樣存在著風險的。我們沒辦法不承擔風險，但我們可以用科學的方法盡量的去避免。加油站就存在著如下幾種風險：

1加錯油

由于加油站銷售的油品一般有三種也就是93#汽油、97#汽油還有0#柴油?，F(xiàn)在市場上的汽油車跟柴油車也沒有很明顯的感官區(qū)別。造成加油員加錯油的風險大大的增加。加錯油又分好幾種情況：

a 兩種汽油互相加錯，這種情況還是比較好處理的，對車不會有實質性的損傷。只要跟客戶協(xié)商著處理就可以啦。

b 就是柴油跟汽油互相加錯，這種情況就非常的嚴重。去過還沒啟動發(fā)動機，送去洗車就可以啦，如果是啟動了，就要維修引擎了。賠款就是避免不了了。

所以加錯油加油站工作最大的忌諱。怎樣才能更好的去避免這種重大錯誤呢?

首先我們要保持最清醒的頭腦，加油之前要確認清楚司機或客戶要加油的品號，是不是加滿等。但是我們做好自己還是不夠的，也要確認跟司機溝通的沒有存在誤解的情況。例如，經(jīng)常遇到的就是“我們問‘先生93加滿嗎。’司機‘嗯’我們拿槍要加油的時候他說出一句‘柴油加100’”。所以我們做好自己的同時也要跟司機溝通好;正確的問法就是“先生你好，你加什么油，加滿嗎?”給客戶一個反應的時間，讓客戶也保持好清醒頭腦。同時我們打開郵箱蓋的同時要注意去查看標識。正常情況下都會貼個警告。做進一步確認。提示清零的時候也可以提示“先生你好，93#汽油，油表清零了請看一下?！?。

2刷錯卡

經(jīng)常遇到一種情況就是，拿著中國石化或者中化的卡到中國石油的加油站加油刷卡。那是刷不了的，如果是私家車的話還好，他可以付現(xiàn)金或者刷信用卡，或者信用卡。如果是公用車的話，就麻煩了，因為很多公車是定點加油的，也就是固定在一個站或者一個公司的加油站加油的，用其他的方式付款報不了帳，處理起來相當?shù)穆闊?。所以我們加油的時候要盡量去詢問是刷卡還是現(xiàn)金，刷卡時刷加油卡還是銀聯(lián)卡。刷加油卡的話我們這邊只能刷中國石油的卡。有的客戶會拿卡問我們能不能刷，我們要確認是不是這邊的中國石油的油卡。 3短款

做零售的，總是跟錢打交道的，每天都是收錢找錢的，少錢那是經(jīng)常的事。多的話每天少個幾百塊，少的一兩塊都是很經(jīng)常的。短款是少在那個環(huán)節(jié)呢，怎樣才能更好的去避免呢? 想一下有幾個可能，a 錢忘收或者找錯。b 刷卡沒進去便利店里面刷也就是跑單了。c 加柴油的時候太忙了沒住意司機自己偷偷二次清零了。d 員工把錢私吞了，這種情況比較少。 所以我們要管理好自己手上的錢，收錢找錢的事后要看清楚，想清楚了在找。這種事急不得，一急就容易犯錯誤了。刷卡的時候要喊大聲一點，讓里面的聽得清楚，不是很忙的時候要跟緊一點，不過跟的話要最好是走在客戶前面，讓客戶以為我們是在引導帶路。加油時最好是加完這一臺再加下一臺，人盡量要在現(xiàn)場。車多的話，柴油車油加得多，時間較長，經(jīng)常會掛槍，但槍掛著也要經(jīng)?；厝タ匆幌麓a數(shù)表，及時發(fā)現(xiàn)異常情況。

1.把握三個基本原則：一是堅持全面推進、突出重點。要主動把廉政風險防范管理融入新農(nóng)村建設，抓住重點對象、重點部位、重點領域和關鍵環(huán)節(jié)，查找廉政風險，不斷完善業(yè)務流程、審批程序和民主實踐，規(guī)范和制約權力運行。二是堅持邊查邊改、注重實效。要善于抓住重點與共性的廉政風險，有針對性的制定防范措施，加強制度建設，強化監(jiān)督檢查，確保廉政風險防范管理工作不斷取得實效。三是堅持學習實踐、探索創(chuàng)新。要不斷總結成功經(jīng)驗，加強廉政風險防范管理工作的宣傳、教育和培訓，指導實踐創(chuàng)新。要以廉政風險防范管理為平臺，把現(xiàn)代管理理念融入村級事務管理，著力提高村級干部的科學管理能力，推動農(nóng)村預防腐-敗工作長效機制建設。

2.抓好四個關鍵步驟。一是查找廉政風險。查找廉政風險是做好廉政風險防范管理工作的基矗要明確查找依據(jù)，結合農(nóng)村工作實際，采取順推法或逆推法，認真查找思想道德、崗位職責、業(yè)務流程、制度機制、外部環(huán)境等方面的廉政風險。二是制定防控措施。制定防控措施是做好廉政風險防范管理工作的重要保證。針對查找確定的各類風險，按照風險發(fā)生幾率和危害程度，確定風險等級和采取工作措施的力度，有效防范廉政風險。三是加強檢查考核。加強檢查考核是確保廉政風險防范管理工作取得實效的重要手段。要建立和完善廉政風險防范管理考核制度，堅持定性分析與定量分析相結合，加強對風險防范各項措施落實情況的考核評估。四是完善操作規(guī)程。完善操作規(guī)程是廉政風險防范管理工作深入推進的客觀要求。要緊緊圍繞制定方案、貫徹執(zhí)行、檢查考核、調整修正四個關鍵環(huán)節(jié)，根據(jù)自身考核評估結果，及時糾正存在的問題，完善工作程序。要結合城鄉(xiāng)經(jīng)濟社會發(fā)展一體化新格局的要求，及時調整風險內容和防控措施，逐步建立健全監(jiān)督檢查、考核評估、糾錯整改和責任追究機制，在此基礎上，推進新的工作循環(huán)。

3.處理好四方面關系。一要處理好點、線、面的關系。既要重視查找崗位風險，也要認真查找流程、程序和制度機制等方面的廉政風險，著力形成以崗位為點、以程序為線、以制度為面的廉政風險防控機制。二要處理好數(shù)量與質量的關系。既要重視查找廉政風險的數(shù)量，體現(xiàn)全面性，更要注重查找到的風險質量，體現(xiàn)準確性。三要處理好形式和效果的關系。要立足實際，創(chuàng)新形式，堅持用好的形式推動工作落實。四要處理好整體與局部的關系。各鎮(zhèn)要按照《關于在全區(qū)推進廉政風險防范管理工作的意見(試行)》，整體推進廉政風險防范管理工作，做到有計劃、有執(zhí)行、有考核、有修正，循環(huán)推進。要督促機關各科室主動與上級主管部門聯(lián)系溝通，把上級主管部門對業(yè)務工作的具體要求落實到工作實踐之中;要結合各村特點，進行有針對性的指導，幫助村級查找廉政風險，制定防范措施，通過局部工作的落實，推進整體工作的深入開展。

4.做到三個同步推進。一是與深入開展學習實踐科學發(fā)展觀活動和領導干部作風建設年活動同步推進。將影響和制約科學發(fā)展的`突出問題和領導干部黨性黨風黨紀方面存在的突出問題，納入廉政風險防范管理。二是與農(nóng)村“三級聯(lián)創(chuàng)”同步推進。不斷豐富廉政風險防范管理工作的內容與形式，把查找確定的廉政風險納入農(nóng)村“兩委”任期承諾制，公開風險內容和防范措施，主動接受群眾監(jiān)督。三是與落實市紀委加強農(nóng)村黨風廉政基本制度建設的意見同步推進，探索農(nóng)村重大項目廉政風險防范管理，針對查找確定的廉政風險，健全完善農(nóng)村集體資金、資產(chǎn)、資源管理等基本制度，為新農(nóng)村建設提供制度保障。

風險管理是一門新興的管理科學，起源于上世紀30年代的美國，70年代后世界各主要發(fā)達國家都開始進行風險管理研究，并逐漸形成了風險管理標準。隨著我國加入WTO，企業(yè)管理標準逐步與國際接軌，風險管理越來越受到企業(yè)的重視。今年，我局進一步加大了風險管理工作力度，編發(fā)了《全面風險管理暫行辦法》，還專門聘請專家講課，組織培訓學習，在全局范圍內開展了風險初始信息收集和風險辨識工作，為后續(xù)的全面風險管理工作的深入進行奠定了良好基礎。可以說，20xx年是我局的“風險管理年”。

辦公室作為一個單位的神經(jīng)中樞，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調內外、溝通各方的核心地位。辦公室工作的好壞直接關系到一個單位工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣，直接影響到單位的對外形象。由于辦公室業(yè)務獨有的復雜性、多樣性和靈活性的特點，也是風險易發(fā)區(qū)和多發(fā)區(qū)，一旦發(fā)生辦公風險事故，將對整個企業(yè)的工作和形象造成嚴重影響。因此如何做好辦公室風險源點的辨識工作，制定防范措施，加強風險管理，實現(xiàn)辦公風險從事中、事后彌補轉變?yōu)槭虑邦A控的閉環(huán)管理，是一個非常值得探討的問題。

辦公室工作職能由文秘工作、文檔工作、保密工作、信訪工作、公關接待、辦公信息化、新聞工作等多個方面組成，其中風險因素主要集中于文件管理、印章管理、檔案管理、保密工作四個方面。

一、文件管理風險。文件管理是指公文的擬制、辦理、整理、歸檔、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。文件管理中存在的風險主要集中在文件的審批、轉發(fā)、辦結等環(huán)節(jié)，包括文件未及時報送領導審批、未及時轉發(fā)給承辦科室、未督促科室按時辦結和重要文件多環(huán)節(jié)運轉后丟失等風險。

對于未及時將文件報送領導審批的風險，文件管理人員在收到文件時首先要快速瀏覽文件，根據(jù)文件時限要求，區(qū)別處理。對符合規(guī)定的公文，辦公室應先進行登記，并提出擬辦意見送負責人批示，根據(jù)領導的批閱意見交有關科室辦理或閱知。對于緊急公文，應當明確辦理時限，若主管領導不在，可先交有關部室閱知，再報有關領導審批，以免貽誤工作。

對于未及時將文件轉發(fā)承辦科室的風險，要建立科室文件管理制度，落實文件運轉、管理責任。在領導批示后，按照批示意見，及時發(fā)送相關科室承辦，不得延誤。負責公文運轉的人員在文件送出合理時限內要與承辦科室聯(lián)系，掌握文件運轉情況。對需要由有關科室辦理的特急件，在報送領導批辦的同時，應與有關承辦科室提前溝通，請其先行做好相關準備工作，并做好后續(xù)督促工作。

對于未督促科室按時辦結的風險，要嚴格遵照單位對于辦文時限的規(guī)定。辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。建立階段性重點工作督辦提醒臺賬，跟蹤公文辦理進度。

對于重要文件多環(huán)節(jié)運轉后丟失的風險，文件管理人員在領取文件時，要與文件收發(fā)清單仔細核對，從源頭上防止文件缺失。在文件運轉過程中嚴格執(zhí)行文件簽收制度，跟蹤文件辦理流程，做到當日文件當日清。平時工作中要加強文件跟蹤管理，密切關注文件去向。

二、印章管理風險。印章管理是指印章的刻制、發(fā)放和回收、保管和使用。近年來，隨著電子印章的使用，也給印章管理帶來了新的風險源點。印章管理的風險點最主要體現(xiàn)在印章違規(guī)使用和丟失風險。

印章使用風險防范措施。建立嚴格的用印審批程序，單位及各部室對外提交的各種文本需加蓋單位印章的，要視用印文本形式不同采取不同的審批程序。

印章管理人員用印前要做到確切了解用印內容是否在規(guī)定范圍內，對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況認真核對，審核是否符合用印手續(xù)，確認無誤后方可蓋印，不允許不看內容盲目蓋印，不允許在空白信箋上蓋印。重要材料底稿應在辦公室留存一份。

公司各部室要建立印章使用登記簿，專門記錄印章的使用情況，以備存查。用印后，印章使用登記簿和印章使用審批單作為用印憑據(jù)由印章管理人員留存，定期歸檔。 印章丟失風險防范措施。為防止印章丟失，應明確印章管理的相關規(guī)定，原則上使用正式印章要在辦公室內，不許帶出單位。確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經(jīng)辦公室主管領導批準后，由印章保管人同經(jīng)辦人共同攜帶使用。平時印章保管必須存放在保險柜內，不得隨意放置。

三、檔案管理風險。檔案是企業(yè)在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價值在于其內容中所蘊含的知識。一位業(yè)高管曾經(jīng)說過：一個公司的管理水平取決于這個公司的檔案管理水平。

檔案管理中的風險最主要體現(xiàn)在檔案的保管上，包括：沒有按照管理制度要求保管，造成檔案的損壞或丟失;沒有按照期限保管，導致不夠保管年限的檔案提前銷毀;沒有建立相關借閱手續(xù)將原始檔案借出，或沒有按時歸還借閱檔案，導致檔案的丟失;對銷毀檔案沒有進行造冊登記;銷毀檔案時未經(jīng)審批鑒定隨意銷毀檔案等。防范檔案管理工作中的風險。

要做好以下五個方面：

要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障。

要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案信息網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫建設。

要及時做好檔案歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子信息系統(tǒng)建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。

要嚴把檔案歸檔質量關。這是做好檔案管理的關鍵。

高質量、低風險的檔案管理來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。

四、保密工作風險管理。保密工作，是指為達到“保密”目的所采取的手段和措施。保密工作的主要風險包括：對保密文件的保密范圍、級別、期限的確定、變更和解密沒有按規(guī)定執(zhí)行;對保密文件的制作、收發(fā)、傳遞、保管沒有按規(guī)定執(zhí)行;對密碼設備沒有妥善保管、

使用;沒有按規(guī)定保守客戶秘密等。

對于保密工作風險源點的管理措施，一是要嚴格保密制度，健全組織機構，明確崗位職責，加強宣傳教育，使干部員工具備保密意識，做到不該問的不問，不該說的不說，不該看的不看，不該記錄的不記錄。二是加強對保密環(huán)節(jié)的管理，對于涉密文件、檔案、傳真件、影音資料、會議記錄等內容要妥善保管，不得隨意打印、復印、發(fā)送、借閱等。三是發(fā)現(xiàn)秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時應立即采取補救措施并及時報告，立即做出相應處理。

辦公室工作職能范圍廣、工作頭緒雜、敏感問題多、協(xié)調任務重，風險源點無處不在，要想達到防范、化解，最終杜絕風險的目的，方法只有一個，那就是要在日常工作中熟知風險點，將按制度辦事、按規(guī)范操作培養(yǎng)成良好的工作習慣，這樣才能防止由于不良的操作習慣引發(fā)的各類風險事件。辦公室工作風險管理，要秉承高標準、嚴要求的理念，對辦公業(yè)務風險點實現(xiàn)常態(tài)化管理，從源頭上進行梳理，從制度上進行規(guī)范，從流程上進行固化，從執(zhí)行上進行管控，從根本上避免或杜絕風險點演變?yōu)轱L險事故，為將辦公室建設成服務好、管理好、形象好的規(guī)范化部門奠定基礎，為公司的全面風險管理做出貢獻。