公司檔案如何整理編號

公司員工檔案怎么編號

職工檔案是指企業(yè)勞動、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的.文件材料。以下是我為大家整理公司員工檔案怎么編號相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

員工檔案編號，參考方法如下：

年份+月份+當月內(nèi)排號+性別（男1，女2）

內(nèi)如：甲是2013年12月3日來的，且是12月第一容個來的，男性，那編號就是13120011；

乙是2013年12月5日來的，且是12月第二個來的，女性，那編號就是13120022；

這樣，從編號里就可以看出他是哪年，幾月份來的，男性還是女性。

工號，檔案號，指紋號最好統(tǒng)一。

每位員工進入公司都應(yīng)有一個號碼，通常叫工號，就像身份證，這個號碼都是唯一的，不管他在哪個部門，都不會改變。如果因為調(diào)部門就換個編號，人數(shù)以多，就會造成混亂。

檔案文件編號怎么編

檔案文件編號怎么編

一般單位或企業(yè)的 檔案的分類，就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的產(chǎn)品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級產(chǎn)品檔案庫藏系統(tǒng)。今天我分享的是檔案文件編號怎么編，希望能幫到大家。

首先制定一套檔案編碼方案，并且留存，方便后續(xù)的人查詢了解使用。

不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以了。

時間分類編碼

檔案最重要的是體現(xiàn)出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區(qū)分。

事件編碼

按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。

檔案號編碼

按照檔案的數(shù)量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，預(yù)估一下檔案總體數(shù)量，多做出來一位就可以了。

按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等

備考表就是檔案的整體目錄。

案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會議的文字內(nèi)容備份，如果覺得太長可以進行縮短，比如2020簡寫為20。

注意事項

注意做好編碼的方案留存。

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什么是文件歸檔

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

中國整理規(guī)則

范圍

本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。

本標準適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。

定義

本標準采用下列定義。

2.1 歸檔文件

DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施

2.2 歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

2.3 件

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

整理原則

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.

質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

整理方法

5.1 裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

5.2 分類

歸檔文件可以采用年度－機構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

5.2.1 按年度分類

將文件按其形成年度分類。

5.2.2 按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3 按機構(gòu)(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

5.3 排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置。以下同）。

5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。

5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5.4.4 件號：文件的排列順序號。

件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

5.4.5 機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

5.5 編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

5.5.1.1 件號：填寫室編件號。

5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。

5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。

5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。

5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。

5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。

5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

5.6 裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。

5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

5.6.2 備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

5.6.2.2 整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

保管期限規(guī)定

（2006年12月18日）

第一條

為便于各級黨政機關(guān)和人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

第二條

本規(guī)定中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條

機關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

第四條

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

第五條

凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（三）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

（五）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；

（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

第九條

機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十條

機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應(yīng)歸檔。

機關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條

機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條

各機關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際；編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

第十三條

在編制本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條

本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行；1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

附件：文書檔案保管期限表

1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料

1.1 請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料（永久）

1.2 大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報，快報（永久）

1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務(wù)機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料（30年）

1.4 討論未通過的文件 （10年）

2 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務(wù)會、辦公會議的文件材料

2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件，參加人員名冊（永久）

2.2 討論未通過的文件（10年）

3 本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）

4 本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料

4.1 請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要（永久）

4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

5 機關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料

5.1 本機關(guān)為主辦的

5.1.1 請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、總結(jié)、決議、決定、紀要（永久）

5.2 本機關(guān)為協(xié)辦的

5.2.1 請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要的'復(fù)制件或副本（30年）

5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復(fù)制件或副本（10年）

6 本機關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料

6.1 請示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會徽設(shè)計（永久）

6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道 （30年）

6.3 委員會、分會會議和學(xué)術(shù)會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）

7 上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機關(guān)工作時形成的文件

7.1 重要的 （永久）

7.2 一般的（30年）

7.3 本地區(qū)、本機關(guān)工作匯報材 （30年）

8 本機關(guān)業(yè)務(wù)文件材料

8.1本機關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

8.2本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示

8.2.1 重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

8.2.2 一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

8.3 同級機關(guān)、下級機關(guān)的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

8.3.1 重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

8.3.2 一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

8.4 本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務(wù)文件的最后草稿（30年）

8.5.1 本機關(guān)為主辦的

8.5.1.1 重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

8.5.1.2 一般業(yè)務(wù)問題的 （30年）

8.5.2 本機關(guān)為協(xié)辦的

8.5.2.1 重要業(yè)務(wù)問題的（30年）

8.5.2.2 一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

8.6 本機關(guān)編輯、編寫的文件材料

8.6.1 大事記、組織沿革等（永久）

8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等（10年）

8.7 行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）

8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料

8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

8.7.3.2 不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料 （永久）

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8.7.4 行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）

8.7.5 行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/p>

8.7.5.1 重要的（永久）

8.7.5.2 一般的（30年）

8.8 計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1 年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（永久）

8.8.2 年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）

8.8.3 重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

8.8.4 一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料 （10年）

8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活 動形成的文件材料

8.9.1 發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）

8.9.2 出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記 （30年）

9 本機關(guān)機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

9.1 機構(gòu)設(shè)置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 （ 永久）

9.2 人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件 （ 30年）

9.3 人事任免文件（永久）

9.4 先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料

9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的（ 永久）

9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 （30年）

9.5、對本機關(guān)有關(guān)人員的處分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 （永久）

9.5.2 受到警告處分的（30年）

9.6 職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 （永久）

9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料 （永久）

9.8 職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根 （ 永久）

9.9 職工名冊 （永久）

9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料

9.10.1 工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果 （永久）

9.10.2 重要專項活動的報告、總結(jié)等 （永久）

9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料 （永久）

9.10.4 情況反映、工作簡報 （10年）

9.11 紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料

9.11.1 重要的（永久）

9.11.2 一般的 （30年）

9.12 保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄（10年）

9.13 本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料

9.13.1 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的 （永久）

9.13.2 其他有處理結(jié)果的 （30年）

10 本機關(guān)事務(wù)管理文件材料

10.1 房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 （永久）

10.2 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

10.2.1 重要的 （永久）

10.2.2 一般的（10年)

10.3 接待工作的計劃、方案

10.3.1 重要的 （30年）

10.3.2 一般的 （10年）

10.4 機關(guān)財務(wù)預(yù)算 （30年）

10.5 機關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料 （30年）

10.6 國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的（永久）

10.6.2 一般的 （10年）

10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)（永久）

10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請（30年）

11 上級機關(guān)制發(fā)的文件材料

11.1 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料

11.1.1 重要的 （永久）

11.1.2 一般的 （10年）

11.2 上級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材 （10年）

11.3 上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料 （永久）

12 同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 （10年）

13 下級機關(guān)報送的文件材料

13.1 重大問題的專題報告（30年）

13.2 年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料 （10年）

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

檔案編號怎么編

筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名(即干部姓名)的筆形取角編號的方法(如四角號碼和類似四角號碼法)，這種編號具有簡便、易學(xué)、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號的基本規(guī)則，就能運用自如。姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號的方法。這種方法的優(yōu)點是：簡單、易學(xué)，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現(xiàn)有的號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題。漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。缺點是：如拼音不熟練或不準，易出差錯。一、檔案上架方法有以下幾種：
1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個架(柜)標出幾號至幾號，每層檔案架或每個檔案柜存檔案不宜過滿，留出適當?shù)目瘴?，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架(入柜)，檔案存入位置固定，存取簡便、準確，檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的部門，都適宜采用這種上架(入柜)排列方式。
2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號分別上架或入柜。在一個姓氏中，從小號至大號，依次順延排列，以姓氏筆劃編號法編寫檔案號和檢索工具的部門，適宜此種上架(入柜)的排列方式。
3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個地區(qū)或一個單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務(wù)或是按部門，也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式，對集中了解一個地區(qū)、一個部門的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統(tǒng)一、不固定，經(jīng)常需因干部的工作單位變動而調(diào)整檔案的存放架(柜)。 二、消防安全基本情況應(yīng)當包括以下內(nèi)容：
1、單位基本概況和消防安全重點部位情況；
2、建筑物或者場所施工、使用或者開業(yè)前的消防設(shè)計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
3、消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人；
4、消防安全制度；
5、消防設(shè)施、滅火器材情況；
6、專職消防隊、義務(wù)消防隊人員及其消防裝備配備情況；
7、與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況；
8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料；
9、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。 法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第三條　堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級人民政府應(yīng)當加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應(yīng)。