物業(yè)公司檔案如何整理

物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實(shí)行新的管理制度。物業(yè)管理是新興行業(yè),這就要求物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、體制、管理的創(chuàng)新。
一、做好檔案管理工作，為物業(yè)管理企業(yè)提高水平助力
　　1、檔案是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維護(hù)企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神，企業(yè)檔案工作做的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，其組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營管理人員、經(jīng)營范圍不斷變化，有的物業(yè)管理企業(yè)已發(fā)展成了跨行業(yè)、跨地區(qū)的多種成份的經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)之間在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化并不斷產(chǎn)生債權(quán)、債務(wù)，如何保護(hù)好企業(yè)的即得利益和合法權(quán)益，解決好債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動(dòng)糾紛等問題，企業(yè)檔案這一原始憑證就顯得尤為重要了。
　　2、檔案是企業(yè)再發(fā)展的重要信息資源：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)知識(shí)
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經(jīng)濟(jì)法規(guī)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字和市場信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級(jí)管理干部加強(qiáng)企業(yè)管理的重要參謀。
　　5、檔案可以提升企業(yè)信用水平：
　　誠信是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是規(guī)范社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，社會(huì)誠信越來越被社會(huì)所重視。誠信有經(jīng)濟(jì)效益，講誠信就能可持續(xù)發(fā)展已成為全社會(huì)的共識(shí)。隨著誠信社會(huì)的建立，信用檔案顯得越來越重要，信用檔案主要是企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展，專門建立保存的各種信用記錄。信用檔案是企業(yè)信用狀況的積累，信用好，經(jīng)營狀況就好，經(jīng)濟(jì)效益就好。建立信用檔案，即可以擴(kuò)大、提升企業(yè)的信用，有利于推動(dòng)社會(huì)信用檔案的建設(shè)，也是整頓規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序的根本之策。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)基礎(chǔ)性的資源，市場經(jīng)濟(jì)是信用經(jīng)濟(jì)，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)密切相關(guān)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種無形的推動(dòng)力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。
　　二、加強(qiáng)公司檔案管理的措施
　　加強(qiáng)檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理的達(dá)標(biāo)升級(jí)正處于必然。結(jié)合公司實(shí)際，我以為加強(qiáng)檔案管理應(yīng)從以下四個(gè)方面入手：
　　1、加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。從物業(yè)企業(yè)長遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，宜建立館藏面積達(dá)150m2以上、具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強(qiáng)、自動(dòng)化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標(biāo)考慮，應(yīng)將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購買必要的書柜書架，專存圖書，實(shí)行檔案、圖書一體化管理；購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設(shè)備，確保檔案安全。
　　2、建立合理的檔案管理模式。根據(jù)物業(yè)公司目前工種多、服務(wù)時(shí)間長、項(xiàng)目多的實(shí)際，要建立“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理模式，實(shí)行集中式管理和網(wǎng)點(diǎn)式管理相結(jié)合?？偛繉?duì)總部各部門檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統(tǒng)一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內(nèi)資料列出清單報(bào)檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中。總公司對(duì)各項(xiàng)目檔案實(shí)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
　　3、明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類文件由財(cái)會(huì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。
　　4、不斷豐富檔案內(nèi)容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
　　三、積極做好物管檔案的利用服務(wù)工作
　　檔案為用戶所用是檔案工作的最終目的。隨著社會(huì)的進(jìn)步，房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)檔案發(fā)揮著越來越重要的作用。為企業(yè)評(píng)定資質(zhì)、資質(zhì)升級(jí)、保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密、提高企業(yè)的經(jīng)營效益、服務(wù)水平、甚至在物管企業(yè)推出項(xiàng)目時(shí)，物管檔案都能提供第一手資料。因此，物管檔案中的每一份材料、每一張表格、每一份憑證、甚至于每一個(gè)具體日期，都可能關(guān)系到員工或業(yè)主的切身利益。如果由于工作失誤或粗心大意很可能給某位業(yè)主造成一定的損失。如入住日期的填寫必須字跡清楚，涉及到房屋保修時(shí)效問題。以前發(fā)生過業(yè)主填寫不全、字跡不清致使發(fā)生不必要的維修責(zé)任糾紛。所以要求檔案管理人員必須作到一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

物業(yè)管理師管理務(wù)實(shí)要點(diǎn)：檔案的收集與整理

（一）物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理

1、物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

（1）收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查驗(yàn)同步進(jìn)行；

（2）檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的技術(shù)力量是一個(gè)重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會(huì)對(duì)今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。

2、物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的索取對(duì)象較單一，主要是建設(shè)單位。

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。

【題例】

1、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案收集的索取對(duì)象較單一，主要是：（B）

A、施工單位 B、建設(shè)單位

C、監(jiān)理單位 D、業(yè)主或物業(yè)使用人

2、物業(yè)承接查驗(yàn)期整理的檔案是（）檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。（C）

A、物業(yè)重點(diǎn)資料 B、物業(yè)服務(wù)企業(yè)信息資料 C、物業(yè)基礎(chǔ)資料 D、客戶資料

（二）物業(yè)入住期檔案資料的收集與整理

1、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務(wù)對(duì)象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。

（1）本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象——業(yè)主、物業(yè)使用人；

（2）本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。

2、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

（1）設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理；

（2）專責(zé)工作小組分為業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個(gè)人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關(guān)表格和收集程序。

權(quán)屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。 個(gè)人資料一般包括：身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

上述資料均應(yīng)核對(duì)原件，并以核對(duì)原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。

（三）日常物業(yè)管理期檔案的'收集與整理

1、收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)服務(wù)企業(yè)行政管理檔案。

（1）物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。

（2）物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)備設(shè)施維修維護(hù)記錄檔案。

（3）物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。

2、收集時(shí)間

有關(guān)的文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長外，一般不應(yīng)超過1年時(shí)間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個(gè)人保存，必須向檔案部門移交。

3、收集后的整理工作

在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對(duì)于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個(gè)條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在平時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價(jià)值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。

怎樣如何進(jìn)行物業(yè)檔案管理？

不知道你們是用手工還是電腦.但是一般公司都有實(shí)在的資料的.
簡單地說吧:
1\將業(yè)主的資料按幢\單元的順序整理,用文件袋裝好,并在文件袋上注明里面有的內(nèi)容(注意要編號(hào))
2\公司外來文件的整理,同上
3\公司內(nèi)部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作記錄的整理,(如巡邏記錄\外來人員登記記錄等等)同上.

物業(yè)公司物業(yè)檔案管理辦法和行政檔案管理辦法

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：

1．公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

2．有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6．物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7．因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

9．物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：

1．在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

4．應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

6．發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過時(shí)收回。

7．員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

三．物業(yè)管理公司檔案資料：

1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案：

1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；

2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件；

3）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；

4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄（管理公司）；

5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；

6）單元驗(yàn)收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；

2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：

1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；

2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；

3、業(yè)戶資料：

1）入伙情況記錄；

2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等）；

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：

1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；

2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；

3）物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約；

5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類：

1）各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；

2）各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；

3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；

4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；

6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類：

1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報(bào)告記錄；

2）電梯要有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告；

3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；

4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報(bào)告；

5）應(yīng)有定期沉降檢測報(bào)告；

6）消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄；

7）其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料；

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類：

1）正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄；

2）物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

3）物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告；

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄（包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì)的會(huì)議）

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設(shè)備值班與巡檢記錄

*管理工作計(jì)劃與報(bào)告

*工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

*用戶報(bào)修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

……

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