電子化檔案管理好處

數(shù)字化辦公專業(yè)服務(wù)商：藍(lán)凌軟件認(rèn)為，檔案電子化管理至少有以下好處：
提高工作效率：解決人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲占用空間大等難題，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)，提高工作效率
發(fā)揮檔案價(jià)值：便利檔案資源的共享與利用，提供檔案數(shù)據(jù)智能分析，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值
規(guī)范檔案管理：根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況規(guī)劃檔案管理體系?推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，推動檔案管理工作見實(shí)效
保障檔案安全：從檔案實(shí)體保管安全、數(shù)據(jù)存儲安全、系統(tǒng)應(yīng)用安全、用戶訪問安全等為檔案提供多層次的安全保護(hù)

電子檔案具有哪些優(yōu)點(diǎn)

電子檔案具有哪些優(yōu)點(diǎn)

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下我為大家整理了電子檔案的優(yōu)點(diǎn)詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

電子檔案優(yōu)點(diǎn)

1、信息的非人工識讀性；

2、信息存儲的高密度性；

3、信息與載體之間的可分離性；

4、多種信息媒體的繼承性；

5、系統(tǒng)依賴性。

電子檔案的好處

一是效率高，速度快。能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。

二是檔案信息得到有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。可異地實(shí)時(shí)為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時(shí)空局限，并可多人在各自計(jì)算機(jī)上同時(shí)查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平。

三是促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全。相對以往紙制檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失。相對電子檔案，檔案人員不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密級文檔和涉密文檔，有效的保護(hù)了檔案的涉密程度，對檔案實(shí)體起到了有效保護(hù)作用和物理隔離。

四是有效地節(jié)約檔案占用空間，檔案儲備量更加充足。

所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案的管理方式是相通的。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。

電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的'難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。

1.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。？在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。？

2.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。？檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。 隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有?，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2.規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失。 電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。 所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

4.加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

電子檔案有哪些優(yōu)點(diǎn)

電子檔案有哪些優(yōu)點(diǎn)

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位，以下是我為大家整理電子檔案有哪些優(yōu)點(diǎn)相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

1、高效率

電子檔案袋的最大好處是它的高效率──易于操作并找到有關(guān)學(xué)生作品的資料和影像（image）。電子檔案袋可以清晰地顯示一個成長記錄圖。傳統(tǒng)的檔案袋雖然也能做到這點(diǎn)，但很難系統(tǒng)地按時(shí)間順序進(jìn)行組織，而且為了理清順序，教師要花費(fèi)很長的時(shí)間去翻閱作品，而電腦上的頁面卻能方便地找到所要的內(nèi)容。

電子檔案袋易操作、易攜帶，研究分析更實(shí)用快捷，并能對檔案進(jìn)行全方位的分類，可以很方便地共享同事間的信息，可以有效地就檔案資料進(jìn)行對話。

此外，電子檔案袋儲存更方便。作品不一定要保存在學(xué)校，學(xué)生完成的作品可以馬上帶回去，而不必等著打分，對立體作品來說，這更是一大優(yōu)勢。電子檔案袋也是儲存、描述數(shù)位作品的最佳方法，尤其是動畫和多媒體作品。另外，磁盤比美術(shù)教室的作品儲存容量更是大多了。

2、電子檔案袋的評價(jià)優(yōu)勢

首先，電子檔案袋有利于學(xué)生的自我評價(jià)。使用成長記錄電子檔案袋的`學(xué)習(xí)者查看自己的成長記錄很方便，他們比較關(guān)心自己的作品的數(shù)量和質(zhì)量，同時(shí)通過對自己作品的回顧，看到自身的進(jìn)步和不足。

其次，電子檔案袋是教師責(zé)任心的有力證明。大量的學(xué)生作品和完整的成長記錄體現(xiàn)了教師的責(zé)任心。教師也可以通過對電子檔案袋的分析，更全面地了解每一個學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，不斷調(diào)整自己的教學(xué)策略，做到因材施教。

3、電子檔案袋還有激發(fā)學(xué)習(xí)興趣、改善課程、輔助電腦技術(shù)的學(xué)習(xí)、有益于交流等優(yōu)點(diǎn)

電腦是一種很能激發(fā)學(xué)習(xí)興趣的工具，學(xué)生對電腦的熱情很高。因?yàn)殡娮訖n案袋的建構(gòu)工藝成了課程中的一部分，人們已注意到了其中的有意義的作用。一般來說，學(xué)生把完成的作品是帶回家而不是留在學(xué)校里，這樣父母就可以更好地了解學(xué)校的教學(xué)情況；學(xué)生則更有可能記住所學(xué)的知識，時(shí)間久了也不會忘記。電子檔案袋在交流方面的優(yōu)勢之一是學(xué)生的作品能夠跟隨他們一生?，F(xiàn)在，美國的許多大學(xué)作為課程的一部分要求學(xué)生制作職業(yè)檔案袋，這些檔案袋反映了學(xué)生如何實(shí)施課程標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)教師要求加工制作作品。這些檔案袋可以存在磁盤里，也可以放在同站。

檔案數(shù)字化管理有什么好處？大家知道哪家公司做這方面軟件比較好？謝謝了

檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門中應(yīng)用時(shí)間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間，滿足用戶檔案資料的需要，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
1. 提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實(shí)現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費(fèi)用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費(fèi)。
2. 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時(shí)空限制，用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
3. 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的及時(shí)歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

電子會計(jì)檔案有什么好處？

會計(jì)檔案的數(shù)字化,使會計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質(zhì),使原來的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計(jì)算機(jī)存儲方式,如磁盤、光盤等加快轉(zhuǎn)移。這大大提高了會計(jì)信息處理的質(zhì)量和速度,有利于及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和部門單位的經(jīng)營管理提供可靠的財(cái)務(wù)會計(jì)信息。

什么是電子會計(jì)檔案管理：

1.會計(jì)電子檔案對環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會計(jì)電子檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，會計(jì)電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之手工會計(jì)系統(tǒng)大大提高。[1]

2.會計(jì)電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會計(jì)電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導(dǎo)致會計(jì)電子檔案與會計(jì)信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。

3.會計(jì)電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)文檔主要是指與會計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和使用密切相關(guān)的技術(shù)性文檔，解釋會計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況。技術(shù)文檔主要分為開發(fā)性技術(shù)文檔和使用性技術(shù)文檔。開發(fā)性技術(shù)文檔主要描述會計(jì)電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設(shè)計(jì)情況。使用性技術(shù)文檔主要用來指導(dǎo)用戶對會計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作、利用。

4.會計(jì)電子檔案控制的復(fù)雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計(jì)算機(jī)軟件控制、輸入數(shù)據(jù)的機(jī)內(nèi)檢驗(yàn)等。會計(jì)電子檔案系統(tǒng)控制技術(shù)的復(fù)雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結(jié)合。

電子會計(jì)檔案有什么保管原則：

1.會計(jì)電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來會計(jì)電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。[1]

2.嚴(yán)密的監(jiān)察。會計(jì)電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對操作活動進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。

3.應(yīng)急規(guī)則。應(yīng)制定適宜的計(jì)劃和規(guī)程來應(yīng)對程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4.數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點(diǎn)等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管，并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

會計(jì)電子檔案有什么保管要求：

1.建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

內(nèi)部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工會計(jì)系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。會計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準(zhǔn)確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會計(jì)電子檔案的安全和可靠。

2.建產(chǎn)嚴(yán)格的認(rèn)證制度，引入加密技術(shù)。

在手工會計(jì)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計(jì)電子檔案系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)的處理和存儲的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。如未經(jīng)授權(quán)的人員可以利用計(jì)算機(jī)輕而易舉地瀏覽大部分文件和數(shù)據(jù)，從而使得機(jī)密數(shù)據(jù)被泄露。而嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會計(jì)電子檔案系統(tǒng)。認(rèn)證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證、全息認(rèn)證等。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學(xué)就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數(shù)學(xué)計(jì)算方法與一串?dāng)?shù)字(密鑰)對普通的文本(信息)進(jìn)行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進(jìn)行加密，接收方收到消息后對其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3.建立授權(quán)操作制度，實(shí)行崗位專人專職制度，避免越權(quán)操作。

根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限，可設(shè)立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責(zé)，在會計(jì)電子檔案管理中肩負(fù)不同的責(zé)任，同時(shí)，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點(diǎn)，也不能出現(xiàn)職責(zé)的交叉和重復(fù)。采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防會計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

會計(jì)電子檔案管理存在的問題是什么：

1.會計(jì)檔案載體：電算化會計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長，財(cái)會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會計(jì)檔案保護(hù)制度;從而影響會計(jì)檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計(jì)人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

3.對會計(jì)電算化本身理解的偏差多數(shù)企業(yè)的會計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動運(yùn)算做帳的工具，而忽視了它本身所應(yīng)包含的管理會計(jì)分析、預(yù)測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計(jì)電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

4.會計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會計(jì)檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時(shí)修訂單位的會計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。同時(shí)由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。