實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化
一、簡化
簡化，就是在一定范圍內(nèi)縮減對象的類型數(shù)目，使之在既定的時(shí)空范圍內(nèi)足以滿足一般需要的標(biāo)準(zhǔn)化形式。一般來說，簡化是在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用較廣的一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式。它不是主觀任意地縮減，而是只去掉檔案管理中已經(jīng)成為多余的、重復(fù)的、低功能的環(huán)節(jié)，如實(shí)行文檔一體化管理之后，過去的某些編目環(huán)節(jié)、登記環(huán)節(jié)便成為多余、重復(fù)、低效能的環(huán)節(jié)。通過標(biāo)準(zhǔn)化的簡化處理，便可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理體系的整體優(yōu)化。標(biāo)準(zhǔn)化的簡化應(yīng)具有必要性和合理性的特征，這也是確定合理簡化的兩個(gè)界限。只有當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的工作對象的多樣性發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時(shí)，才會使簡化成為可能。簡化的目的是使標(biāo)準(zhǔn)化的對象實(shí)現(xiàn)總體功能的最佳化。為此，在實(shí)際的檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)注意發(fā)現(xiàn)在檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程中不斷出現(xiàn)的多樣性情況，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)出臺一定的標(biāo)準(zhǔn)，對其實(shí)行必要的簡化控制。
二、統(tǒng)一化
統(tǒng)一化是把同一事物的兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一個(gè)范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化形式。它雖然也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式，但卻是標(biāo)準(zhǔn)化的主導(dǎo)形式與手段。檔案管理活動中有許多對象需要在方法、操作規(guī)程、術(shù)語符號、參數(shù)標(biāo)志等方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，以提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。值得注意的是，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一化的同時(shí)，一定不能“統(tǒng)死”，必須注重標(biāo)準(zhǔn)化對象的選擇，對于那些不具有重復(fù)性、反復(fù)性特征的事物與對象，不能通過制定所謂的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或地方性標(biāo)準(zhǔn)等方式，硬性實(shí)行削足適履式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定必須建立在調(diào)查研究和注意借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，合理地確定統(tǒng)一化的對象及其程度。
統(tǒng)一化的主要內(nèi)容與范圍包括：
(1)一定范圍的統(tǒng)一。如檔案的著錄和標(biāo)引工作直接關(guān)系到檔案信息資源的共享，只有實(shí)現(xiàn)全國乃至國際范圍內(nèi)的統(tǒng)一化，才能有效地滿足現(xiàn)代化社會人們對檔案信息檢索的需要；再如，某些檔案管理程序由于目前沒有可能實(shí)現(xiàn)全國或全行業(yè)的統(tǒng)一化，可以首先實(shí)現(xiàn)一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門的統(tǒng)一化。
(2)一定程度的統(tǒng)一。即明確規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)中哪些方面的內(nèi)容、指標(biāo)要統(tǒng)一，哪些不宜在較大的范圍內(nèi)統(tǒng)一而只能在較小的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。如對檔案實(shí)體的分類，由于各個(gè)單位、各個(gè)部門、各個(gè)行業(yè)的文件和檔案的自然形成規(guī)律不盡相同，所以，就不宜在大的范圍內(nèi)統(tǒng)一。但是在一個(gè)單位之中，在文件標(biāo)準(zhǔn)化水平較高的一些部門，也可以在一定程度上對分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇要求、分類方案的編制體例與技術(shù)性要求以及分類工作程序等，做出統(tǒng)一化的規(guī)定。
(3)一定級別的統(tǒng)一。應(yīng)該在全國各個(gè)行業(yè)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就 P176 必須制定國家性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)該在一個(gè)行業(yè)或?qū)I(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就必須制定行業(yè)性或?qū)I(yè)性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個(gè)地區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，而不宜在一個(gè)行業(yè)或全國范圍內(nèi)統(tǒng)一者，就必須制定地區(qū)性或地域性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個(gè)企事業(yè)單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象，就只能制定企事業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案工作統(tǒng)一化的對象級別選擇不當(dāng)，輕者會造成一些行業(yè)或部門的檔案管理水平停滯不前，重者將會造成檔案工作混亂無序，以及國家人、財(cái)、物力的浪費(fèi)。
(4)一定水平的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的確立，應(yīng)當(dāng)考慮到先進(jìn)性與合理性的雙重要求。所謂先進(jìn)性，是檔案工作統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化追求的主要目標(biāo)之一，但是，不能不顧國情提出一些在經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上都難以保證的標(biāo)準(zhǔn)要求；所謂合理性，就是從國情出發(fā)，從最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā)，實(shí)事求是地確定檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。
(5)一定時(shí)間內(nèi)的統(tǒng)一。這是指檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定期的長短。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)所約束的對象已經(jīng)發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)已落后于檔案工作發(fā)展的需要時(shí)，如果不及時(shí)修訂或更新原來的某些規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)就會在功能上走向反面，阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
(6)一定合理多數(shù)的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中的統(tǒng)一不一定就指統(tǒng)一為一種，而是可以統(tǒng)一于一個(gè)理想的多數(shù)，可以規(guī)定出若干等級，以適應(yīng)各種不同管理層次的需要。
三、系列化
所謂標(biāo)準(zhǔn)的系列化，是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的高級形式，它是根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，通過對某些標(biāo)準(zhǔn)化對象的發(fā)展規(guī)律的深入、全面的分析研究以及對國內(nèi)外同一對象的發(fā)展趨勢的合理預(yù)測，結(jié)合我國的檔案工作的不同發(fā)展條件，將有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)加以適當(dāng)歸并簡化，并按照一定的規(guī)律排列起來，作為指導(dǎo)我國檔案事業(yè)發(fā)展的依據(jù)。目前，我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作尚無這種高級形式的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，這說明我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化還有很長的路要走。
四、通用化
通用化是指在不同的標(biāo)準(zhǔn)化對象之間可以互相通用的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如檔案工作基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄用符號標(biāo)準(zhǔn)等。注重檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的通用化程度，也是提高我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作質(zhì)量的一項(xiàng)基本要求。
五、典型化
典型化就是以最先進(jìn)、最合理的工作方式、工作程序、技術(shù)指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)手段或管理規(guī)定等為樣板，要求或倡導(dǎo)以后的有關(guān)方面的檔案工作均參照此執(zhí)行、取得統(tǒng)一的過程。它可以逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的整體優(yōu)化。 P177
六、格式化
目前，各企事業(yè)單位正在大力建設(shè)文檔一體化信息管理系統(tǒng)，此項(xiàng)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建立一套標(biāo)準(zhǔn)的、覆蓋整個(gè)組織的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，而在這一結(jié)構(gòu)之中，合理地規(guī)定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關(guān)系又是至關(guān)重要的內(nèi)容。建立這一標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)有兩個(gè)目的：一是保證各個(gè)部門聯(lián)機(jī)處理數(shù)據(jù)的過程的統(tǒng)一性；二是滿足各種聯(lián)機(jī)分析處理信息的需要。

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)、管理知識缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的涵義，主要包括下述幾點(diǎn)： ，
第一，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)工作活動過程，就其整體意義來說，它是一項(xiàng)智力性的系統(tǒng)工程。
第二，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是通過實(shí)行簡化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動，節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高效率、獲得效益。
第三，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化追求檔案管理活動的最佳效果。
第四，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一種需要不斷補(bǔ)充、完善所制定標(biāo)準(zhǔn)的工作活動過程。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化有微觀和宏觀兩層涵義。就其微觀涵義而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化就是通過制定標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，對檔案和檔案管理實(shí)行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和優(yōu)選等有序化管理控制，以便獲得最佳檔案管理效益的活動。就其宏觀涵義而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不僅包括檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定、實(shí)施等項(xiàng)工作內(nèi)容，還包括標(biāo)準(zhǔn)制定前的調(diào)查研究工作，標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充、完善、修訂、廢除等項(xiàng)管理與維護(hù)工作，還包括標(biāo)準(zhǔn)化體系的設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項(xiàng)具體工作活動。

如何推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化

　為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該采取以下措施:
　　一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。
　　檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則，首先，要加強(qiáng)硬件的建設(shè)；其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度；最后，要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
　　二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。
　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。
　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。
　　工作實(shí)踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。
　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。
　　四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。