文書(shū)處理和檔案管理

否。
雖然文書(shū)處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性,但由于文書(shū)是檔案的前身和源泉,檔案是文書(shū)的歸宿,兩者密不可分.文書(shū)工作不僅直接影響公文的質(zhì)量,也直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量,做好文書(shū)處理工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)。

文書(shū)檔案管理細(xì)則

　　文書(shū)檔案的管理是對(duì)具有保存價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行集中管理的工作,這一工作的開(kāi)展對(duì)文書(shū)檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書(shū)檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!
　　文書(shū)檔案管理細(xì)則一
　　第一條　為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書(shū)檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條　執(zhí)法文書(shū)是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書(shū)管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條　各級(jí)水行政主管部門(mén)在執(zhí)法工作中形成的全部文書(shū)檔案均由本部門(mén)執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條　水行政執(zhí)法文書(shū)檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書(shū)資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條　各級(jí)水行政主管部門(mén)的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書(shū)檔案的日常管理工作。

　　第六條　執(zhí)法文書(shū)檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時(shí)將執(zhí)法活動(dòng)中形成的文書(shū)資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書(shū)材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價(jià)值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書(shū)材料范圍及分類;

　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場(chǎng)勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書(shū)，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書(shū)，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)，結(jié)案報(bào)告等;

　　2. 行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書(shū)，行政復(fù)議申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書(shū)等，申請(qǐng)人撤回復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議裁定書(shū)、決定書(shū)，送達(dá)回證等;

　　3. 行政訴訟類：起訴書(shū)副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門(mén)提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書(shū)，判決書(shū)以及與案件有關(guān)的司法文書(shū)等;

　　4. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

　　5. 法規(guī)文件類：上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說(shuō)明、實(shí)施細(xì)則等，本部門(mén)制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6. 其他類：人民來(lái)信、來(lái)訪記錄及處理意見(jiàn)，水行政執(zhí)法活動(dòng)中拍攝、收集的具有保存價(jià)值的照片、音像資料等。

　　(四) 檔案管理人員在接收文書(shū)檔案時(shí)，必須逐件查點(diǎn)清楚，對(duì)已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊(cè)上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條　執(zhí)法文書(shū)檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時(shí)間的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條　執(zhí)法文書(shū)檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書(shū)檔案。其他部門(mén)需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門(mén)，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。
　　文書(shū)檔案管理細(xì)則二
　　1、文書(shū)立卷

　　每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。

　?、俜帜甓?。將文件按其形成的年度分開(kāi)。

　?、诜旨?jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件，如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。

　?、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。

　?、芊謫?wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

　　⑤分期限。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

　　在文書(shū)分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱、文件往來(lái)機(jī)關(guān))，分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來(lái)后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào);填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫(xiě)案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫(kù)房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對(duì)檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn);對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù)。

　　4、檔案統(tǒng)計(jì)

　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
　　文書(shū)檔案管理細(xì)則三
　　為了貫徹落實(shí)國(guó)家《檔案法》、中國(guó)科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書(shū)檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項(xiàng)工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國(guó)家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實(shí)際情況,制定如下實(shí)施細(xì)則.

　　一、文書(shū)檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門(mén)兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)(即各處、室職能部門(mén))整理歸檔制度.

　　2.由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人(以下稱為文書(shū)兼職檔案員)管理本部門(mén)形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書(shū)檔案管理職責(zé)

　　1.文書(shū)檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項(xiàng)檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)本所文書(shū)檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開(kāi)展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負(fù)責(zé)本所文書(shū)檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級(jí)檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案.

　　三、文書(shū)檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門(mén)工作業(yè)務(wù),掌握文書(shū)歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、積累,對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動(dòng)做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時(shí)"對(duì)號(hào)入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認(rèn)真做好本部門(mén)文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時(shí)移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的、并已辦理完畢、具有保存價(jià)值的的、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門(mén)平時(shí)建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書(shū)檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書(shū)檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書(shū)材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡(jiǎn)稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種.永久為50年以上,長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1 凡是反映本所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本所、對(duì)社會(huì)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問(wèn)題形成的文件材料,召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料,重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù),計(jì)劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實(shí)施的重要文件材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本所工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管.它主要包括:本所科研、管理活動(dòng)中形成的一般工作問(wèn)題的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.3 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本所有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門(mén)一般事務(wù)性的文件材料,上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.4 根據(jù)本所各職能部門(mén)管理工作實(shí)際,文書(shū)檔案按問(wèn)題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財(cái)類, ⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書(shū)檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2 歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文書(shū)檔案分類方案采用"年度m問(wèn)題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期.

　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖紙等一冊(cè)(本)為一件;來(lái)文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后.

　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會(huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合文件形成時(shí)間順序排列.

　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號(hào).根據(jù)分類方案的最低一級(jí)類目,按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注.

　　3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對(duì)同一問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9 責(zé)任者:填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.

　　3.10 文號(hào):體系文件的發(fā)文字號(hào).填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略.

　　3.11 題名:填寫(xiě)文件標(biāo)題.文件沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充,并外加" [ ] ".會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí),應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議的時(shí)間和重要內(nèi)容.

　　3.12 日期:填寫(xiě)文件形的成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開(kāi),如2006-01-09.

　　3.13 頁(yè)數(shù):填寫(xiě)每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù).計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面位一頁(yè),空白頁(yè)不計(jì).

　　3.15 備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況.

　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況,并填寫(xiě)歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18 檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目.

　　3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫(xiě)"年度歸檔文件整理說(shuō)明".

　　七、文書(shū)檔案的歸檔

　　1.文書(shū)檔案由各部門(mén)兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時(shí)間:歸檔部門(mén)應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時(shí),應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門(mén)和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時(shí),雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點(diǎn)和驗(yàn)收.

　　4.文書(shū)檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書(shū)檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書(shū)檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門(mén)要配置適宜檔案安全保存的專用庫(kù)房,落實(shí)"八防"措施,保持庫(kù)房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點(diǎn)庫(kù)存檔案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理解決.

　　4.建立必要的文書(shū)檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺(jué)遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛(ài)護(hù)檔案,自覺(jué)維護(hù)檔案本來(lái)面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作或退休時(shí),必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).

　　九、文書(shū)檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據(jù)文書(shū)檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.

　　2.文書(shū)檔案必須經(jīng)文書(shū)檔案鑒定小組鑒定,報(bào)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊(cè);銷毀時(shí),應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字.

　　十、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門(mén)預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評(píng)比.對(duì)能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時(shí)完成文書(shū)整理歸檔工作的部門(mén)和兼職檔案員,予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì).

　　2.凡沒(méi)有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門(mén)及個(gè)人,取消年終評(píng)先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報(bào)人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細(xì)則適用于本所文書(shū)檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細(xì)則與上級(jí)檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時(shí),按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行.

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6. 檔案管理規(guī)定

淺議文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施論文

　　在檔案管理工作中，做好文書(shū)檔案工作起著不可或缺的作用，。以下是我為大家精心準(zhǔn)備的文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施論文，歡迎閱讀!

　　文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施論文：《試談文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施》
　　【摘要】文書(shū)檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。作為檔案工作者不僅對(duì)文書(shū)檔案要進(jìn)行比較全面、系統(tǒng)、完整的鑒定，更要花費(fèi)大量的人力物力，進(jìn)行分類、歸檔，使其具有保存及利用價(jià)值。本文通過(guò)分析文書(shū)檔案價(jià)值的重要性，以及對(duì)文書(shū)檔案管理采取哪些 措施 ，以便今后檔案工作者能夠更好地對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。

　　一、文書(shū)檔案的意義

　　文書(shū)檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書(shū)檔案主要是一些辦理完畢而且具有一定保存價(jià)值的文書(shū)。其中所提到的“具有保存價(jià)值”，說(shuō)明了有一部分的文書(shū)可以成為文書(shū)檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價(jià)值。這就需要管理者對(duì)文書(shū)檔案歸檔范圍和文書(shū)檔案鑒定的問(wèn)題要掌握精準(zhǔn)。2006年頒布的國(guó)家檔案局八號(hào)令本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔的范圍。這對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求比較高。檔案人員要明確掌握文書(shū)和文書(shū)檔案的界限，熟悉文書(shū)檔案的規(guī)則，一定要認(rèn)真參照國(guó)家和企業(yè)的文書(shū)檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書(shū)剔除掉，保留有參考價(jià)值的文書(shū)，保證文書(shū)檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。

　　二、文書(shū)檔案管理存在一定的問(wèn)題

　　(一)文書(shū)與檔案工作的銜接問(wèn)題

　　文書(shū)與檔案工作既有聯(lián)系又有各自的分工，兩者要互相協(xié)調(diào)，才能夠形成一個(gè)完整的管理體系。但在實(shí)際的工作中，文書(shū)和檔案往往是不同的人員負(fù)責(zé)管理，這就會(huì)使得文書(shū)工作與檔案工作在某種程度上脫節(jié)。文書(shū)工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。

　　(二)對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)

　　一些單位的檔案人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù) 教育 培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。

　　(三)各部門(mén)配合不夠，影響著檔案管理水平的提高

　　從單位的各部門(mén)收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過(guò)程中卻困難重重，有些部門(mén)不愿把歸檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便不肯上交，時(shí)間長(zhǎng)了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。

　　三、提高文書(shū)檔案管理水平所采取的措施

　　(一)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的重視

　　作為單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視是做好文書(shū)檔案工作的前提，文書(shū)檔案的管理人員要積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書(shū)檔案工作，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的一些法律法規(guī)常識(shí)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作有所認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書(shū)檔案管理人員也要不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。

　　(二)規(guī)范銜接文書(shū)與檔案的工作

　　整理文件是檔案管理的根本，而文件質(zhì)量問(wèn)題直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，想要提高檔案的規(guī)范性，必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書(shū)規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書(shū)人員要切實(shí)做好文書(shū)材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作系統(tǒng)化，文書(shū)人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)。例如，必須使用規(guī)定的筆進(jìn)行修改和批閱文件材料。對(duì)文件的處理要及時(shí)準(zhǔn)確，對(duì)文件的收發(fā)要登記清楚，發(fā)現(xiàn)文件有殘缺或丟失，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)的講話記錄及外出等賬外資料，要及時(shí)整理收集并記錄詳盡，確保文件材料的完整。

　　(三)各部門(mén)之間要加強(qiáng)合作，做好文件的收集工作

　　檔案管理人員要主動(dòng)地了解業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開(kāi)展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門(mén)的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書(shū)的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書(shū)檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書(shū)人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反映細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開(kāi)展文書(shū)檔案工作。

　　(四)完善管理機(jī)制

　　文書(shū)檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善。按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

　　四、 總結(jié)

　　總之，文書(shū)檔案管理水平是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理直接關(guān)系檔案資料的完整性。提高文書(shū)管理工作的地位，加強(qiáng)文書(shū)工作和檔案管理工作的銜接，增強(qiáng)部門(mén)合作，完善工作程序和管理機(jī)制，樹(shù)立文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發(fā)展。
　　文書(shū)檔案工作論文：《試談加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的措施》
　　[摘 要]長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)檔案管理的水平，將直接影響檔案的質(zhì)量，是單位工作的重要一部分。進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，客觀上對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出新的更高要求，即實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和信息化。本文將探討相關(guān)措施，進(jìn)而提高管理的水平，發(fā)揮好檔案工作在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展中的參謀作用。

　　[關(guān)鍵詞]檔案管理;規(guī)范化;信息化

　　文書(shū)檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是單位領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策的重要依據(jù)[1]。在數(shù)字化時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作亦當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新完善文書(shū)檔案的管理工作，使其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這是大勢(shì)所趨。

　　1、創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作

　　(1)革新工作方式。檔案管理工作者要由以前的被動(dòng)提供資料角色，轉(zhuǎn)換為檔案管理決策的參與者，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和前瞻性。自身認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)的同時(shí)，更要以靈活易懂的方式向領(lǐng)導(dǎo)和員工主動(dòng)積極宣傳檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的關(guān)注度，盡最大努力使檔案工作成為相關(guān)單位年度總體規(guī)劃的重點(diǎn)內(nèi)容，加大檔案管理設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入力度，實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展的水平。

　　(2)加強(qiáng)自身建設(shè)。信息化時(shí)代中的文書(shū)檔案管理工作，要求相關(guān)從業(yè)者必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，勝任業(yè)務(wù)創(chuàng)新的需要。為此，管理人員必須秉承學(xué)無(wú)止境的理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，不斷提升自身應(yīng)用新型技術(shù)工具的水平和能力，力爭(zhēng)成為復(fù)合型人才，不僅管理才能出眾，更要懂得先進(jìn)技術(shù)，只有如此，才能提供快捷方便高效的服務(wù)。

　　(3)完善文書(shū)與檔案工作的銜接規(guī)范。檔案源于相關(guān)文書(shū)，因此文件的質(zhì)量直接決定了其存檔后的檔案質(zhì)量，文書(shū)部門(mén)處理文件的規(guī)范化將是提高檔案管理水平的先決條件。文書(shū)人員要建立較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書(shū)材料的立卷歸檔[3]。文書(shū)人員在起草修改以及謄印批閱文件的過(guò)程中，要一直以事后存檔的要求嚴(yán)格要求自己，做好文書(shū)存檔一體化工作。

　　(4)保證文書(shū)檔案管理的完整性和時(shí)效性。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的相關(guān)規(guī)定要求，檔案管理人員處理文件必須做到準(zhǔn)確及時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)缺失文件，應(yīng)當(dāng)立刻查找。相關(guān)人員務(wù)必確保萬(wàn)無(wú)一失，順利交接完成立卷歸檔的工作。

　　2、規(guī)范完善文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)健全 規(guī)章制度 。在《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步在信息時(shí)代健全必要的檔案的工作制度，落實(shí)好責(zé)任制，為檔案的整理、收集保管等提供規(guī)范制度。

　　(2)規(guī)范催收時(shí)限。一旦因?yàn)槠渌聞?wù)，不能按時(shí)或者遺忘及時(shí)歸還文件，相關(guān)人員要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)催收。

　　(3)確立檔案收集的范圍。在明確的范圍內(nèi)，必須確保檔案的收集具備可靠的廣度和深度，為此檔案管理人員都要按照要求，擴(kuò)大檔案收集的范圍。特別的，對(duì)重要會(huì)議、重要藝術(shù)成果、重大歷史事件、科研項(xiàng)目等檔案要加強(qiáng)歸檔收集。

　　(4)明確各部門(mén)職責(zé)。檔案源于不同部門(mén)，最后匯入檔案管理部門(mén)，因此為了在文書(shū)和歸檔成為檔案這一過(guò)程，順利進(jìn)行，各部門(mén)之間應(yīng)明確職責(zé)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)與其他各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，以保證檔案的收集工作能夠順利展開(kāi)。

　　(5)年度匯總歸檔。在每一年度結(jié)束之前，應(yīng)該審核文檔登記表，做好查缺補(bǔ)漏工作。

　　(6)分類登記。文書(shū)在歸檔之前，分為收文和發(fā)文兩種。對(duì)于不同種類，分別進(jìn)行登記。就以收文為例，收文登記單要單獨(dú)成冊(cè)，標(biāo)明收文日期、文件號(hào)、機(jī)密等級(jí)、標(biāo)題、來(lái)文單位。

　　3、規(guī) 范文 書(shū)檔案資料的立卷進(jìn)檔

　　(1)務(wù)必熟悉文件。根據(jù)件的特點(diǎn)、性質(zhì)和作用明確文件所屬類別，然后進(jìn)行分類存檔。

　　(2)對(duì)重要文件資料整理立卷。如果需要人工操作管理檔案，則通過(guò)立卷，有利于對(duì)相關(guān)文書(shū)檔案的保管。

　　(3)注意整理案卷。通過(guò)對(duì)單位文件進(jìn)行分類，即立卷工作，將收集而來(lái)的文書(shū)資料整理成有規(guī)律可循的案卷，也就是把有關(guān)特定問(wèn)題或者某項(xiàng)工作的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件整理成組合體。

　　(4)重視文書(shū)工作。作為文書(shū)工作的延伸，檔案主要源于文件，是由形成的文件資料辦理完畢后轉(zhuǎn)化而成。所以，文書(shū)工作直接影響著檔案工作質(zhì)量。

　　(5)做好歸檔工作。各個(gè)部門(mén)的文件將作為工作歷史記錄，為了確保這些文件材料的完整以及安全，就應(yīng)當(dāng)做好歸檔工作。

　　4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

　　隨著計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的文件檔案的管理方式終將為無(wú)紙化辦公所代替。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，是加強(qiáng)檔案管理、提高服務(wù)水平必經(jīng)途徑。

　　5、完善管理制度，提高管理水平

　　檔案管理工作人員一方面應(yīng)當(dāng)恪守相關(guān)制度，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，以此為基礎(chǔ)，制訂相應(yīng)的《公文處理實(shí)施辦法》，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運(yùn)行的操作規(guī)程[1]。同時(shí)，把《公文處理實(shí)施辦法》作為部門(mén)規(guī)章制度的首位，使得檔案的管理工作可以有章可循。

　　另一方面，檔案管理人員，也要提升自身專業(yè)水平，高度重視自身從事工作，認(rèn)識(shí)自身責(zé)任，以高度責(zé)任心，提高各部門(mén)文書(shū)辦理歸檔的質(zhì)量，使得檔案的管理工作有章必依。

　　總而言之，隨著檔案整體規(guī)模的擴(kuò)大，文件材料的收集、檔案的修訂歸類存檔任務(wù)日益繁巨，為了有效應(yīng)對(duì)這些新情況，檔案管理工作者，必須以積極進(jìn)取，一方面加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化;另一方面，必須站在信息時(shí)代的洪流中，與時(shí)俱進(jìn)，以電子檔案為核心突破創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。在信息化和規(guī)范化的結(jié)合中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[2]張顯峰，劉艷.淺議信息管理技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].職業(yè)技術(shù)，2009(7)：31.
　　文書(shū)檔案工作論文：《淺談文書(shū)工作和檔案管理工作的關(guān)系》
　　【摘要】本文從文書(shū)處理與檔案管理工作的關(guān)系，闡述了如何加強(qiáng)文書(shū)處理工作，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，使之兩項(xiàng)工作更好地有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，相互促進(jìn)。

　　【關(guān)鍵詞】文書(shū)工作;檔案管理

　　文書(shū)的定義：行政學(xué)上是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料，又稱文件。它是人們社會(huì)交往的工具，也是檔案的前身。

　　文書(shū)工作是企業(yè)行政工作的重要組成部分，是及時(shí)傳達(dá)企業(yè)信息、互通情況、處理問(wèn)題、交流 經(jīng)驗(yàn) 的重要工具。文書(shū)工作記載了一切企業(yè)活動(dòng)，及時(shí)性、指導(dǎo)性、廣泛性、連續(xù)性是文書(shū)的四個(gè)特點(diǎn)。

　　企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理政務(wù)和各種活動(dòng)的真實(shí)記錄，而文書(shū)是檔案的基礎(chǔ)，文書(shū)工作直接影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

　　文書(shū)處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程，是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，對(duì)于做好文書(shū)處理和檔案管理工作都十分重要。

　　首先，文書(shū)處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象。文書(shū)處理工作的主要任務(wù)是文件的收發(fā)、分辦、傳閱、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務(wù)是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。它們的工作對(duì)象，一個(gè)是現(xiàn)在時(shí)的，一個(gè)是過(guò)去時(shí)的，屬于不同階段的兩個(gè)環(huán)節(jié)。文件辦理完畢，其中有保存價(jià)值的部分立卷歸檔后，就成為檔案。從這個(gè)意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書(shū)處理工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作是文書(shū)處理工作的延伸。

　　其次，文書(shū)處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進(jìn)。文書(shū)工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒(méi)有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書(shū)處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反過(guò)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作又可以促進(jìn)文書(shū)工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，歸檔分類是否合理，保管期限是否準(zhǔn)確，實(shí)際上是對(duì)文書(shū)工作的全方位檢查。

　　通過(guò)檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、歸檔材料是否完整、文件分類是否規(guī)范等，對(duì)做好文書(shū)處理工作是一種促進(jìn)。

　　從文書(shū)處理工作和檔案管理工作的關(guān)系來(lái)看，兩者既有相對(duì)的獨(dú)立性，又是密切聯(lián)系的一個(gè)整體，文書(shū)處理工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，做好文書(shū)處理工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方面。那么，文書(shū)處理工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)呢?

　　一是要提高文書(shū)人員的綜合素質(zhì)。文書(shū)處理工作雖然表面上看是事務(wù)性工作，實(shí)際上也是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書(shū)工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。不熟悉本單位的業(yè)務(wù)流程，不了解文件材料的相互關(guān)連，不理解一個(gè)事件的來(lái)龍去脈，就難以做好文件歸檔工作。因此，文書(shū)人員要在認(rèn)真學(xué)習(xí)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關(guān) 政策法規(guī) 的同時(shí)，要按照本單位的工作職能，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。文書(shū)人員還要不斷增強(qiáng)責(zé)任感，認(rèn)真履行文書(shū)處理?xiàng)l例，嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量、認(rèn)真檢查歸檔材料是否符合檔案要求。諸如撰寫(xiě)、修改、批閱文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等，文件用紙、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門(mén)，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等等，保證文件符合立卷歸檔要求。

　　二是文書(shū)人員要樹(shù)立檔案意識(shí)。文書(shū)人員在文書(shū)處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，自覺(jué)主動(dòng)地為歸檔做準(zhǔn)備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時(shí)工作中，要及時(shí)收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，做到辦完一件收集一件，并做好相關(guān)的文件材料的分類整理。對(duì)于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常 渠道 傳送的文件，還有一些賬外材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)批示等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整。文書(shū)人員樹(shù)立了較高的檔案意識(shí)，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　三是要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作是文書(shū)處理的一項(xiàng)重要任務(wù)。它既是公文處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開(kāi)始，直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書(shū)人員在平時(shí)重視積累，從公文的撰寫(xiě)、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過(guò)程監(jiān)督管理，不遺漏每一個(gè)環(huán)節(jié)。既要采取經(jīng)常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相結(jié)合的 方法 ，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面歸檔，又要特別重視和堅(jiān)持定期收集整理。文件材料辦理完畢，收集事件相關(guān)材料，把需要?dú)w檔的材料進(jìn)行蓋章、裝訂等前期基礎(chǔ)性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì)，依據(jù)事先擬好的分類方案，及時(shí)對(duì)號(hào)入座，分門(mén)別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。

　　四是向“文檔一體化”的方向努力。從文書(shū)和檔案工作的全過(guò)程管理出發(fā)，公文制發(fā)到歸檔管理一體化是今后的努力方向?！拔臋n一體化”在理順文書(shū)處理和檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)系的基礎(chǔ)上，充分利用文書(shū)處理取得的成果，簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作，可以大大提高工作效率。利用檔案管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)管理的有利條件，調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變?cè)械拿磕昙姓須w檔的習(xí)慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，隨辦隨歸，從而使歸檔文件整理變成一項(xiàng)日常工作。

　　總之，文書(shū)人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，掌握豐富的文書(shū)知識(shí)和本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)，再加上平時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，就一定會(huì)做好文書(shū)與檔案工作，在默默無(wú)聞的崗位上作出不平凡的貢獻(xiàn)。

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文書(shū)檔案管理規(guī)定

文書(shū)檔案管理規(guī)定

　　文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。以下我為大家整理了文書(shū)檔案管理規(guī)定，希望對(duì)大家有所幫助！

　　第一條為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設(shè)銀行文書(shū)檔案是各級(jí)行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過(guò)分類整理而保存起來(lái)的文件材料。

　　第三條建設(shè)銀行文書(shū)檔案的收集范圍包括：

　　1、本級(jí)行自身形成及本級(jí)行與有關(guān)部門(mén)聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料；

　　2、上級(jí)行和上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對(duì)本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級(jí)行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料；

　　4、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級(jí)行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營(yíng)狀況的重要文件材料。

　　第四條各級(jí)行黨、政、工、青、婦等部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文書(shū)檔案材料，均應(yīng)由本行檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有，以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級(jí)建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書(shū)部門(mén)或職能部門(mén)整理立卷的制度，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。

　　第六條各立卷部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書(shū)立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書(shū)立卷人員，由文書(shū)立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷，并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門(mén)移交。移交時(shí)，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書(shū)立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料，均應(yīng)齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應(yīng)分開(kāi)立卷。

　　3、行內(nèi)幾個(gè)部門(mén)共同辦理的文件，由主辦部門(mén)立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內(nèi)交主部門(mén)立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，可放在復(fù)文年立卷；未作批復(fù)的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在總結(jié)期的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；各類案件放在結(jié)案年立卷。

　　5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類案件的案卷，其結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。

　　6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的.案卷，應(yīng)在有文字的每頁(yè)材料的正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁(yè)的右上方逐件編件號(hào)。

　　7、歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫(xiě)一式三份卷內(nèi)文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門(mén)留底，另一份交檔案部門(mén)作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表，用以填寫(xiě)本卷需要說(shuō)明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。

　　8、案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚。案卷題名要簡(jiǎn)明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)。

　　9、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的張頁(yè)應(yīng)進(jìn)行托裱，寬大的張頁(yè)應(yīng)折疊整齊，裝訂線外有字跡的張頁(yè)應(yīng)加寬邊。案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門(mén)留存，另一份經(jīng)檔案部門(mén)編填卷號(hào)后退立卷部門(mén)備查。

　　第九條本級(jí)行附屬企業(yè)的文書(shū)立卷歸檔工作，比照本行職能部門(mén)辦理。本級(jí)行投資入股的各類公司的屬于本行文書(shū)檔案管理范圍的各類檔案材料，由本行文書(shū)部門(mén)或本行業(yè)務(wù)管理部門(mén)一并立卷歸檔。

　　第十條文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對(duì)不易判定保管期限的檔案材料，應(yīng)按照宜長(zhǎng)不宜短的原則進(jìn)行保管。

　　第十一條凡是反映本級(jí)行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本級(jí)行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。其主要內(nèi)容包括：

　　1、本級(jí)行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)演變，本級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級(jí)行工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)行具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級(jí)行處理一般工作問(wèn)題形成的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級(jí)行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本行有參考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級(jí)行一般事務(wù)性的文件材料。

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級(jí)行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　4、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。

　　第十四條文書(shū)檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。長(zhǎng)期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計(jì)算。

　　第十五條各級(jí)行檔案部門(mén)對(duì)所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)，對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門(mén)重新加工整理。

　　第十六條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問(wèn)題分類法對(duì)歸檔案卷進(jìn)行分類。所用的分類方法應(yīng)保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動(dòng)。

　　第十七條案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ)，按照不同的保管期限分別排列入庫(kù)。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置。在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

　　第十九條案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)，案卷目錄號(hào)不能重復(fù)。

　　第二十條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)充分利用檔案信息資源，積極開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫(xiě)各種類型的檔案資料，主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　第二十一條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外，還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，編制重要文件目錄（卡片）、專題文件目錄（卡片）、文號(hào)索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

　　第二十二條各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級(jí)檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級(jí)行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求，按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對(duì)超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案，應(yīng)由本行檔案部門(mén)按照《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級(jí)建設(shè)銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。補(bǔ)充、修改時(shí)同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。 ;