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檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進行管理,數(shù)據(jù)可以共享、可以交換、可以協(xié)同,可實現(xiàn)一次錄入多次利用的設(shè)想。
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1) 溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng) 2)自動防盜報警系統(tǒng)3) 自動防火報警系統(tǒng) 4) 視頻監(jiān)控系統(tǒng)5) 通風換氣系統(tǒng) 6) 漏水檢測系統(tǒng)7) 燈光照明狀態(tài)檢測系統(tǒng) 8) 自動消毒滅菌系統(tǒng)9) 智能卡門禁管理 10) 室外氣象站11)觸摸屏查詢展示系統(tǒng) 12)液晶拼接大屏系統(tǒng)1、溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)溫濕自動調(diào)控系統(tǒng)主要由溫濕度主控微機、WXK1B綜合智能控制器、溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕機、加濕機等外圍設(shè)備組成。WXK1B綜合控制器負責實時采集各庫房內(nèi)的溫度、濕度數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)上傳到控制微機,并接收控制微機下達的各種控制指令,打開或關(guān)閉空調(diào)、除濕機、加濕機等外圍設(shè)備,實現(xiàn)對各庫房內(nèi)的溫度、濕度自動調(diào)控。溫濕度主控微機負責收集各庫房溫濕度數(shù)據(jù),并對數(shù)據(jù)進行綜合分析,下達各種控制指令到各控制器;主控微機實時顯示、存儲各庫房溫濕度數(shù)據(jù),還可進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印報表等功能;統(tǒng)計報表主要包括生成庫房的日報表、月報表、日曲線、月曲線等。2、自動防盜報警系統(tǒng)自動防盜報警系統(tǒng)主要由防盜報警主控微機(上位機)、防盜報警控制器、防盜探測器、電話語音模塊、聲光報警器五部分組成。在庫房的門、窗、走廊等入口處,安裝防盜探測器,綜合智能控制器內(nèi)的防盜報警管理模塊負責對現(xiàn)場防盜探測器報警信號進行數(shù)據(jù)采集,并將報警信號通過數(shù)據(jù)總線上傳到防盜報警主控微機,經(jīng)防盜報警主控微機數(shù)據(jù)綜合分析處理,判斷是否報警;當出現(xiàn)警情時,驅(qū)動報警器發(fā)出聲、光報警,并采用語音方式電話通知相關(guān)人員。防盜報警軟件具有電子地圖功能,顯示庫房平面結(jié)構(gòu)圖,出現(xiàn)警情時,對應庫房的人頭閃爍,可方便查找報警地點,快速響應報警事件。3、自動防火報警系統(tǒng)防火報警系統(tǒng)由防火報警主機、煙感探測器、溫度探測器、手動報警器、聲光報警器、電話語音報警模塊組成。在庫房內(nèi)安裝不同數(shù)量的煙感探測器及溫度探測器,在走廊、樓梯出口等關(guān)鍵部位安裝手動及聲光報警器,當出現(xiàn)警情時,防火報警主機觸發(fā)聲光報警,并通過拔號電話拔號模塊拔通相關(guān)人員電話,以語音形式報出報警類型。4、視頻監(jiān)控系統(tǒng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)采用成熟的數(shù)字硬盤錄像技術(shù),在庫房安裝紅外攝像機,實現(xiàn)對庫房24小時不間斷圖像監(jiān)控,并可以回放查詢錄像記錄。5、通風換氣系統(tǒng)檔案庫房自動通風換氣功能,綜合智能控制器通過通風控制模塊,連接通風換氣設(shè)備實現(xiàn)開啟或關(guān)閉,達到自動通風換氣目的??梢栽O(shè)定時間,系統(tǒng)自動打開或關(guān)閉設(shè)備,無需人員管理。結(jié)合室外氣象站對檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。6、漏水檢測功能暖氣、自來水等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調(diào)漏水等情況,會對檔案產(chǎn)生嚴重的損壞,因此在檔案庫房的必要位置安裝漏水傳感器,實時監(jiān)測漏水情況的發(fā)生,當出現(xiàn)漏水時立即報警,并通知相關(guān)人員采取必要措施。7、燈光照明狀態(tài)檢測燈光照明檢測功能是為了解決檔案庫房人走燈滅的問題,減少燈光對檔案卷宗的照射,在庫房安裝燈光照明檢測模塊,在控制室,通過微機可方便觀察庫房燈光開、關(guān)情況。8、自動消毒滅菌系統(tǒng)檔案卷宗表面附帶著霉菌、各種具有傳染性的病毒,以及庫房空氣中充溢著各種有毒氣體,消毒滅菌設(shè)備可有效快速殺滅各種病毒、細菌,同時低濃度的活氧對空氣具有凈化作用。綜合智能控制器連接消毒滅菌設(shè)備,通過主控室微機設(shè)定時間表實現(xiàn)定時開關(guān)消毒滅菌設(shè)備,無需人工管理。9、門禁管理功能 門禁管理系統(tǒng),針對珍貴的、文物級的特藏檔案庫房,在庫房大門安裝電控門鎖,工作人員進入庫房,首先刷卡,然后輸入密碼,經(jīng)主控微機校驗后,方可進入庫房。系統(tǒng)同時自動記錄工作人員出入信息,為以后出現(xiàn)丟失,可以追溯查詢。10、室外氣象站功能室外氣象站主要實現(xiàn)對檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。11、觸摸屏查詢展示系統(tǒng)檔案庫房多媒體觸摸屏查詢系統(tǒng)主要用于庫房溫濕度、設(shè)備運行狀態(tài)及檔案館公共信息的展示查詢?! 榱吮阌诠ぷ魅藛T實時了解庫房溫濕度、庫房設(shè)備運行情況,在檔案館的大廳、每層的走廊、庫房門外等位置,安裝觸摸屏查詢系統(tǒng)。12、液晶拼接大屏系統(tǒng)整個系統(tǒng)的控制操作可通過一臺專用控制微機完成,控制微機直接對DID LCD單元、計算機矩陣切換器、視頻矩陣切換器等設(shè)備實現(xiàn)控制?! τ谄聊幌到y(tǒng),通過大屏幕管理軟件DVAS對整套系統(tǒng)進行集中控制,此軟件采用全中文操作界面,使用鍵盤和鼠標就可對用戶網(wǎng)絡(luò)信息、RGB信息和視頻信息進行全部控制,同時此軟件還可完成對現(xiàn)場RGB矩陣切換器、視頻矩陣切換控制。
檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統(tǒng)是濟南恒大視訊按照國家檔案局《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》、《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》、《檔案庫房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案安全保護的管理技術(shù)要求設(shè)計完成,突出了檔案庫房檔案安全保護的“十防”(即防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體等)要求,實現(xiàn)了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。該系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計,系統(tǒng)功能強大,便于升級維護。用戶可根據(jù)本單位實際功能需求,選擇需要的功能模塊。根據(jù)國家《檔案法》、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25-2010)、《檔案館建設(shè)標準》(建標103-2008)、《檔案安全保護技術(shù)管理暫行規(guī)定》及國家建筑設(shè)計施工規(guī)范等相關(guān)技術(shù)規(guī)范設(shè)計要求,檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度,超差時應及時采取措施。溫度應控制 在 14℃~24 C,濕度控制在 40%~60%,并認真做好溫濕度記錄,溫、濕度不在控制范圍內(nèi)應及時采取措施。注意及時通風,注意防火、防潮、防光、防塵、防毒、防蟲、防鼠、防盜。
RFID智能檔案管理,是在檔案盒、檔案袋、單頁檔案上粘貼RFID檔案電子標簽,實現(xiàn)對檔案的錄入、盤點、借閱歸還、定位、安全防盜等智能化管理。主要管理方式為:
1、大型檔案管理,指超過十萬冊或重要性不是非常強的普通檔案管理,在檔案上粘貼RFID電子標簽,在借閱歸還位置采用HR9206讀寫器實現(xiàn)借還的快速識別,在關(guān)鍵位置采用HD6680射頻安全門,進行檔案安全管理,采用檔案盤點車或MT7手持機實現(xiàn)檔案盤點定位,是一種成本可控的檔案管理放式;
2、盒裝檔案管理,在每個檔案盒安裝可點亮的RFID電子標簽,在檔案架密集架上安裝HA1026射頻天線和HR7748讀寫器,實時定位檔案位置,在需要借閱場合點亮對應RFID電子標簽,實現(xiàn)快速定位檔案盒,主要適用于使用頻繁的中小型檔案館;3、單頁檔案管理主要針對保密級別高、安全要求高的機要檔案、人事檔案場合,在每頁檔案上粘貼檔案標簽,在柜體內(nèi)安裝HR3768讀寫器和射頻天線,實時識別檔案;
參考:網(wǎng)頁鏈接
張茜 于瑞洋 尤利娟 劉沫
(中國地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心)
摘要“智慧檔案館”是檔案館未來發(fā)展趨勢,檔案館的可持續(xù)發(fā)展離不開智能技術(shù)。本文重點論述地質(zhì)資料庫房管理工作現(xiàn)狀及智能管理需求,闡述與地質(zhì)資料庫房管理相關(guān)的智能技術(shù),提出地質(zhì)資料庫房智能化管理構(gòu)想。
關(guān)鍵詞 地質(zhì)資料庫房 智能化技術(shù) 智能管理
1 背景及意義
自2008年11月IBM公司首次提出“智慧地球”,將世界關(guān)注的焦點從“數(shù)字地球”引向了“智慧地球”?!爸腔鄣厍颉钡木唧w含義是將新一代IT技術(shù)充分應用在各行各業(yè)中,把感應器嵌入電網(wǎng)、鐵路、橋梁等各種物體中,并且普遍連接,形成所謂“物聯(lián)網(wǎng)”;通過超級計算機和云計算,將已有的“物聯(lián)網(wǎng)”進行整合。通過這些技術(shù)使得人類以更加精細和動態(tài)的方式來管理生產(chǎn)和生活,從而達到“智慧”的狀態(tài)。由此可見,“智慧地球”實際上就是建立在GIS、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及可視化技術(shù)上的數(shù)字地球與物聯(lián)網(wǎng)、傳感器網(wǎng)絡(luò)和云計算技術(shù)相結(jié)合,從而使網(wǎng)上數(shù)字化信息與人類社會和物理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來,變“秀才不出門,能知天下事”為“秀才不出門,能做天下事”。數(shù)字地球是智慧地球的基礎(chǔ),智慧地球是數(shù)字地球發(fā)展的延伸和方向。在這個大背景下,檔案部門的數(shù)字檔案館實現(xiàn)了社會各主體、各類型的檔案資源共享與遠程利用,為智慧檔案館建設(shè)奠定了數(shù)據(jù)資源和智慧信息的發(fā)展基礎(chǔ)。在檔案庫房管理工作中引入物聯(lián)網(wǎng)、云計算、傳感器網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù),為檔案館從數(shù)字檔案館向智慧檔案館穩(wěn)步發(fā)展,推動檔案可持續(xù)發(fā)展進行了探索和實踐,并形成了一個較為統(tǒng)一的架構(gòu)——“智慧檔案館=數(shù)字檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+智慧化設(shè)備+智能館舍”。對此,作為地質(zhì)資料檔案管理者在開展數(shù)字地質(zhì)資料館建設(shè)的同時應該從本身實際出發(fā)開展物聯(lián)網(wǎng)、傳感器網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)有益的嘗試與探索,以順應“智慧檔案館”發(fā)展趨勢。
2 地質(zhì)資料庫房管理工作及現(xiàn)狀
2.1 地質(zhì)資料庫房管理工作概述
地質(zhì)資料庫房管理工作屬于地質(zhì)資料業(yè)務管理范疇,是指地質(zhì)資料館和地質(zhì)資料保管單位根據(jù)《地質(zhì)資料管理條例》及其實施辦法等法律、法規(guī)開展地質(zhì)資料整理、保管和服務利用工作,目的是保障地質(zhì)資料的完整性、安全性、公開及時性和保密性,實現(xiàn)地質(zhì)資料規(guī)范化整理,有序的保管和信息共享,涉及了地質(zhì)資料整理入庫、庫房管理和地質(zhì)資料社會化服務等日常管理工作。地質(zhì)資料庫房管理工作對象包括地質(zhì)資料實體、地質(zhì)資料信息及庫房。地質(zhì)資料實體是指地質(zhì)資料載體,包括紙質(zhì)資料及資料盒、光盤、磁帶、實物標本等。地質(zhì)資料信息是指記錄在各種載體上,反映地質(zhì)工作的文字、圖及管理信息。地質(zhì)資料庫房是按照檔案庫房管理標準配備庫房管理設(shè)施設(shè)備專門存放地質(zhì)資料的場所。地質(zhì)資料實體管理工作重心是地質(zhì)資料實體的有序性與齊全性,主要包括有資料入庫核查、排架、取用資料清點歸架、資料盤點、資料出庫、銷毀等;地質(zhì)資料信息管理工作重心是地質(zhì)資料信息的可用性和使用便捷性,主要包括資料數(shù)據(jù)備份、檢索、調(diào)閱、檢查、修復工作;地質(zhì)資料庫房管理工作重點是地質(zhì)資料庫房安全性和保密性,主要包括對人員出入庫管理、溫濕度記錄與調(diào)控、庫房設(shè)施設(shè)備運行情況檢查與報修等工作,保證“十防”措施到位,庫房設(shè)施設(shè)備安全運行。
2.2 地質(zhì)資料庫房信息化建設(shè)現(xiàn)狀
隨著地質(zhì)工作的快速發(fā)展,地質(zhì)資料作為地質(zhì)工作成果呈現(xiàn)載體多樣化,服務對象多元化。近年來,全國地質(zhì)資料館藏機構(gòu)加快了地質(zhì)資料信息化建設(shè),推進館藏地質(zhì)資料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化、現(xiàn)代化。首先,在要求匯交人匯交電子數(shù)據(jù)的同時,利用數(shù)字化掃描技術(shù)對館藏已有紙質(zhì)和實物地質(zhì)資料進行電子化處理,運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對案卷級和文件級信息進行采集,為地質(zhì)資料數(shù)據(jù)檢索與社會化服務積累信息資源。其次,運用計算機網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)擴大館藏地質(zhì)資料服務的深度與廣度,以滿足地質(zhì)資料數(shù)據(jù)共享和遠程利用。再次,利用視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、密集架系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)等現(xiàn)代設(shè)施設(shè)備,提高地質(zhì)資料庫房現(xiàn)代化管理水平。但是,隨著地質(zhì)資料的海量增長及保密性、重要性的加強,地質(zhì)資料庫房管理工作力求摸清家底,為地質(zhì)資料保管營造標準環(huán)境。但受人工管理為主,工作環(huán)節(jié)多且銜接不夠緊密,人工管理成本高、信息整合度低影響較大,需從技術(shù)、管理等各方面降低勞動成本,簡化工作程序,提高管理水平,以利于地質(zhì)資料事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
3 智能化技術(shù)
物聯(lián)網(wǎng)、傳感器網(wǎng)絡(luò)是當前的主流技術(shù),在檔案庫房智能管理中得到廣泛的應用和推廣。與檔案管理有關(guān)的智能技術(shù)主要包括無線射頻識別技術(shù)、三維技術(shù)、智能密集架系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng),現(xiàn)簡要介紹如下。
3.1 無線射頻識別技術(shù)
無線射頻識別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)的關(guān)鍵技術(shù),俗稱電子標簽(英文縮寫RFID),它是基于無線技術(shù)的自動識別和數(shù)據(jù)獲取技術(shù)發(fā)展起來的。90年代以來,RFID被廣泛應用于工業(yè)自動化、商業(yè)自動化、交通運輸控制管理、物流配送及倉儲管理、圖書館管理、文件檔案追蹤管理等眾多領(lǐng)域。具有唯一編碼,非接觸式批量讀寫、防沖突性、讀取速度快、數(shù)據(jù)加密可重復讀寫、壽命長、抗污損、耐磨等特征。電子標簽的應用可以實現(xiàn)對被識別對象唯一標識、自動識別、檢索定位、快速盤點、實時跟蹤管理等。
3.2 可視化技術(shù)
可視化技術(shù)賦予人們一種仿真的、三維的并且具有實時交互的能力,使人能夠在三維圖形世界中直接對具有形體的信息進行操作,和計算機直接交流。這種技術(shù)可以把人和機器的力量以一種直覺而自然的方式加以統(tǒng)一,極大地提高人們的工作效率。
3.3 智能密集架系統(tǒng)
智能密集架系統(tǒng)是集手動、電動、電腦控制于一體的智能化網(wǎng)絡(luò)密集架,具有自動開合架、有序查找、網(wǎng)絡(luò)管理、排隊查找、燈光定位、煙霧報警、定時通風、恒溫恒濕、電路及控制系統(tǒng)故障自檢及信息反饋等功能,大大地提高了庫房檔案管理水平,實現(xiàn)對檔案排架遠程控制、準確定位,主動檢測檔案排架周邊環(huán)境并采取相應措施,主動反饋設(shè)備運行狀況等。
3.4 智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)
環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)基于集中管理監(jiān)控模式的自動化、智能化和高效率的技術(shù),可以自動監(jiān)測記錄庫房溫度濕度、光強、空氣等,當出現(xiàn)異常時,設(shè)備出現(xiàn)故障時系統(tǒng)可以自動反饋故障信息。
3.5 門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)
這三項系統(tǒng)是集自動設(shè)別技術(shù)和現(xiàn)代化安全管理措施為一體的安全防范管理的有效措施,可實現(xiàn)門禁卡時段管理、防盜報警管理。視頻監(jiān)控系統(tǒng)是被動地提供視頻畫面,更要求系統(tǒng)本身有足夠的智能,能夠識別不同的物體,發(fā)現(xiàn)監(jiān)控畫面中的異常情況,以最快和最佳的方式發(fā)出警報和提供有用信息,從而更加有效地協(xié)助安全人員處理危機,并最大限度地降低誤報和漏報現(xiàn)象,成為應對襲擊和處理突發(fā)事件的有力輔助工具。消防系統(tǒng)又稱火災自動報警系統(tǒng),具有自動報警、聲光信息顯示、顯示火災發(fā)生部位等功能。
4 地質(zhì)資料庫房智能管理構(gòu)想
地質(zhì)資料庫房智能管理以智能化技術(shù)和集成技術(shù)為核心,集基于電子標簽館藏地質(zhì)資料管理系統(tǒng)和智能密集架系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、溫濕度系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等各系統(tǒng)為一體,在一個平臺上展示和擴展,實現(xiàn)對地質(zhì)資料整理、入庫、檢索、調(diào)閱、出庫、銷毀等所有環(huán)節(jié)進行跟蹤定位、對每一個工作環(huán)節(jié)實行自動化管理;在網(wǎng)絡(luò)終端上實時查看庫房設(shè)施設(shè)備運行狀態(tài)和當前環(huán)境狀態(tài),如溫度濕度情況、煙火預警情況,當發(fā)生異常時能夠?qū)崟r通過應急通知平臺通知相關(guān)管理員,實現(xiàn)對資料庫房安全智能管理。具體表現(xiàn)如下:
4.1 地質(zhì)資料智能檢索查詢
集電子標簽技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、三維虛擬技術(shù)、密集架管理系統(tǒng)為一體,在地質(zhì)資料實體借閱中可實現(xiàn)遠程網(wǎng)絡(luò)控制密集架的開合、移動、燈光定位,對地質(zhì)資料實體進行及時精準定位。在地質(zhì)資料信息服務中可為閱者提供可視化檢索查詢、閱讀。在地質(zhì)資料庫房管理中,便于庫房管理人員以直觀方式了解庫房設(shè)施設(shè)備運行狀態(tài),做出正確的決策。通過這種管理方式可使地質(zhì)資料實體和信息查找定位簡單、快速,可視性強。
4.2 地質(zhì)資料智能管理
基于電子標簽技術(shù)與密集架管理系統(tǒng),可對入庫的地質(zhì)資料實體進行快速準確的清點、登記入庫,并對入庫資料進行自動派位管理。對調(diào)閱、出庫、銷毀的地質(zhì)資料進行自動識別,密集架主動打開存放位置。對地質(zhì)資料進行快速盤點、錯架預警、盤點記錄和盤點提醒;對非授權(quán)出庫的地質(zhì)資料進行報警,讓地質(zhì)資料管理工作更加高效、靈活、精準、安全。
4.3 庫房環(huán)境智能監(jiān)控管理
基于傳感器技術(shù)和可視化管理,可全天候地自動記錄庫房溫度濕度,當庫房溫度濕度超出規(guī)定值范圍時,可以聯(lián)動溫度濕度空調(diào)設(shè)備和通風設(shè)備進行調(diào)控,并以直觀的效果通知工作人員,使地質(zhì)資料庫房管理更加高效與及時。
4.4 庫房安防智能管理
基于門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)和三維地圖,可實現(xiàn)對出入庫人員實行分時段和權(quán)限管理。當庫房出現(xiàn)異常情況時可以對重點區(qū)域圖像進行截取,并通知工作人員,使庫房安全管理更有針對性和時效性,便于工作人員能夠以直觀方式及時發(fā)現(xiàn)排除隱患,保證庫房安全運行。
5 結(jié)語
近年來,隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在全國地質(zhì)資料信息化建設(shè)的廣泛應用與推廣,全國各地質(zhì)資料保管單位積累了海量信息資源,在推進地質(zhì)資料信息共享和服務取得了諸多成就?!爸腔蹤n案館”理論研究與實踐及物聯(lián)網(wǎng)等智能技術(shù)應用推廣又為地質(zhì)資料庫房智能管理建設(shè)帶來了機遇和挑戰(zhàn)。為此,本文以地質(zhì)資料庫房智能管理工作需求為重心,對與地質(zhì)資料庫房智能相關(guān)技術(shù)和功能進行了闡述,并提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)地質(zhì)資料庫房智能管理構(gòu)想。該構(gòu)想是集地質(zhì)資料和庫房管理多個管理子系統(tǒng)為一體的智能管理平臺框架,全國各地質(zhì)資料保管單位可結(jié)合自身管理需求構(gòu)建適合館情的地質(zhì)資料庫房智能管理系統(tǒng),對地質(zhì)資料庫房管理進行全程實時監(jiān)控和智能管理,真正實現(xiàn)地質(zhì)資料庫房管理自動化、數(shù)字化、現(xiàn)代化,以順應“智慧檔案館”發(fā)展大趨勢。