電子檔案收集整理

1.同一事件的檔案材料收集到一起，形成一個(gè)文件夾。（上級(jí)文件，校級(jí)文件，事件過程材料，結(jié)果材料）

2.沒有電子版的材料排成照片作為電子版。

3.把這些材料合并成一個(gè)word文件。做好重新命名。

插入-頁碼-頂端居中。（如果遇到頁眉中有橫線，處理方法為ctrl+a全選頁眉，ctrl+shift+n）

按照編輯好的文檔雙面打印出來整理好的這一文檔

打開共享里面（A:)的檔案管理excel表格。

根據(jù)內(nèi)容新建一個(gè)文檔，打開鏈接。

在錄入項(xiàng)里面錄入內(nèi)容。

舉例：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選

所屬工作：人事

標(biāo)題：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選相關(guān)材料

年度：2021年2月19日至2021年2月22日

保管期限：50年

本卷檔案共4件 12頁

（1）關(guān)于教育系統(tǒng)文明單位、人民滿意標(biāo)兵學(xué)校和* 人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選工作的 通知 1

（2）石樓中心校黨支部關(guān)于人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選工作安排 6

（3）人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選過程性資料 8

（4）人民滿意教師標(biāo)兵登記表 12-12

目錄號(hào)：看六類中的一種 本卷為2 案卷號(hào)：接原來還編號(hào)

立卷人：范連啟

檢查人：高貴興

立卷時(shí)間：2021年2月22日

論如何做好電子檔案的管理工作

論如何做好電子檔案的管理工作

在各領(lǐng)域中，大家都不可避免地要接觸到論文吧，論文是學(xué)術(shù)界進(jìn)行成果交流的工具。相信寫論文是一個(gè)讓許多人都頭痛的問題，以下是我整理的論如何做好電子檔案的管理工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

【摘要】 就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述，希望能夠通過這些倡議和策略來改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。

【關(guān)鍵詞】 電子文件；檔案管理；策略。

計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主要技術(shù)，因?yàn)槠髽I(yè)、單位之間的往來電子文件數(shù)量不斷的增加，這些電子文件既有圖標(biāo)又有文字，而且還有計(jì)算機(jī)軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應(yīng)用、存儲(chǔ)和傳輸都應(yīng)該要保證期安全性和準(zhǔn)確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價(jià)值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn)，其對(duì)于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會(huì)公信力都會(huì)產(chǎn)生極大的影響。

1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響

1.1電子文檔成為了過去的紙質(zhì)文檔代替品

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，無疑是電子文檔興趣的開始，電子文檔是借助計(jì)算機(jī)終端來將資料進(jìn)行磁盤的記錄，因此其內(nèi)容都是存儲(chǔ)在磁盤、光盤等等電子移動(dòng)介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復(fù)制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后。交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時(shí)性，在修改的同時(shí)就產(chǎn)生了，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等電子介質(zhì)中。所以計(jì)算機(jī)是電子檔案的基礎(chǔ)，如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

1.2電子文檔的應(yīng)用可以對(duì)文檔進(jìn)行自由組合

利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行自由組合，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類整理。

1.3電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改.便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。

1.4電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文檔的產(chǎn)生，后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

1.5電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響，檔案學(xué)理淪研究的內(nèi)容是山研究對(duì)象所決定的

以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文檔出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文檔來開展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

2、如何改善電子檔案管理工作

2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要求的技術(shù)工作一定要到位

電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過程就需要檔案管理人員能夠?qū)Ω奈募墓ぷ黝I(lǐng)域有深入的了解，可以管理和引導(dǎo)這些電子文件的收集和管理工作，對(duì)這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。而這些要求都是基于強(qiáng)大的技術(shù)識(shí)別處理上的。對(duì)于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對(duì)電子文檔原始性的'保護(hù)和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會(huì)作用。

2.2加思考想認(rèn)知性

首先我們?cè)趥鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對(duì)于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)非常的淺薄。即便后來我們開展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數(shù)字化、信息化，卻沒有重視其管理，則無疑是只做了一半的工作。不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理，就是一種檔案資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，加上信息化時(shí)代的信息增加速度過快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設(shè)，還需要加強(qiáng)思想建設(shè)，加思考想認(rèn)知性，對(duì)電子檔案管理進(jìn)行研究，去引導(dǎo)檔案管理管理工作科學(xué)化，進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。

2.3做好電子文檔的安全防護(hù)工作

信息技術(shù)需要我們對(duì)其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思，想辦法去保證這些基本條件。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的安全性是電子文檔安全性的重要內(nèi)容，我們要能夠?qū)㈦娮訖n案的收集、歸檔、整理和利用過程都規(guī)范化，使用身份驗(yàn)證來獲取不同的檔案調(diào)用資格，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。

2.4提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性

電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔，對(duì)于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動(dòng)比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會(huì)導(dǎo)致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，我們需要加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)，通過制度來保證這些電子穩(wěn)定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價(jià)值。電子文檔易于修改，因此在計(jì)算機(jī)中可能存在不同的版本，這個(gè)時(shí)候就應(yīng)該對(duì)這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理，確定終稿。

3、結(jié)束語

電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，我們需要對(duì)目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)現(xiàn)有的理由進(jìn)行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質(zhì)量。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢驗(yàn)并審核所收集的紙質(zhì)文檔，切實(shí)保證紙質(zhì)文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)將其存入計(jì)算機(jī)硬盤中，并進(jìn)行清晰標(biāo)記，確認(rèn)已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取可行措施對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在編號(hào)上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

拓展內(nèi)容：

電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時(shí)間和方式以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

2、并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)實(shí)行雙套制。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，我們可采取既簡(jiǎn)單又保險(xiǎn)的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時(shí)，電子檔案要用可脫機(jī)保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實(shí)行各種管理時(shí)都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動(dòng)、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時(shí)，進(jìn)行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4、建立一套科學(xué)合理的管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

電子檔案管理

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)：

涵蓋檔案全生命周期管理的專業(yè)功能

提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

淺談如何做好電子文件歸檔與電子檔案的管理工作

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會(huì)博通檔案信息化管理解決方案

規(guī)范化檔案管理

符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)檔案全宗、類型、屬性實(shí)現(xiàn)自定義配置，全面實(shí)現(xiàn)各類型檔案集中管理的理想。

全面化檔案管理

集成實(shí)體與數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理，涵蓋十大類檔案以及干部人事檔案管理。

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提供檔案從錄入、掃描、上傳、移交到歸檔的全面流程化，誰形成誰歸檔原則，大大減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)。

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支持檔案的批量錄入、導(dǎo)入以及批量上傳、掛接，自動(dòng)生成封面背脊、備考表、目錄等檔案表格。

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借還登記、操作日志全面記錄用戶的使用行為，加注閱讀屏幕水印，完美避免惡意擴(kuò)散、盜用，減少丟失風(fēng)險(xiǎn)。

移動(dòng)化檔案管理

不限時(shí)間、地域查看、借閱、利用檔案資料，方便快捷。