完善合同檔案管理

如何進(jìn)行合同檔案管理
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門(mén)，從合同的特點(diǎn)可以清楚地知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門(mén)也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類(lèi)型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類(lèi)管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類(lèi)中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類(lèi)，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過(guò)于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類(lèi)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個(gè)部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來(lái)，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。

如何有效管理合同檔案？

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類(lèi)別的合同往往由不同職能部門(mén)擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長(zhǎng)。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。
如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書(shū)形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！倍滥壳皣?guó)內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) ?？梢?jiàn),蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。
對(duì)一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě),附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門(mén)作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門(mén),作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門(mén)作為專項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書(shū)部門(mén)(或檔案部門(mén)) 直接在合同審批單編號(hào),并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門(mén)在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
二、合同檔案管理模式
在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類(lèi)體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門(mén)類(lèi)。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類(lèi)別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門(mén)類(lèi)。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購(gòu)合同、工程合同、融資借貸合同分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā),傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好
地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開(kāi)發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門(mén)不利于保管使用和到期鑒定銷(xiāo)毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見(jiàn)。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開(kāi)始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門(mén)對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷(xiāo)毀和編研開(kāi)發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開(kāi)展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類(lèi)歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門(mén)正常分類(lèi)歸檔,維護(hù)各類(lèi)檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開(kāi)發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類(lèi)和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門(mén)行使上述“二合一”的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對(duì)于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。
例如,對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來(lái),經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì),因此合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效也在參考之列。可見(jiàn),盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問(wèn)題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。 四、對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理
對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷(xiāo)或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見(jiàn)證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷(xiāo)毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)
長(zhǎng)期以來(lái),合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開(kāi)發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對(duì)合同檔案開(kāi)展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會(huì)利用需求,發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化和中國(guó)加入WTO ,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。
積極開(kāi)發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長(zhǎng)點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。 首先,合同管理對(duì)信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會(huì)信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序,形成誠(chéng)信為本,操守為重的良好風(fēng)尚。其功能實(shí)現(xiàn)方式之一就是對(duì)社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人誠(chéng)實(shí)守信或違法違約行為進(jìn)行懲惡揚(yáng)善。對(duì)企業(yè)自身而言,通過(guò)收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會(huì)公益等方面的成果(包括所獲得的資質(zhì)證書(shū)、憑證及相關(guān)資料等) ,構(gòu)筑本企業(yè)信用體系架構(gòu),可以樹(shù)立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級(jí)。尤其是在合同管理方面,通過(guò)規(guī)范的合同管理,取得政府部門(mén)認(rèn)證的“重合同守信用”企業(yè)稱號(hào),無(wú)疑對(duì)樹(shù)立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利于豐富社會(huì)和企業(yè)“信用管理體系”成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機(jī)制,有利于提高科學(xué)管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對(duì)簽約方資信(信用等級(jí)) 進(jìn)行信用調(diào)查和分析評(píng)估;合同執(zhí)行中,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督、分析評(píng)價(jià),及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施;合同履行后,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標(biāo)準(zhǔn),建立動(dòng)態(tài)的客戶信用等級(jí)等。從而使企業(yè)具有一定的識(shí)別、評(píng)估和規(guī)避客戶信用風(fēng)險(xiǎn)的能力。從這個(gè)意義上說(shuō),合同檔案也是企業(yè)建立“客戶信用管理體系”的重要信息流?？梢?jiàn),合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)一旦與資信體系的建立相結(jié)合,兩者相得益彰,將會(huì)煥發(fā)出長(zhǎng)久的生命力。積極探索二者建立關(guān)聯(lián)的模式、方法和深度,并加以提煉開(kāi)發(fā),恰恰是合同檔案編研新的切入點(diǎn)。

如何有效管理合同檔案

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類(lèi)別的合同往往由不同職能部門(mén)擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長(zhǎng)。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。
如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書(shū)形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！倍滥壳皣?guó)內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) ?？梢?jiàn),蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。
對(duì)一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě),附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門(mén)作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門(mén),作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門(mén)作為專項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書(shū)部門(mén)(或檔案部門(mén)) 直接在合同審批單編號(hào),并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門(mén)在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
二、合同檔案管理模式
在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類(lèi)體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門(mén)類(lèi)。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類(lèi)別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門(mén)類(lèi)。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購(gòu)合同、工程合同、融資借貸合同分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā),傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好
地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開(kāi)發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門(mén)不利于保管使用和到期鑒定銷(xiāo)毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見(jiàn)。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開(kāi)始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門(mén)對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷(xiāo)毀和編研開(kāi)發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開(kāi)展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類(lèi)歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門(mén)正常分類(lèi)歸檔,維護(hù)各類(lèi)檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開(kāi)發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類(lèi)和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門(mén)行使上述“二合一”的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對(duì)于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。
例如,對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來(lái),經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì),因此合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效也在參考之列?？梢?jiàn),盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問(wèn)題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。 四、對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理
對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷(xiāo)或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見(jiàn)證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷(xiāo)毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)
長(zhǎng)期以來(lái),合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開(kāi)發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對(duì)合同檔案開(kāi)展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會(huì)利用需求,發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化和中國(guó)加入WTO ,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。
積極開(kāi)發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長(zhǎng)點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。 首先,合同管理對(duì)信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會(huì)信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序,形成誠(chéng)信為本,操守為重的良好風(fēng)尚。其功能實(shí)現(xiàn)方式之一就是對(duì)社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人誠(chéng)實(shí)守信或違法違約行為進(jìn)行懲惡揚(yáng)善。對(duì)企業(yè)自身而言,通過(guò)收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會(huì)公益等方面的成果(包括所獲得的資質(zhì)證書(shū)、憑證及相關(guān)資料等) ,構(gòu)筑本企業(yè)信用體系架構(gòu),可以樹(shù)立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級(jí)。尤其是在合同管理方面,通過(guò)規(guī)范的合同管理,取得政府部門(mén)認(rèn)證的“重合同守信用”企業(yè)稱號(hào),無(wú)疑對(duì)樹(shù)立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利于豐富社會(huì)和企業(yè)“信用管理體系”成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機(jī)制,有利于提高科學(xué)管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對(duì)簽約方資信(信用等級(jí)) 進(jìn)行信用調(diào)查和分析評(píng)估;合同執(zhí)行中,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督、分析評(píng)價(jià),及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施;合同履行后,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標(biāo)準(zhǔn),建立動(dòng)態(tài)的客戶信用等級(jí)等。從而使企業(yè)具有一定的識(shí)別、評(píng)估和規(guī)避客戶信用風(fēng)險(xiǎn)的能力。從這個(gè)意義上說(shuō),合同檔案也是企業(yè)建立“客戶信用管理體系”的重要信息流?？梢?jiàn),合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)一旦與資信體系的建立相結(jié)合,兩者相得益彰,將會(huì)煥發(fā)出長(zhǎng)久的生命力。積極探索二者建立關(guān)聯(lián)的模式、方法和深度,并加以提煉開(kāi)發(fā),恰恰是合同檔案編研新的切入點(diǎn)。

如何有效管理合同檔案

一、合同檔案的收集 合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類(lèi)別的合同往往由不同職能部門(mén)擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長(zhǎng)。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。 如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書(shū)形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！倍滥壳皣?guó)內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) ?？梢?jiàn),蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。 對(duì)一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě),附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門(mén)作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門(mén),作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門(mén)作為專項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書(shū)部門(mén)(或檔案部門(mén)) 直接在合同審批單編號(hào),并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門(mén)在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。 二、合同檔案管理模式 在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類(lèi)體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門(mén)類(lèi)。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類(lèi)別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門(mén)類(lèi)。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購(gòu)合同、工程合同、融資借貸合同分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā),傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好 地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開(kāi)發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。 另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門(mén)不利于保管使用和到期鑒定銷(xiāo)毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見(jiàn)。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開(kāi)始推行 “重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。 鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門(mén)對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷(xiāo)毀和編研開(kāi)發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開(kāi)展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類(lèi)歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門(mén)正常分類(lèi)歸檔,維護(hù)各類(lèi)檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開(kāi)發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類(lèi)和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門(mén)行使上述“二合一”的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分 對(duì)于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。 例如,對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來(lái),經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì),因此合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效也在參考之列?？梢?jiàn),盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問(wèn)題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。 四、對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理 對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。 《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷(xiāo)或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見(jiàn)證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷(xiāo)毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。 五、合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā) 長(zhǎng)期以來(lái),合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開(kāi)發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對(duì)合同檔案開(kāi)展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會(huì)利用需求,發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化和中國(guó)加入WTO ,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。 積極開(kāi)發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長(zhǎng)點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。 首先,合同管理對(duì)信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會(huì)信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序,形成誠(chéng)信為本,操守為重的良好風(fēng)尚。其功能實(shí)現(xiàn)方式之一就是對(duì)社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人誠(chéng)實(shí)守信或違法違約行為進(jìn)行懲惡揚(yáng)善。對(duì)企業(yè)自身而言,通過(guò)收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會(huì)公益等方面的成果(包括所獲得的資質(zhì)證書(shū)、憑證及相關(guān)資料等) ,構(gòu)筑本企業(yè)信用體系架構(gòu),可以樹(shù)立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級(jí)。尤其是在合同管理方面,通過(guò)規(guī)范的合同管理,取得政府部門(mén)認(rèn)證的“重合同守信用”企業(yè)稱號(hào),無(wú)疑對(duì)樹(shù)立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利于豐富社會(huì)和企業(yè)“信用管理體系”成果。 其次,在合同管理中引入信用管理機(jī)制,有利于提高科學(xué)管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對(duì)簽約方資信(信用等級(jí)) 進(jìn)行信用調(diào)查和分析評(píng)估;合同執(zhí)行中,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督、分析評(píng)價(jià),及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施;合同履行后,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標(biāo)準(zhǔn),建立動(dòng)態(tài)的客戶信用等級(jí)等。從而使企業(yè)具有一定的識(shí)別、評(píng)估和規(guī)避客戶信用風(fēng)險(xiǎn)的能力。從這個(gè)意義上說(shuō),合同檔案也是企業(yè)建立“客戶信用管理體系”的重要信息流?？梢?jiàn),合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)一旦與資信體系的建立相結(jié)合,兩者相得益彰,將會(huì)煥發(fā)出長(zhǎng)久的生命力。積極探索二者建立關(guān)聯(lián)的模式、方法和深度,并加以提煉開(kāi)發(fā),恰恰是合同檔案編研新的切入點(diǎn)。 本回答由社會(huì)民生分類(lèi)達(dá)人 胡瑞濤推薦

合同檔案管理?xiàng)l例

合同檔案管理?xiàng)l例范本兩篇

引導(dǎo)語(yǔ)：合同檔案管理制度篇是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。下面是我為你帶來(lái)的合同檔案管理?xiàng)l例，歡迎參閱。

(一)規(guī)章概述

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是企業(yè)為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)公司的權(quán)益。

(二)主要內(nèi)容

合同檔案管理辦法的主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案管理部門(mén)、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。

(三)制作要求

制定該規(guī)章的基本要求是根據(jù)本企業(yè)管理的實(shí)際情況，規(guī)定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡(jiǎn)便、實(shí)用，也要考慮到合理合法。由于合同檔案不同于其他的檔案，作為合同歸口管理部門(mén)的企業(yè)法律顧問(wèn)室也應(yīng)當(dāng)自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復(fù)印一套材料交法律顧問(wèn)室。

(四)范本

_________公司合同檔案管理辦法

年 月 日發(fā)布( )法合檔案字第 號(hào)

1.總則

1.1為加強(qiáng)本公司的合同檔案管理，根據(jù)公司合同管理辦法( 司合字第號(hào))的規(guī)定，制定本辦法。

1.2合同檔案的'保存期限為5年，由公司檔案處負(fù)責(zé)保管。

1.3公司法律顧問(wèn)室作為公司的合同歸口管理部門(mén)，也應(yīng)當(dāng)保存一份完整的合同檔案資料。

2.歸檔

2.1合同訂立后，主辦單位應(yīng)將合同文本的復(fù)印件送檔案處和法律顧問(wèn)室各一份。

同時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本合同的履行及相關(guān)資料的整理。

2.2合同履行完畢后10日內(nèi)，主辦單位應(yīng)將全部合同

資料整理成冊(cè)，按照時(shí)間順序先后編排，裝訂成冊(cè)，正本送交檔案處，并制作副本一份交法律顧問(wèn)室。

2.3檔案處和法律顧問(wèn)室接收資料時(shí)應(yīng)當(dāng)出具收據(jù)。

3.檔案借閱

3.1根據(jù)工作情況，需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)由查閱部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)主管總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，到檔案處辦理借閱手續(xù)。

3.2借閱檔案原則上應(yīng)在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可帶出。

4.訴訟與仲裁

4.1發(fā)生訴訟或者仲裁的合同，其合同檔案中應(yīng)附有訴訟或者仲裁的全部資料。

4.2訴訟或者仲裁文書(shū)應(yīng)獨(dú)立整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要，法律顧問(wèn)室借用原件后應(yīng)在10日內(nèi)歸還。如果不能按期歸還，應(yīng)說(shuō)明理由并報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱知。

5.責(zé)任

5.1主辦單位未能按本辦法第2.1、2.2條規(guī)定，辦理歸檔手續(xù)的，對(duì)直接責(zé)任人扣發(fā)1個(gè)月的獎(jiǎng)金。

5.2借閱檔案人丟失檔案的，根據(jù)情節(jié)可以給予警告、記過(guò)、記大過(guò)、開(kāi)除、解除勞動(dòng)合同的處理，并給予扣發(fā)3至12個(gè)月獎(jiǎng)金的處罰。

6.實(shí)施

6.1本辦法經(jīng)董事會(huì)討論通過(guò)后由總經(jīng)理發(fā)布，修改時(shí)亦同。

6.2本辦法自 年 月 日起施行。

為了更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進(jìn)行。特對(duì)企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規(guī)定：

一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發(fā)資格證書(shū)者，方能上崗。

二、企業(yè)合同管理人員應(yīng)懂各種法律、法規(guī)，熟悉合同業(yè)務(wù)。

三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，做好自己的本職工作。

四、企業(yè)合同管理人員，按時(shí)參加主管部門(mén)組織的合同管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

企業(yè)合同管理負(fù)責(zé)人工作職責(zé)

一、負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

二、組織指揮各有關(guān)部門(mén)全面履行合同義務(wù)。

三、負(fù)責(zé)企業(yè)合同簽訂的審批。

四、定期聽(tīng)取企業(yè)有關(guān)部門(mén)在合同管理和履行中的情況匯報(bào)，研究討論合同管理和履行中存在的問(wèn)題，并做出正確決策。

五、依據(jù)法律、法規(guī)和政策，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，負(fù)責(zé)組織制定合同管理制度，以及各種專項(xiàng)合同管理制度。

六、監(jiān)督檢查企業(yè)各項(xiàng)合同管理制度的實(shí)施。

七、討論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和達(dá)到目的的要求。

八、組織學(xué)習(xí)《合同法》，開(kāi)展“重合同、守信用”活動(dòng)。

合同管理工作人員職責(zé)

一、合同管理工作人員必須認(rèn)真履行自身職責(zé)，統(tǒng)一管理負(fù)責(zé)企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同，對(duì)公司負(fù)責(zé)。

二、對(duì)企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核登記、歸檔。

三、按有關(guān)規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確、全面填報(bào)合同統(tǒng)計(jì)表，并做出統(tǒng)計(jì)分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)作出匯報(bào)。

四、做好對(duì)合同統(tǒng)一文本、合同專用章、《法人授權(quán)委托證明書(shū)》的發(fā)放和管理工作。

五、定期召開(kāi)例會(huì)，組織學(xué)習(xí)有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)法律、法規(guī)和政策開(kāi)展合同管理工作。

合同訂立程序和審批制度

一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的法定代表，所有合同必須經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書(shū)面授權(quán)者簽訂的合同方能生效。

二、公司各部門(mén)、各工程處無(wú)權(quán)對(duì)外訂立合同，但可會(huì)同公司管理委員會(huì)、預(yù)算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對(duì)方就合同的細(xì)則進(jìn)行磋商后，報(bào)公司經(jīng)理審閱簽署。

三、公司與其他經(jīng)濟(jì)組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標(biāo)法》、《重慶市管理?xiàng)l例》及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)，做到內(nèi)容具體、責(zé)任明確、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。

四、公司機(jī)具對(duì)外租借合同同公司后勤科負(fù)責(zé)填寫(xiě)后報(bào)經(jīng)理簽字，交租借方、公司財(cái)會(huì)科、行政科各一份，后勤科倉(cāng)庫(kù)留存一份。

五、除機(jī)具對(duì)外租借合同以外的其他合同，必須交公司經(jīng)理辦公室一份存檔，交財(cái)會(huì)科、生技科、行政科各一份以便履約和結(jié)算。

六、建設(shè)工程施工合同簽訂之后，由公司管委會(huì)員、公司各科對(duì)公司內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行全面考查，分析后作出選擇，報(bào)經(jīng)理決定。

七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù)，不對(duì)外轉(zhuǎn)包，原則上不對(duì)外分包，如有特殊情況需分包的，必須經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后由公司管理委員會(huì)對(duì)外選擇施工隊(duì)伍并負(fù)責(zé)監(jiān)督施工情況直至竣工驗(yàn)收。

八、公司內(nèi)部基本建設(shè)和維修業(yè)務(wù)一律不對(duì)外承包由經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)工程造價(jià)控制和施工隊(duì)選擇、監(jiān)督，直至驗(yàn)收后交付使用。

九、公司內(nèi)部各部門(mén)之間的合同，單項(xiàng)工程承包合同如發(fā)生糾紛，由經(jīng)理、公司管理委員會(huì)負(fù)責(zé)仲裁，經(jīng)理辦公室監(jiān)督履行。

十、公司與外單位的合同如對(duì)方嚴(yán)重違約，經(jīng)理交涉無(wú)效時(shí)，抓住有利時(shí)機(jī)，由經(jīng)理辦公室牽頭進(jìn)行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關(guān)技術(shù)方面的問(wèn)題由公司管理委員會(huì)協(xié)同解決。

十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經(jīng)理辦公室全面調(diào)查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰，觸犯法律的將移交司法機(jī)關(guān)處理。

合同檔案如何歸檔

合同檔案如何歸檔

現(xiàn)今社會(huì)公眾的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，我們用到合同的地方越來(lái)越多，它也是實(shí)現(xiàn)專業(yè)化合作的紐帶。知道嗎，寫(xiě)合同可是有方法的哦，以下是我精心整理的合同檔案如何歸檔，歡迎大家分享。

一、合同、協(xié)議檔案是一個(gè)單位全部檔案的重要組成部分。

它是企事業(yè)單位對(duì)外進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、對(duì)內(nèi)進(jìn)行人事管理的有效憑證，在維護(hù)企事業(yè)單位合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。

（一）合同協(xié)議檔案反映了企事業(yè)單位對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的情況，是處理經(jīng)濟(jì)糾紛、切實(shí)維護(hù)自身合法權(quán)益的有效憑證。合同、協(xié)議檔案在我校的經(jīng)營(yíng)管理工作中發(fā)揮了重要作用，例如：2001年學(xué)校對(duì)外承包食堂，在承包期未滿時(shí)，承包方就以利潤(rùn)微薄等理由要求退出，我校根據(jù)承包協(xié)議合法的沒(méi)收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設(shè)教學(xué)樓，8月份與某工程隊(duì)簽訂了《建筑施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價(jià)格，到了年底全國(guó)鋼材價(jià)格猛漲，工程隊(duì)向我校提出要給予鋼材價(jià)格補(bǔ)貼的要求，并以停工相威脅；我校根據(jù)合同據(jù)理力爭(zhēng)，最終工程隊(duì)只好按照合同的規(guī)定繼續(xù)施工并如期完成了教學(xué)樓建設(shè)。

（二）合同、協(xié)議檔案也是處理人事問(wèn)題的依據(jù)。反映企事業(yè)單位與員工聘用情況的合同、協(xié)議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對(duì)考核標(biāo)準(zhǔn)、聘用時(shí)間、聘用待遇的事先約定，具有法律效力。前些年企事業(yè)單位內(nèi)部往往是正式員工、招聘人員、內(nèi)退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時(shí)工等多種身份的人員并存，現(xiàn)在我國(guó)加大了企事業(yè)單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內(nèi)退人員的問(wèn)題時(shí)，就必須以合同、協(xié)議檔案作為參考依據(jù)；在實(shí)施全員聘任工作時(shí)，就更要注重做好合同、協(xié)議的歸檔工作。

二、影響合同、協(xié)議歸檔的主要因素

（一）從業(yè)人員法律意識(shí)淡保1999年我國(guó)制定并頒布了全國(guó)統(tǒng)一的《合同法》，合同、協(xié)議成為了具有法律效力的有效憑證?？墒怯行┞毠げ粚W(xué)法、不懂法、更不會(huì)用法，不懂得在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下合同所具有的法律效力，不了解市場(chǎng)與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關(guān)系，只顧到市場(chǎng)承攬業(yè)務(wù)，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時(shí)歸檔，結(jié)果遇到糾紛就沒(méi)有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足，只好“啞巴吃黃連，有苦說(shuō)不出”。

（二）從業(yè)人員對(duì)歸檔合同和合同管理相互依存的.關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過(guò)程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在開(kāi)始履行合同后，從業(yè)人員往往以為合同、協(xié)議的作用就到此為止了，忽視了合同、協(xié)議的歸檔工作；可是合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段，如果在履行階段出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、經(jīng)濟(jì)糾紛，企業(yè)就無(wú)法利用歸檔合同來(lái)維護(hù)自身的合法權(quán)益。

（三）企事業(yè)單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協(xié)議仍處于分散狀態(tài)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度改革的推進(jìn)，各企事業(yè)單位產(chǎn)生的合同、協(xié)議越來(lái)越多，在人們的法律意識(shí)、檔案意識(shí)還不夠穩(wěn)固的現(xiàn)狀下，缺乏對(duì)合同歸檔程序的明確規(guī)定，個(gè)別職能部門(mén)為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。

（四）合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質(zhì)合同，合同歸檔后仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式存在，沒(méi)有按照現(xiàn)代化管理理念、應(yīng)用先進(jìn)的合同歸檔管理軟件把合同以電子文件的形式歸檔管理。

檔案合同管理崗位職責(zé)

工作職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)公司人力資源、行政事務(wù)、企業(yè)文化、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、管理體系等管理工作，保證公司內(nèi)部管理工作順利進(jìn)行；

2、根據(jù)公司發(fā)展目標(biāo)，制定部門(mén)工作計(jì)劃，定期總結(jié)；

3、推行并完善公司的績(jī)效考核工作，統(tǒng)計(jì)核算員工工資，準(zhǔn)時(shí)購(gòu)買(mǎi)員工社保，及時(shí)發(fā)放員工福利；

4、合理制定公司招聘計(jì)劃，管理人才招聘渠道，做好人員招聘及人才儲(chǔ)備工作；

5、隨著公司發(fā)展，不斷編制、更新、修正管理制度，并督促制度的落實(shí)執(zhí)行；

6、定期組織公司培訓(xùn)及員工活動(dòng)，及時(shí)了解員工思想動(dòng)態(tài)，提供員工的歸屬感和凝聚力，調(diào)動(dòng)員工工作積極性；

7、負(fù)責(zé)行政人事檔案合同管理工作及領(lǐng)導(dǎo)安排的其他事務(wù)。

職位要求：

1、人力資源、行政管理、工商管理等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷；

2、三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；

3、熟悉人力資源6大模塊，熟悉國(guó)家各項(xiàng)勞動(dòng)人事法規(guī)政策，熟悉相關(guān)的實(shí)際操作運(yùn)用；

4、具備解決突發(fā)事件的能力和較強(qiáng)的分析解決問(wèn)題能力，熟悉辦理社會(huì)保險(xiǎn)、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核與績(jī)效管理等工作；

5、具有較強(qiáng)的計(jì)劃、組織、執(zhí)行、溝通協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系交往能力，對(duì)企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作具備一定的見(jiàn)解；

6、具有良好的職業(yè)道德，踏實(shí)穩(wěn)重，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)的溝通、協(xié)調(diào)能力，具備較強(qiáng)的書(shū)面和口頭表達(dá)能力。

合同檔案管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、竣工資料等。

二、檔案資料管理原則

1、檔案資料實(shí)行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本(正、副本)、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時(shí)履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

4、各項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

三、檔案資料的移交

1、工程項(xiàng)目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

2、工程項(xiàng)目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書(shū)、簽署合同資料及文件后，由項(xiàng)目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部及成本部分別留存影印件備查。

3、工程項(xiàng)目過(guò)程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項(xiàng)目部留存影印件備查。

4、竣工報(bào)告、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項(xiàng)目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部留存影印件備查。

5、檔案資料移交時(shí)，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類(lèi)型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

四、檔案資料的管理辦法

1、檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類(lèi)匯總，編制統(tǒng)計(jì)清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢、利用工作。

2、項(xiàng)目部或個(gè)人檔案資料查詢可在項(xiàng)目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無(wú)特殊情況不得外借。

3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

4、保存的檔案資料每季度清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。

6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時(shí)之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復(fù)制。

7、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開(kāi)，違者視情節(jié)予以處罰。