加強(qiáng)人事檔案管理

如何加強(qiáng)人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進(jìn)一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個(gè)明確的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進(jìn)行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現(xiàn)問題時(shí)也能夠及時(shí)補(bǔ)救，及時(shí)補(bǔ)種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質(zhì)
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對線管人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業(yè)化。運(yùn)用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時(shí)的、不實(shí)用的東西。緊跟時(shí)代潮流發(fā)展的腳步，運(yùn)用科學(xué)的管理方法進(jìn)行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實(shí)有價(jià)值。
5.利用科學(xué)的管理方法
由于時(shí)代的進(jìn)步現(xiàn)代的管理方法開始升級，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步有利于管理系統(tǒng)的升級。運(yùn)用科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，利用新型的管理系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準(zhǔn)確、高效。

如何做好人事檔案管理

導(dǎo)語： 在人們的工作生活中，檔案扮演著重要角色，但很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。對于，如何做好人事檔案管理工作，我為大家整理以下經(jīng)驗(yàn)和方法。

一、 人事檔案管理中存在的主要問題

1、人事檔案管理重視程度不夠

相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務(wù)性工作，不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此，忽視了人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，建立了制度執(zhí)行不嚴(yán)，收集歸檔工作被動、不及時(shí)。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認(rèn)識不夠等原因，檔案材料沒有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價(jià)材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。部分檔案材料還存在：填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容前后不一，記載不實(shí)，審核不準(zhǔn)，不利于檔案的保存和利用，使檔案的真實(shí)性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一，紙張不符合要求，在立卷歸檔進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時(shí)，使人事檔案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組，人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松，人才流動靈活，各類人才跳槽頻繁，造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。

4、檔案室設(shè)備配備不齊全

大多采取“因陋就簡”，“因地制宜”的原則，融辦公室、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5、檔案管理手段落后

目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，既使利用計(jì)算機(jī)管理，僅限于把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作，無紙質(zhì)閱檔基本沒有實(shí)施。由于反復(fù)調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、做好人事檔案管理的對策

1、重視人事檔案管理工作

單位要將人事檔案納入議事日程，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2、提高人事檔案管理工作水平

一是進(jìn)一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍不查，非正式黨員不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。

特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的及時(shí)轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進(jìn)一步的.嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。

二是把好“入門關(guān)”，對人事檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理，通過書面方式，聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理，盡量減少避免歷史遺留問題的影響，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。

三是把好“更新關(guān)”，檔案人員要主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延，不積壓，確保人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

選擇政治上可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平，檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4、更新檔案管理設(shè)施

配備堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜，庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開，要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。

5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實(shí)現(xiàn)有效共享。

綜上所述，人事檔案管理工作不僅要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，走出目前人事檔案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。

怎么做好企業(yè)人事檔案管理

導(dǎo)語：隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)競爭日趨激烈，而企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才與技術(shù)層面的競爭。擁有了人才便擁有了較強(qiáng)的競爭力，這使更多的企業(yè)單位越來越重視人力資源管理工作。

一、人事檔案的概念及特點(diǎn)

人事檔案是人事管理活動中形成的，關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會方方面面活動的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。員工出國出境、計(jì)算工齡、工作流動、晉升職務(wù)、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理各種社會保險(xiǎn)等都需要使用個(gè)人檔案。其主要特點(diǎn)有：

1.全面性

人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資、職稱評審、繼續(xù)教育等各方面的文件材料。它是員工個(gè)人信息的儲存庫，全面反映了員工全貌。

2.現(xiàn)實(shí)性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事部門正確使用人才、合理解決職務(wù)晉升、職稱評定、工資變動等一系列問題的重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

3.真實(shí)性

這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有用參考。

4.動態(tài)性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，并要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

5.流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一定時(shí)間內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

6.機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案的重要性

1.為企業(yè)提供員工真實(shí)可靠的信息

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們在各個(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案，能了解到每個(gè)員工的歷史和工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息，最大程度上避免信息不對稱引起的人事管理的無效或低效。

2.為企業(yè)提供重要的決策依據(jù)

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升和聘用、選派技術(shù)人才掛職鍛煉、任期考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而員工考核、考察需要有大量的檔案記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

3.可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。現(xiàn)代化的人事檔案管理手段可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源在一定范圍內(nèi)得到最佳的配置。

三、目前人事檔案管理工作中存在的問題

1.思想上不夠重視

由于人事檔案管理工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，平時(shí)工作不引人注目、默默無聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因?yàn)榭陀^上人才流動越來越頻繁，人事檔案中反映一個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料很少，對企業(yè)選才、識才用處不大。

二是因?yàn)槿耸聶n案中個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷層出不窮，而失真的信息導(dǎo)致人事部門無法正確評估職工。因此領(lǐng)導(dǎo)在招聘、錄用人員時(shí)不注重調(diào)檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的`事務(wù)性工作，不是單位的主要業(yè)務(wù)，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時(shí)的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯(cuò)即可。

2.硬件設(shè)施不到位

缺乏專門的人事檔案室，部分企業(yè)人事檔案和文書檔案、技術(shù)檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業(yè)直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設(shè)備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。

3.管理人員不專業(yè)

很多企業(yè)并未設(shè)置專門的人事檔案管理人員，而是由辦公室或人事部門工作人員兼任。他們往往缺乏專業(yè)知識，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，對檔案材料的收集力度不夠，人事檔案的全面性、動態(tài)性難以保障，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作。

4.管理手段落后

傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強(qiáng)，往往出現(xiàn)人、檔不在同一個(gè)城市的現(xiàn)象。人力資源管理部門要想查閱一個(gè)人的檔案，就要去別的單位或另一個(gè)城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，降低了工作效率。 　　四、人事檔案管理改革的措施

1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來抓。支持人事部門對人事檔案工作的投入和創(chuàng)新。建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對工作進(jìn)行量化與考核，出臺相應(yīng)的獎懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。促進(jìn)人事檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。

加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作。確保人事檔案工作經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位，特別是對人事檔案的檔案保管和檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.完善人事檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，規(guī)范人事檔案管理流程，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

對人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規(guī)范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”、“上門收集”等方式，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。

對于員工入職的基本信息以及工作經(jīng)驗(yàn)的真實(shí)性，人事部門一定要進(jìn)行核對。可以采用電話訪問的方式，也可以查詢相關(guān)的社保記錄或者離職手續(xù)等等。對于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時(shí)記錄歸檔保存，并定期進(jìn)行核對，對于不真實(shí)的，可以通過詢問本人或者周邊同事等方式盡可能補(bǔ)全。

3.提高人員素質(zhì)，配置專職人員，落實(shí)人員待遇

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人，而應(yīng)該是既懂檔案專業(yè)知識又會運(yùn)用現(xiàn)代化方式管理的復(fù)合型人才。因此要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)人員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，定期參加業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

4.加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。一是實(shí)行現(xiàn)代化管理。充分利用計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是實(shí)行開放式的管理。

一方面建立員工工作業(yè)績檔案，及時(shí)將員工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點(diǎn)事件中的表現(xiàn)記錄在案。

另一方面建立干部專業(yè)技術(shù)能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個(gè)人才能的資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部的情況，以提高決策效率，提高干部檔案的使用效率。

如何做好人事檔案管理工作？

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
　　構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實(shí)施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室，設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責(zé)，且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，其是完全滿足現(xiàn)階段檔案管理部門工作現(xiàn)實(shí)需求的。
2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識
　　當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實(shí)的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷?，F(xiàn)階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實(shí)施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時(shí)?？梢l(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對訊息參數(shù)庫內(nèi)儲存的相關(guān)價(jià)值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)容分類及加密處理，須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應(yīng)防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
　　檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來的。所以，公文制發(fā)的質(zhì)量，就會對以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時(shí)候，應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開制發(fā)工作，進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì)，促使檔案資料管理過程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。第一，需真正實(shí)現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質(zhì)量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實(shí)。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
4 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
　　其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價(jià)值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時(shí)又要分清主次，掌握重點(diǎn)。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，其承擔(dān)的責(zé)任是非常重要的。所以，想要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就需要不斷地加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，要注重培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能。同時(shí)，還需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃枷氲赖陆逃?，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。

如何提高基層單位人事檔案管理水平

如何提高基層單位人事檔案管理水平
建立完善的檔案管理體制
對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運(yùn)行機(jī)制的基礎(chǔ)之上的。從管理方面來剖析，進(jìn)行檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，重視管理的宏觀把握，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)部門積極配合，將檔案管理工作認(rèn)真落實(shí)下去，同時(shí)，還要對檔案管理工作進(jìn)行探究，構(gòu)建健全的管理機(jī)制，重視采用工作的責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人頭上，認(rèn)真落實(shí)專人專崗制度，從而構(gòu)建一個(gè)健全合理的審核制度。通過這樣進(jìn)行檔案管理工作能夠有效的調(diào)動工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免工作中出現(xiàn)玩忽職守的現(xiàn)象。除此之外，一些上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個(gè)部門檔案管理工作的管理和監(jiān)督力度，提高工作審核的質(zhì)量，從而使檔案管理工作順利的進(jìn)行，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)化的管理機(jī)制。
加快檔案管理信息化建設(shè)
所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現(xiàn)代化的信息技術(shù)將一些檔案管理資料和信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進(jìn)行統(tǒng)一制定和規(guī)劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實(shí)科學(xué)化的管理工作，使檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理進(jìn)程以滿足現(xiàn)代化社會飛速發(fā)展的需要。同時(shí)，單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設(shè)施，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)完善的管理機(jī)制，構(gòu)建一個(gè)信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)一個(gè)專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進(jìn)行信息之間的交流和傳遞，從而在構(gòu)建檔案管理工作中進(jìn)行科學(xué)化、自動化的管理。
促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
在檔案管理過程中，為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理工作，就應(yīng)該將檔案管理資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在此過程中，單位應(yīng)該建立一個(gè)專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進(jìn)行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。所以，在檔案管理中應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時(shí)，在監(jiān)督過程中應(yīng)該在第一時(shí)間將檔案的開發(fā)與管理工作進(jìn)行有針對性的審核，在保證正確進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該相應(yīng)的構(gòu)建一個(gè)健全的檔案評估機(jī)制，積極引用比較先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作事實(shí)上屬于一種持續(xù)性非常強(qiáng)的一項(xiàng)工作，這就要求管理工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會的飛速發(fā)展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個(gè)檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該使上崗人員具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為現(xiàn)代化的科學(xué)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理的時(shí)候，就應(yīng)該要求工作人員具備較強(qiáng)的工作能力和較高的素質(zhì)，具備現(xiàn)代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

人事檔案管理問題及對策的論文

人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任選賢舉能的重要工具。對于基層企事業(yè)單位來講，人事檔案集中反映了一個(gè)人在不同時(shí)期或不同單位的經(jīng)歷，政治狀況、業(yè)務(wù)狀況，具有集合性、認(rèn)可性、真實(shí)性、機(jī)密性、現(xiàn)實(shí)性、權(quán)威性等屬性。人事檔案不但可以使管理者在一定程度上掌握員工的基本人事信息，而且可以為本部門的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。

一、基層單位人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案材料內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中卻存在著片面、空泛、重復(fù)、不真實(shí)等問題。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行，甚至對人員的調(diào)資、定職、離退休等工作均造成了極大的負(fù)面影響。

2、人事檔案案卷質(zhì)量低下

不少單位的人事檔案沒有達(dá)到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫履歷表時(shí)，存在有頭無尾的問題；“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現(xiàn)象；許多干部的檔案除個(gè)別，因調(diào)動而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反應(yīng)近期表現(xiàn)的材料。

3、人事檔案交接不規(guī)范

首先是檔案交接不及時(shí)。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現(xiàn)檔案責(zé)任不明、界限不清等問題；其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。而有些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

4、人事檔案管理技術(shù)落后

目前，我國人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，技術(shù)落后，盡管耗費(fèi)了大量的`時(shí)間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，在全國123000多個(gè)管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房，而配置空調(diào)等設(shè)備的庫房也只占7%左右，大多數(shù)都沒有計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，多是手工操作，技術(shù)手段極為落后。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的措施

1、注重人事檔案材料收集

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了更加嚴(yán)格的要求。對此，檔案管理者應(yīng)及時(shí)收集、認(rèn)真整理有關(guān)的檔案資料，并認(rèn)真細(xì)致的進(jìn)行鑒別，及時(shí)處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據(jù)。對個(gè)別手續(xù)不全的材料要退回補(bǔ)辦，以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和權(quán)威性。只有及時(shí)的對材料進(jìn)行補(bǔ)充收集，才能使人事檔案比較客觀的反應(yīng)干部德、能、勤、績的全貌。

2、完善人事檔案管理制度

要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

3、運(yùn)用信息化管理手段

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。