人事檔案管理優(yōu)化

目前事業(yè)單位人事檔案管理工作仍存在一些不足之處亟待解決，如何更夠優(yōu)化優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案的管理制度仍是工作中面臨的一大難題。本研究深入分析了事業(yè)單位人事檔案管理中存在的典型問題，并提出了一些管理對(duì)策，現(xiàn)做如下報(bào)告。
一、事業(yè)單位人事檔案管理的不足
1.檔案管理認(rèn)識(shí)不足，人浮于事
人事檔案管理是一種默默付出的工作類型，其工作成果不如其他部門顯著，甚至沒有顯赫的工作業(yè)績(jī)可以進(jìn)行匯報(bào)，因此工作人員很容易產(chǎn)生思想上的動(dòng)搖，認(rèn)為檔案管理工作枯燥乏味無意義；輕視工作性質(zhì)，認(rèn)為檔案管理不重要，只有不丟失即可；看輕工作內(nèi)容，只要保證檔案不出錯(cuò)就行；更容易滋生出敷衍了事的工作態(tài)度，工作中抱著“差不多”的信念，只要能夠正常進(jìn)行檔案查詢、調(diào)動(dòng)，其他問題一概不管，一律不負(fù)責(zé)。最終導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作處于邊緣化，次重點(diǎn)化的地位，工作進(jìn)程進(jìn)展緩慢，管理人員工作渙散，人浮于事。
2.檔案管理方式落后，水平較低
部分事業(yè)單位甚至還未開展數(shù)字化檔案管理方式。在基層事業(yè)單位，不僅沒有專業(yè)的輔助系統(tǒng)，甚至管理模式都與數(shù)年前一致，沒有任何的改善和改進(jìn)，檔案管理僅看重形式不注重內(nèi)容，沒有技術(shù)指導(dǎo)，工作效率低下。嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，有效性和時(shí)效性。
3.檔案管理制度與配套設(shè)施不完善
部分制度使得檔案管理工作復(fù)雜化；部分制度不符合當(dāng)前實(shí)際情況，過于落后而影響了檔案管理的工作效率；部分制度所做的規(guī)范和要求不全面，導(dǎo)致人事檔案信息采集不夠全面，如果后期需要相關(guān)信息時(shí)，需要返工重新采集，在短時(shí)間內(nèi)加大了工作量；部分制度不夠靈活，導(dǎo)致出現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)時(shí)檔案無法及時(shí)跟進(jìn)。這些不完善的制度極大的影響了管理工作效率，降低了檔案的時(shí)效性。部分檔案管理室缺乏必要的配套設(shè)施，影響了檔案管理數(shù)字化和信息化的進(jìn)程。
二、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的方法
1.提高人事檔案管理人員的意識(shí)
可以通過定期開展培訓(xùn)，幫助相關(guān)工作人員及領(lǐng)導(dǎo)端正工作態(tài)度，加強(qiáng)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識(shí)。組織工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家出臺(tái)的政策法規(guī)，熟悉國(guó)家法律法規(guī)的要求，按照要求與章程辦事。經(jīng)常性的開展交流活動(dòng)，把握好工作人員的思想動(dòng)態(tài)，狠抓思想建設(shè)不放松，強(qiáng)化管理意識(shí)不松懈，不斷強(qiáng)化工作人員對(duì)于檔案及檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。
2.培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才
首先，需要選拔具有良好的作風(fēng)和極強(qiáng)責(zé)任心的員工作為專業(yè)的人事檔案管理人員。檔案管理工作是一項(xiàng)兼具有服務(wù)性、政策性和保密性的工作。良好、正派的工作作風(fēng)能夠使得工作人員恪守保密原則和國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)政策規(guī)定，嚴(yán)格把關(guān)材料真假虛實(shí)，杜絕一切弄虛作假的信息進(jìn)入個(gè)人檔案。較強(qiáng)的責(zé)任心能夠提高工作人員的服務(wù)意識(shí)。其次，培養(yǎng)人事檔案管理工作人員的耐心、細(xì)心。檔案管理工作不僅僅是檔案保管，還包括對(duì)檔案主人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲信息等事宜的詳細(xì)記錄，使得檔案信息更為全面，有價(jià)值。第三，加強(qiáng)人事檔案管理人員管理能力的培養(yǎng)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐步從原來落后的紙筆記錄方式過渡到現(xiàn)代信息管理，相關(guān)工作人員需要不斷參加培訓(xùn)和講座，學(xué)習(xí)掌握電腦和管理軟件的使用方法，提高工作技術(shù)和工作效率。
3.引入信息化的人事檔案管理方法
首先，針對(duì)可對(duì)內(nèi)公開或半公開的人事信息，可以采用復(fù)印、掃描等方式將紙質(zhì)版信息轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片信息并上傳至管理系統(tǒng)，工作人員可將剩余信息錄入電腦系統(tǒng)，將個(gè)人信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，方便再次查詢與補(bǔ)充。其次，注意信息的保密性，機(jī)密信息可以不錄入系統(tǒng)，或者設(shè)置好密碼權(quán)限，不同等級(jí)的工作人員通過登錄密碼可查詢不同全面程度的個(gè)人信息。通過這一方式可在提供便利的同時(shí)保護(hù)好個(gè)人信息。第三，針對(duì)可以完全對(duì)外開放的信息，可將信息錄入官方網(wǎng)站，方便他人查詢，增加信息的共享程度，為人才交流提供便利。
4.完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施
逐步完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，除去必要的檔案柜和檔案架外，需配備相應(yīng)的滅火器、空調(diào)、除濕器和自動(dòng)化溫度記錄儀，時(shí)刻監(jiān)控室內(nèi)溫度濕度，注意調(diào)節(jié)好室內(nèi)溫度，保證管理環(huán)境干燥，達(dá)到防火防高溫的管理要求；配備遮光窗簾、防盜紗窗和防盜門，保證檔案管理的安全性；配備必要的電腦，傳真機(jī)，復(fù)印機(jī)，打印機(jī)，掃描儀等工作設(shè)備，為檔案管理、查詢、借閱等提供方便。除此之外，檔案管理室需引入數(shù)字化的管理系統(tǒng)，逐步改革管理方式從紙筆記錄、半自動(dòng)化記錄轉(zhuǎn)變?yōu)槿詣?dòng)化記錄的方式，為檔案的收集、記錄、整理、歸檔、查詢查閱等提供極大的便利。
5.建立健全的檔案管理制度，加強(qiáng)監(jiān)督
優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案的管理，還需要不斷加強(qiáng)制度建設(shè)，完善管理和監(jiān)督。任何工作都離不開規(guī)范和制度，人事檔案管理人員需要認(rèn)真和宣傳《檔案法》的重要內(nèi)容，在工作中做到有法可依，有法必依，不斷促進(jìn)檔案工作照章辦事，規(guī)范處理，標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，健康發(fā)展。與此同時(shí)，檔案管理人員需要在長(zhǎng)期的工作中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，為已建立的規(guī)章制度提意見和建議，逐步修改無法跟上時(shí)代腳步的制度，完善制度的不足和漏洞，增強(qiáng)制度的約束力。成立人事檔案管理監(jiān)督小組，經(jīng)常性的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的薄弱之處，并作出及時(shí)的指導(dǎo)，針對(duì)不同程度的管理問題作出不同的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制充分調(diào)動(dòng)起工作人員的積極性與主動(dòng)性。
綜上所述，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的主要問題包括：管理人對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，管理水平有待改進(jìn)，管理方式急需提升，配套建設(shè)仍需進(jìn)一步完善。針對(duì)此，事業(yè)單位需要不斷采取措施，提高工作人員的管理意識(shí)和管理水平，采用現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理方法，建立健全監(jiān)督管理制度，最終達(dá)到優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的目的。
作者簡(jiǎn)介：李海靜，女，本科，檔案管理員（中級(jí)），研究方向：人事檔案管理制度。

畢業(yè)生沒有去報(bào)到檔案怎么辦

畢業(yè)生沒有找到接受戶口的單位，沒有去報(bào)到，戶口和檔案一般留在學(xué)校。
兩年后戶口打回原在地，檔案或留在學(xué)校，或轉(zhuǎn)到省檔案局。由于國(guó)家相關(guān)政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年，之后把檔案和戶口放在人才市場(chǎng)交流中心。
應(yīng)該確定在畢業(yè)時(shí)是否已簽過三方協(xié)議，學(xué)生、學(xué)校和工作單位共同簽協(xié)議書，報(bào)到證備注欄就不是空白，此時(shí)檔案會(huì)在這個(gè)單位所在地的人才市場(chǎng)，沒簽，報(bào)到證備注欄為空，默認(rèn)打回原籍，本科生打到省級(jí)人才市場(chǎng)，?？拼虻绞屑?jí)人才市場(chǎng)，師范類畢業(yè)生打到教育主管部門，一般在教育局?？捎僧厴I(yè)生自己聯(lián)系人才市場(chǎng)，把檔案轉(zhuǎn)過去保管。
【法律依據(jù)】
《人力資源和社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》
第四條 實(shí)行檔案接收告知承諾制。檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)在接收檔案時(shí)，要本著實(shí)事求是、便民利民的原則，對(duì)缺少材料的實(shí)行告知承諾制。要認(rèn)真審核和甄別檔案材料，對(duì)缺少關(guān)鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補(bǔ)充材料。對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的，采取先存后補(bǔ)方式予以接收。關(guān)鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。第五條 取消辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)等手續(xù)。為簡(jiǎn)化辦事環(huán)節(jié)和手續(xù)，今后檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)初次就業(yè)的流動(dòng)人員不再辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)在招考、聘用、招用流動(dòng)人員時(shí)，可參考檔案中的勞動(dòng)合同、企業(yè)錄用手續(xù)等材料及就業(yè)登記、勞動(dòng)用工備案、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)記錄，認(rèn)定參加工作時(shí)間和工作年限。檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要通過多種渠道，指導(dǎo)、督促用人單位和個(gè)人及時(shí)將上述材料收集歸檔。流動(dòng)人員人事檔案存檔期間，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)不再辦理檔案工資記載、調(diào)整相關(guān)手續(xù)。

影響轉(zhuǎn)正和解聘是一回事嗎

不是一回事。
1、轉(zhuǎn)正定級(jí)
根據(jù)國(guó)家和省有關(guān)政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生見習(xí)期滿一年需辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱初定手續(xù)填寫《大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)表》。
為了更好促進(jìn)畢業(yè)生就業(yè)，凡畢業(yè)生將自己檔案存放在黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)（人才中心）的，人才中心將根據(jù)黨委組織部門和政府人事部門的授權(quán)，為存放滿一年的畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。
并得到全國(guó)各地人事人才機(jī)構(gòu)的互認(rèn)，它將是畢業(yè)生考入公務(wù)員隊(duì)伍或進(jìn)入事業(yè)單位核定工資標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)；也是畢業(yè)生辦理異地調(diào)動(dòng)手續(xù)的必備條件。
但是按照國(guó)家檔案制度的改革，經(jīng)相關(guān)部門研究決定，自2015年1月1日起，全國(guó)將取消流動(dòng)人員的人事檔案保管費(fèi)，存檔期間也不再調(diào)整檔案工資，檔案行政（工資）介紹信、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、調(diào)整改派手續(xù)等材料也不再作為必備材料。
根據(jù)人社部《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，今后檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)初次就業(yè)的流動(dòng)人員不再辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。
2、在編職工
所謂的在編、非編的“編”，指的是“編制”。通常政府機(jī)構(gòu)、大的企事業(yè)單位都有固定的人員編制，既就工作需要核定的人員數(shù)。但由于制度問題，很多單位在職能擴(kuò)充、任務(wù)增大或者改變后，無法及時(shí)調(diào)整編制，有傭工需求，卻沒有制度內(nèi)的人員編制，就會(huì)額外招收一些工作人員。
通常，編制內(nèi)的工作人員工資、保障以及福利待遇因?yàn)橛芯幹?，所以納入財(cái)政，由政府或者相關(guān)機(jī)構(gòu)負(fù)擔(dān)。
而編制外的雇傭人員，不論工作內(nèi)容和崗位是否同于編制內(nèi)人員，因?yàn)閷儆诰幹仆猓栽诠べY、待遇以及保障福利方面沒有財(cái)政預(yù)算內(nèi)的保障，需要由用人單位自行負(fù)擔(dān)，所以通常不如在編人員。

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構(gòu)建人力資源基礎(chǔ)管理平臺(tái)需要先構(gòu)建人力資源管理體系，組織架構(gòu)，崗位職系，薪酬體系，績(jī)效考核等各個(gè)管理模塊。

構(gòu)建人力資源數(shù)字化平臺(tái)對(duì)員工的薪酬，績(jī)效，崗位考勤管理，工時(shí)統(tǒng)計(jì)，全勤績(jī)效，休假管理，加班管理都需要有專業(yè)的軟件。依據(jù)數(shù)據(jù)優(yōu)化更有成效。

好用的工時(shí)管理推薦京頂EDP勞動(dòng)工時(shí)數(shù)字化管理平臺(tái)。

可實(shí)現(xiàn)員工在標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制，綜合工時(shí)制，不定時(shí)工時(shí)制（彈性工時(shí)制和核心工時(shí)制）下的考勤打卡，排班，休假/年休假，加班，出差，外出進(jìn)行實(shí)時(shí)在線流程化管理。每月統(tǒng)計(jì)出可用于計(jì)算工資的工時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。包括出勤天數(shù)，缺勤工時(shí)，會(huì)議工時(shí)，加班工時(shí)，請(qǐng)假工時(shí)，出差天數(shù)等自定義考勤類型報(bào)表。并可以統(tǒng)計(jì)與出勤相關(guān)的補(bǔ)助，出勤就餐天數(shù)，外出誤餐補(bǔ)助，出差地域補(bǔ)助，特殊班次補(bǔ)助，員工學(xué)歷補(bǔ)助，加班時(shí)段補(bǔ)助等福利津貼統(tǒng)計(jì)。具體功能如下：

1、考勤打卡：人臉考勤機(jī)，通道閘機(jī)，門禁，手機(jī)APP等任意一種打卡數(shù)據(jù)采集

2、智能排班模塊：制定標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制，綜合工時(shí)制，彈性工時(shí)制班次時(shí)間，并設(shè)置將具有相同上班時(shí)間的員工分為一個(gè)考勤組，制定考勤組排班計(jì)劃！3、職工休假模塊：休假管理很多OA系統(tǒng)也包含，但OA請(qǐng)假以審批流程為主，多以半天或一天為單位而且不檢查班次。所以在考勤工時(shí)計(jì)算中不是特別精準(zhǔn)?？记谛菁倌K是包含員工休假資格發(fā)放，休假申請(qǐng)審批，休假計(jì)劃，工時(shí)優(yōu)化，休假工時(shí)統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)銷假等功能

4、年假管理賬戶：年假管理是員工休假的一個(gè)特殊情況，采用單獨(dú)年休假賬戶實(shí)現(xiàn)年假兩年并管，自動(dòng)清零。很多人不太明白為什么需要兩年并管，因?yàn)榘醋匀荒甓扔?jì)算，年假在12月底就到期了，而很多企業(yè)為保證員工年假能延續(xù)到春節(jié)期間申請(qǐng)休假，將上一年年假轉(zhuǎn)結(jié)到第二年。并設(shè)置清零有效期

5、時(shí)間管理賬戶：這個(gè)時(shí)間賬戶主要實(shí)現(xiàn)對(duì)員工加班的管理，員工日常的多于標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)的時(shí)間都記入時(shí)間賬戶，方便員工申請(qǐng)調(diào)休假或發(fā)放加班費(fèi)。同時(shí)建立員工時(shí)間信用管理體系6、出差考勤：?jiǎn)T工出差正?？记冢⒔y(tǒng)計(jì)出差地域補(bǔ)助7、外出管理：外出單管理，統(tǒng)計(jì)外出工時(shí)并計(jì)算外出餐補(bǔ)8、考勤工時(shí)統(tǒng)計(jì)：?jiǎn)T工每月的工資計(jì)算需要考勤報(bào)表，補(bǔ)助項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，工時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)完成才算考勤的全業(yè)務(wù)管理。員工的實(shí)出勤工時(shí)，缺勤工時(shí)，休假工時(shí)，加班工時(shí)，出差工時(shí)，外出工時(shí)，會(huì)議工時(shí)，和考勤相關(guān)的福利補(bǔ)助全部計(jì)算匯總，方便HR部門計(jì)算薪酬9、工效分析：大數(shù)據(jù)挖掘。員工的項(xiàng)目工時(shí)，工效，休假率，出勤率多種維多的分析數(shù)據(jù)有助于準(zhǔn)確核算工時(shí)，優(yōu)化用工結(jié)構(gòu)，為企業(yè)降本增效，提供決策支持10、定制開發(fā)：微服務(wù)架構(gòu)可以在不影響現(xiàn)有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上擴(kuò)展新應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)真正的企業(yè)一體化數(shù)字管理。避免多套系統(tǒng)對(duì)接，多頭維護(hù)，降低維護(hù)成本