智能化的檔案管理

RFID智能檔案管理，是在檔案盒、檔案袋、單頁檔案上粘貼RFID檔案電子標簽，實現(xiàn)對檔案的錄入、盤點、借閱歸還、定位、安全防盜等智能化管理。主要管理方式為：

1、大型檔案管理，指超過十萬冊或重要性不是非常強的普通檔案管理，在檔案上粘貼RFID電子標簽，在借閱歸還位置采用HR9206讀寫器實現(xiàn)借還的快速識別，在關(guān)鍵位置采用HD6680射頻安全門，進行檔案安全管理，采用檔案盤點車或MT7手持機實現(xiàn)檔案盤點定位，是一種成本可控的檔案管理放式；

2、盒裝檔案管理，在每個檔案盒安裝可點亮的RFID電子標簽，在檔案架密集架上安裝HA1026射頻天線和HR7748讀寫器，實時定位檔案位置，在需要借閱場合點亮對應(yīng)RFID電子標簽，實現(xiàn)快速定位檔案盒，主要適用于使用頻繁的中小型檔案館；3、單頁檔案管理主要針對保密級別高、安全要求高的機要檔案、人事檔案場合，在每頁檔案上粘貼檔案標簽，在柜體內(nèi)安裝HR3768讀寫器和射頻天線，實時識別檔案；

參考：網(wǎng)頁鏈接

銓順宏：將如何實現(xiàn)RFID智能化檔案管理？

RFID檔案管理的主要作業(yè)任務(wù)有：貼標、分發(fā)、接收等流程，通過給每一個檔案箱安裝一個RFID電子標簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點，通過讀寫設(shè)備對電子標簽信息的采集，達到對檔案的識別，從而實現(xiàn)RFID智能化檔案管理。

RFID智能化檔案管理推薦“銓順宏科技”，

銓順宏?配合各大運營商、集成商已成功將ThingMagic RFID設(shè)備，運用在RFID生產(chǎn)制造、RFID倉儲管理、RFID航空航運、RFID服裝零售、RFID防偽溯源等多個領(lǐng)域各種應(yīng)用中。

RFID技術(shù)如何快速提升檔案智能化管理？

RFID管理檔案智能化優(yōu)勢：
1· 非接觸式數(shù)據(jù)采集。無需打開檔案盒，閱讀器在粘貼有RFID電子標簽的檔案盒前經(jīng)過，就可以采集到檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息。
2· 快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID閱讀器可以同時采集上百個標簽，這比傳統(tǒng)條碼掃描方式要快超過100倍。
3· 和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，電子標簽存儲信息量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。
4· 安全性高。電子標簽的數(shù)據(jù)存取具有加密機制，無法偽造和非法篡改信息。
5· 電子標簽抗污染性能強和耐久性好，對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。
6· 體積小、形狀多樣。電子標簽基本不受尺寸大小與形狀限制，用于檔案管理適應(yīng)性強。
7· 可重復(fù)使用。 RFID標簽可以重復(fù)擦寫存儲的數(shù)據(jù)，方便檔案信息更新，而條形碼印刷上去之后就無法更改。
8· 穿透性和無屏障閱讀，RFID標簽被覆蓋在紙張、木材或塑料等非金屬材質(zhì)下仍能穿透通信。而條形碼掃描必須在近距離且沒有物體阻擋的情況下才可讀取信息。
9· 電子標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道讀寫器，可以很好得防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。

什么是智慧檔案館？

智慧檔案館是智慧城市中的一個子系統(tǒng)，“是適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館，是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級形態(tài)”。筆者認為，智慧檔案館的目標是實現(xiàn)跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務(wù)集成，使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源。

功能上主要體現(xiàn)在對傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的“智慧化”上，包括檔案收集、整理、存儲、保護、利用等方面，實現(xiàn)了溝通感知、資源管理、建筑設(shè)施和服務(wù)創(chuàng)新四個方面的智慧化。

圖撲軟件?的智慧檔案館，利用了網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)以及人工智能等新技術(shù)，建立從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計等于一體的整體化智慧檔案管理體系，實現(xiàn)了檔案資源的管理與利用，具有智能化、物聯(lián)化、網(wǎng)絡(luò)化等特點。

以資源共享平臺為基礎(chǔ)，應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動應(yīng)用、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)工具，重點打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺和信息服務(wù)平臺，進一步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用的最大化，實現(xiàn)便捷增值服務(wù)的新型檔案館模式。檔案館運行等各類信息進行感知、挖掘，經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。

智慧檔案館可視化界面采用柱狀圖、折線圖、雷達圖、餅圖的多樣呈現(xiàn)方式使內(nèi)容更加豐富多彩。不同的數(shù)據(jù)間的展示方式不同，保證直觀的同時又多樣化。檔案館建筑的燈光陰影效果讓整體視覺效應(yīng)也更為真實飽滿。

越來越繁重的工程計算和某些特定的危險工作已經(jīng)能由智能計算機來完成了，甚至可以超越人腦，做得更快、更準確。復(fù)雜工作的定義是隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進步而變化的。

如何精細化管理檔案

導(dǎo)語：精細化管理是一種理念、一種文化，它有助于提高企業(yè)的競爭力，推動企業(yè)向縱深發(fā)展。基于對目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，加強新時期檔案管理工作，不妨從“五精四細”入手，切實解決發(fā)展瓶頸，推動檔案管理水平穩(wěn)步提升。

一、鞏固并完善檔案資源體系。

進一步增強民生意識，根據(jù)區(qū)域內(nèi)的實際情況和廣大人民群眾的需要，及時合理地調(diào)整各類檔案進館范圍、現(xiàn)行文件報送范圍和檔案資料征集范圍，不斷拓寬民生檔案來源渠道，豐富民生檔案館藏內(nèi)容，并對民生檔案優(yōu)先實行數(shù)字化。加大各類檔案資源整合力度，盡可能地將與人民群眾的生產(chǎn)、生活、工作密切相關(guān)的各類檔案納入館藏體系，為檔案工作服務(wù)民生提供充足的資源保障。今年起，區(qū)檔案局將面向全社會提供電話查檔咨詢服務(wù)，春節(jié)前后已接待電話咨詢27次，查閱檔案132卷。其中，為馬尚鎮(zhèn)林家村舊村改造中換購房屋糾紛案提供檔案復(fù)印證明7份，有力保障了村民的合法權(quán)益。

二、鞏固并完善檔案利用體系。

進一步樹立民生優(yōu)先的意識，優(yōu)先解決影響和制約民生檔案健康發(fā)展的實際問題，充分發(fā)揮各類民生檔案的資源優(yōu)勢，為化解社會矛盾、解決人民群眾急難愁問題提供詳實的檔案資料;把關(guān)注民生、保障民生和改善民生作為檔案利用的出發(fā)點和落腳點，進一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平;加強對民生檔案資源的挖掘、加工和開發(fā)利用，積極采取措施，編制一批涉及民生的重點檔案、已公開的`現(xiàn)行文件目錄和查閱指南，方便人民群眾在接待窗口的查閱利用。今年起，要對館內(nèi)存放滿30年的檔案進行鑒定開放工作，通過鑒定，非涉密檔案要面向全社會開放，截至目前，已開放1980年前檔案5210卷。

三、鞏固并完善檔案安全體系。

日前，區(qū)檔案局對館藏檔案進行了一次安全清查，重點核實查對了2000年前文書檔案，共清查檔案43538卷，精細化要求每一卷檔案檔號與案卷號務(wù)必一一對應(yīng)、準確無誤，保障日常檔案查詢利用工作準確、高效，并確保各類民生檔案實體的安全。今后，要進一步將檔案工作拓展到以改善民生為重點的社會建設(shè)各領(lǐng)域，著重加強與人民群眾利益密切相關(guān)領(lǐng)域檔案的監(jiān)管指導(dǎo)，通過狠抓有關(guān)規(guī)范性文件的貫徹落實，做到各類新形式的與民生有關(guān)的檔案資料不缺不漏、齊全完整，不斷推進民生領(lǐng)域檔案工作的規(guī)范化、法治化和信息化建設(shè)，加強民生檔案的現(xiàn)代化管理，有效實現(xiàn)民生檔案的共建共享，更好地為和諧社會建設(shè)服務(wù)，努力譜寫全區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的新篇章。

(一)進一步提高機構(gòu)編制檔案管理標準。

機構(gòu)編制檔案材料要做到“內(nèi)容全面、資料真實、分類合理、數(shù)據(jù)準確、保管規(guī)范”。在檔案整理中應(yīng)做好以下幾點：一是合理分類。為便于查閱，對涉及行政審批制度改革、政府機構(gòu)改革、事業(yè)單位分類改革、機構(gòu)編制評估等業(yè)務(wù)工作及行政審批制度改革等各項重點工作要詳細分類，分別整理歸檔;二是全面搜集檔案材料。在做好紙質(zhì)材料歸檔的同時，對實物檔案，聲像檔案和新介質(zhì)檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時把散存的有價值、有特色的機構(gòu)編制檔案材料整理歸檔。三是做好檔案資料的保密工作。進一步完善檔案借閱制度，嚴格制定機構(gòu)編制數(shù)據(jù)查閱流程;建立專用檔案室，配齊專用電腦、專用U盤，安裝保密防護軟件并定期更新升級，配備涉密移動存儲介質(zhì)設(shè)備管理系統(tǒng)并確保正常運行，提升保密防護水平。

(二)提高檔案管理人員的管理能力。

檔案管理人員能力的高低是制約機構(gòu)編制檔案管理水平的重要因素。加強檔案管理知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，定期組織機構(gòu)編制檔案管理人員參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請檔案管理專業(yè)技術(shù)人員作業(yè)務(wù)指導(dǎo);不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)各項機構(gòu)編制業(yè)務(wù)，把檔案管理知識與機構(gòu)編制工作緊密結(jié)合，不斷提高機構(gòu)編制檔案管理水平。

(三)推進檔案電子化建設(shè)。

一是建立完善機構(gòu)編制電子檔案可以節(jié)省查閱時間，提高查閱效率，便于檔案的永久性保存。將以往所有檔案資料，掃描編制形成電子檔案，建立電子版目錄索引，建立高效便捷的存儲、查詢功能，保證檔案資料的質(zhì)量，減少查閱對檔案的損壞。二是加強檔案室智能化建設(shè)，檔案室建設(shè)要符合安全保密、布局合理、科學(xué)適用的原則。檔案室應(yīng)納入辦公用房使用計劃，按標準購置鐵質(zhì)文件柜、密碼柜等基本設(shè)施，實現(xiàn)對溫度、濕度、消毒滅菌、防蟲、防火、放紫外線等項目的智能控制，用智能化手段提高檔案管理質(zhì)量。