建設(shè)工程檔案整理

一、 編制單位

建設(shè)單位作為檔案責(zé)任人應(yīng)在施工、監(jiān)理合同中明確參建及管理各方形成工程照片資料的義務(wù)，明確工程照片匯總的歸檔單位，落實(shí)具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的檔案員及技術(shù)負(fù)責(zé)人。

二、 歸檔形式

建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工歸檔時(shí)將施工全過程的.照片檔案以電子檔案光盤形式進(jìn)行歸檔。

(1)數(shù)碼照片原始分辨率應(yīng)不低于600萬像素，電子文件采用 TIF或JPG格式。

(2)普通照片需進(jìn)行數(shù)字化掃描成電子文件，分辨率不低于600萬像素。

(3)建設(shè)單位檔案員在《城建檔案在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)》上進(jìn)行項(xiàng)目登記后可下載《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》，在施工過程中實(shí)時(shí)收集整理工程照片。

(4)歸檔照片電子文件采用光盤介質(zhì)存儲歸檔，按規(guī)則整理完成后，制作光盤一式三份歸檔。。

三、 歸檔內(nèi)容

1、 開工前：

(1)原址、原貌。

(2)周邊狀況包括已有建(構(gòu))筑物情況。

2、 基礎(chǔ)工程：

(1)基礎(chǔ)范圍及相對位置關(guān)系。

(2)地質(zhì)土壤情況，特殊地基處理措施等，基礎(chǔ)異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過程等情況;

(3)基礎(chǔ)類型及施工技術(shù)、保障措施、特殊施工技術(shù)工藝等。

(4)基礎(chǔ)隱蔽工程，包括鋼筋、管線、預(yù)埋件、防水設(shè)施等。

(5)建筑物位移、沉降、變形及處理等。

3、 主體工程：

(1)主體工程施工過程。

(2)隱蔽工程包括鋼筋結(jié)構(gòu)、水電預(yù)埋管線等。

(3)砌體、砼、構(gòu)造柱、抗震避雷設(shè)施等。

(4)主體結(jié)構(gòu)布局特點(diǎn)、大型構(gòu)件安裝等現(xiàn)場。

(5)屋面工程及防水、保溫、防腐工程工藝現(xiàn)場。

(6)采用新材料、新技術(shù)、新工藝的施工情況。

(7)工程質(zhì)量事故及其處理情況。

4、 竣工部分：

(1)建筑外立面及景觀拍攝：要求完整反映建筑物全貌，其中至少三張全景照片必須能代表該建筑物特征。

(2)室外環(huán)境及市政工程拍攝：要求反映主入口、小區(qū)環(huán)境、市政道路、后三通設(shè)施、管道閥井等配套設(shè)施。

(3)消防設(shè)施：室內(nèi)外消防通道、室內(nèi)外消防設(shè)施。

(4)室內(nèi)：大廳、主要通道、樓梯等。

(5)上人屋面：屋面防水及細(xì)部構(gòu)造，避雷設(shè)施、屋面水箱及管道等設(shè)施。

(6)水暖電設(shè)施：給排水管道等外露節(jié)點(diǎn)、電器控制設(shè)備。

5、 其它

(1)關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵部位;

(2)開工、竣工儀式;

(3)施工建設(shè)中的重要活動、重大事件;

(4)工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收情況;

(5)竣工驗(yàn)收情況。

其中，開工前原貌、基礎(chǔ)處理、隱蔽、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣

工后新貌為竣工照片檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。

四、 質(zhì)量要求

圖片清晰、主題明確、過程清楚、內(nèi)容真實(shí)。

1、圖片清晰：在手持拍攝不能滿足照片清晰情況下，應(yīng)使用三腳架拍攝。

2、主題明確：所要反映的拍攝內(nèi)容應(yīng)表現(xiàn)在照片主體位置。

3、過程清楚：施工階段要反映施工過程，竣工階段要有明確的拍攝路線，通過照片體現(xiàn)相關(guān)專業(yè)設(shè)施，從局部到整體、從內(nèi)到外體現(xiàn)建筑工程竣工實(shí)景。

4、內(nèi)容真實(shí)：拍攝有代表性的內(nèi)容，不能以偏概全，不得錯拍項(xiàng)目或交錯成果。

五、組卷要求

1、組卷排列形式：

建設(shè)工程竣工照片按形成順序及工程施工順序排列，同一階段按從局部到整體、由內(nèi)到外的原則排列，采用《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》進(jìn)行組卷整理。

2、數(shù)碼照片光盤編制：

采用《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》為數(shù)碼照片文件命名，按數(shù)字-文字.后綴(01-場地原貌東南部.jpg)形式，數(shù)字為排列序號，文字為照片內(nèi)容標(biāo)題，系統(tǒng)輔助填寫題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝人等要素。進(jìn)行組卷整理后系統(tǒng)生成《數(shù)碼照片檔案歸檔目錄及備考表》。

3、數(shù)碼照片檔案封面制作：

(1)歸檔光盤的標(biāo)簽面應(yīng)為可書寫型油墨印刷或打印。所使用的油墨應(yīng)通過光盤耐候性試驗(yàn)。

(2)歸檔光盤盤面標(biāo)簽樣式及內(nèi)容：盤面應(yīng)標(biāo)注工程項(xiàng)目名稱、工程項(xiàng)目地址、建設(shè)單位、刻錄日期、檔號、套別。

(3)歸檔光盤盒封面標(biāo)簽樣式及內(nèi)容：封頁應(yīng)標(biāo)注歸檔類別、工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、檔案編號條形碼及特征立面照片，封頁背面標(biāo)注光盤檔案備考信息：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目地址、建設(shè)單位、報(bào)送單位、檔案員姓名及編號，建筑面積、幢數(shù)、幢號、開工日期、竣工日期、立卷人、刻錄日期等。封底應(yīng)標(biāo)注歸檔類別、工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、特征照片全景。

4、編制立卷：

編制立卷工作由報(bào)驗(yàn)單位負(fù)責(zé)，檔案標(biāo)簽由檔案管理人員負(fù)責(zé)填寫。

建設(shè)工程照片資料檔案歸檔整理方法

建設(shè)工程照片資料檔案歸檔整理方法

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。下面是我為大家分享建設(shè)工程照片資料檔案歸檔整理方法，歡迎大家閱讀瀏覽。

一、 編制單位

建設(shè)單位作為檔案責(zé)任人應(yīng)在施工、監(jiān)理合同中明確參建及管理各方形成工程照片資料的義務(wù)，明確工程照片匯總的歸檔單位，落實(shí)具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的檔案員及技術(shù)負(fù)責(zé)人。

二、 歸檔形式

建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工歸檔時(shí)將施工全過程的照片檔案以電子檔案光盤形式進(jìn)行歸檔。

(1)數(shù)碼照片原始分辨率應(yīng)不低于600萬像素，電子文件采用 TIF或JPG格式。

(2)普通照片需進(jìn)行數(shù)字化掃描成電子文件，分辨率不低于600萬像素。

(3)建設(shè)單位檔案員在《城建檔案在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)》上進(jìn)行項(xiàng)目登記后可下載《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》，在施工過程中實(shí)時(shí)收集整理工程照片。

(4)歸檔照片電子文件采用光盤介質(zhì)存儲歸檔，按規(guī)則整理完成后，制作光盤一式三份歸檔。。

三、 歸檔內(nèi)容

1、 開工前：

(1)原址、原貌。

(2)周邊狀況包括已有建(構(gòu))筑物情況。

2、 基礎(chǔ)工程：

(1)基礎(chǔ)范圍及相對位置關(guān)系。

(2)地質(zhì)土壤情況，特殊地基處理措施等，基礎(chǔ)異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過程等情況;

(3)基礎(chǔ)類型及施工技術(shù)、保障措施、特殊施工技術(shù)工藝等。

(4)基礎(chǔ)隱蔽工程，包括鋼筋、管線、預(yù)埋件、防水設(shè)施等。

(5)建筑物位移、沉降、變形及處理等。

3、 主體工程：

(1)主體工程施工過程。

(2)隱蔽工程包括鋼筋結(jié)構(gòu)、水電預(yù)埋管線等。

(3)砌體、砼、構(gòu)造柱、抗震避雷設(shè)施等。

(4)主體結(jié)構(gòu)布局特點(diǎn)、大型構(gòu)件安裝等現(xiàn)場。

(5)屋面工程及防水、保溫、防腐工程工藝現(xiàn)場。

(6)采用新材料、新技術(shù)、新工藝的施工情況。

(7)工程質(zhì)量事故及其處理情況。

4、 竣工部分：

(1)建筑外立面及景觀拍攝：要求完整反映建筑物全貌，其中至少三張全景照片必須能代表該建筑物特征。

(2)室外環(huán)境及市政工程拍攝：要求反映主入口、小區(qū)環(huán)境、市政道路、后三通設(shè)施、管道閥井等配套設(shè)施。

(3)消防設(shè)施：室內(nèi)外消防通道、室內(nèi)外消防設(shè)施。

(4)室內(nèi)：大廳、主要通道、樓梯等。

(5)上人屋面：屋面防水及細(xì)部構(gòu)造，避雷設(shè)施、屋面水箱及管道等設(shè)施。

(6)水暖電設(shè)施：給排水管道等外露節(jié)點(diǎn)、電器控制設(shè)備。

5、 其它

(1)關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵部位;

(2)開工、竣工儀式;

(3)施工建設(shè)中的重要活動、重大事件;

(4)工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收情況;

(5)竣工驗(yàn)收情況。

其中，開工前原貌、基礎(chǔ)處理、隱蔽、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣

工后新貌為竣工照片檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。

四、 質(zhì)量要求

圖片清晰、主題明確、過程清楚、內(nèi)容真實(shí)。

1、圖片清晰：在手持拍攝不能滿足照片清晰情況下，應(yīng)使用三腳架拍攝。

2、主題明確：所要反映的拍攝內(nèi)容應(yīng)表現(xiàn)在照片主體位置。

3、過程清楚：施工階段要反映施工過程，竣工階段要有明確的'拍攝路線，通過照片體現(xiàn)相關(guān)專業(yè)設(shè)施，從局部到整體、從內(nèi)到外體現(xiàn)建筑工程竣工實(shí)景。

4、內(nèi)容真實(shí)：拍攝有代表性的內(nèi)容，不能以偏概全，不得錯拍項(xiàng)目或交錯成果。

五、組卷要求

1、組卷排列形式：

建設(shè)工程竣工照片按形成順序及工程施工順序排列，同一階段按從局部到整體、由內(nèi)到外的原則排列，采用《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》進(jìn)行組卷整理。

2、數(shù)碼照片光盤編制：

采用《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》為數(shù)碼照片文件命名，按數(shù)字-文字.后綴(01-場地原貌東南部.jpg)形式，數(shù)字為排列序號，文字為照片內(nèi)容標(biāo)題，系統(tǒng)輔助填寫題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝人等要素。進(jìn)行組卷整理后系統(tǒng)生成《數(shù)碼照片檔案歸檔目錄及備考表》。

3、數(shù)碼照片檔案封面制作：

(1)歸檔光盤的標(biāo)簽面應(yīng)為可書寫型油墨印刷或打印。所使用的油墨應(yīng)通過光盤耐候性試驗(yàn)。

(2)歸檔光盤盤面標(biāo)簽樣式及內(nèi)容：盤面應(yīng)標(biāo)注工程項(xiàng)目名稱、工程項(xiàng)目地址、建設(shè)單位、刻錄日期、檔號、套別。

(3)歸檔光盤盒封面標(biāo)簽樣式及內(nèi)容：封頁應(yīng)標(biāo)注歸檔類別、工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、檔案編號條形碼及特征立面照片，封頁背面標(biāo)注光盤檔案備考信息：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目地址、建設(shè)單位、報(bào)送單位、檔案員姓名及編號，建筑面積、幢數(shù)、幢號、開工日期、竣工日期、立卷人、刻錄日期等。封底應(yīng)標(biāo)注歸檔類別、工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、特征照片全景。

4、編制立卷：

編制立卷工作由報(bào)驗(yàn)單位負(fù)責(zé)，檔案標(biāo)簽由檔案管理人員負(fù)責(zé)填寫。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

如何做好建筑工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案
　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅(jiān)持持證上崗，明確崗位責(zé)任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗(yàn)批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗(yàn)批次、檢查點(diǎn)數(shù)、個(gè)施工工序的檢查驗(yàn)證部位，以便工程資料記錄整理與工程實(shí)際施工相符合。
　　2、 必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集
　　工程資料室施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料，負(fù)責(zé)對質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時(shí)收集工程前期資料，如中標(biāo)通知書，定線成果報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)、方案等。由于及時(shí)收集資料，待工程竣工時(shí)，才不會出現(xiàn)缺少資料的情況。施工過程中，現(xiàn)場的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項(xiàng)目部指定專人每個(gè)月將各個(gè)在建項(xiàng)目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況，也能及時(shí)加以補(bǔ)充，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯誤，及時(shí)得以糾正。工程收尾階段，要及時(shí)收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗(yàn)收檢測資料，消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷驗(yàn)收、室內(nèi)環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗(yàn)收資料、節(jié)能檢測資料等。及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。
　　3、 確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性
　　真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。
　　準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要劃分準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或?qū)I(yè)語言，要讓外行人也能看懂，不會產(chǎn)生任何歧義。對于很多的分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，做出來的資料大都會出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點(diǎn)數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對應(yīng)。有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個(gè)過程用文字來描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內(nèi)業(yè)就無所謂，應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當(dāng)時(shí)不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。施工技術(shù)資料務(wù)求真實(shí)，切記偽造，有些資料員平時(shí)懶于動手，等到交工時(shí)就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴(yán)重失實(shí)的后果。這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當(dāng)面核對工程及用材情況，認(rèn)為準(zhǔn)確無誤后，方可填寫。如：技術(shù)安全交底是否屬實(shí)，是否落實(shí)到人；管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行，是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認(rèn)真填寫資料，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。
　　4、 確保工程技術(shù)資料的完整性
　　不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。除了質(zhì)量證明材料，我們平時(shí)的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起，使質(zhì)量評定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。
　　5、 職責(zé)分明，簽認(rèn)齊全
　　《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評定程序及組織”各級質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級評定，馬虎過關(guān)。自檢要通過現(xiàn)場與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄，做到實(shí)際施工質(zhì)量與評定相吻合，并一一簽字確認(rèn)；對于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認(rèn)。堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒有落實(shí)到位。及時(shí)對各種工程會議如：圖紙會審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會簽并簽字蓋章齊全。
　　6、 做好技術(shù)資料的整理保管
　　由于現(xiàn)場的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收。在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理（文字版目錄及時(shí)更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間，每一份資料的存放地點(diǎn)，要用的時(shí)候能立即調(diào)出來，有了這樣一個(gè)電子版的臺帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi)，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時(shí)候，竣工資料也就完成了。
　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片，各種驗(yàn)收會驗(yàn)收照片，各種性能檢測實(shí)測照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有單獨(dú)的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?，?yīng)此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點(diǎn)。
　　7、 有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神
　　資料員要養(yǎng)成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風(fēng)，勤于問質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時(shí)了解工程施工及用材情況；勤于及時(shí)地通過三方見證、報(bào)驗(yàn)、送檢；勤于及時(shí)填寫各種隱蔽工程資料并及時(shí)找?guī)追胶炞C。勤于隨時(shí)到現(xiàn)場落實(shí)工程施工情況，比如：基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行，真實(shí)地記載工程施工的全過程。
　　8、 統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度
　　目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點(diǎn)，目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實(shí)現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化，鼓勵軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目不同施工管理人員的個(gè)人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實(shí)同步，就需要這樣一款軟件實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個(gè)人資料的同時(shí)，資料管理員的電腦上同時(shí)可以更新收集和保存相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實(shí)現(xiàn)未來電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。