怎么整理審計檔案

審計檔案管理應(yīng)遵循我國檔案工作的基本原則，即集中統(tǒng)一管理原則、完整與安全的原則和方便利用的原則。同時還應(yīng)建立實行誰審計誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的現(xiàn)任制度；采取按職能分類、按項目立卷、按單位排列的立卷方法。按照立卷歸檔現(xiàn)任制要求，審計文件材料的收集、整理、立卷由審計組負責；審計案卷的質(zhì)量檢查由相關(guān)審計業(yè)務(wù)部門負責；審計案卷的接收由機關(guān)檔案管理部門負責。1．審計文件材料立卷管理（1）審計文件材料立卷的原則①歸入審計案卷的文件材料必須是審計監(jiān)督項目或?qū)徲嬚{(diào)查項目實施過程中形成的專門性業(yè)務(wù)文件材料；②審計文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用；③審計文件材料的排列要符合規(guī)范化要求，一般應(yīng)分為“結(jié)論性文件材料”、“證明性文件材料”、“立項性文件材料”三個單元。（2）審計文件材料立卷的基本要求①為確保審計檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精練”。 　“完整”是指每一個年度審結(jié)的審計項目和完成的調(diào)查項目案卷要收集齊全；每一項目所產(chǎn)生的審計文件材料要收集齊全；每一案卷內(nèi)重要文件的各次稿本要收集齊全?！熬殹笔侵冈诹⒕頃r要嚴格按照審計文件材料的保存價值決定取舍。審計文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重復立卷。未經(jīng)核實的或與審計事項無關(guān)的文件材料、不重要的文件修改稿不得歸入審計案卷。②為便于審計檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范，文件整齊有序、組裝嚴密。（3）審計文件材料的收集范圍 　凡記錄和反映審計機關(guān)在履行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查任務(wù)中直接形成的文件、筆錄、證據(jù)、電報、信函的原件或復制件，照片、聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，以及與項目有關(guān)的其他文件材料，均屬審計檔案的收集范圍。如，審計機關(guān)在執(zhí)行審計監(jiān)督和審計調(diào)查任務(wù)中，根據(jù)《審計法入《審計法實施條例》和《中國審計規(guī)范》制作和使用的各種審計公文；審計實施類文書；審計項目管理文件；審計項目往來文件；與審計項目有關(guān)的各種舉報材料和其他有關(guān)文件。不歸入審計檔案的文件有：①與具體審計項目無關(guān)的行政文書和審計綜合管理性文件；②未用作審計依據(jù)，或未經(jīng)核實的證明性文件材料；③審計所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中無關(guān)的條款及其他參考材料；④未經(jīng)領(lǐng)導審簽的文件草稿；⑤其他不應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。（4）審計文件材料的組卷方法①審計文件材料的組合采用按職能分類，按項目立卷，按單元排列的基本方法。一個審計項目可立一個卷或幾個卷，多卷項目在分卷時應(yīng)防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性。一般情況下，不得把幾個審計項目的文件材料合并為一個卷。②跨年度的審計項目，在項目審計終結(jié)的年度立卷。③行業(yè)審計項目的綜合報告與子項目的審計結(jié)果報告合并立卷，各子項目的審計文件材料另行立卷。④定期審計項目的總體審計方案與綜合審計報告單獨立卷，對定期審計范圍內(nèi)各被審計單位進行審計形成的文件材料另行立卷。⑤建設(shè)項目預算、概算執(zhí)行情況，年度決算、項目竣工決算和開、復工前審計均以項目為單位立卷。⑥經(jīng)濟責任年度審計、期滿審計或離任審計以項目為單位立卷。⑦審計行政復議項目，由受理復議的審計機關(guān)按項目立卷。原審計機關(guān)收到的復議文件材料，可在審計案卷中設(shè)“第四單元”存入。審計行政應(yīng)訴項目，由應(yīng)訴審計機關(guān)單獨立卷。⑧專項審計調(diào)查項目，按項目立卷。（5）審計案卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則①項目審計產(chǎn)生的文件材料，一般應(yīng)按三個單元排列：結(jié)論性文件材料；證明性文件材料；立項性文件材料。②各單元內(nèi)每份或每組文件材料之間的排列規(guī)則是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復在前，請示在后；批示在前，報告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。（6）審計文件材料的立卷程序①審計方案經(jīng)批準后，審計組應(yīng)確定本項目立卷現(xiàn)任人，并提出明確要求。立卷現(xiàn)任人應(yīng)備置專門卷夾，做好立卷準備工作。②項目審計實施開始后，立卷責任人要隨著審計程序各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集本審計項目的文件材料，并認真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。③項目審計終結(jié)以后，立卷責任人要對本審計項目的全部文件材料進行系統(tǒng)地整理，進一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照規(guī)定進行排列。④整理審計案卷如遇有個別審計文件材料與行政文件或?qū)徲嬀C合管理文件在內(nèi)容上相互交叉，難以劃分時，應(yīng)在保證審計檔案完整的前提下確定取舍。必要時，可在審計檔案和行政文書檔案中“同時立卷”。⑤對立卷責任人整理出的項目審計文件材料，由審計組長或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應(yīng)責成立卷責任人進行補救。⑥檢查合格后，編寫頁號、卷內(nèi)文件目錄、填制備考表、書寫案卷封面等； 此外，還要做好審計案卷裝訂工作和審計證物的處理工作。2．審計文件材料歸檔管理審計文件材料歸檔管理工作，主要包括歸檔存放、保管和利用等項工作。主要內(nèi)容是：（1）審計文件材料的歸檔，必須堅持以項目審計案卷為單位進行交換，無特殊情況，不得向檔案部門移交單份文件材料。（2）對準備歸檔的審計案卷，由相關(guān)審計業(yè)務(wù)部門在事先逐卷檢查合格的基礎(chǔ)上，登記造冊，填寫“審計檔案移交清冊”（一式兩份人 由機關(guān)檔案人員逐卷清點驗收，移交人和接收人在清冊上簽字蓋章。（3）審計案卷的歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后次年六月底之前。（4）對于不存入審計案卷但尚有參考價值的文件材料，可由業(yè)務(wù)部門自行保存和使用；確無價值的可經(jīng)業(yè)務(wù)部門派專人審查后銷毀。（5）應(yīng)當依據(jù)有關(guān)審計檔案保管期限的規(guī)定進行審計檔案的鑒定；應(yīng)當按照審計案卷的保存價值確定審計檔案的保管期限（永久、長期、短期）。（6）在劃完保管期限的基礎(chǔ)上，按“年度一組織機構(gòu)”或“年度一審計類別”的方法排列和編目。（7）審計檔案的密級和保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級確定，并按有關(guān)規(guī)定做出標識。（8）審計機關(guān)應(yīng)按規(guī)定設(shè)置專用庫房，建立健全保管制度，定期進行保管狀況檢查。（9）積極開展審計檔案的利用工作，借閱一般只限于審計機關(guān)內(nèi)部。（10）審計文件資料的銷毀，對于失去使用價值的審計信息資料，應(yīng)根據(jù)其重要性確定最短保管期限，到期銷毀時應(yīng)編造清冊，報經(jīng)審計組織主管負責人批準，同時銷毀時應(yīng)有專人監(jiān)督，并將銷毀情況報告負責人，并在檔案中注銷。

審計機關(guān)審計檔案工作的規(guī)定

第一條　為了加強審計檔案工作，充分發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國審計法》和《中華人民共和國檔案法》，制定本規(guī)定。第二條　本規(guī)定所稱審計檔案，是指審計機關(guān)在進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
　　審計檔案是國家檔案的重要組成部分。第三條　本規(guī)定所稱審計檔案工作，是指審計機關(guān)對審計檔案進行的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計、鑒定和移交，以及對下級審計機關(guān)審計檔案管理工作的指導和監(jiān)督。第四條　審計檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則。審計署主管全國的審計檔案工作，同時接受國家檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督；地方各級審計機關(guān)的審計檔案工作，接受上級審計機關(guān)和同級檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。第五條　審計署和省、自治區(qū)、直轄市審計機關(guān)設(shè)檔案管理機構(gòu)；市（地）級審計機關(guān)設(shè)專職檔案管理人員；縣級審計機關(guān)設(shè)專職或兼職檔案管理人員。第六條　審計機關(guān)檔案管理機構(gòu)和檔案人員的職責是：
　　（一）認真貫徹執(zhí)行國家關(guān)于審計檔案管理工作的法規(guī)，依法建立本機關(guān)的審計檔案管理工作規(guī)章、制度；
　?。ǘ┙M織、指導和監(jiān)督本機關(guān)各部門審計文件材料的立卷和歸檔工作；
　?。ㄈ┌凑諊矣嘘P(guān)規(guī)定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計工作，為審計工作服務(wù)；定期對本機關(guān)庫存審計檔案進行鑒定，如期移交應(yīng)由同級檔案館保管的審計檔案；
　?。ㄋ模ο录墝徲嫏C關(guān)的審計檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，有計劃地開展檢查、總結(jié)、培訓、研究等活動。第七條　審計檔案的建立實行誰審計誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的責任制度；采取按職能分類、按項目立卷、按單元排列的立卷方法。第八條　應(yīng)當歸入審計檔案的文件材料是：
　　（一）審計通知書、審計意見書、審計決定、審計建議書、移送處理書等審計公文；
　?。ǘ徲嬜C據(jù)、審計工作底稿、審計報告及審計報告征求意見書；
　　（三）審計工作方案、審定審計報告的會議紀要、檢查審計決定執(zhí)行情況的記錄等文件材料；
　?。ㄋ模┯嘘P(guān)審計項目的請示、報告、批復、批示、問函、復函等文件材料；
　?。ㄎ澹┡c具體審計項目有關(guān)的群眾來信、來訪記錄等舉報材料；
　　（六）其它應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。第九條　不歸入審計檔案的文件材料是：
　　（一）與具體審計項目無關(guān)的行政文書及審計綜合管理文書；
　?。ǘ┪从米鲗徲嬕罁?jù)，或未經(jīng)核實的證明性材料；
　　（三）審計所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中的無關(guān)條款及其他參考材料；
　?。ㄋ模┪唇?jīng)領(lǐng)導審簽的文電草稿；
　?。ㄎ澹┢渌粦?yīng)歸入審計檔案的文件材料。第十條　審計文件材料按項目立卷，一個審計項目可立一個卷或幾個卷，一般不得將幾個審計項目的文件材料合并立為一個卷。
　　跨年度的審計項目，在項目審計終結(jié)的年度立卷。第十一條　審計案卷內(nèi)文件材料一般應(yīng)以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料三個單元為序進行排列。
　　結(jié)論性文件材料，采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度的方法進行排列；
　　證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應(yīng)的順序，對審計證據(jù)、匯總審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規(guī)依據(jù)進行排列；
　　立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進行排列。第十二條　審計案卷內(nèi)每份或每組文件之間的排列規(guī)則是：
　?。ㄒ唬┱谇埃郊诤?；
　　（二）定稿在前，修改稿在后；
　?。ㄈ┡鷱驮谇埃埵驹诤?；
　?。ㄋ模┡驹谇埃瑘蟾嬖诤?；
　?。ㄎ澹┲匾募谇埃我募诤?；
　?。﹨R總性文件在前，原始性文件在后。第十三條　審計項目一經(jīng)實施，立卷責任人即應(yīng)及時收集本項目的文件材料；審計終結(jié)時，立卷責任人應(yīng)對本審計項目形成的全部文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)則進行組卷，經(jīng)審計組組長或業(yè)務(wù)部門文書人員復查后，依照有關(guān)規(guī)定進行案卷的編目和裝訂。第十四條　審計文件材料的歸檔，應(yīng)堅持以審計項目案卷為單位進行交接，歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后的次年6月底。

審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定

第一條　為了規(guī)范審計檔案管理，維護審計檔案的完整與安全，保證審計檔案的質(zhì)量，發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》和其他有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條　本規(guī)定所稱審計檔案，是指審計機關(guān)進行審計（含專項審計調(diào)查）活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。

　　審計檔案是國家檔案的組成部分。第三條　審計機關(guān)的審計檔案管理工作接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導；審計機關(guān)和檔案行政管理部門在各自的職責范圍內(nèi)開展審計檔案工作。第四條　審計機關(guān)審計檔案應(yīng)當實行集中統(tǒng)一管理。第五條　審計機關(guān)應(yīng)當設(shè)立檔案機構(gòu)或者配備專職（兼職）檔案人員，負責本單位的審計檔案工作。第六條　審計檔案案卷質(zhì)量的基本要求是：審計項目文件材料應(yīng)當真實、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。第七條　審計文件材料應(yīng)當按照結(jié)論類、證明類、立項類、備查類4個單元進行排列。第八條　審計文件材料歸檔范圍：

　?。ㄒ唬┙Y(jié)論類文件材料：上級機關(guān)（領(lǐng)導）對該審計項目形成的《審計要情》、《重要信息要目》等審計信息批示的情況說明、審計報告、審計決定書、審計移送處理書等結(jié)論類報告，及相關(guān)的審理意見書、審計業(yè)務(wù)會議記錄、紀要、被審計對象對審計報告的書面意見、審計組的書面說明等。

　　（二）證明類文件材料：被審計單位承諾書、審計工作底稿匯總表、審計工作底稿及相應(yīng)的審計取證單、審計證據(jù)等。

　?。ㄈ┝㈨楊愇募牧希荷霞墝徲嫏C關(guān)或者本級政府的指令性文件、與審計事項有關(guān)的舉報材料及領(lǐng)導批示、調(diào)查了解記錄、審計實施方案及相關(guān)材料、審計通知書和授權(quán)審計通知書等。

　?。ㄋ模﹤洳轭愇募牧希罕粚徲媶挝徽那闆r、該審計項目審計過程中產(chǎn)生的信息等不屬于前三類的其他文件材料。第九條　審計文件材料按審計項目立卷，不同審計項目不得合并立卷。第十條　審計文件材料歸檔工作實行審計組組長負責制。

　　審計組組長確定的立卷人應(yīng)當及時收集審計項目的文件材料，在審計項目終結(jié)后按立卷方法和規(guī)則進行歸類整理，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核、檔案人員檢查后，按照有關(guān)規(guī)定進行編目和裝訂，由審計業(yè)務(wù)部門向本機關(guān)檔案機構(gòu)或者專職（兼職）檔案人員辦理移交手續(xù)。第十一條　審計機關(guān)統(tǒng)一組織多個下級審計機關(guān)的審計組共同實施一個審計項目，由審計機關(guān)負責組織的業(yè)務(wù)部門確定文件材料歸檔工作。第十二條　審計復議案件的文件材料由復議機構(gòu)逐案單獨立卷歸檔。

　　為了便于查找和利用，檔案機構(gòu)（人員）應(yīng)當將審計復議案件歸檔情況在被復議的審計項目案卷備考表中加以說明。第十三條　審計檔案的保管期限應(yīng)當根據(jù)審計項目涉及的金額、性質(zhì)、社會影響等因素劃定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。

　?。ㄒ唬┯谰帽９艿臋n案，是指特別重大的審計事項、列入審計工作報告、審計結(jié)果報告或第一次涉及的審計領(lǐng)域等具有突出代表意義的審計事項檔案。

　　（二）保管30年的檔案，是指重要審計事項、查考價值較大的檔案。

　　（三）保管10年的檔案，是指一般性審計事項的檔案。

　　審計機關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當負責劃定審計檔案的保管期限。

　　執(zhí)行同一審計工作方案的審計項目檔案，由審計機關(guān)負責組織的業(yè)務(wù)部門確定相同保管期限。

　　審計檔案的保管期限自歸檔年度開始計算。第十四條　審計文件材料的歸檔時間應(yīng)當在該審計項目終結(jié)后的5個月內(nèi)，不得遲于次年4月底。

　　跟蹤審計項目，按年度分別立卷歸檔。第十五條　審計機關(guān)應(yīng)當根據(jù)審計工作保密事項范圍和有關(guān)主管部門保密事項范圍的規(guī)定確定密級和保密期限。凡未標明保密期限的，按照絕密級30年、機密級20年、秘密級10年認定。

　　審計檔案的密級及其保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級及其保密期限確定，由審計業(yè)務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定作出標識。

　　審計檔案保密期限屆滿，即自行解密。因工作需要提前或者推遲解密的，由審計業(yè)務(wù)部門向本機關(guān)保密工作部門按解密程序申請辦理。第十六條　審計檔案應(yīng)當采用“年度-組織機構(gòu)-保管期限”的方法排列、編目和存放。審計案卷排列方法應(yīng)當統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意變動。

會計師事務(wù)所審計助理如何整理工作底稿

就是將綜合類底稿 風險評估及計劃類底稿 控制測試底稿 實質(zhì)性測試底稿 等等 包括企業(yè)提供的各種資料都按照一定順序整理好 編制索引號 經(jīng)過復核后裝訂歸檔保存