紙質(zhì)檔案如何整理

紙質(zhì)文件的整理方法：

裝訂是紙質(zhì)文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展提供條件。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

常見的裝訂方式有：

01

線裝法

線裝法是以棉線作為裝訂材料，對文件進(jìn)行固定的方式。線裝法主要有“三孔一線”裝訂和直角裝訂?！叭滓痪€”裝訂是一種傳統(tǒng)的裝訂方法，是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應(yīng)用于較厚的歸檔文件的裝訂，一般在文件左側(cè)裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件，一般用于較薄文件的裝訂。

02

變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過裝訂材料變形對文件進(jìn)行加固的方法。常見的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書釘裝訂。不銹鋼訂書釘裝訂采用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料，可以根據(jù)文件頁數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書釘，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進(jìn)行裝訂。

在進(jìn)行裝訂方式選擇時，要考慮歸檔文件的保管期限和是否進(jìn)館等因素，永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。因線裝法使用的棉線與紙質(zhì)檔案在材料上類似，從檔案保護(hù)的角度看，線裝是最利于檔案長期保存的一種裝訂方式。

頁數(shù)較少的歸檔文件，可以使用直角裝訂，文件較厚的，則要使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件裝訂要求執(zhí)行。其他定期保管的歸檔文件，裝訂方式可參照永久保管的執(zhí)行，也可以使用不銹鋼訂書釘?shù)妊b訂，但應(yīng)保證裝訂材料符合保管期限內(nèi)的耐久性需求。

檔案整理的步驟

紙質(zhì)檔案整理有什么簡單的方法

檔案的整理我認(rèn)為主要是分門別類吧，不知道你的檔案是什么類型的，不過你可以，1、按照不同人員也就是歸屬者的不同分類；2、按照不同性質(zhì)的科目內(nèi)容分類；3、按照時間的先后排序分類?？傆幸环N是可以的，希望能夠幫到您。

如何整理辦公室的檔案資料

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時間地點的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。