辦公室 文件整理

辦公室文管理方法：

1.資料盡量共享

對個人所有的資料和文件進行分類，不必要文件徹底削減，實行資料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地減少部門文件量。

2.保管、保存、廢棄的分類（制訂廢棄基準）

對部門所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放在文件倉庫），廢棄進行區(qū)分，把不必要的分類處理掉。

如何區(qū)分保管、保存、廢棄呢？有一種方法可以參考。可以把每一張文件貼在墻上，進行比較—研討—改善。關(guān)鍵是各個部門應(yīng)明確規(guī)定廢棄基準，根據(jù)基準廢棄時，堅決不要猶豫。

3.推進無紙化

推進辦公自動化，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對簡單資料利用電子郵件等形式，實現(xiàn)無紙化瀏覽與審批。

4.計算削減成果

文件整理以后，不能忘記對成果進行確認。可按照下列方法計算文件削減率，并確認文件削減達成度。通常能夠削減40%~50%進行保存、廢棄，其他留在辦公室保管（例如測定文件堆積高度的方法）。文件削減率（%)＝保存、廢棄文件堆積高度整理之前文件堆積高度×100%。

5.會議資料的電腦化

會議資料要盡量電腦化，避免添加會議一結(jié)束就扔掉的資料。

6.廢除前期業(yè)務(wù)

采用復(fù)印式或計算機化，盡量減少人工前期業(yè)務(wù)。比如會議中安排秘書直接用筆記本電腦記錄會議的內(nèi)容，可以避免先在紙上手工記錄，再輸入電腦的重復(fù)勞動。

7.使用電子白板

對會議內(nèi)容、決定事項，為了避免人工抄寫記錄，利用電子白板記錄并復(fù)制下來。對輸出記錄整理成Word文件，也是一種抄寫只會增加人工和浪費時間，不如直接使用。

辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些？

1.存放有序，固定位置

在辦公室內(nèi)，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內(nèi)，貼上標簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內(nèi)的相應(yīng)位置。

2.要刪的文件暫時先留著

在桌面建一個“臨時文件夾”，暫時沒用的都扔進去，一段時間(一個月)后集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時做好PlanB

列出已有物品的清單，存于某個地方(如備忘錄)。

4.將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面

在桌面創(chuàng)建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立文件夾，對每一電子文件進行詳細命名，之后按照自己的分類習(xí)慣（如時間、用途、部門等）歸檔同一類型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時備份，備份途徑為云備份或移動硬盤備份。

7.在名片上寫清詳細信息

在名片背后(微信的備注描述頁)寫清楚對方的詳細信息，如認識日期、接觸場所、對方特征、介紹人等。

8.手機號碼備注要詳細

以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

9.活用手賬的兩個重點:及時寫，多次看

一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務(wù)完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

在名稱后注明“XX總”，表示尊重。寫郵件也一樣。

11.手賬上方注明日期和主題

給每個記錄注明時間和主題，查找時就多了兩個關(guān)鍵變量。

12.所有的信息注明來源

為每條從外部獲取的信息注明來源。

13.勤于找出問題、總結(jié)經(jīng)驗

提前15分鐘到約定的地點，聯(lián)系好招商，提前熟悉目標樓盤，準備好自己稍后要陳述的資料，然后等待客戶的到來。

14.記下經(jīng)常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯的餐館。

15.組織商談的注意事項

打電話時一定要確認好：對方負責(zé)人的姓名/商談的內(nèi)容時間地點/出席的人員名單/商談需要準備的資料，對方的聯(lián)系方式。

特別重要的會議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認。

16.準備2個筆記本

只要兩個筆記本，一本做重要任務(wù)制定，一本做各種記錄。

17.給用過的筆記本制作索引

在筆記本第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現(xiàn)在寫，隨時空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記后，在筆記頂部寫下結(jié)論。

20.利用“5W2H”整理重點內(nèi)容

做筆記要有框架：誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN)?-地點(WHERE)??用了多少錢(HOW MUCH)?

21.將工作的“PDCA”記下來

按照Plan (計劃) →Do (執(zhí)行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來，用心去總結(jié)，找提升方法。

如何整理辦公室的檔案資料

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。

辦公室文件該怎么歸檔？

這個的話，就有很多中的歸檔方式了，主要看你的辦公文件都是什么樣類型的辦公文件了，你可以按照文件的類型來分類了，比如每個部門的文件，都歸納放在一起，有些部門文件比較多的話，就在對部門的文件進行分類的，而且在分類的時候，注意可以進行下備注，可以在一些文件的上面，用便利貼寫上一些簡單的著名，這樣的話，以后找起來的話，也會比較快一點，甚至以后辦理離職或者轉(zhuǎn)崗交接的時候，也會比較方便的。

還有就是可以依照文件的時間來歸檔的，畢竟有些文件要是比較舊的話，可能就不常用到，如果再找的時候，還要按照一個類型的文件一個個去翻的話，就比較累了，而且很浪費時間，效率也不高的，你可以按照時間分類，每年的文件放在一起，夾張紙隔開了，而且可以時間最近的放在最上面，時間最久的放在最下來，拿起來也方便。

還有就是可以按照重要新和不重要性來歸檔，如果是一些類似很重要的合同文件的話，就需要單獨的放在一起了，甚至可以說直接放在保險箱里，避免文件的丟失造成重大的影響，其他不重要的文件，就可以采用其他的方式歸檔了，這樣的話，也能防止工作中出現(xiàn)差錯了。

不管是你采用那種的歸檔方式，一定要注意的就是盡量規(guī)定起來，以后都用這種方式歸檔，不要隨意的更換，而且主要是自己寫一下自己采用的歸檔方式，以及放置的位置，這樣的話，也方便別人也采用這種方式，避免給你增加了工作負擔(dān)。