檔案如何整理管理

現(xiàn)在很多公司或者事業(yè)單位都需要對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么，怎樣做好檔案管理工作呢？下面就來(lái)說(shuō)一下怎樣做好檔案管理工作，一起來(lái)看看吧！

1、 檔案的收集、整理：將文件材料收集整理，即進(jìn)行分類(lèi)、錄入目錄、裝訂檔案、制作檢索、檔案入庫(kù)等。

2、 檔案的保管、借閱：檔案應(yīng)由專(zhuān)人保管，借閱要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，手續(xù)齊全，做好記錄和催還。

3、 檔案的鑒定、銷(xiāo)毀：檔案是分長(zhǎng)期、中長(zhǎng)期、中期、短期的，一般短期檔案在沒(méi)有鑒定更改為中期的，是可以定期銷(xiāo)毀的。

4、 檔案的統(tǒng)計(jì)：檔案要進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工，定期統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。

5、 檔案的安全：檔案中由于部分檔案內(nèi)容相當(dāng)重要，必須妥善保存，為了使檔案安全，一般會(huì)采用保險(xiǎn)柜加密存放。

以上就是關(guān)于怎樣做好檔案管理工作的全部?jī)?nèi)容。

如何進(jìn)行檔案管理

如何進(jìn)行檔案管理
1、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。
2、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
3、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4、保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來(lái)進(jìn)行管理。
5、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷(xiāo)毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類(lèi)、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。
6、各種檔案按組卷要求，由各部門(mén)立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到賬表相符。
7、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。
8、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。
9、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

怎樣管理檔案

1-整理辦法：

整理 根據(jù)分類(lèi)和成立時(shí)間整理。
分類(lèi) 根據(jù)要求的分類(lèi)方法分類(lèi)
立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。
2-過(guò)程控制管理：

屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門(mén)的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。
屬部門(mén)保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
辦公室根據(jù)各部門(mén)和各部門(mén)上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來(lái)監(jiān)督各部門(mén)及各部門(mén)檔案的管理工作。
3-借閱管理：

因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。
閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4-處罰管理：
有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予的扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1. 毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3. 涂改、偽造檔案
4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）

如何進(jìn)行檔案管理？

企業(yè)檔案如何管理，可以通過(guò)以下幾點(diǎn)來(lái)結(jié)合實(shí)際檔案管理中，所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。